Đang tải... (xem toàn văn)
Khóa học nghề spa chuyên nghiệp tại Học viện SAHO® Academy đang được các học viên tại các tỉnh thành trong cả nước đăng ký tham gia khá đông, Trung tâm luôn là người tiên phong trong lĩnh vực đào tạo thẩm mỹ hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 15 năm giảng dạy, SAHO® Academy đã đào tạo hơn 2.000 sinh viên đã và đang làm việc tại Mỹ, Hàn Quốc, Pháp, Úc, Canada. Cũng như các bạn đang làm chủ tại các trung tâm chăm sóc sắc đẹp, thẩm mỹ viện trong và ngoài nước… Ngoài ra học viện còn có khóa học spa cấp tốc dành riêng cho những bạn có ít thời gian như: Việt kiều, Xuất khẩu lao động, Đi định cư tại nước ngoài. Để tạo điều kiện tốt nhất cho học viên trung tâm khai giảng các khóa học spa mỗi ngày, học viên có thể tới trực tiếp để ghi danh khóa học và chọn thời khóa biểu phù hợp với thời gian của mình. Với phương châm HẾT LÒNG VÌ TƯƠNG LAI HỌC VIÊN” toàn thể giảng viên tại Học viện SAHO® Academy cam kết tạo dựng cho học viên một nghề nghiệp ổn định, hứa hẹn nhiều thành công trong tương lai.
CHƯƠNG QUY TRÌNH VIẾT 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6 4.6 Tổng quan quy trình viết Phân tích độc giả Độc giả Mối quan hệ người viết độc giả Độc giả tương tác nào? Độc giả thực biết gì? Những yếu tố cá nhân độc giả Ví dụ phân tích độc giả Lập kế hoạch Mục tiêu Nội dung Kết cấu Phác thảo Thực phác thảo Vượt qua trở ngại người viết Viết cho phương tiện truyền thông khác Hiệu chỉnh Hiệu chỉnh nội dung Hiệu chỉnh hình thức Hiệu chỉnh tính xác Hiệu chỉnh phong cách Đọc sửa in thử Tổng kết chương Mục tiêu học tập Sau hoàn thành chương này, người học có thể: - Phân tích độc giả - Lập kế hoạch mục tiêu, nội dung tổ chức thông điệp - Soạn thảo thảo văn - Sửa chữa nội dung, hình thức, tính xác phong cách viết - Đọc sửa in thử Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Giới thiệu chương Viết không tốt, kinh doanh không tốt Sau số ví dụ cho thấy, viết khơng tốt ảnh hưởng đến kết cuối kinh doanh nào: - Một luật sư công ty luật bị thiệt vụ kiện 6.6 triệu USD, hợp đồng cho thuê “được viết thực không rõ ràng theo kiểu lộn xộn dẫn tới tình trạng mơ hồ bất đồng quan điểm”; - Những người sử dụng máy tính nhập nhầm tên miền phổ biến làm chủ sở hữu trang web hàng đầu tốn 265 triệu USD năm cho quảng cáo doanh số sụt giảm Ví dụ: viết Wikapedia khơng phải Wikipedia; - Các bang Mỹ dành 221 triệu USD hàng năm - tiền người nộp thuế - cho việc hướng dẫn khắc phục hậu văn viết công chức nhà nước "Khơng thể để tính tốn chi phí cuối việc giảm hiệu suất, người phải đọc văn đến hai ba lần", cựu thống đốc Arkansas Mike Huckabee nói; - Dù kháng cáo thắng kiện cơng ty truyền hình cáp phải tiêu tốn triệu USD cho vụ kiện sai sót dấu phẩy hợp đồng 14 trang Ngồi lỗi nói cịn lỗi khác khó định lượng Hãy xem xét ví dụ Hình 4.1 bảng thơng báo có nội dung khó hiểu treo hàng rào sân tennis Hình 4.1: Bảng thơng báo có nội dung khó hiểu Tổng quan tiến trình viết Khi giao nhiệm vụ viết, số người bắt đầu viết Họ cố gắng làm tất thứ lúc: chọn từ ngữ tốt nhất, tổ chức thành đoạn văn, định dạng, đọc lại Điều q trình viết hiệu nhất, thật khơng phải Có thể bạn bị sa lầy chi tiết mà ngăn cản tiến triển tạo sản phẩm tốt Thay vào đó, bạn thực viết bước theo quy trình cách tốt tiết kiệm thời gian Ví dụ, trước tiên dành thời gian cho việc lập kế hoạch để bạn biết rõ điều muốn Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 viết Với mục tiêu rõ ràng nhiều khả bạn đạt mục tiêu cần viết Đồng thời, dành bước riêng cho việc đọc lại, bạn nhận nhiều lỗi Mặc dù, bạn thay đổi q trình cho dự án viết khác nhau, chung viết dự án kinh doanh cần thực bước điển hình: Phân tích độc giả; lập kế hoạch; phác thảo; hiệu chỉnh; đọc lại sửa in thử Thời lượng thời dành cho bước phụ thuộc vào phức tạp, độ dài tầm quan trọng văn Bạn trải qua tất bước viết kế hoạch kinh doanh, bỏ qua bước trả lời email mời dự họp Phân tích độc giả Bước bạn xem xét độc giả thơng điệp: Họ người đọc nhiều người đọc viết bạn Những người đọc nhóm người khác khắp giới Chúng ta lúc hiểu cặn kẽ họ, phải nỗ lực tối đa để dự đốn độc giả cần để đốn họ phản ứng lại thơng điệp Ví dụ, truyền thơng cấp chiến lược thông báo thay đổi lớn công ty (chẳng hạn sáp nhập mua lại), thông điệp khác gửi đến người đọc khác Ở đây, xem xét thông điệp thời điểm Bước phân tích độc giả bước quan trọng giao tiếp, để người viết hiểu độc giả cần họ phản ứng với thơng điệp Từ đó, giúp bạn hiểu thông điệp bạn từ quan điểm người đọc Trong q trình này, sàng lọc trí tuệ độc giả tiềm cung cấp cho bạn khôn ngoan để bạn điều chỉnh thông điệp bạn cách phù hợp Lấy ví dụ chuyển đổi văn phịng từ khu bn bán kinh doanh thành phố Chicago đến vùng ngoại Trong hình 4.2, bạn thấy việc phân tích độc giả giúp người viết tạo thông điệp Ai độc giả? - Độc giả chính: nhân viên văn phịng Chicago chuyển - Độc giả thứ yếu: nhân viên văn phịng Boston lo lắng họ chuyển Mối quan hệ bạn với độc giả gì? - - Với tư cách là̀ nhà quản trị Chicago, biết nhân viên tốt có tin cậy họ Giọng điệu tơi tơn trọng mang tính trị chuyện Độc giả phản ứng nào? Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 - Những nhân viên sống gần nơi hạnh phúc, số khơng nhiều Đây thay đổi lớn với người - Tôi vào vấn đề cách nhanh chóng giải thích lý cho di dời đưa nhiều chứng hỗ trợ cho định Độc giả biết điều gì? - Những nhân viên biết điều có khả xảy chúng tơi tìm cách để làm giảm chi phí - Tôi nhắc đến thảo luận trước cách làm giảm chi phí - Tơi trung thực nói văn phịng Boston chuyển sớm Điều đặc biệt? - Nhiều nhân viên khơng có tơ, tơi nhấn mạnh lựa chọn giao thông công cộng - Nhiều nhân viên trả lương tơi nhấn mạnh lựa chọn thuê nhà đắt đỏ vùng Hình 4.2: Phân tích độc giả Ai độc giả chính? Khi bạn có nhiều độc giả, bạn cần phải xác định độc giả thơng điệp (ví dụ, người định) đối tượng thứ yếu (người đọc bị ảnh hưởng thông điệp bạn) Tập trung vào độc giả cần cố gắng để đáp ứng nhu cầu độc giả thứ yếgiarTuy nhiên, điều nhiều thông điệp, viết thông điệp riêng cho độc giả khác Ví dụ, thư bán hàng cho khách hàng lớn nên viết phù hợp với nhu cầu khách hàng lớn Mối quan hệ bạn (người viết) độc giả gì? Độc giả có biết bạn khơng? Nếu độc giả bạn bạn, thiết lập tin cậy bạn giọng điệu chuyên nghiệp cung cấp đủ chứng để hỗ trợ cho điều bạn đề cập Bạn viết cho người bên bên ngồi tổ chức? Nếu bên ngồi, thơng điệp bạn cần nhiều tính nghi thức hơn, chứa thơng tin biệt ngữ so với bạn viết cho người bên tổ chức Trạng thái mối quan hệ bạn với độc giả bạn gì? Bởi giao tiếp với người quản lý bạn quan trọng cho thành công bạn tổ chức, thông thường, thơng điệp trang trọng chút, giọng điệu nhiều thông tin so với giao tiếp với đồng nghiệp đồng cấp người cấp Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Nghiên cứu thông điệp người quản lý bạn để hiểu rõ phong cách họ điều chỉnh thơng điệp bạn cho phù hợp Khi bạn giao tiếp với người cấp dưới, tôn trọng chiếu cố Cố gắng thấm nhuần ý thức hợp tác kể đến nhân viên thông điệp bạn chặn họng/lấn át họ Ví dụ như, sử dụng “chúng ta” bạn hỏi ý kiến công ty hay phận, tránh lời sáo rỗng “các nhân viên tài sản lớn chúng tôi” Hãy chân thành suy nghĩ nhân viên bạn phản ứng với thơng điệp bạn Khi khen ngợi hay trích cấp dưới, tập trung vào hành vi cụ thể họ người họ Hãy ln khen cơng khai nên trích riêng Độc giả phản ứng nào? Nếu phản ứng ban đầu độc giả bạn chủ đề bạn tích cực, công việc viết bạn tương đối dễ dàng Thơng thường, thơng điệp bạn ngắn gọn, đơn giản bạn đưa chút biện minh có Nhưng bạn cho phản ứng độc giả - chủ đề bạn với cá nhân bạn - tiêu cực, tình bạn thực có cơng việc cần làm Chiến lược tốt bạn để củng cố quan điểm bạn tìm kiếm chứng bên ngồi ý kiến chun gia Sử dụng ngơn ngữ lịch sự, thận trọng đề nghị cách thức để độc giả hợp tác khơng phải đẩy họ vào “nhượng bộ” Hãy bắt đầu với lĩnh vực đồng ý, cần nhấn mạnh độc giả hưởng lợi ích nào, cố gắng dự đoán trả lời phản đối mà độc giả đưa Thông qua logic, chứng, giọng điệu, xây dựng tình cho quan điểm bạn Độc giả thực biết gì? Hiểu độc giả biết giúp bạn định lượng thông tin cần thiết phong cách viết phù hợp Khi viết cho nhiều độc giả, điều chỉnh cho thích ứng với người định (độc giả chính) Nhìn chung, cung cấp nhiều thơng tin tốt so với cung cấp q thơng tin Đối với độc giả điều đặc biệt Cần làm cho người đọc cảm thấy họ quan trọng cách cá nhân hóa nội dung thơng điệp: Thành cơng hay thất bại thông điệp thường phụ thuộc vào điều nhỏ - tức phần nói thêm mà chạm tới người đọc thể “bạn quan trọng dành thời gian để học hỏi nhiều điều bạn” Bạn nghiên cứu tới điều lợi ích hay đặc tính nhân học độc giả để đưa vào thông điệp? Những câu hỏi quan tâm bạn dự đốn nhằm vào thơng điệp? Ví dụ phân tích độc giả Để minh họa cho việc phân tích độc giả đóng vai trị quan trọng giao tiếp, giả sử bạn giám đốc marketing chuỗi khách sạn nhỏ Seaside Resorts dọc Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 California, Oregon, bờ biển Washington Bạn biết nhiều chuỗi khách sạn lớn xây dựng chương trình ưu đãi dành cho khách hàng trung thành Bạn muốn viết kế hoạch tương tự cho khách sạn bạn Giả sử bà Cynthia Haney cấp trực tiếp phó giám đốc phụ trách Marketing người đọc email bạn có thẩm quyền phê duyệt từ chối đề nghị bạn Hãy nhìn vào ba phiên Haney làm điều chỉnh thơng điệp bạn cho trường hợp (Hình 4.3) Phân tích độc giả: Điều chỉnh thông điệp viết Seaside Resorts Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Phiên Haney có 20 năm kinh nghiệm quản trị ngành khách sạn, bà tôn trọng đánh giá bạn Bà thích tính thẳng thắn viết lách muốn thông tin quan trọng đề cập trước Phiên Haney tiếp nhận vị trí cơng việc Seaside Resorts tháng người “học việc” ngành khách sạn Cho đến thời điểm này, quan hệ bạn với bà thân mật, bà khơng gần gũi với cơng việc bạn Phiên Haney ngụ ý bà ta khơng hồn tồn trí với đánh giá bạn Trong khứ, bà lưỡng lự việc tiếp nhận ý tưởng bạn Đoạn đầu bạn ngắn đề cập vào vấn đề: “Mục đích viết đề xuất thực kế hoạch ưu đãi dành cho khách hàng trung thành với thời kỳ thử nghiệm 12 tháng resorts Oregon Đề xuất dựa sách đối thủ cạnh tranh chi phí lợi ích việc thiết lập chương trình ưu đãi khách trung thành Đoạn đầu bạn sử dụng cách tiếp cận trực tiếp, bạn thảo luận tiến trình bạn giới thiệu chứng trước đưa đề xuất: “Bài báo đính kèm Tạp chí Phố Wall thảo luận khách sạn nhỏ bắt đầu kế hoạch ưu đãi dành cho khách hàng trung thành Mục đích đề xuất mô tả kế hoạch phân tích chi phí lợi ích kế hoạch tương tự Seaside Bạn giới thiệu dài hơn, với đoạn thứ hai để thiết lập tin tưởng bạn: “Bản đề xuất dựa sở số lượng lớn liệu tập hợp tháng Tôi nghiên cứu nhiều báo cáo Liên hiệp Khách sạn Nhà hàng, vấn người chịu trách nhiệm chương trình ưu đãi khách sạn hỏi Dr Kenneth, giáo sư Nam Cali để xem xét lại bình luận thảo tôi.” Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 Hình 4.3: Ba phiên bà Haney - Phó giám đốc Marketing Như bạn thấy hình 4.3, loại, số lượng cách tổ chức thông tin mà bạn đưa vào văn phản ánh bạn biết độc giả Lập kế hoạch Lập kế hoạch bao gồm tạo định có ý thức mục đích, nội dung kết cấu thơng điệp Mục đích Nếu bạn khơng biết lý bạn viết thơng điệp (ví dụ, bạn hy vọng đạt được), sau bạn khơng biết liệu bạn đạt mục tiêu hay chưa Cuối cùng, điều quan trọng cách mà bạn định dạng hay trình bày văn đẹp nào; điều quan trọng có đạt mục tiêu mà bạn muốn truyền thông hay không Hầu hết người ta cảm thấy dễ dàng bắt đầu viết mục đích chung sau chi tiết thành mục tiêu cụ thể Mục tiêu nên tuyên bố bạn mong đợi người đọc làm điều gì? Nó kết thơng điệp bạn Ví dụ, chương trình ưu đãi dành cho khách hàng trung thành, mục đích chung bạn có thể: Mục đích chung: Để mơ tả lợi ích chương trình ưu đãi dành cho khách hàng trung thành Seaside Resorts Mục đích điểm khởi đầu tốt, khơng đủ cụ thể Nó khơng xác định độc giả kết mà bạn mong đợi Nếu người đọc phó giám đốc phụ trách Marketing, bạn có muốn bà ta hiểu cách đơn giản bạn viết? Bà ta cam kết nguồn lực cho nghiên cứu kĩ hơn? Bà ta đồng ý thực kế hoạch lập tức? Bạn biết thông điệp bạn đạt tới mục tiêu cách nào? Sau ví dụ mục tiêu giao tiếp cụ thể hơn: Mục tiêu cụ thể: Để thuyết phục Cynthia chấp thuận phát triển khai triển kế hoạch chương trình ưu đãi dành cho khách hàng trung thành, thời gian thử nghiệm 12 tháng, ba resorts khu Oregon Seaside Mục tiêu đủ cụ thể để dẫn dắt bạn việc viết thơng điệp đánh giá thành cơng Hình 4.4 biểu thị ví dụ bổ sung từ tuyên bố mục đích chung sang mục tiêu cụ thể Những mục tiêu giao tiếp cần tuyên bố bạn mong đợi Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 độc giả làm cảm nhận sau đọc thông điệp bạn Một mục tiêu tuyên bố rõ ràng giúp bạn tránh việc đưa vào thơng tin khơng thích hợp thông tin làm tập trung Tuyên bố mục đích chung Mmục tiêu truyền thơng cụ thể Để truyền thơng việc chuyển văn phịng Giải thích lý q trình thay đổi văn phịng đến nhân viên, mà không tạo xáo trộn nhân viên Để nộp đơn xin vào vị trí cộng tác bán hàng Thuyết phục phận nhân gọi vấn dựa lực công việc Từ chối yêu cầu khách hàng việc Duy trì thiện cảm khách hàng cách đổi lại iPod giúp cô ta hiểu lý định thuyết phục cô ta từ chối hợp lý Hình 4.4: Mục tiêu thông điệp Nội dung Sau phân tích độc giả xác định mục tiêu thơng điệp bạn, bước xác định có thơng tin Ví dụ thơng điệp đơn giản, chẳng hạn đoạn văn nhanh email ngày, bước dễ dàng Tuy nhiên, hầu hết dự án truyền thơng địi hỏi nhiều định nội dung cần trình bày Bao nhiêu thơng tin tảng cần thiết? Những liệu thống kê tốt để hỗ trợ cho kết luận? Liệu ý kiến chuyên gia có cần thiết? Liệu ví dụ, giai thoại hay minh họa đồ họa giúp độc giả dễ hiểu hơn? Bí cần phải bao gồm đầy đủ thơng tin để bạn khơng bị sót ý gây nhầm lẫn cho người đọc Tuy vậy, cần tránh tài liệu khơng thích hợp, làm lãng phí thời gian người đọc làm mờ liệu quan trọng Ngoại trừ truyền thông đơn giản nhất, điều mà bạn không nên làm bắt đầu soạn thảo định bạn viết thơng tin Thay vào đó, bắt đầu với phác thảo sơ cho thông điệp bạn, đầu bạn đề cương đánh máy ghi mảnh giấy Một chiến lược hữu ích động não (viết nhanh ý tưởng, kiện hay điều khác mà khơng cần đánh giá đầu - hữu ích việc xây dựng thông điệp) Ở bước này, mục tiêu số lượng ý tưởng, chất lượng Đừng đánh giá đầu bạn đưa ý tưởng Sau đó, bắt đầu hoàn chỉnh, loại bỏ, kết hợp sửa chữa lại ý tưởng để tạo thành thông điệp bạn Một cách tiếp cận khác lập đồ tư (tạo ý tưởng cho thông điệp cách kết nối chúng sơ đồ (còn gọi cụm - clustering), trình Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019 cho phép tránh hạn chế việc lập danh sách theo bước Thay vào đó, bạn viết mục đích thơng điệp vào trang giấy khoanh trịn Sau đó, bạn suy nghĩ ý thêm vào, viết chúng sử dụng đường nối để liên kết chúng với mục đích với ý khác Khi bạn nghĩ chi tiết khác, thêm chúng vào nơi mà bạn nghĩ phù hợp Đề cương thị giác cung cấp linh hoạt khuyến khích suy nghĩ tự Hình sau thể ví dụ lập đồ tư cho ý tưởng chương trình ưu đãi khách hàng trung thành Hình 4.5: Bản đồ tư cho chương trình khách hàng trung thành Bạn sử dụng đồ họa máy tính cho trình này, nhiều người thấy viết tay thoải mái Dù cách nào, cách viết ý tưởng thể mối quan hệ chúng nghĩa bạn bắt đầu tổ chức thơng điệp bạn, bước trình lập kế hoạch Kết cấu (cách tổ chức, xếp thông tin) Sau bạn động não xung quanh ý tưởng chính, bạn cần phải tổ chức ý thành đề cương Cách tổ chức thông điệp thứ tự mà bạn thảo luận chủ đề Thứ nhất, phân loại nhóm ý tưởng có liên quan Tiếp theo, phân biệt ý ý phụ, từ bạn xếp ý tưởng phụ chứng để hỗ trợ cho ý tưởng Sơ đồ hình sau thể ý tưởng chương trình ưu đãi khách hàng trung thành xếp lại thành thơng điệp có tổ chức tốt 10 Tài liệu học tập Chương - GTKD - AUN2019