ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Đề tài Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty liên doanh khí xây dựng Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Lời nói đầu Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức máy quản lí phù hợp với quy mô tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó điều kiện đủ định thành công doanh nghiệp thương trường Do cấu tổ chức máy quản lí có vai trò ảnh hưởng lớn tới tồn doanh nghiệp, nên thời gian thực tập Công ty xuất nhập đầu tư xây dựng Hà Nội em đà chọn đề tài: "Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty liên doanh khí xây dựng" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp Với mong muốn vận dụng kiến thức đà học để tìm hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu ổ chức máy quản lí Công ty Luận văn em gồm chương: Chương 1: Lý luận chung máy quản lý Chương 2: Thực trạng tổ chức máy quản lí Công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội Đây đề tài khó, đòi hỏi hiểu biết sâu rộng lý thuyết kinh nghiệm thực tế Vì vậy, dù đà cố gắng chắn chuyên đề em nhiều thiếu sót, mong ý kiến đóng góp thầy cô, anh chị Công ty bạn để chuyên đề em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn bảo tận tình Thầy Giáo Nguyễn Vĩnh Giang, Hồng, anh Thanh anh chị Công ty đà giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập Hà Nội: Ngày 12 tháng năm 2004 SV Thực hiện: Nguyễn Thị H­êng Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Ch­¬ng 1: lý ln chung vỊ máy quản lý I: Một số khái niệm b¶n 1.Qu¶n lý HiƯn cã rÊt nhiỊu quan niƯm vỊ Qu¶n lý, cã quan niƯm cho r»ng: Qu¶n lý hành cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý điều hành, điều khiển, huy Các quan niệm khác nội dung mà khác cách dùng thuật ngữ Do ta hiểu khái niệm quản lý theo cách thống sau: - Quản lý tác động có hướng người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái sang trạng thái khác phương pháp tác động khác - Quản lý doanh nghiệp trình vận dụng quy luật kinh tÕ, quy luËt x· héi, quy luËt tù nhiªn việc lựa chọn, xác định biện pháp kinh tế, xà hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến yếu tố vật chất sản xuất kinh doanh để đạt mục tiêu đà xác định Cũng trình sản xuất, công tác quản lý cần có ba yếu tố: nhà quản lý, công cụ quản lý, đối tượng quản lý Sản phẩm quản lý định, biện pháp, thị, mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởn phát triển với hiệu cao Nền kinh tế quốc dân đơn vị kinh tế khác coi hệ thống quản lý bao gồm hai phận là: Chủ thể quản lý đối tượng quản lý ( hay nhiều gọi phận quản lý phận bị quản lý) Hai phận có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên chỉnh thể thống Chủ thể quản lý sở mục tiêu đà xác định tác động đến đối tượng quản lý định Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only thông qua hành vi đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược giúp chủ thể quản lý điều chỉnh định đưa Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý quan điều khiển hoạt động toàn doanh nghiệp bao gồm khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp khâu phụ trợ, phục vụ hoạt động sản xuất doanh nghiệp lao động tiếp thị dây truyền s¶n xt, c¶ hƯ thèng tỉ chøc qu¶n lý cịng hệ thống phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý lực lượng vật chất để chuyển ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh doanh nghiệp thành thực, biến nỗ lực chủ quan thành viên doanh nghiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh Bộ máy quản lý thường xem xét ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ máy quản lý - Cơ cấu tổ chức máy quản lý - Lực lượng lao động quản lý để thực chức năng, nhiệm vụ máy Trong lực lượng lao động quản lý có vai trò định Lao động quản lý phân loại lao động quản lý 3.1 Lao động quản lý: Lao động quản lý bao gồm cán nhân viên tham gia vào việc thực chức quản lý Trong máy hoạt động lao động quản lý phong phú đa dạng, để thực chức quản lý máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác 3.2 Phân loại lao động quản lý: Căn vào việc tham gia hoạt động chức quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Mét là: Cán quản lý doanh nghiệp gồm có giám ®èc, c¸c phã gi¸m ®èc, kÕ to¸n tr­ëng C¸c c¸n có nhiệm vụ phụ trách phần công việc, chịu trách nhiệm đường lối chiến lược, công tác tổ chức hành tổng hợp doanh nghiệp Hai là: Cán lÃnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân xưởng ( gọi lÃnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức Đội ngũ lÃnh đạo có nhiệm vụ đạo thực phương hướng, đường lối lÃnh đạo cấp cao đà phê duyệt cho phận chuyên môn Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm người thực công việc cụ thể có tính chất thường xuyên lặp lặp lại Trong bÊt kú mét doanh nghiƯp, mét tỉ chøc nµo ba loại lao động quản lý nói cần thiết phải có, nhiên tuỳ theo quy mô hoạt động tình hình sản xuất kinh doanh cđa tõng doanh nghiƯp mµ cã mét tû lƯ thích hợp Trong cán lÃnh đạo cấp cao cán lÃnh đạo cấp trung gian có vai trò vị trí quan trọng, nhân tố định thành bại máy quản lý - linh hồn tổ chức ví người nhạc trưởng giàn nhạc giao hưởng II tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm, nội dung yêu cầu tổ chức máy quản lý 1.1 Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân loại yếu tố sản xuất thì: Tổ chức kết hợp yếu tố sản xuất Theo trình phát triển thì: Tổ chức liên kết tất cá nhân, trình hoạt động hệ thống để thực mục đích đề Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm xác định cấu liên kết hoạt động khác cđa tỉ chøc Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only - Tæ chøc bé máy quản lý doanh nghiệp Tô chức máy quản lý doanh nghiệp dựa chức năng, nhiệm vụ đà xác định máy quản lý để xếp lực lượng, bố trí cấu, xây dựng mô hình làm cho toàn hệ thống quản lý doanh nghiệp hoạt động chØnh thĨ cã hiƯu lùc nhÊt - C¬ cÊu tỉ chức: Cơ cấu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lượng khác nhau, phận thực chức riêng biệt cã quan hƯ chỈt chÏ víi nh»m thùc hiƯn mục tiêu chung tổ chức - Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phận có trách nhiệm khác nhau, quan hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo khâu, cấp quản lý để tạo thành chỉnh thể nhằm thực mục tiêu chức quản lý xác định 1.2 Yêu cầu tổ chức máy quản lý: Quá trình xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, sát phục vụ cho mục ®Ých ®Ị cđa doanh nghiƯp - TÝnh linh ho¹t: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống hệ thống - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác thông tin xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo phối Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải tổ chức cho chi phí bỏ trình xây dựng sử dụng thấp phải đạt hiệu cao - Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát hệ thống thông tin, thông tin không rò rỉ hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp 1.3 Nội dung máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có nhiều nội dung, sau nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà máy quản lý cần hướng tới va đạt Mục tiêu máy quan lý phải thống với mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, - Xác định cấu tổ chức quản lý theo khâu cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô máy quản lý, hệ thống chức nhiệm vụ đà xác định việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cấu quản lý có hai nội dung thống nhau, khâu quản lý cấp quản lý - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý định hình quan hệ cấu quản lý xác định cấp, khâu, mối liên hệ thống chúng hệ thống quản lý, truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu kiểu phối hợp chúng - Xây dựng lực lượng thực chức quản lý vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ xác định quy mô máy quản lý trình độ lực lượng lao động phương thức xếp họ guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức áp dụng, vào loại công nghệ quản lý áp dụng, vào tổ chức thông tin định quản lý Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Các mô hình nguyên tắc tổ chức máy quản lý 2.1 Các mô hình cấu tổ chức máy quản lý: a Mô hình cấu theo trực tuyến Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp cấp Cơ cấu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng, người lÃnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm kết công việc người quyền Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Người lÃnh đạo Người LĐ tuyến Người LĐ tuyến Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý Đặc điểm cấu người lÃnh đạo thực tất chức quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm hệ thống phụ trách Còn người thừa hành mệnh lệnh nhận lệnh người phụ trách thi hành lệnh người mà - Ưu điểm: máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng - Nhược điểm: Cơ cấu đòi hỏi người lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cấu làm hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cấu áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ việc quản lý không phức tạp b Mô hình cấu theo chức Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Theo kiểu cấu này, nhiệm vụ quản lý phân chia cho phận riêng biệt theo chức quản lý, phận đảm nhiệm chức định Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức Người lÃnh đạo Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản ly2 Đối tượng quản lý3 Kiểu cấu hình thành nên người lÃnh đạo chuyên môn hoá, đảm nhận thực số chức định Mối liên hệ thành viên tổ chức phức tạp chịu lÃnh đạo nhiều thủ trưởng Như khác với cấu tổ chức trực tuyến chỗ: người lÃnh đạo chia bớt công việc cho người cấp Ưu điểm: Thu hút chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, sử dụng tốt cán hơn,phát huy tác dụng người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lÃnh đạo Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu lÃnh đạo nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cấu làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức c Mô hình cấu tổ chức theo trực tuyến - chức Cơ cấu kết hợp hai cấu trên, theo mối liên hệ cấp lÃnh đạo đường thẳng, phận chức Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn, lời khuyên kiểm tra hoạt động cán trực tuyến Cơ cấu đòi hỏi người lÃnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải mối quan hƯ gi÷a bé phËn trùc tun víi bé phËn chức Sơ đồ 3: Sơ đồ cấu theo kiểu trực tuyến - chức LÃnh đạo cấp1 Người lđ cnăng A Người lđ cnăng B Người lđ cnăngC LÃnh đạo cấp2 Người lđ cnăngA Đối tượng qlý Người lđ cnăngB Đối tượng qlý Người lđ cnăngC Đối tượng qlý Ưu điểm: Lợi dụng ưu điểm hai mô hình trực tuyến chức Nó phát huy lực, chuyên môn phận chức năng, đồng thời đảm bảo quyền huy trực tiếp lÃnh đạo cấp cao tổ chức Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cấu đòi hỏi người lÃnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức d Mô hình cấu trực tuyến - tham m­u Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Mô hình cấu tổ chức máy theo kiểu đảm bảo chế độ thủ trưởng Cơ cấu nói rõ ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin TGĐ với Giám đốc điều hành phòng ban chức thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt nhiều, giảm bớt nhiều dối mệnh lệnh thông tin phận trực tuyến với phận chức TGĐ Công ty nhận giúp đỡ tích cực phòng ban định kinh doanh tiến triển có hiệu hơn, mệnh lệnh từ TGĐ thực nhanh chóng có hiệu lực 1.1 Ban Giám đốc: Biểu 9: Cơ cấu ban giám đốc Công ty Stt Chức Ngành đào Trình độ Ngoại Tin Trình độ nhiệm vụ tạo chuyên môn ngữ học LL- CT Tổng G Đốc KS Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp GĐĐiều Hành KS Cơ khí Trên ĐH C C Sơ cấp QĐốcNhàmáy Ks.xd Trên ĐH C C Sơ cấp khoamáy Qua bảng ta thấy cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí với quy mô tình hình sản xuất kinh doanh Công ty Tuy nhiên để hoàn thiện cách tối ưu, đáp ứng đòi hỏi chế thị trường Ban giám đốc cần bổ sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí trưởng phòng kinh doanh kiêm nhận) Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng đấu thầu nên vai trò Giám đốc kinh doanh lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ lực trình độ kinh doanh đà tham gia vào 58 Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only khoá đào tạo quản trị, Marketing, giao tiếp tiếng Anh sử dụng tin học thành thạo Vì để tận dụng tiềm lực sẵn có khích lệ nhân viên Công ty nên đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh đạo các mối quan hệ Công ty với thị trường bên Biểu 10: Đề xuất cấu Ban Giám đốc Stt Chức Ngành đào tạo TĐ chuyên Ngoại nhiệm vụ môm Tin Trình ngữ độ học LL-CT TGĐ Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trungcấp GĐ kinh doanh Ks Cơ khí ĐH C C Sơ cấp GĐ Điều hành Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trungcấp QĐ Nhà máy Ks Xây dựng Trên ĐH C C Trungcấp khoa máy 1.2 Hoàn thiện cấu phòng ban So với mô hình cấu tổ chức máy cũ Công ty mô hình ta có thêm Phòng tổ chức hành bỏ hai phận là: phận trợ lí nhân phận cố vấn Sở dĩ phận nhân có vai trò quan trọng tổ chức, phận phải thực công việc theo đạo TGĐ tham mưu cho TGĐ vấn đề tiền lương, lao động Mặt khác kế toán trưởng làm tốt kiêm công việc kế toán trưởng công việc thuộc phận hành Do công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, đạo TGĐ tham mưu cho TGĐ vấn đề tổ chức máy, xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động có quyền thay mặt TGĐ số trường hợp uỷ quyền TGĐ Khi hình hành nên phòng trợ lí nhân công ty chuyển sang làm trưởng phòng hành Do nhiệm vụ chức phòng Tổ chức hành tương đối nhiều, mà cán nhân không đào tạo chuyên môn nghiệp 59 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only vụ công việc tiến hành nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi cán nhân cao 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm Do Công ty cần tuyển thêm cán nhân đào tạo chuyên môn nghiệp vụ ®Ĩ cïng víi c¸n bé cị thùc hiƯn tèt c¸c chức nhiệm vụ phòng Còn phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên Công ty nên không thiết phải thể mô hình cấu tổ chức máy quản lý Công ty Để thấy rõ cần thiết việc bổ sung phòng Tổ chức hành ta tìm hiểu chức nhiệm vụ phòng Tổ chức hành chính: - Chức năng: + Giúp cho TGĐ Côngty việc thực phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lí điều phối thực đắn chế độ sách cán công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định phát triển Công ty + Giúp TGĐ điều hành đạo thống tập trung công việc hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Là cầu nối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp quyền nhân dân địa phương ngược lại Thùc hiƯn tèt nhiƯm vơ tr­n tin, trun mƯnh lƯnh lÃnh đạo cách nhanh chóng đảm bảo xác + Quản lí toàn nhà cửa trang thiết bị quan Công ty đảm bảo điều kiện làm việc sở vật chất, không ngừng cải tiến mua sắm trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu, đề xuất tổ chức phương án tổ chức sản xuất quản lý Hướng dẫn, đôn đốc việc thực chế độ chức trách quan hệ lề lối công tác đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động Công ty quy chế chức cụ thể 60 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only + Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực quy hoạch, đề bạt bộ, thực công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao lực tay nghề, bổ sung cán công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, nghị định, pháp pháp lệnh, sách người lao động + Thực chức nhận xét cán bộ, thực công tác nâng lương Giúp TGĐ giải đắn, hợp lí sách lao động tiền lương chế độ sách khác cán công nhân viên + Cùng phòng ban chức khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải đơn thư khiếu lại, khiếu tố cần thiết + Tổng hợp văn + Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư công tác lưu trữ + Quản lý sử dụng dấu Công ty nội quy, quy định Nhà nước pháp luật Hội đồng quản trị Công ty đề + Thực tốt công tác quản trị, hành để đảm bảo cho máy qua hoạt động có hiệu + Làm tốt công tác quản trị, hành để đảm bảo cho Nhà máy công ty Tây Mỗ - Từ Liêm - Hµ Néi + Tỉ chøc vµ triĨn khai thùc hiƯn tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ quan + Quản lý điều hành xe phục vụ đưa đón cán lại thay phòng kế toán + Phục vụ nơi làm việc đồng chí lÃnh đạo, tiếp khách, hội họp + Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước quan + Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám điều trị bệnh cho cán công nhân viên công ty 61 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Qua nghiªn cøu cho thÊy, hiƯn toàn Công ty có cán nhân Cán không đào tạo chuyên môn nghiệp vụ quản lí nhân sự, Nhưng có nhiều kinh nghiệm công tác Khi chuyển cán Phòng tổ chức hành cán giữ chức trưởng phòng Như phân tích trên, công việc phòng nhiều, nhiệm vụ lĩnh vực hành từ phòng tài kế toán chuyển sang, cộng với công việc mà trợ lí nhân làm cán đảm đương hết nhiệm vụ phòng Do Công ty cần tuyển thêm cán nhân đào tạo chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành để hỗ trợ Trưởng phòng thực tốt chức nhiệm vụ phòng góp phần làm cho cấu tổ chức quản lý Công ty có hệ thống chuyên tinh, gọn nhẹ phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh Công ty Hoàn thiện chức nhiệm vụ máy quản lý: Có thể nói chức năng, nhiệm vụ phòng ban công ty đà kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu công tác tham mưu giúp lÃnh đạo Công ty quản lý điều hành Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt phát triển bền vững phòng ban cấp lÃnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Vì cần phải có đội ngũ lÃnh đạo sáng suốt, chức nhiệm vụ cấp lÃnh đạo phải thống nhất, liên hệ mật thiết với không bị chồng chéo Tuy chức nhiệm vụ Công ty đà kiện toàn, Công ty chưa phân rõ hiệm vụ nhân viên phòng ban nên nhiệm vụ số trưởng phòng phải kiêm nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu Công ty tìm hiểu phân tích công việc Trưởng phòng, em đưa số ý kiến nhằm hoàn thiện chức nhiệm vụ trưởng phòng 62 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only 2.1 Phßng kinh doanh: * Tr­ëng phßng kinh doanh - Chức năng: + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác nhân viên phòng + Định giá bán, giá thầu, đàm phán ký kết hợp đồng bán hàng nhập khập + Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực nhiệm vụ quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh - NhiƯm vơ: + LËp kÕ ho¹ch kinh doanh Công ty phòng trình TGĐ phê duyệt + Thực nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, hoạt động xúc tiến bán hàng + Liên hệ mật thiết với phòng công ty để hực có hiệu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh toàn Công ty - Báo cáo: Trưởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực cho TGĐ * Các nhân viên phòng Hai nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo đạo trưởng phòng; Thu thập thông tin đặc điểm khách hàng, yêu cầu khách hàng; Phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng kinh doanh; Tìm kiếm thông tin khách hàng thực giới thiệu sản phẩm Công ty mạng; Ngoài thực công việc khác theo đạo Trưởng phòng Nhân viên chịu tr¸ch nhiƯm vỊ xt nhËp khÈu: Thùc hiƯn c¸c thđ tục để xuất sản phẩm Công ty nhập thiết bị máy móc 63 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only phục vụ cho trình sản xuất, thực công việc khác theo đạo trưởng phòng 2.2 Trưởng phòng tài kế toán: - Chức năng: + Tham mưu cho TGĐ công ty công tác tài kế toán + Tổ chức máy tài kế toán toàn Công ty, đồng thời tổ chức đạo thực toàn công tác tài kế toán, thông tin kinh tế hạch toán kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ trình vận động chu chuyển đồng vốn biểu số lượng giá trị theo pháp lệnh kế toán thống kê quy định cụ thể Công ty công tác quản lý kinh tế tài - Nhiệm vụ: + Xây dựng quy định toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ văn chứng từ tài kế toán + Tổ chức hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định kế toán Công ty đảm bảo tuân thủ quy định Nhà nước + Nghiên cứu phương hướng, giải pháp để ®ỉi míi, c¶i tiÕn hƯ thèng + Tỉ chøc bé máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh + Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ xây dựng báo cáo tài định kỳ theo quy định + Thực công tác tài tín dụng + Thực công tác phân tích hoạt động kinh tế thông tin kinh tế thuộc phạm vi phòng - Báo cáo: Kế toán trưởng báo cáo việc thực nhiệm vụ cho TGĐ 64 Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Các nhân viên phòng thực nhiệm vụ theo chức danh công việc theo đạo trưởng phòng 2.3 Trưởng phòng kỹ thuật - Chức năng: + Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác nhân viên phòng kỹ thuật + Nghiên cứu xây dựng áp dụng quy trình công nghệ + Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu - Nhiệm vụ chính: + Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực việc lập dự toán, triển khai hợp đồng + Lập dự trù vật tư, cung cấp toàn thông số kỹ thuật, vẽ chế tạo cho xưởng + Lên kế hoạch thuê tầu phụ + Cung cấp thông số kỹ thuật, yêu cầu nhập để phòng kinh doanh tiến hành nhập + Lập quy trình chế tạo kiểm cha chất lượng sản phẩm - Báo cáo: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo việc thực nhiệm vụ cho Giám đốc điều hành 2.4 Trưởng phòng vật tư thiết bị - Chức năng: + Lập kế hoạch mua vật tư + Tiến hành thương thảo giá điều kiện mua hàng + Ký đơn mua vật tư, thiết bị dụng cụ uỷ quyền - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch tiến hành mua vật tư thiết bị cho Nhà máy + Lập đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với sách mua vật tư thiết bị Công ty 65 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only + Lập báo cáo tuần tháng gửi Giám đốc điều hành + Tham gia công tác quản lý kho, tìm biện pháp cải tiến công tác quản lý kho - Báo cáo: Trưởng phòng vật tư báo cáo kết thực nhiệm vụ cho Giám đốc điều hành Còn nhân viên phòng tuân theo đạo trưởng phòng thực nhiệm vụ giao tiến hành thiết kế sản phẩm, bóc tách vật tư Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán quản lý: Trình độ tiêu quan trọng thể chất lượng nguồn nhân lực Đào tạo nguồn nhân lực trình trang bị kiến thức định chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động để họ đảm nhận công việc định Đối với cán quản lí vấn đề đào tạo bồi dưỡng trình độ lại quan trọng, cán quản lí có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng giải công việc tốt trôi chẩy Hiện tại, đội ngũ lao động quản lí Công ty tồn lượng lao động quản lí trình độ hạn chế, khả đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, số người làm không ngành nghề đào tạo cán chịu trách nhiệm nhân toàn công ty; Các trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng vật tư tốt nghiệp từ trường kỹ thuật, mà kiến thức quản lí nhiều hạn chế Do Công ty cần bồi dưỡng kiến thức cho cán quản lí không chuyên môn nghiệp vụ họ mà lĩnh vực quản lí Nhà nước kinh tế, quản trị kinh doanh, nhằm giúp cán có hiểu biết sâu rộng môi trường kinh tế Để có đội ngũ lao động vững mạnh từ khâu tuyển chọn lao động vào Công ty cần có yêu cầu thực tế sát thực để tuyển chọn người có đủ chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất nghề nghiệp cần 66 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc giao phó Cùng với trình tuyển chọn, Công ty nên mạnh dạn loại bỏ cán công nhân viên có trình độ yếu không đáp ứng yêu cầu công tác lâu năm giàu kinh nghiệm cách hợp lí Về đào tạo Công ty tiến hành theo hình thức sau: + Đào tạo chỗ: Công ty mở lớp nghiệp vụ nghiên cứu thị trường, luật pháp nhằm më réng sù hiĨu biÕt trªn nhiỊu lÜnh vùc cho cán Thường xuyên mở hội thảo mời chuyên gia lĩnh vực trao đổi nói chuyện với cán công nhân viên Ngoài để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán quản lí, Công ty sử dụng phương pháp kèm cặp để tạo nguồn cán kế cận + Đào tạo Công ty: Đối với cán trẻ tuổi, gửi đào tạo, học tập nghiên cứu trình độ cao trường nước nước Hoặc khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ kiến thức phục vụ cho công tác quản lí Đây việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán Công ty Về bồi dưỡng Công ty nên mở khoá đào tạo nâng cao tay nghề chuyên môn nghiệp vụ cho cán kỹ thuật, cần ý đào tạo công nghệ nước việc gia công khí, chế tạo, thiết bị nâng hạ, thiết bị điện nước Tuy cán công ty có trình độ ngợi ngữ tin học tương đối, Công ty đà trang bị đầy đủ máy tính ch cán nhân viên nên Công ty nên mở lớp tin học ứng dụng chuyên sâu để đội ngũ cán đáp ứng yêu cầu ngày khắt khe chế thị trường Ngoại ngữ phương tiện cần thiết để giao tiếp nghiên cứu tài liệu Ngày quan trọng cán quản lí tiêu chuẩn cán nay, cụ thể là: 67 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only + Khuyến khích cán học ngoại ngữ giờ, Công ty hỗ trợ việc cấp kinh phÝ sau cã chøng chØ hc b»ng nép cho quan + Tạo điều kiện mở lớp ngoại ngữ Công ty hành có điều kiện + Đôi với cán cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho công việc phải cử học nâng cao trường Các việc làm bước đầu có nhiều khó khăn nhận thức cán bộ, nhiều người tuổi cao ngại học, lo ngại bị vị trí học Song Công ty phải coi điều kiện bắt buộc cán quản lí Như vậy, thực tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nói Công ty nâng cao chất lượng lao động, tăng hiệu sản xuất kinh doanh, tạo ưu cạnh tranh với Công ty lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm chi phí quản lí Từ Công ty có điều kiện để nâng cao đời sống cán công nhân viên, đảm bảo gắn bó họ với công việc với Công ty Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc điều kiện lao động Công tác tổ chức nơi làm việc cần thiết, có tác dụng thiết thực trình lao động chất lượng lao động quản lí Quan sát nơi làm vệc ta thấy vấn đề Công ty diện tích phòng ban nhỏ hẹp, việc bố trí phòngban chưa hợp lí, phòng ban có chức nhiệm vụ lại không nằm sát Vậy Công ty cần có biện pháp bố trí lại phòng cho việc trao đổi thông tin thuận lợi, có điều kiện Công ty nên xây dựng quy hoạch lại cho phù hợp với điều kiện Về điều kiện làm việc Công ty đảm bảo nhân viên trang bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho công việc, nhiên cần nhanh chóng 68 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only kịp thời sửa chữa, nâng cấp số máy tính đà cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Ngoài bầu không khí tâm lí quan trọng Trước đây, hầu hết doanh nghiệp vấn đề chưa quan tâm nghiên cứu cách mức Nhưng người ta phủ nhận vai trò nó, đặc biệt người làm công tác quản lí Thật làm việc bầu không khí thoả mái nhân viên có cảm giác yên tâm công tác, người vui vẻ hợp tác, giúp đỡ trình thực công việc không tồn tình trạng đố kỵ, cạnh tranh không lành mạnh, chia bè phái, phe nhóm tác động xấu đến công việc làm ảnh hưởng đến kết chung Công ty Do vậy, LÃnh đạo Công ty không nên coi nhẹ vấn đề mà phải thường xuyên quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm cán công nhân viên nhằm nắm bắt giải kịp thời mâu thuẫn nảy sinh, xung đột quyền lợi gây đoàn kết nội Công ty cần có động viên an ủi lúc họ gặp khó khăn bất sống, cần tạo thoả mái công tác gần gũi lÃnh đạo với nhân viên Có họ thực thẳng thắn trao đổi đề xuất ý kiến ®ãng gãp cho C«ng ty Kû luËt lao ®éng trách nhiệm vật chất: Đối với lao động quản lÝ, néi dung kû lt chđ u lµ sư dơng thời gian lao động Nhìn chung tượng muộn sớm phổ biến, Công ty trì chế độ làm việc 8h/ ngày 52h / tuần song thực tế việc thực chưa đắn, nguyên nhân chủ yếu xất phát từ máy tổ chức quản lí Công ty chưa hợp lí, chưa hình thành kỷ luật lao động nội quy lao động, giải công việc riêng cúng biểu lÃng phí thời gian dẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc ch­a cao 69 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only Do Công ty cần xây dựng kỷ luật lao động phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, tạo cho cán công nhân viên Công ty có thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lí làm việc đối phó Vậy giải vấn đề cần thực đồng biện pháp sau: + Xây dùng néi quy, quy chÕ lao ®éng, phỉ biÕn réng rÃi cho đối tượng Công ty, áp dụng hình thức bắt buộc thực quy chế đề ra; Có hình thức khen thưởng kịp thời cá nhân đơn vị thực tốt, khiển trách, kỷ luật người vi phạm tạo nên kỷ luật lao động công nghiêm túc; Duy trì thói quen nghề nghiệp, làm, nghỉ ngơi có giấc, tập trung có thái độ đắn trình làm việc + Có biện pháp tổ chức lao động cách khoa học, nhằm hợp lí hoá lao động tránh tạo thời gian dỗi + Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán + Sử dụng biện pháp hành giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm công tác quản lí để cán công nhân viên tận dụng tối đa thời gian cho công việc, tạo không khí lao động thoả mái 70 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only KÕt ln Tỉ chøc bé m¸y quản lí vấn đề thiết nay, góp phần định thành công doanh nghiệp thương trường Vì làm tốt công tác quản lí yếu tố vô quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể doanh nghiệp Sau thời gian thực tập Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội, em đà hoàn thành cuyên đề thực tập: " Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội" Với hi vọng nâng cao kiến thức đóng góp số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng cấu tổ chức máy tổ chức Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội Phần sở lý luận đà khái niệm quản lí, lao động qản lí, máy quản lí mô hình tổ chức máy quản lí mô hình tổ chức máy quản lí cần thiết phải hoàn thiện máy quản lí Phần thực trạng đà nêu trình hình thành phát triển Công ty, cấu lao động, tình hình sản xuất kinh doanh Công ty, Đặc điểm máy tổ chức khó khăn thuận lợi kinh doanh cần thiết phải hoàn thiện máy quản lí Công ty Theo em hoàn thiện máy quản lí bao gồm nhiều khía cạnh hoàn thiện cấu phòng ban, hoàn thiện chức nhiệm vụ, hoàn thiện công tác đào tạo, trú trọng đến công tác kích thích vật chất tinh thần Vì phần giải pháp em mạnh dạn đưa số ý kiến nhỏ, thay đổi phần cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quản lí Những giải pháp chủ yếu dựa vào kiến thức đà học, qua phiếu khảo sát, quan sát thực tế Hoàn thiện máy đề tài hấp dẫn cần thiết với loại hình doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu việc hoàn thiện cấu máy quản lí phải quan tâm cách mức Đây đề tài khó, đòi hỏi hiểu biết sâu rộng lý thut cịng nh­ kinh nghiƯm thùc tÕ V× vËy, dï đà cố gắng chắn chuyên đề em nhiều thiếu sót, mong ý kiến đóng góp thầy cô 71 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only 72 ... 2: Thực trạng tổ chức máy quản lý công ty liên doanh khí xây dựng Hà nội I Những đặc điểm công ty ảnh hưởng tới công tác tổ chức máy quản lý Quá trình hình thành phát triển công ty Nhằm đáp ứng... viên doanh nghiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh Bộ máy quản lý thường xem xét ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ máy quản lý - Cơ cấu tổ chức máy quản lý - Lực lượng lao động quản lý để... gia tăng, làm cho lÃnh đạo tổ chức đông lên, việc tổ chức máy quản lý khó khăn Các phương pháp hình thành cấu tổ chức máy quản lý: Để hình thành cấu tổ chức máy quản lý trước hết bắt nguồn từ