TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NNP Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực ThS Chu Tiến Minh ĐINH ĐÌNH HUY Lớp: K54E2 Mã sinh viên :18D130092 HÀ NỘI – 2022 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận đề tài: “Hồn thiện quy trình giao hàng đường biển công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP” khóa luận cá nhân em, hoàn thiện hướng dẫn thầy giáo, ThS Chu Tiến Minh Ngồi khơng có chép sản phẩm người khác Đề tài, nội dung báo cáo thực tập sản phẩm mà em nỗ lực nghiên cứu trình học tập trường tham gia thực tập công ty Các số liệu, kết trình bày báo cáo hồn tồn trung thực, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm, kỷ luật mơn nhà trường đề có vấn đề xảy Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Sinh viên Đinh Đình Huy LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, em có hội tìm hiểu, nghiên cứu thực tế lực cạnh tranh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất đường biển Công ty trách nhiệm hữu hạn NNP nhờ việc thực tập cơng ty vận dụng kiến thức học trường Đại học Thương mại Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ hướng dẫn thầy cô giáo khoa Kinh tế kinh doanh quốc tế cán bộ, giảng viên trường Đại học Thương mại tận tâm giảng dạy, truyền đạt, trang bị cho em kiến thức để lựa chọn hồn thành khóa luận Em xin bày tỏ biết ơn sâu sắc đến ThS Chu Tiến Minh – Giảng viên Khoa Kinh tế Kinh doanh quốc tế Trường Đại học Thương mại, thầy giúp đỡ em nhiều trình làm khóa luận, giúp em có định hướng ý tưởng để sản phẩm hoàn thiện Đồng thời, em xin gửi lời cám ơn chân thành tới ban lãnh đạo tồn thể nhân viên Cơng ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP tạo điều kiện, giúp đỡ em suốt trình thực tập Tuy nhiên, hạn chế kiến thức kinh nghiệm thực tế, thông tin thu thập chưa đầy đủ giới hạn thời gian nên khóa luận em khơng tránh khỏi sai sót nội dung lẫn hình thức Em mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy, giảng viên để khóa luận em chỉnh chu Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Sinh viên Đinh Đình Huy MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 10 1.3 Mục tiêu nghiên cứu 11 1.4 Đối tượng nghiên cứu 12 1.5 Phạm vi nghiên cứu 12 1.6 Phương pháp nghiên cứu 12 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu 12 1.6.2 Phương pháp phân tích liệu 13 1.7 Kết cấu khóa luận 13 CHƯƠNG II: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN 14 2.1 Một số khái niệm liên quan đến dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất đường biển 14 2.1.1 Khái niệm giao nhận hàng hóa xuất nhập 14 2.1.2 Đặc điểm giao nhận hàng hóa xuất nhập 15 2.1.3 Vai trò phân loại dịch vụ giao hàng hóa xuất nhập đường biển 17 2.1.3.1 Vai trò 17 2.1.3.2 Phân loại 18 2.1.4 Ưu/Nhược điểm giao nhận hàng xuất phương thức vận chuyển đường biển: 19 2.2 Quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển 21 2.2.1 Khái niệm quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế 21 2.2.2 Vai trị quản trị giao nhận hàng xuất 21 2.2.3 Nội dung quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển 21 2.2.3.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất 22 2.2.3.2 Tổ chức giao hàng xuất phương thức vận chuyển đường biển 22 2.2.3.3 biển Giám sát trình giao hàng xuất phương thức vận chuyển đường 26 2.2.3.4 Điều hành trình giao hàng xuất phương thức vận chuyển đường biển 27 2.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển 30 2.3.1 Các nhân tố bên doanh nghiệp 30 2.3.1.1 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc 30 2.3.1.2 Lượng vốn đầu tư 30 2.3.1.3 Nguồn nhân lực trình độ 30 2.3.2 Các nhân tố bên ngồi doanh nghiệp 31 2.3.2.1 Mơi trường pháp luật 31 2.3.2.2 Mơi trường trị, xã hội 31 2.3.2.3 Mơi trường công nghệ 32 2.3.2.4 Thời tiết 32 2.3.2.5 Đặc điểm hàng hóa 32 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NNP 34 3.1 Giới thiệu Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 34 3.1.1 Giới thiệu chung doanh nghiệp 34 3.1.2 Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh cơng ty 34 3.1.3 Cơ cấu tổ chức 35 3.1.4 Nguồn nhân lực 36 3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật 37 3.1.6 Năng lực tài 38 3.2 Khái quát hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 40 3.2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 40 3.2.2 Hoạt động kinh doanh cơng ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 42 3.2.3 Hoạt động kinh doanh quốc tế Công ty NNP 44 3.2.3.1 Dịch vụ vận tải quốc tế đường biển 45 3.2.3.2 Dịch vụ khai báo, làm thủ tục quản lý hàng hóa Hải quan 47 3.2.3.3 Dịch vụ bổ trợ khác 47 3.2.4 Kết hoạt động giao nhận hàng hóa xuất đường biển Cơng ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 48 3.3 Thực trạng Quy trình giao hàng xuất đường biển Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 50 3.3.1 Lập kế hoạch giao hàng xuất phương thức vận chuyển đường biển Công ty NNP 50 3.3.2 Tổ chức giao hàng xuất phương thức vận chuyển đường biển Công ty NNP 51 3.3.3 Giám sát quy trình giao hàng xuất phương thức vận chuyển đường biển Cơng ty NNP 55 3.3.4 Điều hành quy trình giao hàng xuất phương thức vận chuyển đường biển Công ty NNP: 56 3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 58 3.4.1 Thành công đạt 58 3.4.2 Hạn chế tồn 59 CHƯƠNG IV: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 62 4.1 Định hướng phát triển Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 62 4.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình xuất đường biển 63 4.2.1 Nâng cấp hệ thống quản lý lô hàng: 63 Phát triển nguồn nhân lực: 64 4.2.2 4.3 Một số kiến nghị doanh nghiệp với bên liên quan quản trị quy trình xuất hàng hóa 65 4.3.1 Đối với quan nhà nước: 65 4.3.2 Đối với quan hải quan: 66 KẾT LUẬN 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ STT Bảng Trang Sơ đồ 2.1: Mơ hình điều hành q trình giao nhận hàng 28 hóa quốc tế Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức máy công ty 35 NNP Bảng 3.2: Cơ cấu nhân công ty NNP 37 Bảng3.3: Năng lực tài NNP giai đoạn 38 2019-2021 Bảng 3.4: Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh công ty NNP 39 giai đoạn 2019-2021 Bảng 3.5: Kết kinh doanh NNP giai đoạn 40 2019-2021 Bảng 3.6: Doanh thu hai dịch vụ NNP giai đoạn 44 2020-2021 Bảng 3.7: Cơ cấu doanh thu dịch vụ vận tải đường biển 45 công ty giai đoạn 2020-2021 Bảng 3.8: Cơ cấu doanh thu dịch vụ nghiệp vụ Hải quan 47 công ty giai đoạn 2019-2021 10 Bảng 3.9: Tỷ trọng hàng xuất đường biển Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 48 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa từ Tiếng Anh Tiếng Việt XNK Xuất nhập TNHH Trách nhiệm hữu hạn FIATA International Federation Liên đoàn hiệp hội of Freight Forwarders giao nhận quốc tế Associations SI Shipping Instruction Chỉ dẫn giao hàng FLC Full Container Load Hàng nguyên Container LCL Less than Container Load Hàng lẻ Container European-Vietnam Free Hiệp định thương mại tự Trade Agreement Việt Nam - EU Cut-off time Thời gian tàu cắt máng EVFTA Closing time VNĐ 10 USD 11 LNTT Lợi nhuận trước thuế 12 LNST Lợi nhuận sau thuế 13 IECO., LTD Việt Nam Đồng US Dollar Đô-la Mỹ Import, Export & Công ty trách nhiệm hữu Investment Limited hạn xuất nhập Company đầu tư CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ xu hướng tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động thương mại quốc tế diễn sôi Nhắc đến thương mại quốc tế, không nhắc đến dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá quốc tế Từ đó, đời cơng ty dịch vụ giao nhận vận chuyển trở thành xu hướng để đáp ứng nhu cầu thật cần thiết nhằm đẩy mạnh việc phát triển hoạt động thương mại quốc tế nhanh chóng dễ dàng Ở Việt Nam, hoạt động giao nhận vận tải diễn sôi ngày phát triển Nhưng có vấn đề tồn tại, thách thức lớn đa phần doanh nghiệp Việt Nam có doanh nghiệp vừa nhỏ nên phải chịu cạnh tranh thật gay gắt công ty nước ngồi có vốn, kinh nghiệm, quy mơ lớn Vì thế, để đường dài phát triển thị trường quốc tế, doanh nghiệp vừa nhỏ cần phải có chiến lược giải pháp hiệu quả, đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập ngày đa dạng phức tạp khách hàng Là doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xuất nhập logistics, công ty trách nhiệm hữu hạn NNP xuất thị trường thời điểm lĩnh vực xuất nhập có đà phát triển mạnh mẽ Việt Nam Qua trình hình thành hoạt động, họ dần chứng minh lực, tạo dựng hình ảnh uy tín để xây dựng chỗ đứng cho mình, qua nâng tầm giá trị cơng ty Ứng dụng thực tế bối cảnh sau q trình thực tập cơng ty NNP, nhận thấy để tồn phát triển môi trường xuất nhập Việt Nam nói riêng khu vực lân cận nói chung, cơng ty cần trọng, hoàn thiện khả năng, chất lượng giao nhận đường biển để nâng cao lực cạnh tranh uy tín mình.Thơng qua q trình thực tập công ty, nhận định thực trạng tầm quan trọng việc hồn thiện thiếu sót quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển nay, từ đề xuất giải pháp giúp nâng cao lực nghiệp vụ lực cạnh tranh cho công ty lĩnh vực giao nhận nói riêng ngành Logistics nói chung, em định chọn đề tài: “Hồn thiện quy trình giao hàng đường biển công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP” làm đề tài thực khóa luận 1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu Xuất phát từ tính cấp thiết đề tài, việc hồn thiện quy trình giao hàng hóa xuất nhập qua đường biển doanh nghiệp năm qua nhận ý đầu tư nghiên cứu Do đó, có nhiều nghiên cứu vấn đề với cách tiếp cận khác kể đến như: Đề tài 1: “Hồn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH MTV dịch vụ giao nhận Kornet chi nhánh Hà Nội” - Chu Thị Tuyết Nhung – Khóa luận tốt nghiệp năm 2019 – Đại học Thương Mại Đề tài khai thác quy trình giao nhận vận tải hàng hóa đường biển công ty Kornet, đánh giá thành công hạn chế công ty đạt được, từ đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế Đề tài 2: “Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển cơng ty TNHH Logistics Minh Việt” - Vũ Thị Thu Huyền - Khóa luận tốt nghiệp năm 2019 - Đại học Thương mại Đề tài tập trung vào việc nâng cao phát triển dịch vụ giao hàng xuất nói riêng xuất nhập nói chung Từ có đưa biện pháp nhằm phát triển dịch vụ giao hàng xuất đường biển Đề tài 3: “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất đường biển Công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam” - Ngơ Thu Hương - Khóa luận tốt nghiệp năm 2016 - Đại học Thương Mại Đề tài phân tích biện pháp nâng cao khả đáp ứng dịch vụ giao nhận hàng hoá đường biển, đưa thành công hạn chế biện pháp thực tế cơng ty áp dụng, từ đề xuất giải pháp nhằm khắc phục hạn chế Đề tài 4: “Hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển cơng ty cổ phần giao nhận quốc tế Bến Hải” - Phạm Thị Trang - Khoá luận tốt nghiệp năm 2013 - Đại học Thương Mại Đề tài đưa tình hình thực tế, rõ điểm hạn chế, thiếu sót quy trình giao hàng xuất đường biển công ty Bến Hải thời điểm 10 công ty NNP Do đó, cần quy định rõ ràng hợp đồng thuê vận tải chuyển giao trách nhiệm với hàng hóa q trình vận tải bên cung ứng Tại cảng, nhân viên giao nhận đăng ký với kho hàng để xếp chỗ hàng hóa xuất khẩu, tốn phí xử lý hàng hóa, phí th container cho kho hàng (nâng hạ, xếp hàng container) Nhập hàng hóa vào kho định booking trước Closing time, sau nhận MBL nháp từ hãng tàu phát hành HBL nháp cho người xuất kiểm tra lại thông tin, đồng thời gửi nháp cho đại lý cảng đích kiểm tra lại thông tin Gửi hãng tàu hướng dẫn gửi hàng để làm vận đơn chủ (MBL) Sau đó, nhân viên giao nhận tiến hành làm, cấp giấy chứng nhận vận chuyển người giao nhận, đồng thời cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu, hàng lưu kho người giao nhận trước gửi cho hãng tàu Bước 4: Quyết tốn chi phí Cuối cùng, xác nhận tàu biển khởi hành, nhân viên giao nhận gửi thống kê chi phí ứng kèm với chi phí phát sinh chi phí dịch vụ, phí làm thủ tục hải quan, phí nâng container, phí hạ container, phí vận chuyển hàng từ kho nhà xuất đến cảng, chi phí mà NNP ứng trước, toán với hãng tàu, agent,… phịng kế tốn cơng ty NNP để tổng hợp chi phí cần tốn Giám đốc cơng ty xem xét giải chi, có điểm bất hợp lý yêu cầu nhân viên giao nhận giải trình cụ thể, chấp nhận Giám đốc ký tên đóng dấu xác nhận vào giải chi Kế tốn Cơng ty tổng hợp giải chi thành Debit Note gửi đến khách hàng khách hàng toán nợ với NNP thỏa thuận ký kết ban đầu 3.3.3 Giám sát quy trình giao hàng xuất phương thức vận chuyển đường biển Công ty NNP - Cách thức giám sát công ty NNP áp dụng: Để đảm bảo trình giao hàng xuất diễn kế hoạch hạn sai sót rủi ro nhân viên theo dõi tình trạng vận chuyển phận xuất tạo thư mục cho cơng ty khách hàng Trong có file exel bao gồm thông tin liên quan đến ngày dự 55 kiến thực tế hàng đi, ngày dự kiến thực tế hàng đến, số chuyến tàu, hãng tàu chuyên chở, kho chứa hàng, số kiện, số cân, đặc điểm hàng hóa Mỗi file exel đơn hàng cần giao, thứ tự lô hàng xếp theo ngày để đảm bảo lô hàng gấp xử lý trước Sẽ có từ nhân viên theo dõi trở lên có quyền truy cập vào ổ cứng chứa thông tin kiểm tra hàng ngày tiến độ thực đơn hàng xuất khẩu, cuối ngày nhân viên làm báo cáo độc lập gửi cho quản lý phận giám sát Như đảm bảo không bỏ lỡ hay để quên đơn hàng khách, hạn chế tối đa sai sót - Thực hành giám sát theo dõi trình vận chuyển hàng hóa: Sau hồn thành chứng từ lô hàng xuất đường biển, nhân viên theo dõi xếp thành chứng từ cứng xếp theo ngày cần hoàn thành thủ tục xuất hàng, lơ có ngày cần hồn thành sớm xếp lên theo thứ tự từ xuống Hàng ngày, nhân viên theo dõi nắm bắt tình trạng vận chuyển theo thứ tự lô hàng xếp dựa vào cứng file mềm chứng từ file thông tin chuyến hàng trao quyền điều hành nhân viên chứng từ với giao nhận cần thiết phải hồn thiện cơng đoạn cho lơ hàng cần thiết 3.3.4 Điều hành quy trình giao hàng xuất phương thức vận chuyển đường biển Công ty NNP: Để có trơn tru q trình giao hàng xuất khẩu, khâu quy trình chung cần phải có phối hợp định NNP áp dụng điều sau: - Trong trình tạo lập chứng từ: Nhân viên NNP thị phối hợp, chia sẻ thông tin liên quan tới lô hàng xuất với cách chặt chẽ Đặc biệt nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận với cán phận, mà quy trình, để nắm bắt thơng tin nhanh chóng tình trạng chuyến tàu, tình trạng vỏ container tình trạng đáp ứng lực chuyên chở phối hợp cần thiết Ví dụ đơn hàng công ty khách hàng cần phải sửa tờ khai sai sót số thơng tin không để ý mà nhân viên chứng từ chưa sửa tờ khai; đó, quản lý phận chứng từ tiến hành lưu ý nhân viên Mặt khác, việc tạo lập liên kết, hợp tác trao đổi thông tin với quan hải quan 56 trọng định từ hải quan đóng vai trị then chốt việc hàng hóa khách có xuất hay khơng Do đó, làm việc thuận lợi với quan hải quan, việc tạo lập chứng từ nhanh chóng, thuận tiện đáng kể - Trong trình vận chuyển hàng hóa: Cơng ty chủ trương xây dựng đầu mối liên lạc (email, điện thoại đường dây nóng), quan hệ đối tác với bên cung ứng vận tải hãng tàu Trường hợp trình vận chuyển xảy trục trặc, tàu bị trễ chuyến hay kiện xảy ảnh hưởng tới tiến độ giao hàng cơng ty NNP hồn tồn có khả chủ động thực kế hoạch vận chuyển dự phịng Ví dụ hàng hóa khách nộp thuế lệ phí hải quan, khơng thể rút lại tờ khai mà khai lại từ đầu đóng thuế lại lần nữa, cần phải Hongkong vào ngày 15/3; nhiên hãng tàu Evergreen mà khách lựa chọn hết chỗ chuyến Hongkong ngày 15/3 hãng tàu Vosco CNC cịn chỗ Khí cơng ty hồn tồn trao đổi lại với khách hàng việc đổi hãng tàu có liên lạc với người hãng dự phòng từ trước Hơn nữa, để phục vụ việc quản lý trình vận chuyển, - Trong q trình tốn: Nhằm xử lý vấn đề phát sinh quy trình tốn nợ từ khách hàng (khách hàng chậm toán, toán nhỏ giọt, nợ xấu,…), công ty NNP tập trung xây dựng quy tắc toán điều kiện hợp đồng với khách hàng sử dụng dịch vụ công ty cung cấp Đồng thời, sử dụng mạng lưới thông tin logistics để kiểm sốt khả vận chuyển hàng hóa xuất Khi ký kết hợp đồng giao hàng xuất, giám đốc người trực tiếp đề cập, thương lượng, kiểm soát điều khoản toán người cuối định với trường hợp khách hàng vi phạm điều khoản toán ký kết trước 57 3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP 3.4.1 Thành công đạt Thứ nhất, với mạng lưới liên kết, liên hệ với đại lý logistics hãng tàu nước nước ngoài, NNP IECO, LTD có khả nắm bắt thơng tin nhanh chóng Do mà với sai sót hay trường hợp khẩn cấp nào, công ty luôn tìm giải vấn đề theo nhiều cách khác Nhờ mà lực giao hàng xuất đường biển nói riêng xuất hàng hóa nói chung cơng ty NNP ln đánh giá cao thực quy trình nghiệp vụ Thứ hai, nhân viên công ty đào tạo chuyên nghiệp, luôn chủ động công việc linh động việc tham gia trình giao nhận Đơn cử việc nhân viên chứng từ có khả làm nhân viên giao nhận kinh doanh nên đơi cơng đoạn quy trình giao hàng xuất quản lý chặt chẽ, thông tin đến khách hàng nhanh chóng theo nhiều phương thức (gọi điện thoại, email,…) tình trạng vận chuyển hàng, đảm bảo khách hàng luôn nắm rõ thông tin lơ hàng Điều góp phần vào việc liên tục nâng cao cơng tác quản trị hàng hóa xuất công ty làm tăng mức độ uy tín cho cơng ty thương trường Thứ ba, giấy tờ, chứng từ chuẩn bị trước giấy ủy quyền, biên giao nhận chứng từ dấu ủy quyền nhân viên chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ Điều nhằm mục tiêu tiết kiệm thời gian, đẩy nhanh quy trình cách hiệu tiện lợi nhất, tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái sử dụng dịch vụ NNP IECO, LTD Hơn nữa, Việc kiểm tra chứng từ, giao giấy tờ ủy quyền thực tỉ mỉ, cẩn thận khơng mà tạo chậm trễ chăm sóc khách hàng Lý trước bàn giao chứng từ quan trọng, nhân viên báo trước đến ngày cho khách hàng cần chuẩn bị để xác minh danh tính chủ hàng q trình bàn giao trực tiếp nhân viên công ty thực Do mà tính bảo mật dịch vụ NNP IECO, LTD cung cấp cao đáng tin cậy 58 Thứ tư, quy trình giao hàng xuất cơng ty áp dụng cách logic, chặt chẽ qua khâu, khâu có liên kết với Cụ thể bước công ty áp dụng phần lớn bám sát với lý thuyết khơng cứng nhắc, áp dụng linh hoạt nhiều tình thực tế Đặc biệt việc thực tác vụ báo giá, tư vấn khách hàng, chuẩn bị chứng từ, phương tiện vận tải linh hoạt thực không cần theo thứ tự mà khơng gây gián đoạn Góp phần vào việc thể tính chuyên nghiệp, tạo dựng niềm tin nơi khách hàng 3.4.2 Hạn chế tồn Trong hoạt động cung ứng dịch vụ giao hàng xuất đường biển công ty, bên cạnh thành công đạt có tổn tại, vướng mắc cơng tác quản trị quy trình giao hàng thân quy trình giao hàng Thứ nhất, tính thời vụ ngành giao nhận ảnh hưởng lớn tới việc quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu: Như đa phần cơng ty khác, hoạt động giao nhận mang tính thời vụ cao, không vận tải biển mà cịn với vận tải đường hàng khơng Tính thời vụ thể vào số thời điểm, lượng hàng giao nhận ít, nhân viên có việc để làm; ngược lại, có thời điểm hàng dồn dập nhân viên phải tăng ca nhiều, có trường hợp ghi nhận nhân viên tăng ca tới 10 đêm để xử lý công việc Điều trực tiếp ảnh hưởng tới việc quản trị quy trình giao hàng xuất nói riêng hoạt động cơng ty nói chung, dẫn đến phân bổ công việc chưa đồng Thứ hai, Công ty NNP chưa có áp dụng phần mềm cơng nghệ vào việc quản lý quy trình giao hàng xuất nói riêng hoạt động xuất nhập công ty nói chung Phần lớn cơng việc xếp, theo dõi, quản lý thực sức người, số phương pháp quản lý thủ công Điều dẫn tới tình trạng khó kiểm sốt, quản lý quy mô công ty ngày mở rộng, khối lượng công việc gia tăng Về lâu dài gây nên tình trạng chậm trễ quản lý, điều phối hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến độ đơn hàng xuất Thứ ba, phận làm việc với quan Hải Quan, cụ thể đội ngũ nhân viên chứng từ có nhiều kinh nghiệm thường phải làm việc với nhiều quan hải quan khác yêu cầu xuất nhiều cảng toàn quốc 59 khách hàng Điều có nguyên nhân tới từ chủ quan lẫn khách quan doanh nghiệp Với chủ quan, đại phận nhân viên chứng từ chủ yếu có kỹ văn phịng, truyền tờ khai tốt phần lớn chưa có kỹ thực tế xử lý tình với hải quan, chưa đủ khéo léo nên chưa biết cách gây dựng thuận lợi định Về khách quan, chi nhánh Hải Quan có cách hoạt động riêng, yêu cầu cách thức làm việc tương đối khác Mặt khác, yêu cầu tới từ khách hàng xuất đơi đưa tình làm việc với chi cục Hải Quan mà công ty chưa làm việc điều đòi hỏi khéo léo trao đổi, giao tiếp nhân viên chứng từ Mặt khác, phận, phòng ban quan hải quan có thay đổi, cải tổ nhân Vì mà chưa kịp quen cách làm việc đội ngũ hải quan cũ đội ngũ hải quan đảm nhận chức vụ, thay đổi khiến cơng ty gặp khó khăn việc thích ứng, làm chậm tiến độ thực đơn hàng xuất Thứ tư, tình trạng thiếu nhân lực hữu nhu cầu phát triển kinh doanh, ngày nhiều khách hàng tìm tới với tần suất sử dụng dịch vụ giao nhận cao ổn định mà số lượng nhân phận chứng từ giao nhận cịn ít, chưa thể đảm nhận kiểm sốt hồn tồn đơn hàng từ nhiều khách hàng lúc Có lúc, nhân viên cịn phải xử lý lơ hàng xuất đường nên lượng hàng cần xuất nhiều khiến nhân viên bận rộn, thường bị vội thường xảy sai sót khâu, đặc biệt khâu liên quan đến chứng từ Mặt khác, trọng cao vào chất lượng dịch vụ nhằm xây dựng uy tín nên cơng ty thường tuyển dụng nhân viên lành nghề tuyển lao động thời vụ thực tập sinh Điều dẫn tới tình trạng tải cho đội ngũ nhân phòng ban có nhiều đơn hàng cần xử lý Khơng vậy, việc tải gây tính thời vụ với thiếu nhân lực cịn dẫn tới tình trạng thiếu kiểm sốt cần thiết cơng đoạn giao hàng xuất nói riêng xuất nhập nói chung mà, có cơng tác đơn hàng cần phối hợp nhiều người Thứ năm, áp dụng chặt chẽ linh hoạt bước quy trình giao hàng tồn số vướng mắc khâu điều hành, kiểm soát với ban quản trị công ty NNP Đơn cử việc kiểm soát điều khoản hợp 60 đồng vận chuyển hàng hóa cơng ty thực trực tiếp người giám đốc, mà đơi khi, tính bao qt điều khoản khơng cao, dễ tạo lỗ hổng, gây thiệt hại Ví dụ điều khoản toán, tùy trường hợp mà cần phải thay đổi cho phù hợp hàng hóa xuất hay nhập cần phải nộp thuế, có hàng hóa giá trị lớn thuế chi phí hải quan phải nộp lớn Nếu việc ứng trước thuế chi phí có rủi ro tiềm năng, vượt q giá trị hợp đồng vận chuyển ký kết việc kiểm soát, điều chỉnh điều khoản cần phải kịp thời hợp lý mà việc người bao quát hết 61 CHƯƠNG IV: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 4.1 Định hướng phát triển Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP Để hoạt động kinh doanh có hiệu hơn, mang lại lợi nhuận lớn cho công ty, với đà tăng trưởng mạnh mẽ năm 2021 NNP đề mục tiêu giữ vững mức độ tăng trưởng mức 10% - 20%/năm năm Trong đó, tỷ trọng hoạt động giao hàng xuất nhập đường biển giữ vững tăng trưởng, chiếm tỷ trọng 70% so với tổng khối lượng doanh thu từ hoạt động xuất hàng công ty Để đạt mục tiêu, cơng ty gặp phải khơng khó khăn cần phải nỗ lực trì mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng nhu cầu khách hàng mục tiêu doanh nghiệp xuất nhập vừa nhỏ nước Cùng với đó, cơng ty xác định cho phương hướng phát triển sau: - Sử dụng hiệu nguồn vốn việc đầu tư vào sở hạ tầng, chun mơn hóa nghiệp vụ mũi nhọn xuất nhập hàng hóa đường biển, khơng ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng để phục vụ tốt nghiệp vụ, đặc biệt xuất nhập đường biển Đồng thời, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực công ty, mang lại hiệu cao công việc - Mở rộng thị trường, thu hút khách hàng đối tác qua việc đẩy mạnh hoạt động Marketing tảng online công ty Nhằm quảng bá hình ảnh dịch vụ cơng ty rộng rãi hơn, thúc đẩy trình tìm kiếm khách hàng Tập trung vào khai thác thị trường mới, có tiềm châu Á Trung Quốc, Đài Loan, Xây dựng uy tín thị trường, tạo chỗ đứng vững môi trường logistics Việt Nam khu vực - Tổ chức đăng ký cho đội ngũ nhân viên tham gia đợt huấn luyện, khóa học nâng cao kiến thức kỹ chuyên ngành, kỹ nghiệp vụ Bên cạnh đó, tích cực tổ chức hoạt động gắn kết thành viên cơng ty, phịng ban, chi nhánh để tạo ăn ý, phối hợp tốt trình hoạt động, liên kết 62 chặt chẽ phịng ban với để cơng việc hồn thành nhanh chóng hiệu - Xây dựng chế đãi ngộ nhân viên, thưởng phạt minh bạch, quy chế hoa hồng, doanh thu để tạo động lực thúc đẩy phát triển kinh doanh Tiết kiệm chi phí hoạt động, đảm bảo dịch vụ khả cạnh tranh công ty thị trường để giữ chân khách hàng cũ thu hút nguồn khách hàng Ngoài định hướng chung cơng ty thời gian trước mắt, cơng ty cần có vài giải pháp nhằm hồn thiện quy trình quản trị giao hàng đường biển 4.2 Giải pháp hồn thiện quản trị quy trình xuất đường biển 4.2.1 Nâng cấp hệ thống quản lý lô hàng: Cơ sở đề xuất giải pháp: Như đề cập chương 3, việc quản lý thủ công khơng cịn phù hợp với tốc độ tăng trưởng công ty, lâu dài ảnh hướng đến tiến độ thực đơn hàng, kéo theo chất lượng dịch vụ giao hàng xuất đường biển nói riêng lẫn dịch vụ xuất nhập nói chung có xuống Mặt khác, để khâu điều hành cẩn thận, chu toàn việc điều hành thực trưởng phòng ban với lãnh đạo cấp cao cơng ty việc đưa cơng nghệ cao vào hoạt động doanh nghiệp cần thiết Nội dung thực giải pháp: Công ty nên nghiên cứu đầu tư sử dụng phần mềm, hệ thống quản lý Logistics chuyên nghiệp Ví dụ số phần mềm đại cơng ty lựa chọn Cargo Wise, Mona Logistics, Bytesoft,… Đặc biệt phần mềm quản lý vận tải container Best Gear mũi nhọn phát triển NNP IECO, LTD xuất hàng 63 hóa Đồng thời tổ chức tập huấn cho cán công ty để vận hành phần mềm lựa chọn cách mượt mà Kết kỳ vọng: Khi sử dụng phần mềm quản lý logistics, khối lượng cơng việc kiểm sốt nhanh chóng, xác, khoa học Về lâu dài phù hợp với tiến độ phát triển doanh nghiệp Bên cạnh đó, giải pháp để xử lý tính thời vụ ngành xuất nhập khẩu, mà công việc nhiều có khả xử lý xác, nhanh chóng Hơn nữa, phần mềm giúp ban lãnh đạo trưởng phịng nắm bắt tình hình giao hàng hoạt động công ty để từ đưa nhận định xác, phù hợp cho tình ngắn hạn lẫn dài hạn 4.2.2 Phát triển nguồn nhân lực: Cơ sở đề xuất giải pháp: Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hướng tới xu hội nhập quốc tế, ngành dịch vụ Logistics VN địi hỏi phát triển nguồn nhân lực có chất lượng cao kỹ năng, kiến thức chuyên môn Như chương phân tích, nhân viên cơng ty có có trình độ, kinh nghiệm số lượng cịn hạn chế, có q nhiều lơ hàng gấp, cần xuất hay nhập cách dồn dập khó khăn cho khâu kiểm sốt lẫn thực nghiệp vụ Vì cơng ty cần phát triển nguồn nhân lực Nội dung thực giải pháp: - Chú trọng đến phát triển nguồn nhân lực trẻ nguồn nhân lực trẻ có lợi tiếp cận với tri thức mới, có khả nhạy bén với công nghệ thông tin, dễ học hỏi, tiếp thu nên phù hợp cho q trình đại hóa doanh nghiệp cơng ty hướng tới Cơng ty tuyển chọn, đầu tư cho sinh viên theo học chuyên ngành ngoại thương, thương mại, vận tải biển, quản trị kinh doanh trường đại học thông qua việc tổ chức ngày hội việc làm trường, buổi tham quan thực tế công ty hay tuyển thực tập sinh để đào tạo nhân viên tiềm Điều có lợi cho doanh nghiệp lâu dài việc 64 trọng tuyển nhân viên lâu năm lành nghề mà nay, tốc độ phát triển cơng nghệ cao ngành logistics với tính cạnh tranh ngành lớn - Công ty cần có sách đào tạo nhân cốt cán hợp lý để cho đội ngũ nhân viên ln sở hữu nhân tố chất lượng, bổ sung nhân tài để phân quyền hợp lý, thay đổi cấu máy liền với tốc độ tăng trưởng, phát triển cơng ty Khi đó, dù có ảnh hưởng tính thời vụ hay gia tăng công việc từ mở rộng quy mơ cơng ty ln ln có nhân đảm nhận cách phù hợp - Cuối cùng, cơng ty ln có giải pháp để kết hợp hài hoà đội ngũ nhân viên lâu năm nhiều kinh nghiệm với đội ngũ nhân viên trẻ đồng thời có bố trí, phân cơng lao động hợp lý cho nhân viên phát huy cách tốt lực vào hiệu kinh doanh chung tồn cơng ty Dự kiến kết đạt được: - Việc tuyển dụng nhân viên thời vụ, thực tập sinh sinh viên năm cuối vừa giúp cơng ty khắc phục tình trạng thiếu nhân lực mùa cao điểm, đồng thời tạo điều kiện cho sinh viên có hội trải nghiệm mơi trường làm việc thực tế, lâu dài có hội sở hữu nhân chất lượng tương lai - Đội ngũ nhân lâu năm, cốt cán có đầy đủ chun mơn, thích nghi với cách thức làm việc Đồng thời có trau dồi, hiểu biết kiến thức tinh thần trách nghiệm, đủ điều kiện để trao quyền quản lý, điều hành phận doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô 4.3 Một số kiến nghị doanh nghiệp với bên liên quan quản trị quy trình xuất hàng hóa 4.3.1 Đối với quan nhà nước: Để hồn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa cách nhanh chóng chuẩn xác, sở hạ tầng đóng vai trị then chốt quan trọng Hiện nay, kho bãi giao nhận chưa tổ chức xếp hợp lý phịng ban Các cửa vào kho, kho khu vực để hàng chưa xếp hợp lý có thứ tự Đối với doanh nghiệp đến kho nhiều lần khơng cảm thấy khó khăn, đối 65 với doanh nghiệp đến lần đầu khó để phân biệt khu vực phịng ban chức chúng đặt xa Vì thế, Nhà nước Chính phủ nên có biện pháp cải cách, hệ thống lại chế quản lý kho cảng, phân thành khu vực cụ thể, đánh số rõ ràng, mạch lạc, dễ dàng để nhận biết cho doanh nghiệp đến Qua hạn chế tình trạng thời gian tìm kiếm cửa kho phù hợp cho xe hàng cơng ty sử dụng kho Ngồi ra, hệ thống bến bãi, sân đậu, cầu đường, đường sá phương tiện vận chuyển, xếp dỡ cần trọng Với tình hình nay, Nhà nước cần quan tâm đến phát triển, đầu tư sở hạ tầng đường Rất nhiều tuyến đường bị xuống cấp trầm trọng, gây khó khăn nhiều cho cơng tác trung chuyển hàng hóa từ cảng kho doanh nghiệp từ kho doanh nghiệp cảng Vì thế, quan chức năng, cụ thể Bộ Giao thông vận tải cần trọng việc nâng cấp tuyến đường, mở rộng nhiều tuyến đường huyết mạch, đầu tư xây dựng tuyến đường nhằm khai thống giao thơng, tránh hỏng móc, xuống cấp tai nạn khơng đáng có Đặc biệt, để dịch vụ giao nhận đường biển phát triển, Bộ giao thông vận tải cần xem xét đầu tư, xây dựng thêm cảng đầu tàu kinh tế biển nước Hải Phòng, Đà Nẵng,… cải thiện chất lượng sở hạ tầng cảng cũ nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế biển gia tăng ngày nhanh chóng 4.3.2 Đối với quan hải quan: Các quan Hải quan cảng biển cần có sách tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp kinh doanh kho bãi, hãng tàu doanh nghiệp xuất nhập bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế nhanh chóng Các ngành cần rà sốt tổng thể để có phương án đơn giản hóa hồ sơ, chứng từ phải nộp/ xuất trình vừa đảm bảo tính minh bạch, vừa hiệu quản lý nhà nước Ngoài việc kiểm tra chuyên ngành cần cải cách Bằng chứng ứng dụng công nghệ thông tin việc tiếp cận xử lý hồ sơ, liệu thơng tin hàng hóa thuộc đối tượng kiểm tra chuyên ngành việc kiểm tra phương thức thủ công, chưa áp dụng chất 66 phương pháp quản lý rủi ro lĩnh vực kiểm tra chuyên ngành hàng hóa xuất nhập (vẫn kiểm tra theo lô hàng) Công tác truyền thông, đào tạo nâng cao lực hoạt động kiểm tra chuyên ngành cho doanh nghiệp xuất nhập đơn vị tổ chức liên quan cịn hạn chế Do đó, quan hải quan cần thường xuyên tổ chức khóa đào tạo, tập huấn phổ biến quy định kiểm tra chuyên ngành cho đối tượng có liên quan đến hoạt động này, cần xây dựng chuyên mục thông tin công khai Một số văn ký ban hành từ lâu cần cập nhật liên tục để doanh nghiệp đơn vị nắm Đồng thời, lực lượng hải quan cần tăng cường hợp tác Quốc tế với quan hữu quan khác để trao đổi thông tin, phát kịp thời hành vi gian lận cá nhân, doanh nghiệp kịp thời ngăn chặn Công khai thủ tục hải quan để doanh nghiệp biết làm đúng, đồng thời có sở giám sát, điều tra việc làm nhân viên hải quan Quy định thời gian tối đa cho việc làm thủ tục lô hàng xuất, nhập Tối giản hóa khâu thủ tục để thuận lợi cho việc làm thủ tục doanh nghiệp làm Logistics 67 KẾT LUẬN Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập nước ta ngày phát triển mạnh mẽ chất lượng, số lượng khả cạnh tranh kinh doanh doanh nghiệp thị trường Việc phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập tình hình cạnh tranh điều cần thiết công ty ngành giao nhận nói chung Cơng ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP nói riêng Để hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập cơng tác quản trị quy trình lẫn thân quy trình cần phải có hồn chỉnh, thống nhất, đảm bảo trình tự, khoa học hồn thiện Vì thế, phát triển công tác quản trị với dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập điều cần thiết để cơng ty đáp ứng nhu cầu ngày phức tạp khách hàng để cơng ty tồn phát triển bền vững tương lai Qua khóa luận trên, bao quát thực trạng phát triển, quản trị dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập Công ty TNHH Đầu tư Xuất nhập NNP thành công mà công ty đạt năm vừa qua định hướng, bước công ty giai đoạn Qua đó, thấy rằng, cơng ty có trọng vào việc phát triển quản trị dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển bên cạnh tồn số hạn chế định Tóm lại, cơng ty cần đẩy mạnh, nâng cao công tác quản trị với phát triển dịch vụ giao nhận bối cảnh kinh tế đầy rẫy hội lẫn thách thức 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS TS Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế”, Đại học Thương Mại Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT (2019), Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Khoa Kinh tế Kinh doanh quốc tế, Đại học Thương Mại Vũ Thị Thu Huyền (2019), Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển công ty TNHH Logistics Minh Việt, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương mại Nguyễn Thị Lan Anh (2015), Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển công ty cổ phần hàng hải Macs chi nhánh Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại Phịng kế tốn cơng ty NNP; Báo cáo tài năm 2019, 2020, 2021 cơng ty NNP Phịng nhân công ty NNP, Cơ cấu nhân công ty NNP Website công ty NNP: https://nnpgroup.vn/ 69