Đang tải... (xem toàn văn)
Dự án CNTT thường có hồ sơ theo dõi kém hiệu quả trong việc đáp ứng mục tiêu ngân sách. Vì vậy chúng ta cần tìm hiểu tầm quan trọng của việc Quản Lý Chi Phí Trong Công Nghệ Thông Tin thông qua tài liệu bên dưới
CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ CHI PHÍ I Tầm quan trọng việc quản lý chi phí dự án: • Dự án CNTT thường có hồ sơ theo dõi hiệu việc đáp ứng mục tiêu ngân sách • Nghiên cứu cho thấy, chi phí trung bình (tỷ lệ phần trăm thêm chi phí thực tế vượt ước tính) dao động từ 180% năm 1994 xuống cịn 56% vào năm 2004 • Ở Mỹ dự án CNTT bị hủy làm tốn 81 tỷ đô la năm 1995 II Chi phí gì? • Là tài nguyên cần phải bỏ để đạt đến mục tiêu cụ thể Chi phí dùng để trả cho u cầu hàng hóa dịch vụ • Do chi phí dự án chi cho việc cung cấp tài nguyên sử dụng nơi đâu dự án, nên người quản lý dự án phải hiểu rõ việc quản lý chi phí dự án • Những nhà chuyên nghiệp CNTT biết rằng: – Ước lượng chi phí ban đầu cho dự án CNTT thường thấp ước lượng dựa yêu cầu chưa đầy đủ mơ hồ – Dự án CNTT thường phát triển công nghệ mới, cải tiến tiến trình kinh doanh Bất cơng nghệ mới, thường chưa sử dụng nên kiểm tra trước *Quản lý chi phí? • Lên kế hoạch tài ngun: xác định nguồn tài nguyên (con người, thiết bị, vật tư) số lượng cho công việc dự án Liệt kê thành danh sách tài ngun cụ thể • Ước lượng chi phí: ước lượng gần cho tài nguyên cần thiết tổng hợp cho tồn dự án • Chi phí ngân sách: đưa ranh giới cho ngân sách cấp cho công việc đặt kế hoạch quản lý • Kiểm tra điều khiển: điều khiển có thay đổi cơng việc, có liên quan đến ngân sách, ước lượng lại chi phí để kịp cập nhật, bổ sung điều phối Rút ngày học kinh nghiệm *Phân loại chi phí? − Trả công lao động (phần lớn) − Huyến luyện, đào tạo lại − Máy móc trang thiết bị làm việc − Đi lại, trao đổi − Tiện nghi làm việc − Văn phịng phẩm − Thu thập thơng tin *Chi phí quản lý chi phí dự án gì? • Chi phí tài ngun đem vào sử dụng, tiêu hao kết chuyển giá trị vào sản phẩm mong đợi • Chi phí thường đo đơn vị tiền tệ • Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành ngân sách phê duyệt *Một số khái niệm QLCP: • Lợi nhuận (profits) doanh thu trừ chi phí • Vịng đời chi phí (Life cycle costing) cho nhìn thấy hình ảnh chi phí dự án q trình dự án thực • Phân tích dịng tiền mặt (cash flow analysis) phương pháp ước lượng chi phí hàng năm lợi nhuận cho dự án • Internal rate of return (IRR) tỉ giá chiết khấu mà làm cho NPV = • Chi phí trực tiếp (Direct costs) • Chi phí gián tiếp (Indirect costs) • Chi phí chi phí ẩn (sunk cost) chi phí phải bỏ trước bắt đầu dự án, loại chi phí khơng thu lại • Dự trữ (Reserves) số tiền cần ước lượng để dành vào việc làm giảm rủi ro (rủi ro khó lường trước) III Quy trình quản lý chi phí: Hoạch định nguồn lực (Resource Planning) Ước lượng chi phí (Cost Estimating) Dự thảo chi phí (Cost Budgeting) Kiểm sốt điều chỉnh chi phí (Cost Control) Hoạch định nguồn lực (Resource Planning) • Xác định nguồn tài nguyên hữu hình (con người, thiết bị, vật liệu ) cần thiết để hoàn thành dự án • Kế hoạch tài nguyên phụ thuộc vào chất riêng dự án tổ chức thực dự án • Vấn đề quan trọng phải có người có kinh nghiệm, họ tham gia thực dự án tương tự • Tổ chức phải hỗ trợ việc xác định nguồn tài nguyên *Để xây dựng kế hoạch tài nguyên cần cân nhắc như: – Những công việc cụ thể dự án gặp khó khăn? – Có phạm vi dự án ảnh hưởng đến tài nguyên? – Tổ chức thực dự án trước tương tự dự án thực hiện? Kỹ chuyên môn cá nhân người tham gia thực hiện? Có đáp ứng khơng? – Tổ chức có đủ người, thiết bị, vật tư để thực dự án ? – Tổ chức có cần yêu cầu thêm tài nguyên ? (có thể tài ngun phải th mướn bên ngồi) – Có sách tổ chức ảnh hưởng đến tài nguyên cần thiết? • Để giải vấn đề cần tham khảo đến: WBS, scope statement, thông tin trước tại, sách tổ chức (policies)… • Kết cuối phải đưa danh sách tài nguyên yêu cầu (resource requirements) Ước lượng chi phí (Cost Estimating): Từ danh sách tài nguyên cần thiết, ban quản lí dự án ước lượng chi phí cho tài ngun • Phương pháp công cụ kỹ thuật để ước lượng chi phí dự án: – Ước lượng đốn – Ước lượng theo ngân sách – Ước lượng sau – Ước lượng tương tự hay ước lượng từ xuống (Analogous estimating/topdown estimating) – Ước lượng từ lên (Bottom-up estimating) – Mơ hình tham số (Parametric modeling) – Computerized tools: bảng tính số chương trình quản lí phối hợp để ước lượng chi phí – Function Point Analysis (FPA), Use Case Point Analysis (UCP) IV Kiểm sốt điều chỉnh chi phí: • Giám sát việc thực thi chi phí để phát điều khác biệt với kế hoạch • Bảo đảm tất thay đổi hợp lý phải ghi nhận vào cost baseline cách xác • Ngăn chặn thay đổi khơng đúng, khơng thích hợp thay đổi trái phép (unauthrized) • Thơng báo thay đổi đến người liên quan có thẩm quyền *EVM Công cụ hỗ trợ việc kiểm tra chi phí: + EVM (Earned Value Management) kỹ thuật đo lường, tích hợp liệu phạm vi, thời gian chi phí dự án để đưa đường ranh giới thực chi phí (Cost Baseline) + Người quản lí dự án nhóm thành viên cần xác định làm để kết hợp phạm vi, thời gian, chi phí thực cách tốt + Do vậy, họ cần có thơng tin xác để so sánh với lằn mức ngân sách, ban đầu ước lượng Từ định chi phí thực cần để hồn thành cơng việc *Các cơng thức tính EVM: *Ý nghĩa số: • BAC (Budget at completion): Tổng tất ngân sách thiết lập để thực cơng việc • CV cho biết sai biệt chi phí thật giá trị thu • SV cho biết sai biệt hoàn thành theo lịch giá trị thu • CPI tỷ số giá trị thu chi phí thật Nếu phù hợp, 1 hồn thành trước lịch