Hans-Peter Braun Facility Management Hans-Peter Braun FacilityManagement Erfolg in der Immobilienbewirtschaftung 5., neu bearbeitete Auflage Mit Beiträgen von Johannes Pütter, Martin Reents und Peter Zahn Mit 70 Abbildungen 123 Dipl Ing. Hans -Peter Br aun Kniebisstr. 7 71032 Bö blingen hans-peter.braun@braunhp.de Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im In t ernet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. ISBN 978-3-540-34701-9 Springer Berlin Heidelberg New York ISBN 978-3-540-44371-1 4. Aufl. Springer Berlin Heidelberg New York Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Recht e, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikro verfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen We- gen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechts- gesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Springer ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media springer.de © Springer-Verlag Berlin Heidelberg 1996, 1999, 2001, 2004 und 2007 Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Buch berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Sollte in diesem Werk direkt oder indirekt auf Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien (z. B. DIN, VDI, VDE) Bezug genommen oder aus ihnen zitiert worden sein, so kann der Verlag keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeitoder Aktualität übernehmen. Es empfiehlt sich, gegebenenfallsfür dieeigenen Arbeiten die vollständigen Vorschriften oder Richtlinien in der jeweils gültigen Fassung hinzuzuziehen. Satz und Herstellung: LE-T E X, Jelonek, Schmidt & Vöckler GbR, Leipzig Umschlaggestaltung: deblik Berlin Gedruckt auf säurefreiem Papier 68/3100YL – 5 4 3 2 1 0 Das Buch „Facility Management – Erfolg in der Immobilienbewirtschaung“ erscheint bereits in seiner 5. Auage. Vor elf Jahren hatte mit diesem Erfolg niemand gerechnet. Die nach wie vor ungebremste Nachfrage hat uns ermu- tigt, in einer neuen Autorengemeinscha das fortzusetzen, was 1996 mit ei- ner ersten Auage begonnen worden ist. Martin Reents gibt im 2. Kapitel einen Überblick über den Stellenwert der Immobilie in unserer Gesellscha. Er zeigt Möglichkeiten, die Immobilie im Rahmen eines Immobilien-Lebenszyklusmanagements gesamtheitlich zu be- trachten. Die Ansätze zum Gebäudemanagement werden von Peter Zahn in Kapitel 5 neu aufgenommen. Umfassend beschreibt er Methoden und Möglichkeiten, wie eine Immobilie besser und wirtschalicher betrieben werden kann. Johannes Pütter beschäigt sich gleich mit zwei praxisbezogenen Kapi- teln. In Kapitel 6 grei er das ema Energiemanagement auf, das aufgrund der immer weiter steigenden Energiepreise zusätzliche Bedeutung erhält. Es werden Handlungsmöglichkeiten dargestellt, wie mit Transparenz und EDV- Einsatz ein Bewusstsein dafür geschaen werden kann, Energieeinsparpoten- ziale auszuschöpfen. Das 10. Kapitel hat er zusammen mit mir überarbeitet. Hier wird anhand aktueller Werkzeuge die Möglichkeit des IT-Einsatzes am praktischen Beispiel erläutert. Ich möchte Prof. Dr Ing. Peter Haller und Prof. Dr. Ing. Eberhard Oesterle für ihre langjährige Mitarbeit danken und Rupert Bauer nicht vergessen, der eben- falls an einer Auage mitgearbeitet hatte. Vornehmlich freue ich mich aber über das neu aufgestellte Team, das dem Buch neue und interessante Impulse gibt. Den Autoren Martin Reents, Peter Zahn und Johannes Pütter danke ich deshalb ganz besonders für ihre Mitarbeit an der vorliegenden Auage. Böblingen, im April 2007 Vorwort zur 5. Auflage Hans-Peter Braun 1 Überblick 1 H P. Braun 1.1 WasistFacilityManagement? 1 1.1.1 Die Idee und die Aufgabe 1 1.1.2 Der Nutzen 5 1.1.3 Wer braucht es? 6 1.2 Probleme bei der Einführung eines Gebäudeinformationssystems 8 1.2.1 Von der Entscheidung in die Umsetzung 8 1.2.2 Der Detaillierungsgrad – Weniger ist manchmal mehr! 9 1.2.3 Erfolg muß geplant werden! 11 1.3 Ansätze zu Kosteneinsparungen mit einem Informationssystem? 12 1.3.1 Gespart wird durch aktives Controlling derBewirtschaungskosten 14 1.4 Hilfsmittel und Werkzeuge 15 1.4.1 Einfache Datenbanksysteme 16 1.4.2 Grasche Gebäudeinformationssysteme 20 1.4.3 Integrierte Netzwerke 22 2 Strukturwandel in der Immobilienwirtscha 25 M. Reents 2.1 Die Bedeutung der Bau- und Immobilienwirtscha 25 2.1.1 Immobilienvermögen 25 2.1.2 Beschäigte 27 2.1.3 Immobilien in der amtlichen Statistik 28 2.2 Produktivitätssteigerung durch Spezialisierung 30 2.2.1 Kernkompetenzen 30 2.2.2 Ausgliederung von Immobilien 32 Inhalt InhaltVIII 2.2.3 Umsetzungstrends 33 2.2.3.1 Unternehmen 34 2.2.3.2 Öentliche Institutionen 34 2.2.3.3 Wohnungswirtscha 35 2.2.3.4 Selbstgenutzte Wohnungen und Häuser im Privatbesitz 36 2.3 Segmentierung und Strategie 37 2.3.1 Marktsegmentierung 37 2.3.2 Produktsegmentierung 37 2.3.3 Erstellungskosten 38 2.3.4 Betriebs- und Verwaltungskosten 39 2.3.5 Instandhaltungskosten 40 2.3.6 Flächenmanagement und Aufwendungen bei Neuvermietung oder Verkauf 40 2.3.7 Weitere Sekundärprozesse 41 2.3.8 Kapital- und Finanzierungskosten 42 2.3.9 Weitere Zerlegung der Wertschöpfungskette 43 2.4 Business Process Reengineering in der Bau- und Immobilienwirtscha 44 2.4.1 Radikale Prozessverbesserungen 44 2.4.2 Strukturelle Barrieren in der Immobilienwirtscha 46 2.4.3 Wandel durch neue Soware-Technologien 47 3 Dokumentation des Gebäudebestands 49 H P. Braun 3.1 IntegrationvonBauprojekten 49 3.1.1 Synergien durch Projektmanagement 49 3.1.2 Planungsänderungen und Einuß aufdieDatenerfassung 52 3.1.3 Architekten und Fachplaner frühzeitig einbinden 54 3.2 IntegrationeinesvorhandenenGebäudebestands 55 3.2.1 Ohne Dienstleistungen durchExternegehtesmeistnicht 57 3.2.2 Wie genau muß der Gebäudebestand erfaßt sein? 57 3.2.3 Scannen, digitalisieren oder neu konstruieren 58 4 Nutzungsmanagement mit CAD-gestützten Informationssystemen 61 H P. Braun 4.1 Flächenmanagement 62 4.1.1 Flächenarten 62 4.1.2 Belegungsgrad und Flächen-Controlling 64 IX Inhalt 4.1.3 Einsparungspotentiale durchProtcenterundFlächenbudget 65 4.1.4 Zusammenfassung der Vorteile eines CAD Flächenmanagements 66 4.2 Mitarbeiterbelegungs- und Umzugsplanung 67 4.2.1 Belegungsplanung mit CAD 67 4.2.2 Grasche Umzugsplanung 67 4.2.3 Informationen zum Arbeitsplatz 68 4.2.4 Zusammenfassung der Vorteile einer CAD-gestützten Umzugsplanung 68 4.3 Revisionspläne 68 4.3.1 Planverwaltung mit CAD 69 4.3.2 Revisionspläne extern erstellen 70 4.3.3 Zusammenfassung der Vorteile einer CAD-gestützten Gebäudeplanung 71 4.4 Ergänzende Unterstützung durch CAD 72 4.4.1 Ausschreibung mit einem AVA-System 72 4.4.2 Inventarverwaltung 72 4.4.3 Raumbuch 73 4.4.4 Parkplatzverwaltung 74 5 Gebäudemanagement 75 P. Z ah n 5.1 Technisches Gebäudemanagement 78 5.2 Infrastrukturelles Gebäudemanagement 78 5.3 Kaufmännisches Gebäudemanagement 79 5.4 Strategie- und Zielformulierung 79 5.5 Instrumente des Gebäudemanagements 80 5.5.1 Die Prozesskostenrechnung 80 5.5.2 Benchmarking 81 5.5.3 Balanced Scorecard im Gebäudemanagement 84 5.5.4 TQM im Gebäudemanagement 86 5.5.5 Risikomanagement 87 5.6 Wertstromdesign – Lean Management im Gebäudemanagement 90 5.6.1 Denition der GM-Prozesse 91 5.6.2 Bestimmung des Ist-Zustandes 92 5.6.3 Bewertung des Ist-Zustandes 92 5.6.4 Beschreibung des Sollzustandes 92 5.6.5 Denition von Handlungsfeldern 92 5.6.6 Planung und Umsetzung der Maßnahmen 93 InhaltX 5.6.7 Laufende Überwachung 93 5.6.8 Lean Management am Beispiel des Umzugsmanagements 93 5.7 Outsourcing im Gebäudemanagement 94 5.8 Nutzenaspekte des Gebäudemanagements 97 6 Energiemanagement – wirtschaliches Haushalten mit unseren Ressourcen 99 J. Pütter 6.1 Steigende Energiekosten – und kein Ende in Sicht 99 6.2 Wie lassen sich Energieverbraucher vergleichen? 100 6.3 Energie-Controlling 102 6.4 Verbrauchsreduzierung durch Betriebsoptimierung 106 6.4.1 Betriebsoptimierung 106 6.4.2 Investive Maßnahmen 106 6.5 Energie-Contracting 108 6.5.1 Contracting-Modelle 109 6.5.2 Energieeinspar-Contracting 110 6.5.3 Energieliefer-Contracting 111 7 Praxistips zur Einführung von Facility Management 113 H P. Braun 7.1 Organisationsstrukturen 113 7.1.1 Zusammenspiel der Bereiche 114 7.1.2 Klassische Managementaufgabe 115 7.1.3 Integration externer Dienstleister 115 7.2 GefahrenundVorteiledesOutsourcing 116 7.2.1 Abhängigkeit von externen Dienstleistern 116 7.2.2 Die Kontrollfunktion bleibt im Haus 117 7.3 Richtigberatenisthalbgewonnen 117 7.3.1 Nutzen aus der Erfahrung anderer 118 7.3.2 Betriebsblindheit behindert den Erfolg 118 7.3.3 Entscheidungen schnell herbeiführen 118 7.4 AnschubhilfebeiderErstdatenerfassung 119 7.4.1 Wenn das Tagesgeschä nicht wäre 119 7.4.2 Geeignete Partner 119 7.4.3 Das schlüsselfertige Gebäudeinformationssystem 120 7.5 Datenpege 120 7.5.1 Aktualität der Daten 120 7.5.2 Voraussetzung für eine optimale Datenpege 121 7.6 EntscheidungenwerdenimManagementgetroen 121 XIInhalt 7.6.1 Welche Informationen braucht das Management? 121 7.6.2 Qualität der Entscheidungsvorlagen 122 7.6.3 Im richtigen Augenblick die richtige Information 122 7.6.4 Ohne Controlling weniger Erfolge 123 8 Praxistips zur Einführung eines Gebäudeinformationssystems 125 H P. Braun 8.1 Zieldenition durch die Führungskräe 125 8.1.1 Rahmenkonzept 126 8.1.2 Vision 126 8.1.3 Detaillierungsgrad und Darstellungstiefe 126 8.1.4 Teilziele und Hilfsmittel 127 8.1.5 Kostenrahmen 127 8.2 AusarbeitungeinesStufenplans 127 8.2.1 Prioritäten 127 8.2.2 Termine 128 8.2.3 Erfolgskontrolle 128 8.3 DokumentationderZuständigkeiten 129 8.3.1 Projektleitung 129 8.3.2 Teilprojektleiter 129 8.4 Randbedingungen 130 8.4.1 Verwendungsmöglichkeit der vorhandenen Daten 130 8.4.2 Schnittstellen und Nachbearbeitungsaufwand 132 8.4.3 Pichtenhe 133 8.5 Kommunikations-undOrganisationsanalyse 133 8.5.1 Analyse des Ist-Zustands 134 8.5.2 Denition des Soll-Zustands 134 8.6 Auswahl eines Gebäudeinformationssystems 135 8.6.1 Standard- oder Individualsoware 136 8.6.2 Hard- und Sowareauswahl 136 8.6.3 Grobauswahl 137 8.6.4 Rankingverfahren 137 8.6.5 Hersteller 137 8.6.6 Produkt am Markt 138 8.6.7 Handhabung 138 8.6.8 Funktionalität/Gebäudeverwaltung 138 8.6.9 Anwenderurteil 138 8.6.10 Wichtung 139 8.6.11 Auf einen Blick 139 InhaltXII 9 Ausblick 141 H P. Braun 9.1 Die Diskussion um Facility Management und„DerTurmbauzuBabel“ 141 9.2 StrategischesundoperativesFacilityManagement 145 9.3 Aufgaben im Lebenszyklus eines Gebäudes 147 9.4 OrganisationsformdesFacilityManagements 149 9.5 Datenmanagement 151 9.6 FMimCorporateRealEstateManagement 152 10 IT-Lösungen aus der Praxi s 155 H P. Braun, J. Pütter 10.1 Integrative Möglichkeiten durch ODBC-Anbindung und XML-Schnittstellen 155 10.2 Flächenmanagement 157 10.3 Umzugsmanagement 159 10.4 Wegweiser oder Besucherleitsystem 161 10.5 Raumbelegung und Raumreservierung (Besprechungsräume) 163 10.6 Reinigungsmanagement 164 10.7 Inventarmanagement 166 10.8 Mietmanagement 167 10.9 Kostenstellenmanagement 169 10.10 Schlüsselverwaltung 170 10.11 Brandschutzmanagement 172 10.12 Instandhaltungsmanagement 174 10.13 Störungsmanagement und Störmeldungen 176 Literatur 179 Wichtige Normen im Gebäudemanagement 182 Herausgeber und Bezugsquellen 185 Sachwortverzeichnis 187 [...]... die Verbindlichkeiten im Geldvermögen und das resultierende volkswirtschaftliche Reinvermögen 26 2 Strukturwandel in der Immobilienwirtschaft In einer Volkswirtschaft, die keinen Austausch mit dem Ausland hat, steht jeder Forderung im Geldvermögen auf der Aktivseite der Bilanz eine gleich hohe Verbindlichkeit auf der Passivseite gegenüber: Zu jedem Gläubiger gibt es auch einen Schuldner In einer geschlossenen... deshalb die Forderungen insgesamt genauso hoch sein wie die Verbindlichkeiten Wenn ein Posten in einer Bilanz auf beiden Seiten gleich groß ist, dann kann man ihn im Prinzip vernachlässigen Er stellt kein Vermögen im eigentlichen Sinn dar, sondern gibt nur Auskunft darüber, wie das Vermögen verteilt ist Nun ist unsere Volkswirtschaft nicht geschlossen Das Gegenteil ist der Fall: Der Anteil der wirtschaftlichen... Deutsche in der Bau- und Immobilienwirtschaft arbeiten (Bild 2.2) Tatsächlich sind es aber nur 4 Millionen Erwerbstätige Zwei Drittel aller Arbeiten werden von Privatpersonen in Eigenleistung und Schwarzarbeitern, die oft nebenberuflich aktiv sind, erbracht So arbeitet jeder Erwachsene durchschnittlich eine Stunde am Tag in seiner Wohnung oder an seinem Haus: Er putzt, arbeitet im Garten oder erbringt einfache... mit einer kleinen Bilanz der deutschen Volkswirtschaft verdeutlichen Auf der Aktivseite schreiben wir die Vermögenswerte auf, auf der Passivseite die Verpflichtungen Das Reinvermögen unserer Volkswirtschaft besteht aus dem Wert der Positionen auf der Aktivseite abzüglich dem der Positionen auf der Passivseite Auf der Aktivseite stehen Human- und Sachkapital sowie Forderungen im Geldvermögen, auf der. .. gilt weiterhin, dass Forderungen und Verbindlichkeiten fast gleich groß sind Für den Reichtum unserer Volkswirtschaft ist das Geldvermögen also irrelevant Das Reinvermögen unserer Volkswirtschaft ist daher so groß wie das gesamte Human- und Sachkapital Stellen wir uns vor, ein Element dieser Volkswirtschaft (z B ein Unternehmen oder eine Organisation) ginge „verloren“ und wir müssten es wiederbeschaffen... Bau- und Immobilienwirtschaft Ein Großteil unseres volkswirtschaftlichen Vermögens ist in Immobilien gebunden Und sie beanspruchen einen wesentlichen Anteil unserer insgesamt verfügbaren Arbeitskraft Beides findet sich in den allgemeinen Statistiken nur teilweise wieder Denn die Bau- und Immobilienwirtschaft findet als nachgeordnete Funktion meistens im Schatten der anderen Wirtschaftsbereiche statt... dessen, was zum Human- und Sachkapital hinzugezählt werden soll, als auch die Methode, wie sein Wert bestimmt wird, sind nicht einwandfrei definiert Unabhängig von der gewählten Methode kommen alle Ansätze zu einem ähnlich klaren Ergebnis: Etwa die Hälfte unseres volkswirtschaftlichen Rein- 2.1 Die Bedeutung der Bau- und Immobilienwirtschaft Bild 2.1 Stilisierte Bilanz der deutschen Volkswirtschaft (2003)... Strukturwandel in der Immobilienwirtschaft M Reents Die Bau- und Immobilienwirtschaft durchlebt derzeit den stärksten Wandel ihrer Geschichte: Immobilienvermögen werden in spezialisierten Immobilienunternehmen gebündelt Immobilienbezogene Abläufe werden in einem umfangreichen Business Process Reengineering radikal verbessert Ermöglicht werden die Prozessoptimierungen durch ILM-Software 2.1 Die Bedeutung der Bau-... Unternehmen und der Ausbildung aller voll erwerbstätigen Personen in Deutschland bewerten Die konkrete Ermittlung des Human- und Sachkapitals ist erheblich schwieriger als die Bestimmung des Geldvermögens Schon bei der Aufstellung einer Unternehmensbilanz hängt der Wert des Anlagevermögens, der dem des Human- und Sachkapitals entspricht, wesentlich von der Bilanzierungsmethode ab Für eine Volkswirtschaft... Dann müssten wir vier Dinge bereitstellen: – Immobilien: Bauten, Infrastruktur und erschlossene Grundstücke, die das Unternehmen nutzt – Ausrüstungen: Maschinen, Geräte, Geschäftsausstattungen, Fahrzeuge und andere langlebige, produzierte Güter – immaterielle Anlagen: Software, Urheberrechte, Patente, Marken und ähnliche Güter – Humankapital: Ausbildung und Wissen der Mitarbeiter in dem Unternehmen Um . dürften. Sollte in diesem Werk direkt oder indirekt auf Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien (z. B. DIN, VDI, VDE) Bezug genommen oder aus ihnen zitiert worden sein, so kann der Verlag keine Gewähr. Leipzig Umschlaggestaltung: deblik Berlin Gedruckt auf säurefreiem Papier 68/3100YL – 5 4 3 2 1 0 Das Buch Facility Management – Erfolg in der Immobilienbewirtschaung“ erscheint bereits in seiner 5. Auage. Vor. die Aufgabe 1 1.1.2 Der Nutzen 5 1.1.3 Wer braucht es? 6 1.2 Probleme bei der Einführung eines Gebäudeinformationssystems 8 1.2.1 Von der Entscheidung in die Umsetzung 8 1.2.2 Der Detaillierungsgrad