SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ĐỒNG THÁP TRƯỜNG TRUNG CẤP THÁP MƯỜI GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS Đồng Tháp BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS Giới thiệu chung Access 1.1 Giới thiệu Microsoft Access thành phần Microsoft Office hãng Microsoft MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện thao tác đơn giản, trực quan việc xây dựng quản trị sở liệu xây dựng ứng dụng sở liệu Đây phần mềm chuyên dùng quản lý, hệ thống chương trình hỗ trợ tác vụ quản lý, khai thác liệu lưu trữ máy tính theo mơ hình sở liệu quan hệ thực thể kết hợp 1.2 Khởi động chương trình Cách 1: Từ menu Start, chọn Programs, Microsoft Office, chọn Microsoft Office Access 2013 Cách 2: Double biểu tượng Microsoft Access 2013 hình desktop Hình 1: Biểu tượng Microsoft Access 2013 desktop 1.3 Kết thúc chương trình Cách 1: Từ Menubar chọn File>Exit; Cách 2: Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; Cách 3: Hoặc sử dụng nút Close cửa sổ Access mở 2 Các thao tác cửa sổ database: Open, close, save, … 2.1 Các khái niệm 2.1.1 Cơ sở liệu Là tập hợp thông tin liên quan đến chủ đề hay mục đích tổ chức dạng hay nhiều bảng (Table) 2.1.2 Bảng, trường liệu, dòng liệu (mẫu tin), khóa 2.1.2.1 Bảng Table thành phần quan trọng tập tin sở liệu Access, dùng để lưu trữ liệu Do đối tượng phải tạo trước Bên bảng, liệu lưu thành nhiều cột nhiều dòng 2.1.2.2 Trường liệu Mỗi trường cột bảng thể thuộc tính đối tượng cần quản lý Mỗi trường tùy theo tính chất mà có kiểu liệu khác 2.1.2.3 Dòng liệu Là thể liệu field bảng Trong bảng có khơng có record có nhiều records Trong bảng liệu record khơng trùng lắp 2.1.2.4 Khóa Là nhiều trường Table mà liệu trường bắt buộc phải có đồng thời phải không phép trùng lập Giá trị khố xác định giá trị trường khác dòng Trong Table phải tồn khố chính, nhiên số trường hợp Table không cần tồn khóa 2.1.3 Câu truy vấn Query công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin thực thao tác liệu Người sử dụng sử dụng ngơn ngữ SQL công cụ QBE để thao tác liệu 2.1.4 Biểu mẫu (Form) Form công cụ để thiết kế giao diện cho chương trình, dùng để cập nhật xem liệu Biểu mẫu giúp thân thiện hóa q trình nhập, thêm, sửa, xóa hiển thị liệu 2.1.5 Macro Macro tập hợp lệnh nhằm thực loạt thao tác qui định trước Tập lệnh Access xem cơng cụ lập trình đơn giản đáp ứng tình cụ thể 2.1.6 Báo biểu (Report) Report công cụ giúp người dùng tạo kết xuất liệu từ bảng, sau định dạng xếp theo khn dạng cho trước in hình máy in 2.2 Các thao tác cửa sổ database: Open, close, save, … 2.2.1 Open cửa sổ database Cách 1:  Tại cửa sổ khởi động, tab File → Open…  Chọn tập tin sở liệu cần mở → Open Cách 2:  Double click vào tên tập tin cần mở 2.2.2 Close cửa sổ database Cách 1: Chọn menu File -> Exit Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4; Cách 3: Hoặc sử dụng nút Close cửa sổ Access mở 2.2.3 Save cửa sổ database Cách 1: Vào Menu File->Save Cách 2: Click chuột vào biểu tượng tiêu đề Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S Hiệu chỉnh sở liệu 3.1 Tạo đối tượng: - Click tab Create Ribbon - Trong nhóm cơng cụ đối tượng, chọn cách tạo tương ứng 3.2 Thiết kế lại đối tượng: - Nếu đối tượng đóng:  Click phải đối tượng cần thiết kế lại  Chọn Design view - Nếu đối tượng mở:  Click nút Design View 3.3 Xem nội dung trình bày đối tượng - Nếu đối tượng mở chế độ Design View  Click nút View - Nếu đối tượng đóng:  Click phải tên đối tượng cần xem  Chọn Open 3.4 Xóa đối tượng - Click phải chuột đối tượng cần xóa, - Chọn mục delete Menu Popup - Hoặc chọn nhấn phím Delete Hoặc nút 3.5 Đổi tên đối tượng - Click phải chuột đối tượng, chọn rename, - Hoặc nhấn F2 - Nhập tên công cụ 3.6 Sao chép đối tượng: - Click phải chuột lên thành viên cần chép - Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard - Click nút Paste Menu để chép vào cửa sổ database - Nhập tên cho đối tượng chép - Đối với kiểu đối tượng Table, ta lựa chọn kiểu chép: Structure only; Structure and data; Append Data to Exiting Table 3.7 Chép liệu từ Access sang ứng dụng khác Có thể xuất liệu sang sở liệu Access khác, Excel,Word, Pdf … Cách thực hiện: - Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác - Chọn tab External Data - Trong nhóm cơng cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access… - Click nút Browse… định vị trí xuất liệu - Click OK hoàn tất việc export liệu 3.8 Chép liệu từ ứng dụng khác vào sở liệu Access hành (Import) Có thể chép liệu từ ứng dụng khác Excel, ODBC Database, XML file, Access, …vào sở liệu hành Cách thực hiện: - Chọn tab External Data - Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép liệu - Lần lượt làm theo bước hướng dẫn Access  Chép liệu từ Excel vào Access - Trong cửa sổ làm việc Access, chọn tab External Data, click nút Excel nhóm lệnh Import & Link - Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel)->Open- OK, sau thực theo bước hướng dẫn Access  Chọn sheet chứa liệu cần chép, -> Next  Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng, -> Next  Chỉ định thuộc tính cho field -> Next  Chọn cách tạo khóa cho bảng - Nhập tên cho bảng -> Finish - Access hiển thị thông báo cho biết hồn tất q trình import file Excel thành bảng Access  Chép liệu từ sở liệu Access khác vào sở liệu hành - Trong cửa sổ làm việc Access, chọn tab External Data, click nút Access nhóm lệnh Import & Link - Chọn tập tin Access chứa liệu cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Access)-> Open - Chọn tùy chọn “Import table, query, form, report, macro and modules into the current database” để định vị trí lưu trữ liệu sở liệu hành-> OK - Trong cửa sổ Import object, chọn đối tượng cần chép Có thể chọn nhiều đồng thời đối tượng chọn tất cách click nút Select All -> OK 3.9 Chức Link Chức Link Acces để trì mối liên kết với liệu nguồn Nếu liệu nguồn thay đổi liệu bảng liên kết thay đổi theo ngược lại Cách thực tương tự chức Import, cửa sổ Get External Data, ta chọn tùy chọn “Link to data source by creating a link table”->Chọn bảng muốn link> OK CÂU HỎI KIỂM TRA Hãy phân biệt sở liệu với hệ quản trị sở liệu Các đối tượng MS access gì? Trình bày khả ứng dụng MS Acess Với Access 2010, tập tin access tạo ra, tập tin có phần mở rộng gì? BÀI 2: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Tạo lập bảng nhờ trợ giúp Wizard 1.1 Khái niệm: bảng, trường, mẫu tin, kiểu liệu, thuộc tính 1.1.1 Khái niệm bảng Bảng (Table): Là thành phần sở liệu MS Access đối tượng quan trọng nhất, dùng để lưu trữ liệu, bảng lưu trữ thông tin đối tượng quản lý Một bảng gồm có nhiều cột (field) nhiều hàng (record) 1.1.2 Cột, dòng liệu Cột (Field): Mỗi field (field cột) bảng chứa loại liệu nhất, lưu trữ thuộc tính đối tượng Trong bảng phải có field Dịng (Record): Là thể liệu field bảng Trong bảng có khơng có record có nhiều records Trong bảng liệu record không trùng lắp 1.1.3 Trường liệu Mỗi trường cột bảng thể thuộc tính đối tượng cần quản lý Mỗi trường tùy theo tính chất mà có kiểu liệu khác Trường khóa (Primary key): trường mà giá trị mẫu tin bảng khác Như trường khóa có tác dụng phân biệt giá trị mẫu tin bảng Trường khóa trường kết hợp nhiều trường khác Trường khóa ngoại (Foreign key): trường khóa bảng khác có quan hệ với bảng chứa 1.1.4 Kiểu liệu: text, number, date/time, … Trong access Field nhận kiểu liệu sau: Data Type Kiểu liệu Dữ liệu Kích thước Text Văn Tối đa 255 ký tự Memo Văn nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65.535 ký tự Number Kiểu số (bao gồm số nguyên số thực), dùng để thực tính tốn, định dạng liệu kiểu số 1, 2, 4, byte thiết lập Control Panel Date/Time Dữ liệu kiểu Date Time Các định dạng liệu byte Date/Time thiết lập Control Panel Currency Kiểu tiền tệ, mặc định $ AutoNumber Access tự động tăng ngẫu nhiên mẫu tin tạo, khơng thể xóa, byte sửa Yes/no Kiểu luận lý (Boolean) Chỉ chấp nhận liệu có 1bit giá trị Yes/No, True/False, On/Off OLE Object Dữ liệu đối tượng tạo từ phần Tối đa GB mềm khác HyperLink Dữ liệu field link byte Lookup Wizard kiểu liệu, mà chức để tạo danh sách mà giá trị Lookup Wizard nhập tay tham chiếu từ bảng khác rong sở liệu Attachment đính kèm liệu từ BÀI trình khác, bạn khơng thể nhập văn Để thay đổi định dạng mặc định kiểu liệu môi trường Window, chọn StartControl Panel-Regional and Language-Customize Tab Numbers để thay đổi định dạng số dấu thập phân, phân cách hàng ngàn… Tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày/giờ Tab Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ 1.1.5 Các thuộc tính thiết lập trường liệu: validation rule, defaul value, displaycontrol, … 10