Đang tải... (xem toàn văn)
Hiện tại kí túc xá chưa có hệ thống chuyên quản lý việc thuê phòng, thanh toán, lưu trữ hồ sơ sinh viên và quản lí dịch vụ. Nhân viên của kí túc dùng phần mềm Excel và sổ ghi chép để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phòng,... của sinh viên. Chính vì thế đã gặp phải một số khó khăn sau: • Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký, trả phòng mất thời gian. • Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng ( phòng trống , phòng đang sử dụng... ) • Khó trong việc quản lý các thông tin sinh viên, thông tin hoá đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ… Vì những lý do trên, ban quản lý kí túc xá yêu cầu phải có 1 chương trình nhỏ đặt tại bộ phận kinh doanh của khách sạn có khả năng quản lý những thông tin về khách hàng, thông tin đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, các báo cáo, quản lý thiết bị phòng…
ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THƠNG BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ THIỀU ÁNH ĐỨC MSV:2161030008 Thanh Hóa, 2023 i MỤC LỤC CHƯƠNG 1: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Giới thiệu hệ thống thơng tin quản lý kí túc xá 1.1.2 Cơ cấu tổ chức: 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý 1.1.4 Mẫu biểu 1.2 Mơ hình hóa hệ thống 1.2.1 Mơ hình tiến trình nghiệp vụ 1.2.2 Biểu đồ hoạt động 11 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG 13 2.1 Mơ hình hóa chức nghiệp vụ 13 2.2 Mơ hình tiến trình nghiệp vụ 17 2.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ .22 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU 25 3.1 Mơ hình hóa liệu ban đầu 25 3.1.1 Xác định thực thể thuộc tính 25 3.1.2 Xác định kiểu liên kết .25 3.1.3 Mơ hình liệu ban đầu 27 3.2 Chuẩn hóa liệu 27 3.2.1 Chuyển đổi ERD mở rộng ERD kinh điển 27 3.2.2 Chuyển đổi từ ERD kinh điển ERD hạn chế .29 3.2.3 Chuyển đổi từ ERD hạn chế mơ hình quan hệ 31 3.3 Đặc tả liệu 32 CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG .34 4.1 Xác định tiến trình hệ thống 34 4.1.1 Xác định tiến trình hệ thống .34 ii 4.1.2 Xác định bảng liệu hệ thống .35 4.2 Thiết kế kiểm soát 37 4.2.1 Xác định nhóm người dùng 37 4.2.2 Phân định quyền hạn nhóm người dùng 38 4.3 Thiết kế sở liệu 39 4.3.1 Thiết kế bảng liệu phục vụ bảo mật 39 4.3.2 Xác định thuộc tính kiểm sốt, bảng kiểm soát 40 4.3.3 Xây dựng mơ hình hệ thống .42 4.4 Thiết kế giao diện người máy 47 4.4.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn 47 4.4.2 Thiếốt kế giao diện nhập liệu cho danh mục 47 4.4.3 Thiết kế giao diện xử lý nghiệp vụ 49 4.4.4 Thiết kế báo cáo .51 ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Thanh Hóa, ngày …tháng…năm 2023 Ký tên iv LỜI NÓI ĐẦU Thời đại ngày người trọng đến việc học tập bồi bổ kiến thức, số lượng sinh viên trường đại học ngày nhiều Đa phần sinh viên từ tỉnh lẻ nên nhu cầu chỗ vấn đề cấp thiết Sinh viên tỉnh trường thường hay xin vào ký túc xá ký túc xá có an ninh tốt, tiền phịng khơng q đắt có mơ hình học tập sinh hoạt tốt Nhưng đa phần nay, ký túc xá trường đại học áp dụng mô hình tổ chức khơng hợp lý vào việc quản lý ký túc xá Việc lượng sinh viên đăng ký vào nhiều dẫn đến việc quản lý gặp khó khăn Nhân viên phải ghi chép nhiều đơi cịn nhầm lẫn Việc dẫn đến việc thơng tin sinh viên bị sai sót dẫn đến việc thất thoát tiền Xuất phát từ vấn đề cần thiết phải xây dựng phần mềm quản lý ký túc xá cần thiết phù hợp với nhà trường v CHƯƠNG 1: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 1.1 Mô tả hệ thống 1.1.1 Giới thiệu hệ thống thơng tin quản lý kí túc xá Ký túc xá Đại học Hồng Đức phần quan trọng sở vật chất dịch vụ trường Có diện tích lên tới gần 300 m2 cho tòa, nơi địa điểm cư trú cho gần 2000 sinh viên nhân viên trường, cung cấp mơi trường an tồn thuận tiện cho học tập sống hàng ngày Ký túc xá quản lý chặt chẽ để đảm bảo sinh viên có trải nghiệm sống tốt an tồn suốt thời gian trường Được thiết kế với lên tới 20m đủ không gian cho người , đầy đủ thiết bị, dịch vụ tiện ích internet, điện, nước, giường, tủ đảm bảo môi trường học tập sinh hoạt tốt cho cán bộ, sinh viên trường Địa chỉ: 565 Quang Trung 3, phường Đơng Vệ, thành phố Thanh Hóa Số điện thoại: 0934.424.848 – 0946953386 Kí túc xá có tòa, với tổng cộng 432 phòng chia làm loại phòng: - 120 phòng VIP ( 2.000.000/phòng) - 312 phịng thường (1.000.000/phịng) Hiện kí túc xá chưa có hệ thống chun quản lý việc th phịng, tốn, lưu trữ hồ sơ sinh viên quản lí dịch vụ Nhân viên kí túc dùng phần mềm Excel sổ ghi chép để quản lý việc đặt phịng, đăng ký, trả phịng, sinh viên Chính gặp phải số khó khăn sau: Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký, trả phịng thời gian Khó kiểm tra phịng hư, kiểm sốt trạng thái phịng ( phịng trống , phịng sử dụng ) Khó việc quản lý thông tin sinh viên, thông tin hố đơn, thơng tin phiếu đăng ký phịng, đăng ký dịch vụ… Vì lý trên, ban quản lý kí túc xá u cầu phải có chương trình nhỏ đặt phận kinh doanh khách sạn có khả quản lý thơng tin khách hàng, thơng tin đặt phịng, nhận phịng, trả phịng, báo cáo, quản lý thiết bị phòng… 1.1.2 Cơ cấu tổ chức: Hoạt động kí túc xá trường Đại học Hồng Đức diễn sau: Bộ phận tiếp nhận: - Nhận phiếu đăng kí sinh viên - Nhập lưu trữ liệu sinh viên - Hướng dẫn sinh viên nhận phòng - Thu tiền điện – nước hàng tháng Bộ phận quản lý sinh viên: - Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào kí túc xá sinh viên - Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên - Kiểm tra phòng tài sản - Kiểm tra đối chiếu lại thông tin sinh viên qua hệ thống lễ tân nhập Bộ phận quản lý dịch vụ: - Kiểm tra đồng hồ điện nước - Lưu lại số điện nước tính tốn tiền điện nước hàng tháng - Cập nhật kiểm tra hộ thống quản lí nước Bộ phận quản lý phòng: - Kiểm tra sinh viên phòng số người quy định(phòng VIP tối đa người ở, phịng bình dân người) - Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa thiết bị vệ sinh kí túc - Lập hóa đơn sửa chữa bảo trì Quản lý khách vào kí túc: - u cầu sinh viên xuất trình thẻ cư trú thơng tin cá nhân người thân vào thăm - Lập phiếu thăm - Kiểm tra giấc vào số người vào thăm theo quy định - Lập phiếu phạt, vượt quy định phải làm đơn tường trình nộp phạt theo quy định 1.1.3 Quy trình xử lý quy tắc quản lý Các quy trình nghiệp vụ - Quản lý sinh viên vào kí túc xá - Quản lý sinh viên khỏi kí túc xá - Kiểm tra đối chiếu - Quản lí điện nước - Quản lí phịng - Quản lí khách vào Quy trình xử lý quy tắc quản lý - Quản lý sinh viên vào kí túc xá + Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú ký túc xá , phận tiếp nhận tiếp đón tiếp nhận u cầu thơng qua phiếu đăng kí vào Ký túc xá Sau phận tiếp nhận gửi lên phận quản lý sinh viên xét duyệt hồ sơ sinh viên + Sau xét duyệt phận quản lý sinh viên xếp phịng cho sinh viên thơng báo lại với phận tiếp nhận Nếu sinh viên đồng ý phận quản lý sinh viên thực kí hợp đồng thuê phịng với sinh viên Sau hồn tất thủ tục phận tiếp nhận chịu trách nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng + Khi nhận phòng phận quản lý sinh viên phát cho sinh viên thẻ lưu trú Sau phận lễ tân nhập đầy đủ thông tin sinh viên vào hệ thống quản lý - Xử lý sinh viên khỏi kí túc xá + Khi sinh viên có nguyện vọng khỏi KTX ,bộ phận tiếp nhận nhận yêu cầu thông qua đơn xin chuyển khỏi KTX gửi lên phận quản lý xét duyệt + Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau kiểm tra đối chiếu lại + Sau sinh viên trả phòng ,bộ phận tiếp nhận cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên - Kiểm tra đối chiếu + Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà phận tiếp nhận nhập + Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng sở vật chất trước đồng ý cho sinh viên chuyển khỏi kí túc xá + Kiểm tra khách vào kí túc, phịng trường hợp người lạ đột nhập, phát có người lạ báo cho bảo vệ công an + Sau kiểm tra phận quản lý sinh viên thông báo với phận tiếp nhận để hoàn tất việc trả phòng - Quản lý dịch vụ tiêu dùng + Hàng tháng phận quản lý kiểm tra đồng hồ chốt số điện phòng + Bộ phận quản lý điện nước ghi lại số điện nước tính tốn chi phí Sau lập hóa đơn điện nước Sau gửi đến phận tiếp nhận để phận tiếp nhận thu tiền điện nước sinh viên - Quản lý phòng + Nếu vật dụng phịng xảy tình trạng hay hỏng hóc sinh viên phải bồi thường theo quy định kí túc xá + Lập phiếu phạt phòng sai quy định + Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa , vệ sinh kí túc Sau lập hóa đơn sửa chữa Sau gửi đến phận tiếp nhận để phận tiếp nhận thu tiền sửa chữa sinh viên - Xử lý khách đến thăm + Khách đến thăm, yêu cầu sinh viên xuất trình thẻ cư trú thơng tin khách + Lập phiếu thăm cho khách + Thu tiền lập phiếu phạt vi phạm quy định khách đến thăm 1.1.4 Mẫu biểu Đơn đăng kí kí túc xá Thẻ lưu trú Đơn xin chuyển khỏi kí túc xá