Đang tải... (xem toàn văn)
HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến. Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc. Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất. Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.
HORENSO REPORT– CONTACT - CONSULTATION VJIP JOINT STOCK COMPANY TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ HO CHI MINH, 07/12/2018 AGENDA q Định nghĩa chung q HO – Report q REN – Contact q SO – Consultation HORENSO GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HORENSHO HORENSO LÀ GÌ Ø HoRenSo phương pháp giao tiếp làm việc nhóm hiệu phát minh người Nhật Ø HoRenSo đơn giản hiệu quả, giúp giảm thiểu tình trạng mù mờ thông tin, cải thiện hiệu suất làm việc nhóm THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA HORENSO Ø HO(Hokoku) – Report – Báo cáo Ø REN(Renraku) – Contact – Liên lạc Ø SO(Sodan) – Consultation – Thảo luận HO(HOKOKU) - REPORT ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH THỨC THỰC HIỆN REPORT – BÁO CÁO Định nghĩa: § Chia để chia sẻ thơng tin q trình cơng việc kết cho Leader/Manager người liên quan § Báo cáo chứa thông tin quan trọng cần tuyển lọc phân tích § Mục đích: người nắm bắt tình hình CÁCH THỨC BÁO CÁO Cách thức: u Báo cáo kết u Giải thích lý do, bối cảnh thông tin cần thiết u Đưa ý kiến, quan điểm bạn u Tóm tắt điểm quan trọng bạn muốn báo cáo Chú ý: u Phân biệt thực tế quan điểm bạn u Cung cấp thơng tin xác THỜI ĐIỂM THỰC HIỆN BÁO CÁO u Báo cáo sau hoàn thành công việc u Báo cáo định kỳ tiến độ, tình trạng cơng việc khoảng thời gian định u Khi có thay đổi cách tiến hành công việc u Khi nhận thông tin u Khi làm sai CONTACT – LIÊN LẠC Định nghĩa: u Cung cấp thôngtin cho người mà bạn nghĩ cần phải thông báo CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ LIÊN LẠC u Thơng báo tình xảy u Sử dung điện thoại để liên lạc không khu vực làm việc u Nhờ người khác làm việc giúp CÁC BƯỚC LIÊN LẠC u Thông báo kết u Giải thích lý do, bối cảnh thơng tin liên quan u Xác nhận vấn đề mà bạn vừa giải thích LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÁC NHẬN u Tổng hợp xếp vấn đề bạn muốn nói u Xác nhận nội dung liên lạc Ln làm 5W3H u 5W: Who, What, When, Why, Where u 3H: How, How much, How many ĐẶC ĐIỂM KHI LIÊN LẠC u Gỉai thích tình cho sếp yêu cầu hướng dẫn u Thông báo phối hợp phịng ban người khác có liên quan u Liên hệ với khách hàng để báo cáo kết u Thơng báo cho người có trách nhiệm u Trong trường hợp khẩn cấp, cố gang giải nhanh tốt NHỮNG ĐIỀU QUAN TRỌNG KHI NHẬN ĐƯỢC MESSAGE u Viết message u Lặp lại message u Thơng báo tên sau nhận message ĐỂ CẢI THIỆN LIÊN LẠC u Thực việc liên lạc với tất người có liên quan hồn thành giai đoạn cơng việc u Thảo luận thứ khác có hội u Tùy theo tình hình mà chọn cách thức liên lạc phù hợp nhất: điện thoại, email tin nhắn ĐIỀU CẦN GHI NHỚ 1. Liên hệ tình khẩn cấp quan trọng cơng việc thường ngày 2. Tổng hợp chuẩn bị điểm vấn đề phức tạp 3. Báo cáo theo trình tự: kết luận=> lý do, bối cảnh tình hình 4. Khi liên lạc phải đảm bảo thông tin xác 5. Khi u cầu gửi message: ghi chú=>xác nhận nội dung=> cho biết tên bạn 6. Nếu thông báo khẩn cấp, cần nhanh chóng thơng tin cho người có liên quan 7. Thời điểm tốt để gửi message sau hoàn thành giai đoạn làm việc SO(SODAN) – CONSULTATION ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH THỨC THỰC HIỆN CONSULTATION – THẢO LUẬN Định nghĩa: u Tham khảo ý kiến đóng góp xây dung từ leader/manager người có liên quan đến công việc bạn bạn không chắn cơng việc định CÁC BƯỚC THAM KHẢO u Phân tích tình hiểu vấn đề cách xác u Tự nghĩ cách giải vấn đề u Tham khảo ý kiến leader/manager đồng nghiệp u Chuẩn bị thông tin, liệu trước tham khảo ý kiến u Tôn trọng ý kiến phê bình, phản hồi từ người khác CHÚ Ý KHI THAM KHẢO Ý KIẾN u Không phụ thuộc vào ý kiến cá nhân u Lắng nghe tham khảo ý kiến người khác CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ THAM KHẢO Ý KIẾN u Hiểu leader/manager nói “khơng” u Tham khảo ý kiến đồng nghiệp người có nhiều kinh nghiệm u Tham khảo ý kiến hữu dung việc giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp công việc ĐIỀU QUAN TRỌNG KHI THAM KHẢO Ý KIẾN 1. Tham khảo ý kiến người khác giải vấn đề 2. Nhờ tư vấn không chắn định 3. Trước tham khảo ý kiến, tự nghĩ cách thức giải 4. Chuẩn bị liệu cần thiết 5. Đừng chủ quan vào ý kiến cá nhân 6. Hỏi ý kiến đồng nghiệp người có kinh nghiệm 7. Tham khảo ý kiến góp phần giữ gìn mối quan hệ cơng việc THANKS