Đang tải... (xem toàn văn)
Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức: Quản trị sự thay đổi tại công ty TNHH Vũ Minh khi áp dụng phương pháp 6 Sigma
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN THAY ĐỔI VÀ P HÁT TRIỂN TỔ CHỨC Tên đề tài: QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH VŨ MINH KHI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP SIGMA GVHD : TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH Học viên: Nguyễn Thanh Tùng Lớp: Đêm – CH QTKD Khóa: K22 TP HC M, tháng 05/2014 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Mục tiêu Phương pháp thực Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu CHƯƠ NG I – CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MƠ TẢ TÌNH HUỐ NG HIỆN TẠI .3 Cơ sở tảng 1.1 Six Sigma gì? 1.2 Lý thuyết chẩn đoán .4 1.3 Mơ hình ngun nhân - kết .5 Mô tả tổ chức 2.1 Sứ mạng 2.2 T ầm nhìn .6 2.3 Lĩnh vực hoạt động 2.4 Thị trường 2.5 Đặc trưng ngành 2.6 Cơ cấu tổ chức 2.7 Thông tin 2.8 Lãnh đạo .9 T ình 10 3.1 Nhân thay đổi thường xuyên: 10 3.2 Khơng có đầy đủ quy t rình hướng dẫn cách thức thực công việc nên nhân viên gặp nhiều bỡ ngỡ khó khăn bắt đầu: 11 3.3 Những sai hỏng xảy công việc nối dán dây đai: 11 CHƯƠ NG - QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔ I KHI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP SIGMA 13 Chẩn đoán: 13 1.1 Thu thập thông tin: 13 1.2 Phân tích giải thích kết quả: 13 1.3 Ý nghĩa ứng dụng kết quả: 14 Triển khai phương pháp sigma: .15 2.1 Giai đoạn chuẩn bị: 15 2.2 Giai đoạn t riển khai trì: 16 CHƯƠ NG - PHÂN TÍCH ĐỘ NG LỰC VÀ KHÁNG CỰ THAY ĐỔ I .19 Phân tích động lực thay đổi: .19 Phân tích kháng cự thay đổi giải pháp giảm kháng cự: 19 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ nay, công ty luôn phải tạo sản phẩm chất lượng kèm với dịch vụ hậu chu đáo gây ấn tượng với khách hàng tạo dựng uy tín thương hiệu thị trường Các công ty sản xuất thường gặp phải rủi ro sản xuất chậm tiến độ, giá thành vật tư leo thang, chí phí nhân cơng tăng, sai hỏng kỹ thuật, …Trong rủi ro sai hỏng kỹ thuật tạo sản phẩm lỗi thường thấy công ty Việt Nam Nguyên nhân phần trình độ suất lực lượng lao động nước chưa cao, phần công ty Việt Nam chưa áp dụng quy trình sản xuất tiến tiến hay tiêu chuẩn chất lượng đại nên q trình kiểm sốt sản xuất, kiểm sốt rủi ro chưa thực tốt, phụ thuộc nhiều tay nghề người lao động nên việc sai hỏng dễ thấy Công ty Vũ Minh có lực lượng lao động chuyên sản xuất dây đai nên phụ thuộc vào tay nghề công nhân, gặp nhiều trường hợp sản phẩm giao bị trả thiếu hàng, sai hàng, lỗi hàng hay chí giao nhầm hàng Lý riêng cho sai sót có lại việc thiếu kiểm sốt chất lượng cơng ty Cơng ty loay hoay tìm giải pháp cho vấn đề Thời gian gần đây, lãnh đạo tư vấn bên giới phương pháp Sigma với mục tiêu giảm tối thiểu sai sót kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm giao hàng tiến độ Vì em chọn đề tài để tìm hiểu kỹ quy trình cần thực quản trị trình thay đổi áp dụng phương pháp Sigma công ty Vũ Minh Tên đề tài: “Quản trị thay đổi công ty TNHH Vũ Minh áp dụng phương pháp Sigma” Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Mục tiêu Đề giải pháp hỗ trợ trình áp dụng phương pháp Sigma cơng ty TNHH Vũ Minh Phương pháp thực Nghiên cứu thu thập liệu dựa báo cáo tổng hợp số lần tạo sản phẩm bị lỗi, số lần giao hàng trễ, kèm nguyên nhân tạo lỗi sản phẩm Dựa kinh nghiệm thực tế công tác công ty người nghiên cứu phân tích tình hình hoạt động cơng ty Khảo sát định tính thực tế - vấn chuyên sâu với số thành viên chủ chốt/ quản lí cấp phịng/ phận cơng ty TNHH Vũ Minh Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu thực xưởng sản xuất công ty TNHH Vũ Minh Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phương pháp Sigma quản trị thay đổi áp dụng phương pháp Sigma Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 CHƯƠNG I CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MƠ TẢ TÌNH HUỐNG HIỆN TẠI Cơ sở tảng 1.1 Six Sigma gì? 1.1.1 Định nghĩa Six Sigma hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức 3,4 lỗi triệu khả gây lỗi cách xác định loại trừ nguồn tạo nên dao động (bất ổn) quy trình kinh doanh Trong việc định nghĩa khuyết tật, Six Sigma tập trung vào việc thiết lập thông hiểu tường tận yêu cầu khách hàng có tính định hướng khách hàng cao Hệ phương pháp Six Sigma dựa tiến trình mang tên DMAIC: Define (Xác Định), Measure (Đo Lường), Analyze (Phân Tích), Improve (Cải Tiến) Control (Kiểm Sốt) Six Sigma khơng phải hệ thống quản lý chất lượng, ISO-9001, hệ thống chứng nhận chất lượng Thay vào đó, hệ phương pháp giúp giảm thiểu khuyết tật dựa việc cải tiến quy trình Đối với đa số doanh nghiệp Việt Nam, điều có nghĩa thay tập trung vào đề xướng chất lượng vốn ưu tiên vào việc kiểm tra lỗi sản phẩm, hướng tập trung chuyển sang cải thiện quy trình sản xuất để khuyết tật không xảy 1.1.2 Các chủ đề Sigma Một số chủ đề Six Sigma tóm lược sau: Tập trung liên tục vào yêu cầu khách hàng; Sử dụng phương pháp đo lường thống kê để xác định đánh giá mức dao động quy trình sản xuất qui trình quản lý khác; Xác định nguyên vấn đề; Nhấn mạnh việc cải tiến quy trình để loại trừ dao động quy trình sản xuất hay qui trình quản lý khác giúp giảm thiểu lỗi tăng hài lòng khách hàng; Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Quản lý chủ động đầy trách nhiệm việc tập trung ngăn ngừa sai sót, cải tiến liên tục khơng ngừng vươn tới hoàn hảo; Phối hợp liên chức tổ chức; Thiết lập mục tiêu cao 1.1.3 Các cấp độ Sigma: Cấp độ Sigma Lỗi phần triệu Lỗi phần trăm Một Sigma 690.000,0 69,0000% Hai Sigma 308.000,0 30,8000% Ba Sigma 66.800,0 6,6800% Bốn Sigma 6.210,0 0,6210% 230,0 0,0230% 3,4 0,0003% Năm Sigma Sáu Sigma 1.2 Lý thuyết chẩn đoán Chẩn đoán doanh nghiệp giai đoạn quan trọng thứ hai mơ hình thay đổi tổ chức theo kế hoạch (Diagnosing – General Model) Q trình chẩn đốn giúp hiểu tình hình doanh nghiệp Từ đề xuất phương án hợp lý để thay đổi hay phát triển cho tổ chức Tất nhiên, trình chẩn đốn hiệu có mơ hình khung hướng dẫn phù hợp nhằm thu thập thong tin phân tích liệu hướng Câu hỏi đặt tổ chức muốn thay đổi? Với câu trả lời cho ta góc tiếp cận khác q trình chẩn đoán: Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Nếu tổ chức có vấn đề cần giải q trình chẩn đốn tập trung vào nhận dạng vấn đề thường có người liên quan tham gia (problem – solving approach) Nếu tổ chức hoạt động tốt muốn thay đổi để tốt tương lại q trình chẩn đốn tập trung vào mong muốn điều tốt tương lai thường cần tham gia thành viên tổ chức (positive approach) Cần nói thêm rằng, dù cách thức chẩn đốn có khác cho mục đích nhà thực hành OD phải cân đối kiến thức, khả phán đoán họ với kinh nghiệm thực tế quý giá nhà quản trị tổ chức Điều giúp nhà thực hành OD khai thác tối đa kênh thông tin tận dụng tham gia, ủng hộ nhà quản trị.Đồng thời, nhà thực hành OD phải xem tổ chức mơ hình mở, có mối tương tác với mơi trường bên lẫn bên ngồi tổ chức Với mục tiêu sở hạ tầng phát triển chậm, ……, nhận thấy rằng, phương pháp tiếp cận theo hướng giải vấn đề phù hợp, giúp tìm nguyên nhân gốc rễ vấn đề “yếu hiệu điều hành hoạt động kinh doanh” tìm giải pháp kiểm sốt khắc phục vấn đề 1.3 Mơ hình ngun nhân - kết Có nhiều mơ hình chẩn đốn áp dụng cho phương pháp giải vấn đề Trong phạm vi đề tài này, lựa chọn mô hình biểu đồ ngun nhân – kết quả, hay cịn gọi biểu đồ xương cá – Fishbone Diargram phương pháp nhằm nhận diện vấn đề đưa cách giải Dựa vào tới gốc rễ vấn đề tìm giải pháp phù hợp để kiểm soát vấn đề Ví dụ mơ hình ngun nhân – kết thể sau: Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Với sáu yếu tố ảnh hưởng trực tiếp hay nguồn gốc vấn đề xảy cấu tổ chức, việc tập trung vào yếu tố giúp truy tìm nguyên nhân cốt lõi giải vấn đề Mơ tả tổ chức Cơng ty TNHH Vũ Minh Phịng 10 lầu Cao Ốc An Khang B, Đường 19, P An Phú, Q.2, Tp HCM ĐT: (08) 6281 3200 Web: www.vuminh.com.vn Sản phẩm: Dây đai băng tải Habasit, Dầu mỡ Kluber, Phụ tùng máy móc Perfect 2.1 Sứ mạng “Cung ứng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường Bảo đảm hài hòa lợi ích khách hàng, người lao động,cổ đơng xã hội.” 2.2 Tầm nhìn “Trở thành doanh nghiệp cung cấp phụ tùng máy móc cơng nghiệp có chất lượng cao thị trường Việt Nam” 2.3 Lĩnh vực hoạt động Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Là công ty thương mại phân phối phụ tùng máy móc cho ngành xi măng, kéo sợi, chế biến thực phẩm 2.4 Thị trường Thị trường tập trung phạm vi Việt Nam, khách hàng doanh nghiệp sản xuất xi măng, sản xuất sợi vải, sản xuất bánh kẹo, sản xuất đồ uống sản xuất bia 2.5 Đặc trưng ngành Ngành thương mại phát triển nhanh chóng xu hội nhập sau Việt Nam gia nhập WTO, sản phẩm sản xuất châu Âu với chất lượng có ngày cung cấp nhiều thị trường Việt Nam Ngành sản xuất xi măng yêu cầu phụ tùng chất lượng cao, yêu cầu chịu tải trọng cao Ngành sản xuất sợi vải Việt Nam đứng trước hội phát triển nhanh chóng Việt Nam tham gia đàm phán TPP (Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lược xuyên Thái Binh Dương) dự kiến ký kết năm 2014 Ngày nhiều cơng ty nước ngồi xây dựng nhà máy Việt Nam để đón đầu hội Ngành sản xuất bánh kẹo tăng trưởng trung bình 10% năm kể từ 2010 đòi hỏi phụ tùng chất lượng cao đáp ứng đòi hỏi tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm 2.6 Cơ cấu tổ chức Công ty hoạt động theo cấu tổ chức sau: Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Các phòng khối kinh doanh chia theo lĩnh vực kinh doanh phụ tùng cho ngành: thực phẩm, dệt sợi xi măng Thêm xưởng sản xuất lắp ráp phụ tùng nhập thành cụm chi tiết, nối dán dây đai theo yêu cầu khách hàng đóng gói sản phẩm Kho bãi để trữ sản phẩm dầu mỡ bôi trơn, phụ tùng nhập dây đai truyền lực 2.7 Thông tin Công ty áp dụng hệ thông CRM khối kinh doanh để lưu trữ thông tin khách hàng, báo cáo chi tiết giao dịch, doanh thu truyền tải thơng tin đến phịng ban nhanh chóng Sử dụng email báo cáo công việc, thông tin yêu cầu khách hàng, thông tin đào tạo, thông tin sản phẩm mới, thông tin cố sản phẩm thời hạn bảo hành cách giải cố… Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2.8 UEH – K22 – QTKD – Đ2 Lãnh đạo Lãnh đạo cởi mở sẵn sàng chấp nhận thay đổi Đây tính cách phù hợp với thay đổi liên tục thị trường ngành thương mại Ln có suy nghĩ cải tiến máy để ngày hoàn thiện, phát triển quy mô cho phù hợp với phát triển công ty thị trường Lãnh đạo người đào tạo nước học đại học nên có suy nghĩ theo hướng mở áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu thành kinh doanh nhân viên cấp để thúc đẩy tự giác làm việc nhân viên, nâng cao hiệu công việc Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức Tình 3.1 UEH – K22 – QTKD – Đ2 Nhân thay đổi thường xuyên: Trong năm gần đây, cơng ty có thay đổi cấu nhân liên tục, nhân viên gia nhập nhiều mà nghỉ việc nhiều, số liệu tổng hợp từ Phòng Nhân sau: Năm 2009 2010 2011 2012 2013 Nhân Tổng số nhân viên Nhân viên cũ (trên năm làm việc) Nhân viên (từ năm làm việc trở xuống) Nhân viên nghỉ việc 110 112 113 115 115 97 103 98 105 103 13 15 10 12 2 Dựa vào bảng thấy lượng nhân viên khơng ổn định, năm có người xin nghỉ việc, nhiều năm 2010 dó có số nguyên nội nghỉ việc tới người phịng ban Điều có ảnh hưởng lớn đến cơng ty phải tốn chi phí đào tạo, thành thạo với cơng việc, ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng nhân viên kinh doanh phụ trách nghỉ việc Ảnh hưởng nhân viên trực thuộc xưởng sản xuất phải đào tạo từ đầu kiến thức nối dán băng tải, lắp ráp cụm chi tiết, quy cách đóng gói sản phẩm làm quen với hệ thống quản trị công ty Các nhân viên vào chưa đáp ứng yêu cầu công việc chưa có kinh nghiệm nên việc Trang 10 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 thao tác có xảy sai sót, tạo sản phẩm bị lỗi Điều đặc biệt nghiêm trọng ảnh hưởng đến uy tín cơng ty, chi phí sửa chữa giao hàng lần sau 3.2 Khơng có đầy đủ quy trình hướng dẫn cách thức thực cơng việc nên nhân viên gặp nhiều bỡ ngỡ khó khăn bắt đầu: Các sai hỏng thường thấy công việc nối dán dây đai truyền lực Các dây đai nhập nguyên kiện lớn từ Thụy Sỹ Việt Nam, sau cắt nhỏ theo kích thước mà khách hàng yêu cầu Các bước thực công việc nối dán phải tuân thủ yêu cầu hãng sản xuất dây đai, đảm bảo chất lượng mối nối tốt nhất, kéo dài tuổi thọ làm việc dây đai, mối nối có hình thức đẹp Nhưng tài liệu hãng Habasit tiếng Anh, khó khăn cho cơng nhân tiếp thu kiến thức trình độ ngoại ngữ có hạn Việc dịch tài liệu chưa thực nhiều, cơng việc thường giao cho phịng Kinh Doanh có trình độ Đại Học cần phải nắm rõ tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm Các công nhân kỹ thuật tuyển vào chủ yếu bảo ban đầu từ nhân viên phòng Kinh Doanh, có khơng đồng buổi đào tạo nên kiến thức mà công nhân kỹ thuật cần phải nắm chưa thực đảm bảo Đây nguyên nhân làm cho quy trình sản xuất chưa thống nhất, kèm theo lơ không chăm vào công việc dễ dàng gây sai hỏng kỹ thuật 3.3 Những sai hỏng xảy công việc nối dán dây đai: Những sai hỏng phát từ nhiều nguồn khác nhau, có nhân viên giao hàng phát hiện, có khách hàng hàng phát hiện…, sai hỏng tập hợp lại nhật ký sản xuất với nội dung sai hỏng gì, Trang 11 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 làm sai tạo sản phẩm lỗi Tổng hợp lại sai hỏng thường gặp gồm loại sau: - Sai kích thước dây - Sai loại dây - Sai số lượng theo yêu cầu sản xuất - Sai mối nối - Sai loại keo nối Có thể thấy công việc nối dán dây đai phức tạp, nhiều sai hỏng xảy gây tổn thất cho tồn cơng ty Do cơng việc cần phải kiểm soát vận hành theo phương pháp tân tiến đảm bảo tỷ lệ sai hỏng nhỏ Trang 12 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 CHƯƠNG QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG KHI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP SIGMA Chẩn đoán: 1.1 Thu thập thông tin: Người nghiên cứu sử dụng mô hình nhân để xác định nguyên nhân dẫn tới việc công nhân kỹ thuật tạo phế phẩm Các yếu tố tổng hợp từ nhật ký sản xuất, liệt kê ngày tháng tạo phế phẩm, số lượng, nguyên nhân đối tượng làm 1.2 Phân tích giải thích kết quả: Mơ hình phác họa hình đây: Trang 13 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Số liệu từ bảng sau thống kê số lượng nguyên nhân dẫn đến tạo phế phẩm, thống kê từ nắm 2010 đến 2013: Mơ hính ngun nhân tạo phế phẩm xuất phát từ số nhỏ nguyên nhân khách quan khác chủ yếu từ hành động, suy nghĩ công nhân kỹ thuật Các nguyên nhận xuất phát từ hành động bao gồm: - Không xem xét kỹ yêu cầu sản xuất - Tính tốn số cho chiều dài dây, chiều dài mối nối, góc mài bị sai - Bơi keo sai vị trí theo yêu cầu datasheet - Lấy nguyên vật liệu keo kho sai chủng loại - Đóng gói sản phẩm khơng số lượng cần thiết, dư thiếu Các nguyên nhân xuất phát từ suy nghĩ như: chủ quan, lơ cơng việc, ỷ lại vào trí nhớ thân lại nhớ nhầm sang loại khác 1.3 Ý nghĩa ứng dụng kết quả: Dựa vào phân tích trên, lãnh đạo cơng ty có nhìn tổng thể nguyên nhân dẫn đến sai hỏng, cần trọng vào giải nguyên nhân cần cải tiến quy trình cho giảm tỷ lệ sai hỏng thấp Hiện công ty chưa áp dụng phương pháp Sigma nên chưa thể tính tốn cơng ty mức Sigma nào, áp dụng phương pháp tính tốn lại theo kỹ thuật Sigma, từ đặt mục tiêu nâng cao mục tiêu đạt mức cao chi phí bỏ thỏa đáng hợp lý Trang 14 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức Triển khai phương pháp sigma: 2.1 UEH – K22 – QTKD – Đ2 Giai đoạn chuẩn bị: 2.1.1 Nhận định nhu cầu ứng dụng phương pháp Sigma: Việc ứng dụng Sigma vào công ty để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, xây dựng văn hóa nhằm nâng cao hiệu hoạt động phù hợp với mục tiêu phương hướng phát triển công ty 2.1.2 Quyết định xây dựng văn hóa Sigma: Trước hết, Ban quản lý cấp cao phải xác định tạo văn hóa Sigma cho phép điều xảy Chìa khóa thành cơng Sigma người cơng ty phải biết rõ họ đóng góp vào thành cơng cơng ty Mọi người phải hiểu rõ ràng họ tuyển dụng trả lương, hoạt động họ tác động đến khách hàng Kế tiếp, lãnh đạo cơng ty phải hồn thành cấu tổ chức rõ ràng làm công ty thực chức phục vụ khách hàng 2.1.3 Tổ chức cấu: a Thành lập phận chuyên trách cải tiến liên tục trực thuộc Giám đốc: Bộ phận có chức nhiệm vụ sau: - Quản lý chương trình đề xuất cải tiến: tổng hợp, phân tích, theo dõi, thúc đẩy thực đề xuất; phát hành báo cáo định kỳ - Kiểm soát dự án cải tiến: thời gian thực hiện, hiệu - Giao tiếp, truyền thông với nhân viên - Tham mưu cho Tổng giám đốc sách chế Trang 15 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 - Tham mưu cho Ban lãnh đạo việc triển khai Sigma - Xây dựng hế thống đo lường hệ thống thu thập thông tin, cập nhật thông tin xử lý thông tin hiệu - Đào tạo cho toàn nhân viên hệ thống Sigma cơng cụ có liên quan - Thiết lập thực chương trình cải tiến Thành viên phận bao gồm: - Thành viên thường trực: nhân viên kinh doanh phòng Dệt sợi, nhân viên xưởng sản xuất, nhân viên thủ kho - Thành viên không thường trực: tất nhân viên lại b Thành lập Hội đồng Ủy ban khen thưởng: Để đánh giá khách quan dự án có định khen thưởng kịp thời Thành viên gồm: - Chủ tịch: Giám đốc - Thành viên thường trực: Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng phòng Kinh doanh 2.2 Giai đoạn triển khai trì: 2.2.1 Triển khai: Huấn luyện cho thành viên nhóm chọn Đồng thời chọn dự án cải tiến thí điểm thực dự án cải tiến Việc triển khai ứng dụng chương trình Sigma bao gồm giai đoạn: lựa chọn dự án, hoạch định dự án, triển khai dự án, hậu dự án Trang 16 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 Hình 2.1: Sơ đồ triển khai ứng dụng phương pháp Sigma 2.2.2 Duy trì: Rút học kinh nghiệm từ dự án hồn thành khen thưởng cho thành tích đạt được, giám sát kết thực tiếp tục cải tiến cho đạt hiệu cao hơn, đề xuất dự án cải tiến mới, tiến hành huấn luyện đào tạo Sigma toàn tổ chức để nâng cao nhận thức cho người Trang 17 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 2.2.3 Kế hoạch thực dự án: TT Công việc Người thực Giải pháp thực Thời gian Giai đoạn chuẩn bị Nhận định nhu cầu ứng Ban lãnh đạo dụng Sigma Quyết định ứng dụng Sigma Tổ chức cấu Xác định sứ mạng tầm tuần nhìn mục tiêu Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo tuần Thiết lập cấu tổ chức nhân tuần Đào tạo cho toàn Khởi xướng Bộ phận Sigma nhân viên phương pháp Sigma tuần cơng cụ có liên quan Giai đoạn triển khai trì Triển khai thực Bộ phận Sigma Xây dựng hệ thống đo lường 24 tuần Thiết lập chương trình Ban lãnh đạo, Duy trì Bộ phận Sigma, Ban khen thưởng cải tiến theo phương pháp Sigma Tiến hành dự án cải thiện chi phí cấp thiết Trang 18 Hàng tuần Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 CHƯƠNG PHÂN TÍCH ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ THAY ĐỔI Phân tích động lực thay đổi: 1.1 Giám đốc: Giám đốc người thích đổi mong muốn quy trình sản xuất tạo sản phẩm lỗi nhất, giám đốc ủng hộ triển khai phương pháp Sigma 1.2 Nhân viên phòng kinh doanh: Việc thay đổi quy trình sản xuất giảm thiểu sai sót ln nhân viên phịng kinh doanh ủng hộ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng hàng hóa giao cho khách hàng, hàng hóa giao mẫu mã chủng loại, giao hàng hẹn không bị khách hàng phàn nàn, trách móc tin tưởng vào lời chào hàng nhân viên phịng kinh doanh, tạo dựng uy tín mối quan hệ thân thiết 1.3 Nhân viên xưởng sản xuất: Việc giảm sai hỏng giúp nhân viên xưởng sản xuất tránh né hạn chế việc làm dẫn đến sai hỏng Sẽ không bị cấp phàn nàn, đánh giá lực yếu thiếu tập trung vào cơng việc Phân tích kháng cự thay đổi giải pháp giảm kháng cự: 2.1 Giám đốc: - Chưa hiểu rõ chi phí bỏ có q lớn so với hiệu Sigma đem lại hay không Trang 19 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 - Nghi ngờ vào khả phận Sigma ứng dụng phương pháp Giải pháp giảm kháng cự: - Cử phận Sigma đào tạo bên để nâng cao kiến thức Sigma - Dự trù chi phí triển khai phương pháp sigma chi tiết tốt - Liệt kê kèm theo chi phí ẩn trung bình hàng năm (nếu có) sai hỏng trước gây bao gồm: chi phí thời gian kiểm tra, thời gian sửa chữa, thời gian tra cứu nguyên nhân…, chi phí tồn trữ hàng phế phẩm, chí phí lại đến khách hàng để trình bày, chi phí mối quan hệ với khách hàng bị giảm sút… - Lập bảng kế hoạch triển khai cụ thể cho giai đoạn kèm theo cam kết thực phận cá nhân liên quan Các thông tin soạn thảo kỹ lưỡng chuyển cho Giám đốc xem xét để chứng minh hiệu Sigma so với chi phí bỏ lực phận Sigma 2.2 Quản lý phòng ban: - Chưa hiểu rõ nhu cầu chuyển đổi - Lo ngại có thêm áp lực cơng việc phải giám sát đôn đốc nhân viên - Lo sợ không làm bị Giám đốc đánh giá lực khơng hồn thành nhiệm vụ Giải pháp giảm kháng cự: - Tăng cường cung cấp thông tin lợi ích Sigma Trang 20 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 - Kế hoạch triển khai tạo luồng công việc liên tục gán trách nhiệm cá nhân cụ thể cho công việc cụ thể, đảm bảo chức quyền hạn cấp quản lý Trang 21 Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức 2.3 UEH – K22 – QTKD – Đ2 Nhân viên phòng kinh doanh nhân viên phịng nhân sự: - Lo ngại có thêm áp lực cơng việc phải giám sát sai sót kỹ thuật xưởng sản xuất Làm báo cáo định kỳ thực Sigma - Lo ngại lực không phù hợp với yêu cầu Sigma Giải pháp giảm kháng cự: - Kế hoạch triển khai tạo luồng công việc liên tục gán trách nhiệm cá nhân cụ thể cho công việc cụ thể, đảm bảo chức quyền hạn nhân viên phòng kinh doanh 2.4 Nhân viên xưởng sản xuất nhân viên thủ kho: - Các nhân viên có tâm lỹ khơng thích thay đổi muốn làm việc theo thói quen từ trước đến - Khơng muốn thực cho làm theo phương pháp tốn nhiều thời gian công sức hơn, nhiều thủ tục - Lo ngại bị cấp giám sát chặt chẽ gây cảm giác không thoải mái công việc Giải pháp giảm kháng cự: - Tuyên truyền thường xuyên lợi ích Sigma, giúp họ hiểu rõ phương pháp mang lại lợi ích cho họ - Giải thích cho họ thấy việc làm cẩn cải tiến, cần phát huy hay cần chấm dứt Những việc làm ảnh hưởng đến kết công việc hiệu chung tổ chức - Phân công nhiệm vụ phù hợp cho thành viên xưởng sản suất, đảm bảo họ hiểu nắm rõ bước thực theo phương pháp để thành thói quen cơng việc Trang 22 ... thực quản trị trình thay đổi áp dụng phương pháp Sigma công ty Vũ Minh Tên đề tài: ? ?Quản trị thay đổi công ty TNHH Vũ Minh áp dụng phương pháp Sigma? ?? Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức... xưởng sản xuất công ty TNHH Vũ Minh Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phương pháp Sigma quản trị thay đổi áp dụng phương pháp Sigma Trang Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22... Tiểu luận Thay đổi phát triển tổ chức UEH – K22 – QTKD – Đ2 CHƯƠNG QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI KHI ÁP DỤNG KHI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP SIGMA Chẩn đoán: 1.1 Thu thập thông tin: Người nghiên cứu sử dụng mơ