Internal control for Sales system Trần Phan Khánh Trang 2023 Order placed Sales system • order form Despatch of goods • Goods despatch note (GDN) Goods invoiced and recorded Invoice Payment received • Remittance advice Control Objectives  Đảm bảo hh, dv cung cấp cho KH có xếp hạn tín dụng tốt  Các đơn hàng phải xử lý  Toàn hàng giao phải xuất hoá đơn đầy đủ xác  Các hố đơn phải ghi nhận đầy đủ  Các hoá đơn phải ghi nhận kỳ  Hoá đơn xuất phải cho hàng hoá thực tế cty cung cấp cho khách hàng  Đảm bảo thu hết tiền hàng cho hoá đơn xuất Order placed • Credit assessment • Order omission • Wrong order information Despatch of goods Risk • wrong customer or destination • despatch wrong order Goods invoiced and recorded •Not correctly or fully invoiced •Not correctly or fully recorded •Recorded in wrong period •Sale recorded is not valid •Wrong account Payment received • Uncollected invoice • Payments received are misappropriated • Record to wrong customer account Risk 1.Cty chấp nhận tốn sau kh bị xếp hạn tín dụng thấp 2.Nhân viên bán hàng bỏ sót đơn hàng, ko xử lý 3.Ghi nhận sai thông tin khách hàng mã, số lượng 4.Giao nhầm đơn hàng, sai khách, sai mã hàng 5.Đơn hàng giao chưa xuất hoá đơn xuất hoá đơn sai 6.Đã xuất hoá đơn chưa ghi nhận sổ sách kế toán ghi nhận sai 7.Đã ghi nhận hoá đơn sai kỳ 8.Dthu ghi nhận vào sổ sách ko phát sinh- ghi khống 9.Ghi nhầm tài khoản - ghi từ kh A sang kh B 10 Không thu tiền 11 Đã thu tiền bị chếm dụng 12 Thanh toán nhầm khách hàng   Control Activites  Authorization – Phê duyệt  Segregation of duties – Phân chia trách nhiệm  Information processing – Xử lý thông tin  Peformmance review – Soát xét  Physical control – Kiểm sốt vật chất   1 Phê duyệt hạn mức tín dụng, phân chia trách nhiệm: bp bán hàng với bp khác (A&S) 2 Các đơn hàng phải đánh số liên tục trước dùng, cty kiểm soát theo thứ tứ Control Activites đơn hàng để tránh sót, phiếu giao hàng tạo theo dãy số liên tục theo với thông tin đơn hàng, kho giao hàng phải gởi file đính kèm cho bp bán hàng để dễ theo dõi đơn hàng chưa giao giao (I) 3 Bp kho sau giao hàng gởi phiếu giao hàng cho kế toán để lập hoá đơn, HD được đánh số thứ tự trước sd tạo tự động dựa thông tin phiếu giao hàng, tồn hố đơn phải phê duyệt trước gởi cho khách hàng, Ng phụ trách đối chiếu Báo cáo doanh thu báo cáo giao hàng phịng kho để đảm bảo tồn hàng vận chuyển xuất hoá đơn hoá đơn ghi nhận sổ kế toán (I & A)   Các Hoá đơn phải đánh số thứ tự liên tục, kế toán ktra số thứ tự để tránh sót chưa ghi nhận, ng phụ trách đối chiếu báo cáo doanh thu hang ngày với hoá đơn chi tiêt ngày để đảm bảo HD ghi sổ kế toán, định kỳ quản lý soát xét Doanh thu DT kế hoạch để tìm thấy bất thường có (I&P) Control Activites Chứng từ giao hàng phải gởi đến bP xuất hoá đơn ngày, ng phụ trách đối chiếu với báo cáo doanh thu báo cáo giao hàng phòng kho để đảm bảo toàn hàng vận chuyển xuất hoá đơn hoá đơn ghi nhận sổ kế toán kỳ Tập trung phiếu giao hàng vào sát cuối kỳ kế toán, định kỳ soát xét soát xét dt dt kế hoạch đêr tìm tháy bất thường có (I & P) Phân chia trách nhiệm: cty xếp xử lý đơn hàng, xử lý giao hàng ghi nhận doanh thu giao cho nhận viên khác – tránh chiếm đoạt, Doanh thu ghi nhận hoá đơn, đơn hàng,chứng từ giao hàng, Định kỳ đói chiếu cơng nợ với khách hàng, xửl ý chệch lệch kịp thời Hoá đơn phát hành phải phê duyệt ng có thẩm quyền (S,I &A) Nhân viên chuyên phụ trách quản lý tính dụng cách lập bẳng phân tích tuổi nợ khoản phải thu thực phân tích định kỳ khoản phải thu để có hành động kịp thời khoản nợ (I)  2/219 Bài tập  6/220  5/143