Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hiệu quả và hữu hiệu hơn các nguồn lực kinh tế của Công ty mình như: con người, tài sản, vốn…, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Đặc biệt công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp, tổ chức. Bởi chu trình bán hàng và thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sử dụng kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó như chu trình tiền, tiếp nhận - hoàn trả vốn, mua hàng và thanh toán…mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh của doanh nghiệp. Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đồng thời ứng dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh giữa kiến thức và thực tiễn của mỗi doanh nghiệp cũng như mở rộng hiểu biết, em đã chọn đề tài "Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung" Chuyên đề gồm có 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Phần II: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung. Đối với bản thân em khi nghiên cứu về vấn đề này do kiến thức còn hạn chế và kinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế toán thực tế còn ít nên gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo – TS. Ngô Hà Tấn cùng tập thể các cô chú, anh chị Phòng kế toán tài chính, Phòng kinh doanh thị trường Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này. Đà nẵng, tháng 05 năm 2010 Sinh viên thực hiện Vũ Tú Uyên SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 1 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN    I. Khái quát về Hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Bản chất của Hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1. Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ, một khái niệm không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp nước ngoài nhưng đối với các doanh nghiệp Việt Nam đây là một khái niệm mới chỉ xuất hiện trong thời gian gần đây nên còn khá mới mẻ. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ song có thể nhắc đến một vài quan điểm sau: + Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục (KSNB) do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. + Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. + Tuy nhiên kiểm soát nội bộ được định nghĩa theo khuôn khổ của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là ủy ban các tổ chức tài trợ) là một định nghĩa đầy đủ và chính xác nhất về KSNB đã được nhiều công ty ở Mỹ cũng như các doanh nghiệp nước ngoài áp dụng hiệu quả. COSO định nghĩa KSNB như là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi một thực thể Ban giám đốc, các nhà quản trị và các nhân viên khác trong tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu trong các lĩnh vực sau: • Bảo vệ tài sản • Hiệu lực và hiệu quả hoạt động • Độ tin cậy của các báo cáo tài chính • Phù hợp với luật pháp và quy định hiện hành KSNB là một quá trình, là phương tiện để đạt được mục tiêu, chứ không phải là mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp. KSNB được ban quản trị thiết lập và thực thi nhằm quản lý mọi hoạt động, mọi nhân viên không chỉ trong lĩnh vực tài chính kế toán mà trong mọi lĩnh vực hoạt động, quản lý của doanh nghiệp và việc tuân thủ chấp hành luật pháp và các quy định hiện hành. Do đó cần nhận thức rằng KSNB không chỉ đơn thuần là những văn bản tài liệu về những thủ tục, chính sách của doanh nghiệp hay chỉ là trách nhiệm của ban quản trị mà KSNB phải là một hệ thống nhằm huy động mọi nhân viên trong tổ chức đều tham gia vào công việc KSNB, vì chính họ là nhân tố quyết định đến mọi thành quả của tổ chức. 1.2. Chức năng của Hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB của doanh nghiệp thực hiện các chức năng chính sau: SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 2 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn • Bảo vệ tài sản của đơn vị bao gồm các tài sản hữu hình, tài sản vô hình không bị mất mát, lãng phí, lạm dụng sử dụng sai mục đích, đặc biệt là các sổ sách kế toán và các tài liệu quan trọng được lưu giữ trên máy tính có thể bị đánh cắp bằng thủ thuật tinh vi của những hacker. • Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết. • Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của việc thực thi các chế độ và quyết định đó. • Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. • Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác với các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. • Đảm bảo việc lập báo cáo kịp thời, chính xác và đảm bảo độ tin cậy của các thông tin phục vụ quản lý và báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài. 1.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần). 2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO, một hệ thống KSNB hoàn chỉnh, hoạt động hiệu quả thì nó phải có đủ năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, các thủ tục kiểm soát, hệ thống giám sát và thẩm định. 2.1. Môi trường kiểm soát (Control environment) SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 3 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn Môi trường kiểm soát thiết lập sắc thái chung của một tổ chức thông qua việc chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên, cung cấp một nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định, chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:  Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Là giá trị căn bản trong kinh doanh, là xâu chuỗi liên kết các hoạt động của tổ chức, nó chịu sự tác động của văn hóa tổ chức. Những nhà quản lý cấp cao giữ một vai trò chủ đạo trong việc hình thành văn hóa tổ chức. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Để đáp ứng được điều này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng các chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, các nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.  Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý thể hiện qua quan điểm, nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách, và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập Báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lý lại rất thận trọng với rủi ro. Rõ ràng sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến mục tiêu của đơn vị.  Năng lực của đội ngũ nhân viên: Năng lực của nhân viên được phản ánh qua kỹ năng và hiểu biết cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Một tổ chức chỉ có thể đạt được mục tiêu của mình nếu nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo kiến thức và kỹ năng cần thiết. Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ công nhân viên, khi thiếu yếu tố này các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ tới đâu cũng không được thực thi trong thực tế. Vì thế, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.  Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: Là mức độ giao quyền từ trên xuống dưới của một tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác, các bộ phận khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc công ty cần thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 4 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn  Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo.  Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể, rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức.  Công tác kế hoạch: Nếu việc lập và thực hiện được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế, các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.  Bộ phận kiểm toán nội bộ: Thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Đây là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát.  Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Tại một số quốc gia như Mỹ, các công ty cổ phần có quy mô lớn, thường thành lập một ủy ban kiểm toán trực thuộc HĐQT bao gồm những thành viên là chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm toán thường có nhiệm vụ và quyền hạn như: giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập BCTC, dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa BGĐ với các kiểm toán viên bên ngoài.  Môi trường bên ngoài: Các nhân tố bên ngoài tuy không chịu sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bao gồm sự kiểm soát của cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… 2.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp (Risk assessment) Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động: • Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất… • Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 5 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý, giảm thiểu tác hại của chúng. 2.3. Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and communication) Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên trên và giữa các bộ phận ngang cấp) và với bên ngoài. Thông tin cần thiết phải được xác định, nắm bắt, xử lý, truyền đạt đến đúng người để giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình. Thông tin nội bộ, cũng như các sự kiện, hoạt động bên ngoài phải được truyền thông chính xác, kịp thời, đầy đủ, dễ nắm bắt và phải đúng thẩm quyền. Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin doanh nghiệp, một yếu tố quan trọng trong KSNB của đơn vị vì nó không chỉ cung cấp thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho những đối tượng sử dụng thông tin mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị, bằng việc ghi chép nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng sai mục đích, lãng phí. Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp về kế toán phải thực hiện đầy đủ các mục tiêu sau: • Tính có thực: Kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. • Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn đúng đắn • Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ đầy đủ. • Sự đánh giá: Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn. Một cơ cấu KSNB đầy đủ phải bao gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình ghi sổ. • Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. • Tính đúng kỳ: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, đúng niên độ kế toán. • Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên BCTC của doanh nghiệp. • Trình bày và khai báo: Số liệu phải được trình bày, khai báo trên BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định chuẩn mực hiện hành. 2.4. Các thủ tục kiểm soát (Control activities) Những hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các hoạt động kiểm soát diễn ra trong khắp tổ chức, ở tất cả các cấp, trong tất cả các chức năng. Hoạt động kiểm soát thường liên quan đến hai yếu tố: một là chính sách thiết lập những gì nên được thực hiện và các thủ tục nhằm đạt hiệu lực của các chính sách đó. Trong thực tế, các thủ tục kiểm soát được thiết kế cho những mục đích, chính sách sẽ khác nhau và dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nét đặc thù cơ cấu SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 6 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn tổ chức và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là một số các thủ tục kiểm soát phổ biến: • Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyêt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. • Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. • Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. • Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. • Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. • Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài. • So sánh, đối chiếu, kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán. • Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và các tài liệu kế toán. • Phân tích so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.  Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như: • Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. • Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, ít xảy ra sai sót và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, các nhân viên với nhau. • Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản. • Kiểm soát vật chất đối với tài sản: Một biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật chất như các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý, ghi chép số liệu tự động. Ví dụ như hệ thống kho tàng phải có khóa, có camera chống trộm, phần mềm có phân quyền sử dụng và có password để đăng nhập…Đơn vị phải ban hành các quy chế kiểm soát như ra các nội quy ra vào kho, quy định về việc phân quyền sử dụng phần mềm,… nhằm hạn chế sự tiếp cận của nhân viên khi chưa được cho phép của quản lý. • Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là một quy định về kiểm tra một cách độc lập việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm phát hiện các sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Kiểm tra độc lập nên được thực hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra. 2.5. Hệ thống giám sát và thẩm định (Monitoring) Giám sát là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm việc đánh giá thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả việc điều chỉnh các thủ tục kiểm soát khi cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như: • Giám sát thường xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị • Đánh giá độc lập, chẳng hạn như theo dõi và đánh giá việc ban lãnh đạo và nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực về ứng xử của công ty không, hoặc đánh giá việc thực hiện so với kế hoạch. SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 7 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn • Báo cáo những sai sót như là báo cáo cho lãnh đạo những trường hợp về gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy có khả năng làm giảm uy tín của doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế. Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán. Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra: • Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. • Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. • Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này. Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện. 3. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hoá 3.1. Sự khác nhau giữa thực hành kế toán bằng máy và bằng thủ công ảnh hưởng tới hệ thống KSNB trong doanh nghiệp Đặc điểm Thủ công Vi tính 1. Chứng từ kế toán Giấy Chứng từ điện tử và giấy 2. Xử lý dữ liệu Dễ dàng Tự động bằng chương trình và sẽ sai hệ thống nếu chương trình viết sai 3. Quá trình ghi chép (cập nhật) dữ liệu - Rõ ràng - Lưu bút tích và mỗi lần chỉ ghi một sổ - Khó quan sát, theo dõi - Cập nhật một lần, lưu vào nhiều tập tin 4. Nơi lưu trữ dữ liệu Sổ Tập tin dữ liệu, trên đĩa cứng… 5. Nhân sự Kế toán viên Kế toán viên và bộ phận IT 6. Dấu vết kiểm soát Tồn tại lâu dài Tồn tại trong thời gian ngắn 7. Phát hiện sai sót Dễ dàng Khó khăn 8. Quá trình kiểm soát (đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết, lựa chọn danh mục…) Thực hiện thường xuyên Tích hợp vào chương trình 9. Khả năng truy cập dữ liệu Không thể Có thể truy cập dữ liệu, thực hiện chương trình từ xa 10. Mức độ tập trung dữ liệu Thấp Cao 11. Tính tích hợp chương trình Không Cao, tự động xử lý bằng chương trình SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 8 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn 12. Rủi ro đối với vật lưu giữ dữ liệu, chương trình Ít Cao 3.2. Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính Là những rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu, tổng hợp lập báo cáo  Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ.  Xử lý: dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do chương trình xử lý không chính xác.  Kết quả: thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không chính xác, báo cáo có thể được chuyển giao không đúng người nhận. 3.3. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kiểm soát bằng máy tính Do những đặc điểm khác nhau giữa việc xử lý bằng tay và bằng máy nên việc kiểm soát kế toán cũng có những đặc điểm khác nhau, do đó nhà quản trị cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát đặc trưng: 3.3.1. Kiểm soát nhập liệu Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và quá trình nhập liệu. a) Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Những thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: • Đánh số trước chứng từ gốc để tránh bỏ sót không nhập chứng từ. • Chứng từ phải được phê duyệt đầy đủ và hợp lý • Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý • Đánh dấu chứng từ đã nhập liệu nhằm tránh nhập hai lần • Sử dụng các chứng từ luân chuyển và đó là những chứng từ đã được luân chuyển từ bộ phận này đến bộ phận khác nên đã có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu, tính hợp pháp, hợp lý… • Tạo số kiểm tra: cho phép máy tính tự kiểm tra tính chính xác của dữ liệu nhập vào đặc biệt là các mã quan trọng như mã công nợ, mã tài sản… bằng cách mã hóa các mã này bằng mã tự kiểm. b) Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu Để đảm bảo quá trình nhập liệu vào máy chính xác, đầy đủ cần phải sử dụng đoạn mã chương trình kiểm tra. Các thủ tục kiểm tra trình tự nhập liệu bao gồm: • Kiểm soát tính tuần tự: để nhập liệu nhanh chóng và đầy đủ thì dữ liệu phải được nhập theo đúng trình tự. Phần mềm thiết kế trình tự nhập liệu sao cho tương tự trình tự trên chứng từ để người dùng dễ nhập, tránh bỏ sót dữ liệu. • Kiểm soát kiểu dữ liệu: Dữ liệu nhập vào phải đúng với khai báo ban đầu về kiểu dữ liệu, ví dụ như kiểu memo, text… • Kiểm soát tính hợp lý của dữ liệu (số, ngày, tháng): ví dụ nhập ngày 30 tháng 2… • Kiểm soát tính có thực của đối tượng trong danh mục: ví dụ như một khách hàng chưa khai báo trong danh mục khách hàng của công ty là khách hàng không có thực. • Kiểm soát tính đầy đủ của các dữ liệu quan trọng trong nghiệp vụ, các vùng này không được bỏ trống, nếu người dùng không nhập liệu vào những ô này thì hiện thông báo nhắc nhở. SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 9 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Ngô Hà Tấn • Định dạng vùng nhập liệu: dấu phân cách hàng ngàn, thập phân, phân cách ngày tháng. • Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động: việc sử dụng giá trị mặc định hữu ích trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời điểm nhập liệu, khi đó sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu, ví dụ như các định khoản mặc định cho các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế. Tạo số tự động áp dụng trong việc tạo số chứng từ tự động. Hai chức năng này giúp cho việc nhập liệu nhanh và chính xác. • Thông báo lỗi đầy đủ, chính xác, rõ ràng và hướng dẫn sửa lỗi rõ ràng, dễ thực hiện: hệ thống phải dự kiến những lỗi mà người dùng hay gặp phải và hướng dẫn sửa lỗi. 3.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin Kiểm soát xử lý là kiểm tra sự chính xác của các thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quản lý, xử lý, đảm bảo cho hệ thống vận hành như thiết kế ban đầu. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và bảo trì tập tin bao gồm các thủ tục sau: • Kiểm soát ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: Dữ liệu sau khi nhập vào hệ thống cần đảm bảo các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, có nghĩa là các dữ liệu có liên kết với nhau qua các mối liên hệ cho nên sẽ không được xóa khi liên kết dữ liệu vẫn đang tồn tại. • Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống yêu cầu các mẫu tin trong tập tin dữ liệu phải nằm theo trình tự. Kiểm soát trình tự sẽ phát hiện ra mẫu tin không nằm đúng trình tự và báo lỗi cho người sử dụng. • Báo cáo các thông tin bất thường: tiền mặt âm, hàng tồn kho âm,… • Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: bảng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng, đối chiếu với bảng kê tiền gửi ngân hàng. • Tự động đối chiếu giữa tổng hợp với chi tiết nhằm ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái. • Lập trình các kiểm soát: tự động kiểm tra việc chuyển số liệu vào các tài khoản liên quan theo nguyên tắc ghi kép, hay chuyển số liệu chi tiết sang tổng hợp thì cần thiết lập khâu kiểm soát việc có kiểm tra dữ liệu của kế toán tổng hợp hay không trước khi chuyển sang sổ tổng hợp… 3.3.3. Kiểm soát thông tin đầu ra Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của số liệu. Việc kiểm soát có thể được thực hiện thông qua các thủ tục sau: • Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin. • Kiểm soát chuyển giao báo cáo đến người nhận: chính xác thông tin đến đúng người sử dụng thông tin. • Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của đơn vị. • Quy định người sử dụng thông tin phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực các thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo. • Quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo ra báo cáo trên giấy than và các bản in thử. • Kiểm soát quá trình truyền thông tin báo cáo trên hệ thống mạng máy tính. * * * SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 10 [...]... Tấn và sổ quỹ - Gửi đều đặn các biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng cho khách hàng - Kiểm tra nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN  A ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG I Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung 1 Quá trình thành lập và phát triển Tiền thân của Công ty Cổ Phần Thép Miền Trung là nhà máy cán thép. .. được in ra và lưu trữ Tại Công ty, giữa các kế toán có sự phân công phân nhiệm với nhau và có sự liên hệ để theo dõi đầy đủ tình hình của phần hành mình chịu trách nhiệm, tránh ghi trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ B THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG I Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung 1 Đặc... giao hàng - Nhân viên không nộp tiền thu được từ nghiệp vụ bán hàng Để xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì chúng ta phải nắm rõ được các sai phạm thường hay xảy ra nêu trên Sau đây là nội dung chi tiết về mục tiêu, thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền III Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và. .. nhiệm thu: uỷ nhiệm thu là phương thức thu tiền mà Công ty lập theo mẫu mà ngân hàng quy định; làm việc với ngân hàng để yêu cầu ngân hàng thu tiền hộ từ những khách hàng của Công ty - Thu trực tiếp bằng tiền mặt: hiện tại Công ty vẫn có tuy nhiên phương thức này ít dùng vì hầu hết giao dịch bán hàng của Công ty đều có giá trị lớn 3 Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung. .. công nợ hàng tháng cho khách hàng - Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền 3 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm soát nội bộ - Các khoản thu tiền ghi sổ là số tiền công ty thực tế nhận được (tính có thực) - Các khoản chiết khấu tiền đã có sự phê chu n (sự phê chu n) - Tiền mặt nhận được đều được vào sổ nhật ký thu tiền mặt (tính đầy đủ) -Các khoản thu tiền mặt... hàng và thu tiền ở Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung 1 Môi trường kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty Công ty luôn nhận thức rằng: “Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là uy tín, quyết định đến sự ổn định và phát triển bền vững của Công ty , và đó cũng là phương châm hàng đầu của Công ty trong suốt quá trình hoạt động Môi trường kiểm soát tại Công ty có thể được đánh giá qua: 1.1 Quan điểm,... khách hàng mới thì Trưởng Phòng KDTT lập tờ trình, Phó Tổng Giám đốc KD soát và trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt trước khi thực hiện 3.3 Quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty mà hàng hoá được gửi lại tại kho của Công ty Khách hàng có nhu cầu mua hàng, yêu cầu Phòng KDTT làm lệnh xuất hàng (trên lệnh đó mục ghi chú ghi là hàng gửi kho) Phòng KTTC kiểm tra lệnh xuất hàng có phù hợp về lượng và giá... các hoạt động của Công ty Tuy nhiên, những rủi ro đặc thù xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình thì công tác nhận diện và đánh giá những rủi ro này chưa được quan tâm đúng mức 4 Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty 4.1 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng Nhận và xử lý đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng và thu tiền Nhân viên Phòng... Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 13 Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS Ngô Hà Tấn Mục tiêu kiểm soát Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu nội bộ - Doanh thu bán hàng - Quá trình vào sổ doanh thu đựợc chứng minh bằng các được ghi sổ là có chứng từ vận chuyển đã được duyệt và các đơn đặt hàng của thực khách hàng đã được phê chu n - Các hoá đơn bán hàng được đánh... nhà máy cán thép đã đi vào hoạt động với công suất 40000 tấn/năm Sau 10 năm hoạt động nhà máy đã tìm được thế đứng vững chắc trên thị trường với việc sản xuất và kinh doanh thép trong nước Đến cuối năm 2008, Nhà máy cán thép miền trung tách ra khỏi Công Ty Cổ Phần Kim Khí Miền Trung trở thành Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung Công ty được thành lập từ sự góp vốn của 3 cổ đông lớn là Công Ty TNHH An Hưng