TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH NGÀNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ­ ­ ­ ­­ ­ KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI (THACO INDUSTRIES) – CHU LAI” Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực Lớp MSSV : Th.s Mai Xn Bình : Nguyễn Thị Bích Diễm : K25 – QHV1 : 25203003943 Đà Nẵng, năm 2023 Khóa luận tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xn LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập, nghiên cứu khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại học Duy Tân giúp đỡ tận tình giảng viên hướng dẫn với ban lãnh đạo nhà trường thầy cô giáo môn em hồn thành khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện cơng tác tổ chức văn phịng Cơng ty TNHH Tập Đồn Công Nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) - Chu Lai” Em chân thành cảm ơn thầy – Th.s Mai Xuân Bình, người hướng dẫn cho em suốt thời gian thực tập Thầy dẫn em định hướng cho em, để em hoàn thành tốt nhiệm vụ Một lần em chân thành cảm ơn thầy chúc thầy dồi sức khỏe Xin cảm ơn Công ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải - Thaco Industries, anh, chị, nhân viên văn phòng tạo điều kiện cho em thực tập, học hỏi công việc cung cấp thông tin, tài liệu thực tế bổ ích Tuy nhiên kiến thức chun mơn cịn hạn chế thân thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung báo cáo không tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận góp ý, bảo thêm q thầy để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, tháng năm 2023 Sinh viên thực Nguyễn Thị Bích Diễm SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM i Khóa luận tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức văn phịng Cơng ty TNHH Tập Đồn Cơng Nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) - Chu Lai” qua năm 2020 – 2022” nghiên cứu độc lập không chép người khác Đề tài sản phẩm mà em nỗ lực nghiên cứu trình học tập trường thực tập Công ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) - Chu Lai hướng dẫn thầy Mai Xuân Bình Trong q trình viết có tham khảo số tài liệu số liệu em đưa báo cáo hoàn toàn trung thực Đà nẵng, tháng năm 2023 Sinh viên thực Nguyễn Thị Bích Diễm SVTH: Nguyễn Thị Bích Diễm ii Khóa luận tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân Mục lục Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.6 Kết cấu khóa luận .2 Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI (THACO INDUSTRIES) .3 1.1 Một số khái niệm; công tác tổ chức văn phòng: 1.1.1 Khái niệm văn phòng: 1.1.2 Khái niệm công tác văn phòng: .4 1.1.3 Khái niệm tổ chức văn phòng: .5 1.2 Nội dung công tác tổ chức văn phòng: 1.2.1 Tổ chức máy văn phòng: .6 1.2.2 Tổ chức nhân văn phòng .7 1.2.3 Tổ chức mua sắm trang thiết bị ứng dụng CNTT: 1.2.3.1 Tổ chức mua sắm trang thiết bị: 1.2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng: 10 1.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng: 11 1.2.4.1 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quan tổ chức 12 1.2.4.2 Tổ chức họp, hội nghị 12 1.2.4.3 Tổ chức chuyến công tác 13 1.2.4.1 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: .13 1.2.4.2 Công tác lễ tân 17 1.2.4.3 Công tác hậu cần: 17 SVTH: Nguyễn Thị Bích Diễm iii Khóa luận tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xn 1.2.4.4 Công tác quản lý nguồn nhân lực: .19 1.2.5 Một số nguyên tắc hoạt động văn phòng: 20 1.2.5.1 Nguyên tắc pháp chế: 20 1.2.5.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ: 20 1.2.5.3 Nguyên tắc liên tục: 21 1.2.5.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm: .21 1.2.5.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ hành chính: 21 1.2.6 Vị trí vai trị văn phịng: 21 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: 24 Chương : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI (THACO INDUSTRIES) 25 2.1 Khái qt chung văn phịng Cơng ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) 25 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển .25 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 29 2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi 31 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy công ty 32 2.1.4.1 Sơ đồ cấu tổ chức 32 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 32 2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ công ty 35 2.1.6 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh công ty 37 2.1.7 Năng lực nhân công ty 37 2.1.8 Các sản phẩm mặt hàng công ty thực 38 2.1.9 Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty giai đoạn 2020-2022 40 2.1.9.1 Đặc điểm kinh doanh công ty .40 2.1.9.2 Tình hình tài sản nguồn vốn 41 SVTH: Nguyễn Thị Bích Diễm iv Khóa luận tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân 2.1.9.3 Kết hoạt động kinh doanh công ty 44 2.1.10 Những thuận lợi khó khăn cơng ty trình hoạt động .46 2.1.10.1 Thuận lợi 46 2.1.10.2 Khó khăn 47 2.2 Thực trạng công tác tổ chức văn phịng cơng ty Cổ phần Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) 47 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phịng Tổ chức Hành – Nhân 47 2.2.2 Điều kiện làm việc văn phòng 49 2.2.2.1 Trang thiết bị văn phòng .49 2.2.2.2 Môi trường làm việc văn phòng 50 2.2.2.3 Tổ chức máy văn phòng .51 2.2.2.4 Tổ chức nhân văn phòng 52 2.2.2.5 Tổ chức mua sắm trang thiết bị ứng dụng CNTT 54 2.2.2.6 Tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng .56 2.2.2.7 Ưu điểm 67 2.2.2.8 Nhược điểm .68 2.2.3 Nguyên nhân 69 2.3 Đánh giá cán bộ, cơng nhân viên hài lịng cơng tác tổ chức văn phịng Cơng ty TNHH Tập đồn Công nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) 69 2.3.1 Mục tiêu khảo sát .69 2.3.2 Đối tượng phạm vi khảo sát 70 2.3.3 Phương pháp khảo sát 70 2.3.4 Mô tả bảng khảo sát 70 2.3.5 Kết khảo sát .70 KẾT LUẬN CHƯƠNG .86 Chương : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI (THACO INDUSTRIES) .87 SVTH: Nguyễn Thị Bích Diễm v Khóa luận tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân 3.1 Định hướng phát triển tương lai văn phịng Cơng ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) 87 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức văn phịng Cơng ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) .88 3.2.1 Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực sử dụng công nghệ thông tin 88 3.2.2 Giải pháp tổ chức lao động khoa học văn phòng 88 3.2.3 Giải pháp tin học hóa cơng tác văn phòng 89 3.2.4 Giải pháp việc tổ chức bố trí nhân .90 3.2.5 Giải pháp công tác văn thư, lưu trữ .91 3.2.6 Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị 92 3.3 Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ thái độ phục vụ đội ngũ cán công nhân viên văn phòng 93 3.4 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ nhân viên văn phòng .96 3.5 Xây dựng mối quan hệ phát huy kết hợp phòng ban, phận 97 KẾT LUẬN CHƯƠNG .98 KẾT LUẬN 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO .1 SVTH: Nguyễn Thị Bích Diễm vi Khóa luận tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân DANH MỤC VIẾT TẮT TNHH MTV HCVP QTKD QTNL PCCN ATLĐ GĐNS CNTT LN SVTH: Nguyễn Thị Bích Diễm Trách nhiệm hữu hạn thành viên Hành văn phòng Quản trị kinh doanh Quản trị nhân lực Phòng cháy chống nổ An toàn lao động Giám đốc nhân Cơng nghệ thơng tin Lợi nhuận vii Khóa luận tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xuân DANH MỤC BIỂU MẪU Mẫu 1: Bìa sổ đăng ký văn đến 15 Mẫu 2: Nội dung sổ đăng ký văn đến 15 Mẫu 3: Dấu đến 16 Mẫu 4: Bìa sổ đăng ký văn 16 Mẫu 5: Nội dung sổ đăng ký văn 17 Mẫu 6: Phiếu đề nghị mua sắm văn phòng phẩm .18 Mẫu 7: Sổ giao nhận văn phòng phẩm .19 Mẫu 8: Kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm .19 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức 32 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phịng Hành – Nhân 47 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh công ty 37 Bảng 2.2: Năng lực chuyên môn cán chủ chốt công ty 38 Bảng 2.3: Tài sản nguồn vốn công ty 2020 – 2022 41 Bảng 2.4: Kết hoạt động kinh doanh công ty năm 2020 – 2022 44 Bảng 2.5: Bảng thống kê dụng cụ, trang thiết bị văn phịng hành 50 Bảng 2.6: Bảng thống kê nhân văn phòng Thaco Industries 53 Bảng 2.7:Bảng mô tả điều tra 71 Bảng 2.8: Kết tần suất giới tính 72 Bảng 2.9: Kết tần suất độ tuổi .72 Bảng 2.10: Kết tần suất trình độ học vấn 73 Bảng 2.11: Kết tần suất làm việc công ty 74 Bảng 2.12: Kết tần suất thu nhập 75 Bảng 2.13: Kết tần suất công việc 76 Bảng 2.14: Kết tần suât hỗ trợ hướng dẫn công việc 77 Bảng 2.15: Kết tần suất điều kiện làm việc, mức lương, phụ cấp sách 78 Bảng 2.16: Kết tần suất mơi trường văn hóa doanh nghiệp 79 Bảng 2.17: Kết tần suất hài lòng cách lãnh đạo, đạo 80 Bảng 2.18: Kết tần suất cách chia thưởng 81 Bảng 2.19: Kết tần suất đồng nghiệp hỗ trợ công việc 82 Bảng 2.20: Kết tần suất hoạt động văn hóa doanh nghiệp 83 SVTH: Nguyễn Thị Bích Diễm viii Khóa luận tốt nghiệp Bình GVHD: Th.S Mai Xn Bảng 2.21: Kết tần suất đóng góp, ghi nhận ý kiến .84 Bảng 2.22: Kết tần suất sở vật chất trang bị 85 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Tài sản nguồn vốn công ty 2020 – 2022 42 Biểu đồ 2.2: Tài sản nguồn vốn công ty 2020 – 2022 43 Biểu đồ 2.3: Kết hoạt động kinh doanh công ty năm 2020 – 2022 .45 Biểu đồ 2.4: Tỷ lệ giới tính 71 Biểu đồ 2.5: Tỷ lệ độ tuổi 72 Biểu đồ 2.6: Tỷ lệ trình độ học vấn 73 Biểu đồ 2.7: Tỷ lệ làm việc công ty 74 Biểu đồ 2.8: Tỷ lệ thu nhập 75 Biểu đồ 2.9: Đánh giá công việc 76 Biểu đồ 2.10: Đánh giá hỗ trợ hướng dẫn công việc 77 Biểu đồ 2.11: Đánh giá điều kiện làm việc, mức lương, phụ cấp sách .78 Biểu đồ 2.12: Đánh giá mơi trường văn hóa doanh nghiệp 79 Biểu đồ 2.13: Đánh giá hài lòng cách lãnh đạo, đạo 80 Biểu đồ 2.14: Đánh giá cách chia thưởng 81 Biểu đồ 2.15: Đánh giá đồng nghiệp hỗ trợ công việc 82 Biểu đồ 2.16: Đánh giá hoạt động văn hóa doanh nghiệp 83 Biểu đồ 2.17: Đánh giá đóng góp, ghi nhận ý kiến 84 Biểu đồ 2.18: Đánh giá sở vật chất trang bị 85 SVTH: Nguyễn Thị Bích Diễm ix