Đang tải... (xem toàn văn)
Đây là công cụ giúp nhà quản lý tổ chức và vận hành bộ máy công ty theo một quy trình nhất định. Từ công đoạn admin giao việc cho user, user nhận việc sau đó thực hiện rồi báo cáo tình trạng, kết quả công việc, … Có công cụ cho admin đánh giá cho từng công việc được báo cáo. Đây là chức năng quan trọng trong việc đồng bộ hóa quy trình làm việc. Toàn bộ công ty thông qua việc phân chia các nhóm công việc và loại việc cụ thể. Công cụ này hướng dẫn các bước thực hiện cũng như nội dung liên quan đến công việc mà user phải báo cáo để admin theo dõi quá trình thực hiện.Quản lý được tiến trình thực hiện công việc.Quản lý quá trình giao việc.Quản lý dự án – kế hoạch .Kiểm soát được công việc của từng user.Theo dõi được tình hình tiến độ công việc, dự án, kế hoạch mọi lúc mọi nơi.Dễ dàng tra cứu thông tin liên quan khi cần thiết nhanh, chính xác.Đánh giá được hiệu quả công việc của từng user tham gia dự án. Đảm bảo tiến trình thực hiện công việc khi có sự thay đổi nhân sự: khi có sự thay đổi về mặt nhân sự – đôi khi để lại những hậu quả nghiêm trọng trong việc hoàn thành dự án khi không kiểm soát được tiến độ công việc của các nhân sự đã nghỉ.Kiểm soát báo cáo của user dưới quyền theo ngày, giờ, tuần, tháng, năm và theo kỳ hạn.Tự thiết đặt kế hoạch cho bản thân theo ngày, giờ, tuần, tháng, năm.Cho phép báo cáo trực tiếp với admin trên hệ thống.Hệ thống có chức năng tự động gửi mail cho những người liên quan đến công việc được giao và khi báo cáo công việc cho admin.
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN o0o TIỂU LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: QUẢN LÝ CÔNG VIỆC GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: ĐỖ THỊ BÍCH NGỌC SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHẠM SỸ TÂN TRẦN VĂN LONG NGUYỄN THỊ NHÂM LỚP: L12CN2 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HÀ NỘI 06 - 2014 2 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 3 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 5 5 PHẦN I: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 6 I/ Khảo sát và phân tích 6 II/ Các lược đồ UML của hệ thống quản lý phòng ban 10 1. Use Case tổng quan của User 10 2. UseCase tổng quan Admin 13 3.Biểu đồ lớp 21 4.Biểu đồ tương tác dạng tuần tự: 22 III/ Thiết kế cơ sở dữ liệu 36 PHẦN II: CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM 44 PHẦN III: KẾT LUẬN 48 PHẦN IV: TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 4 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC LỜI MỞ ĐẦU Bạn là nhà quản lý, do đặc thù công việc nên thường xuyên phải ra ngoài, tiếp khách, gặp đối tác hoặc đi công tác. Và cách để quản lý và kiểm soát được các công việc hàng ngày cũng như các công việc liên quan đến dự án thường thông qua các báo cáo hoặc qua các cuộc trao đổi bằng Email hoặc điện thoại. Với cách quản lý thủ công này thì hiệu quả công việc bị giảm đi rất nhiều và gặp nhiều khó khăn do khó theo dõi cũng như quản lý thông tin. Việc kiểm tra, giám sát, điều hành, đánh giá kết quả công việc của cấp dưới lại càng khó khăn. Vì mọi con số thống kê, báo cáo đều phải chờ cấp dưới gửi lên và những con số này đôi khi không chính xác, với cách làm này người quản lý luôn ở thế bị động. Ngoài ra, người làm cũng rất lúng túng trong việc báo cáo tiến độ, kết quả công việc với lãnh đạo của mình, đồng thời việc tổng hợp công việc đã làm được cũng như chưa làm được theo định kỳ, không tập trung dẫn đến mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu quả của các công việc. Vấn đề cần giải quyết của bài toán đó là làm sao để xử lý nhanh, đảm bảo tính chính xác, thông tin công việc được lưu trữ một cách an toàn, khoa học, dễ dàng tra cứu, tổng hợp, thống kê và báo cáo lại thực sự nan giải nếu quá trình này được xử lý theo dạng thủ công như trước đây. Người quản lý sẽ dễ dàng giao việc, kiểm tra, đốc thúc cũng như kiểm soát các công việc của nhân viên. Đó chính là những lý do mà Phần mềm quản lý công việc được xây dựng và phát triển. Doanh nghiệp chỉ cần có một hệ thống mạng nội bộ là đã có thể khai thác và sử dụng tốt các chức năng của phần mềm, nếu có sự kết nối Internet, hiệu quả mang lại sẽ lớn hơn, khi việc sử dụng không còn bị giới hạn bởi các khoảng cách địa lý, không bị khống chế bởi thời gian. 5 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC PHẦN I: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG I/ Khảo sát và phân tích. 1. Khảo sát. I.1 Khảo sát sơ bộ. - Khảo sát ở công ty 2Bsystem, công ty về lĩnh vực CNTT. - Tài liệu khảo sát : Bảng phân chia công việc của user, các email trao đổi công việc, đánh giá kết quả công việc. - Chức năng : Để trao đổi công việc, hệ thống công việc cần thực hiện của user - Cơ sở vật chất : Có máy server, user đều được trang bị máy tính. I.2 Khảo sát chi tiết. a. Đối với admin (cấp trên). - Không biết được tình hình công việc của user mình, việc theo dõi công việc tiến độ của user rất khó khăn. - Không biết được hiện tại ai làm gì, tiến độ thực hiện công việc đến đâu. - Dễ xảy ra trường hợp giao việc chồng chéo, báo cáo của user không đúng thực tế. - Tra cứu thông tin khó khăn với một khối lượng giấy tờ khổng lồ. - Giảm năng suất, hiệu quả lao động. b. Đối với user. - Không quản lý được khối lượng công việc của mình. - Không quản lý được tiến độ hoàn thành của từng công việc. - Khối lượng giấy tờ khổng lồ khó tra cứu. - Giảm năng suất, hiệu quả lao động. I.3 Báo cáo khả thi. - Đây là công cụ giúp nhà quản lý tổ chức và vận hành bộ máy công ty theo một quy trình nhất định. Từ công đoạn admin giao việc cho user, user nhận việc sau đó thực hiện rồi báo cáo tình trạng, kết quả công việc, … 6 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC - Có công cụ cho admin đánh giá cho từng công việc được báo cáo. Đây là chức năng quan trọng trong việc đồng bộ hóa quy trình làm việc. Toàn bộ công ty thông qua việc phân chia các nhóm công việc và loại việc cụ thể. Công cụ này hướng dẫn các bước thực hiện cũng như nội dung liên quan đến công việc mà user phải báo cáo để admin theo dõi quá trình thực hiện. - Quản lý được tiến trình thực hiện công việc. - Quản lý quá trình giao việc. - Quản lý dự án – kế hoạch . - Kiểm soát được công việc của từng user. - Theo dõi được tình hình tiến độ công việc, dự án, kế hoạch mọi lúc mọi nơi. - Dễ dàng tra cứu thông tin liên quan khi cần thiết nhanh, chính xác. - Đánh giá được hiệu quả công việc của từng user tham gia dự án. - Đảm bảo tiến trình thực hiện công việc khi có sự thay đổi nhân sự: khi có sự thay đổi về mặt nhân sự – đôi khi để lại những hậu quả nghiêm trọng trong việc hoàn thành dự án khi không kiểm soát được tiến độ công việc của các nhân sự đã nghỉ. - Kiểm soát báo cáo của user dưới quyền theo ngày, giờ, tuần, tháng, năm và theo kỳ hạn. - Tự thiết đặt kế hoạch cho bản thân theo ngày, giờ, tuần, tháng, năm. - Cho phép báo cáo trực tiếp với admin trên hệ thống. - Hệ thống có chức năng tự động gửi mail cho những người liên quan đến công việc được giao và khi báo cáo công việc cho admin. 2. Phân tích. 2.1 Nhiệm vụ của hệ thống. Giảm chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công việc Tự động hoá các quá trình nhận - gửi công việc, phân công công việc Lưu trữ công việc an toàn và dễ dàng tra cứu các công việc đã qua Giảm được các cuộc họp liên miên Nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy năng lực sản xuất Giảm chi phí điều hành của doanh nghiệp Nâng cao kỹ năng của các phòng ban và user Rút ngắn thời gian thực hiện dự án Quản lý hiệu quả tài nguyên 7 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 2.2 Chức năng của hệ thống. 2.2.1 Phân hệ công việc và hồ sơ công việc. a. Giao việc. Giao việc là một phần quan trọng của hệ thống, phần mềm hỗ trợ bạn nhiều lựa chọn giao việc. Giao việc cho tổ đội, bộ phận, phòng ban: bạn là admin bạn của thể giao việc cho các phòng ban dưới cấp mình, khi đó công việc sẽ được giao trực tiếp tới cán bộ quản lý bộ phận đó. Giao việc cho user: bạn có thể giao việc cho các user thuộc quyền quản lý của mình Giao việc cho bản thân Bạn có thể giao việc cùng lúc cho nhiều người, nhiều phòng ban, bộ phận. Mỗi công việc có thể giao cho nhiều người phối hợp hay theo dõi hỗ trợ những người xử lý chính Cho phép đính kèm nhiều tài liệu. Hỗ trợ tối đa cho người nhận việc với hệ thống nhắc việc • Gửi mail • Thông báo bằng Popup • Báo đến hạn hoàn thành trước bao ngày b. Hồ sơ công việc Công việc của bộ phận (nếu bạn là admin bộ phận đó): cho phép cập nhật tiến độ, tình trạng công việc Công việc bạn xử lý chính: tất cả những công việc bạn xử lý chính, cho phép cập nhật tiến độ và tình trạng công việc 8 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC Công việc giao: tất cả những công việc bạn giao cho user, bản thân mình, có thể gia hạn công việc, bổ xung tài liệu, hỗ trợ, bổ xung thành viên tham gia công việc, chuyển công việc sang dự án tham gia Công việc phối hợp thực hiện: được phép trao đổi thông tin. Công việc theo dõi, tham gia bình luận, góp ý về công việc Tạo công việc nhỏ hơn từ những công việc được giao Hỗ trợ tìm kiếm công việc 2.2.2 Lập báo cáo và xem báo cáo. o Cho phép ghi nhật ký công việc theo giờ. o Hỗ trọ báo cáo công việc theo tuần, theo tháng, theo kỳ hạn. o Tự động tổng hợp các báo cáo của user theo giờ, theo ngày, theo tháng, theo kỳ hạn. o Cho phép xem báo cáo của user theo thời gian : ngày, tháng, năm. 2.3 Phạm vi của hệ thống. Hệ thống hoạt động trong toàn bộ công ty trên mạng LAN, hoặc Internet. Hệ thống sử dụng mô hình Client Server, do đó có thể dễ dàng kết nối tới hệ thống để làm việc. 9 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 2.4 Môi trường của hệ thống. Sản phẩm được xây dựng trên nền tảng .NET, với cơ sở dữ liệu là SQL Server. II/ Các lược đồ UML của hệ thống quản lý phòng ban. Hệ thống gồm 2 tác nhân đó là User và Admin + User là user. + Admin là quản lý. 1. Use Case tổng quan của User. Quan ly nguoi dung Quan ly cong viec Xem cong viec Giao CV cho user khac Cap nhap Sua CV Xoa CV Tim kiem Tim theo ma, ten Tim theo ten Tìm theo du an Xem lich su cv Ket thuc cong viec Thay doi thong tin Cau hinh Comment cong viec Tim kiem theo user Dang nhap he thong User <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<include>> <<include>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> Tao cong viec con <<extend>> Them CV <<extend>> a. Tóm tắt Đây là tác nhân tham gia nhiều nhất vào hệ thống, user sẽ tạo công việc, quản lý công việc, phân chia công việc b. Dòng sự kiện 10 [...]... tạo o Xóa công việc : Chỉ có người tạo ra công việc mới có thể xóa được công việc mình đã tạo o Tạo công việc con : Trong công việc có thể phân ra làm nhiều công việc con - Tìm kiếm công việc o Tìm kiếm theo tên : Tìm kiếm công việc theo tên công việc o Tim kiếm theo mã : Tìm kiếm công việc theo mã o Tìm kiếm nâng cao : Tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, theo dự án, theo ngày tháng, … - Quản lý thông tin...ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC Dòng sự kiện chính User sẽ đăng nhập vào hệ thống, lúc này user sẽ có thể thao tác được những chức năng như sau: - Quản lý công việc o Xem công việc : Xem chi tiết thông tin về các công việc đang thực hiện, công việc mới, công việc bị chậm… Đồng thời có thể xem chi tiết về một công việc cụ thể o Bắt đầu công việc : Người dùng sẽ nhận công việc và kích vào nút... Cấu hình : Cấu hình thông tin hệ thống , tự động gửi mail, thông báo khi có công việc mới 11 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC Dòng sự kiện phụ - Thêm mới công việc không thành công : Do thông tin khai báo không đúng, hệ thống sẽ thông báo lỗi Sửa công việc : Sửa công việc không thành công, hệ thống sẽ thông báo lỗi Tạo công việc con : Tạo công việc con không thành công, hệ thống sẽ thông báo lỗi Tìm công. .. thực hiện công việc Lúc này hệ thống mới tính là công việc mới được bắt đầu o Giao việc cho User khác : Người quản lý có thể xem xét công việc và phân cho người làm cụ thể Hoặc trong quá trình làm việc người nhận công việc không thể hoàn thành được, hay khi làm xong sẽ chuyển lại cho người kiểm tra… o Kết thúc công việc : Khi công việc đã được hoàn thành, user sẽ kết thúc công việc Lúc này công việc sẽ... sách công việc đã làm o Comment công việc: người làm việc có thể comment những thay đổi hoặc những cách làm mới để thực hiện công việc Bên cạnh người đang làm trực tiếp công việc những user khác cũng có thể comment được - Cập nhập công việc o Thêm mới : bất kể user nào cũng có thể tạo công việc cho mình hoặc cho người khác o Sửa công việc : Chỉ có người tạo ra công việc mới có thể sửa được công việc. .. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 5 Biểu đồ triển khai hệ thống 35 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC III/ Thiết kế cơ sở dữ liệu 1 Thiết chi tiết về cơ sở dữ liệu • Bảng công việc STT Tên trường Loại dữ liệu Mô tả 1 Id Int Id của bảng công việc 2 MaCongViec varchar(50) Mã của công việc 3 MaTrangThai Int Mã của trạng thái 4 MaDuAn varchar(150) Mã của dự án 5 MaPhong Int Mã của phòng ban 6 TenCongViec nvarchar(500) Tên công. .. khác: Nếu trong dòng sự kiện thêm mới trạng thái công việc mà trạng thái đã tồn tại thì hệ thống sẽ hiển thị lên thông báo là trạng thái công việc đã có và yêu cầu nhập lại trạng thái công việc mới 2.5) UseCase chi tiết quản lý quyền Tao quyen user Admin Quan ly quyen Sua quyen user Xoa quyen user 19 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC a) Tóm tắt: Use case này cho phép admin duy... tim kiem 27 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 4.1.7) Xem lịch sử công việc : User : LichSu : DK Xem : frmDanhSachCongViec : frmLichSuCV 1: Chon cong viec 2: Tra lai thong tin 3: Xem lich su 4: Yeu cau xem lich su 5: Ktra dieu kien 6: Tao truy van CSDL 7: Thuc hien truy van 8: Tra lai ket qua 9: Tra lai ket qua 10: Tra lai ket qua 28 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 4.1.7) Commnet công việc : User : frmDanhSachCongViec... lại thông tin dự án mới 2.4) UseCase chi tiết quản lý trạng thái Them trang thai Admin Quan ly trang thai Sua trang thai Xoa trang thai a) Tóm tắt: Use case này cho phép admin duy trì thông tin trạng thái công việc trong hệ thống quản lý công việc Bao gồm các chức năng thêm, sửa, xóa b) Dòng sự kiện: 18 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC +) Dòng sự kiện chính: Admin chọn các... Backup du lieu Quan ly trang thai Restore du lieu 13 ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 2.1) UseCase chi tiết quản lý phòng ban Them phong ban Admin Quan ly phong ban Sua phong ban Xoa phong ban a) Tóm tắt: Use case này cho phép admin duy trì thông tin phòng ban trong hệ thống quản lý công việc Bao gồm các chức năng thêm, sửa, xóa b) Dòng sự kiện: +) Dòng sự kiện . QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 2. UseCase tổng quan Admin. Quan ly User Quan ly du an Quan ly phong ban Quan ly quyen Cau hinh he thong Backup du lieu Restore du lieu Quan ly trang thai Dang nhap he thong Admin <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<extend>> <<extend>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> 13 ĐỀ. tổng quan của User. Quan ly nguoi dung Quan ly cong viec Xem cong viec Giao CV cho user khac Cap nhap Sua CV Xoa CV Tim kiem Tim theo ma, ten Tim theo ten Tìm theo du an Xem lich su cv Ket thuc cong. tổng quan của User 10 2. UseCase tổng quan Admin 13 3.Biểu đồ lớp 21 4. Biểu đồ tương tác dạng tuần tự: 22 III/ Thiết kế cơ sở dữ liệu 36 PHẦN II: CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM 44 PHẦN III: KẾT LUẬN 48 PHẦN