Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 28 MÃ SỐ: QĐ-CNNV Những người có liên quan phải đọc, hiểu thực theo nội dung tài liệu Nội dung Tài liệu có hiệu lực đạo Ban Giám đốc Mỗi phận phân phối 01 gốc qui định này, có mã số khác với gốc phải loại bỏ ngay, tuyệt đối không sử dụng SOẠN THẢO XEM XÉT PHÊ DUYỆT Họ tên : Nguyễn Lê Minh Họ tên: Phạm Hữu Vĩ Chức vụ: Giám đốc Điều hành Chức vụ: Chủ tịch HĐTV THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 28 MỤC ĐÍCH Quy định rõ chức nhiệm vụ Ban giám đốc, phòng ban, phận Cơng ty nhằm đảm bảo tính hợp pháp theo Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Quy định phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn thành viên với mục đích phối kết hợp tác nghiệp, nâng cao trách nhiệm cụ thể hố cơng việc chun mơn cho vị trí phòng ban, phận PHẠM VI ÁP DỤNG Quy định có hiệu lực tồn thể CBNV Công ty kể từ ngày ban hành Mọi quy định trước trái với quy định bị bãi bỏ TÀI LIỆU THAM KHẢO Không áp dụng ĐỊNH NGHĨA  Chủ tịch Hội đồng Quản trị: CT HĐQT  Tổng Giám đốc: TGĐ  Trưởng phòng: TP  Cán nhân viên: CBNV NỘI DUNG I BAN GIÁM ĐỐC VÀ TRƯỞNG CÁC PHÒNG BAN Phân cấp quản lý - Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT & cổ đông hoạt động kinh doanh Công ty; quản lý giám sát việc thực công việc Giám đốc đìều hành nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh Cơng ty phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh mục tiêu hoạt động kinh doanh Công ty - Giám đốc điều hành báo cáo cho Chủ tịch HĐQT Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh công ty phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh mục tiêu hoạt động kinh doanh Cơng ty - Phó Tổng Giám đốc báo cáo cho Giám đốc điều hành hỗ trợ Giám đốc điều hành quản lý hoạt động kinh doanh Cơng ty phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh mục tiêu hoạt động kinh doanh Công ty - Giám đốc chức năng, Trưởng phòng ban/Dự án chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc toàn hoạt động liên quan đến chức nhiệm vụ Phịng ban, phận báo cáo lên Ban giám đốc tình hình thực cơng việc theo nhiệm vụ giao Nhiệm vụ Ban giám đốc Trưởng phịng ban Cơng ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 28 2.1 Tổng Giám đốc  Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng Quản trị (HĐQT) quản lý chung mặt hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, quản lý giám sát việc thực công việc Giám đốc điều hành nhằm đảm bảo hoạt động phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh mục tiêu họat động kinh doanh Công ty, thực Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế, Luật Lao động, quy định khác pháp luật quy định Điều lệ Công ty;  Là chủ tài khoản Công ty, cân đối khả tài Cơng ty, duyệt phiếu thu, chi theo kế hoạch HĐQT;  Trực tiếp duyệt ký hợp đồng kinh tế, biên lý hợp đồng, văn tài chính, thuế;  Là Chủ tịch Hội đồng Lương, Hội đồng thi đua khen thưởng Các nhiệm vụ cụ thể : A, Thiết lập mục tiêu trung dài hạn, xây dựng chiến lược kinh doanh - Chủ động đầu việc hình thành mục tiêu trung dài hạn dự án, xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu để đạt mục tiêu đề - Xây dựng, trì phát triển chiến lược Marketing, PR (quan hệ công chúng) nhằm thúc đẩy hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ cơng ty nâng cao hình ảnh vị Công ty công chúng rộng lớn - Xây dựng Kế hoạch tài ngắn hạn dài hạn sở Chiến lược kinh doanh, đồng thời liên tục phát triển Chiến lược tài để nhằm tạo nguồn vốn cho Công ty theo yêu cầu HĐQT/TGĐ, giám sát việc sử dụng ngân quỹ, đánh giá quản lý rủi ro - Thiết lập chiến lược, kế hoạch dạng văn trình HĐQT, TGĐ phê duyệt đảm bảo kế hoạch, chiến lược thực thi cách hiệu lực, hiệu - Đảm bảo Báo cáo (tài phi tài ) sẵn có theo định kỳ yêu cầu B, Quản lý, điều hành hoạt động hàng ngày - Điều hành hoạt động diễn hàng ngày đảm bảo hiệu cao việc : Hướng dẫn, thi hành, phối hợp hoạt động phận khuôn khổ mà Ban lãnh đạo cho phép - Thực trì nghiêm ngặt quy trình quản lý nhằm đảm bảo dự án phát triển hiệu tiến độ chi phí - Quản lý hợp đồng Dự án phê duyệt biệc thực công việc liên quan đảm bảo kết cao Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 28 - Duy trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng Công ty nhằm đảm bảo đưa sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao thỏa mãn nhu cầu tối đa khách hàng - Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá việc thực cơng việc trì việc đánh giá hiệu thông qua : trao đổi, tham vấn cho nhân viên - Đưa đạo sáng suốt cho nhân viên, xây dựng thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp để nâng cao giá trị doanh nghiệp C, Công tác quản lý nhân - Xây dựng trì sách phát triển, nâng cao chất lượng nhân phù hợp với sách cơng ty thích ứng với thị trường lao động Đồng thời đảm bảo Công ty ln có khả việc thỏa mãn mức lương, thưởng người lao động - Đảm bảo việc tuyển dụng cán có kỹ đáp ứng yêu cầu công việc (đúng người vào công việc) thiết lập cấp bậc lương thưởng thích đáng sở/ điều kiện việc đánh giá mức độ hồn thành cơng việc khn khổ với phê duyệt TGĐ/HĐQT - Tổ chức công tác nhân tốt đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc thông qua : - Bổ nhiệm cán công nhân viên trực thuộc quản lý cần thiết với đồng ý HĐQT/TGĐ + Trực tiếp định việc: thăng chức, giáng chức, sa thải hành động cần thiết khác với công nhân viện phạm vi cho phép HĐQT/TGĐ + Đề xuất việc thay đổi lương thưởng cán công nhân viên quản lý lên HĐQT/TGĐ - Quản lý việc sử dụng dịch vụ tư vấn, đào tạo dịch vụ khác tổ chức bên nội Công ty để đảm bảo phát triển kỹ phù hợp với công việc định hướng chiến lược D, Quản lý & phát triển tài chính, phát triển đầu tư kinh doanh - Chuẩn bị kế hoạch ngân quỹ hàng năm trình HĐQT/TGĐ phê duyệt - Báo báo tình hình ngân quỹ hàng tháng, quý, năm cho HĐQT/TGĐ theo định kỳ có yêu cầu với việc giải thích với thay đổi ngân quỹ đưa hành động cần thiết ngân quỹ không đạt yêu cầu - Xây dựng Hệ thống/ Cơ cấu tài hồn chỉnh, khoa học để Cơng ty xác định tất yêu cầu chi tiêu thu xếp nguồn vốn bổ sung ngân quỹ 2.2 Trưởng Phòng, Ban  Báo cáo lên Tổng Giám đốc theo sơ đồ cấu tổ chức; Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 28  Tham mưu tư vấn cho Ban Lãnh đạo bao gồm CT HĐQT, TGĐ, GĐ ĐH, Các Phó TGĐ; GĐCN;  Hoạch định chiến lược kế hoạch hoạt động KD khối/phòng/ban nhằm đạt tầm nhìn, sứ mệnh hồi bão cơng ty;  Thiết lập trì mối quan hệ với khách hàng/đối tác để quảng bá hình ảnh hoạt động kinh doanh công ty đến đối tác/khách hàng;  Cố vấn cho Ban lãnh đạo phê duyệt vấn đề trình lên từ Giám đốc dự án  Đề xuất thực thay đổi cần thiết cho việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn hóa chia sẻ, học hỏi tinh thần làm việc theo nhóm cao;  Xây dựng trì văn hóa đánh giá việc thực cơng việc tốt thông qua việc quản lý dựa sở kết thực công việc, trao đổi tham vấn cho nhân viên nhà thầu II BAN DỰ ÁN & ĐẦU TƯ Bộ phận Đầu tư Trưởng Bộ phận đầu tư Nhân viên Đầu tư Nhân viên nghiên cứu Bất động sản 1.1 Chức - Nghiên cứu, tìm hiểu hội đầu tư để tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty - Thúc đẩy phát triển Dự án đầu tư Công ty 1.2 Nhiệm vụ a) Công tác Đầu tư: - Xây dựng mơ hình hợp tác, liên doanh, thu hồi vốn, đề xuất chế sách liên quan - Xây dựng phương án nhằm tiếp cận kêu gọi nhà đầu tư - Mời chào đầu tư - Nghiên cứu, tìm hiểu lựa chọn nhà đầu tư phù hợp/thẩm định tư cách/năng lực nhà đầu tư b) Công tác nghiên cứu phát triển đầu tư - Nghiên cứu xây dựng chiến lược phát triển đầu tư/các hạng mục đầu tư Code Version Dated Page Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 28 - Tham mưu, tư vấn cho Ban Lãnh đạo lựa chọn hình thức đầu tư giai đoạn - Phân tích tài cho phương án đầu tư - Nghiên cứu dự án tương tự đưa đề xuất phù hợp cho chiến lược phát triển đầu tư - Xác định phân kỳ đầu tư thời điểm 1.3 Quyền hạn - Thay mặt Công ty đứng kêu gọi, mời chào đối tác tham ia đầu tư theo nhiệm vụ ủy quyền - Đề xuất với Ban lãnh đạo bổ sung nhân cho công việc cần thiết Yêu cầu phận khác Công ty hỗ trợ, cung cấp số liệu, hỗ trợ kỹ thuật, thông tin cần thiết cho công tác nghiên cứu đầu tư Bộ phận Nghiên cứu, phát triển dự án & Quản lý hợp đồng Trưởng phận NC, PTDA & QLHĐ Nhân viên Nghiên cứu & phát triển dự án Nhân viên R&D, Quản lý hợp đồng Nhân viên quản lý hợp đồng 2.1 Chức - Tìm hiểu, nghiên cứu phát triển dự án đầu tư cho Công ty - Thực công tác tổ chức hoạt động đấu thầu để tìm kiếm lựa chọn nhà thầu tốt tham gia thi công xây lắp, cung cấp thiết bị, dịch vụ Dự án đầu tư Công ty - Tổ chức cung ứng vật tư - thiết bị đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh Công ty - Thực công tác quản lý hợp đồng Công ty nhà thầu đối tác 2.2 Nhhiệm vụ a) Bộ phận Kế hoạch Vật tư: - Soạn thảo hồ sơ mời thầu để thu hút nhà thầu tham gia gói thầu Cơng ty - Xem xét, phân tích, đánh giá xếp hạng hồ sơ sơ tuyển để lựa chọn nhà thầu có đủ lực tham gia đấu thầu - Xem xét, phân tích, đánh giá xếp hạng hồ sơ dự thầu để lựa chọn nhà thầu trúng thầu - Công bố kết đấu thầu tới bên có liên quan Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 28 - Thương thảo với nhà thầu để hoàn thiện hợp đồng - Lập kế hoạch danh sách vật tư, thiết bị cho toàn dự án - Nghiên cứu đề xuất lãnh đạo nguồn nhập/mua vật tư thiết bị - Đảm bảo số lượng, mẫu mã chất lượng vật tư hàng hóa, thiết bị theo yêu cầu Phòng ban - Thương thảo với nhà cung cấp chất lượng, mẫu mã giá hàng hóa nhằm tư vấn cho Ban Lãnh đạo để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp - Trao đổi, thảo luận giải với nhà cung cấp vấn đề liên quan đến giá cả, chất lượng mẫu mã hàng hóa - Đề xuất với BLĐ/HĐQT việc thay đổi nhà cung cấp cho phù hợp với giá cả, mẫu mã chất lượng hàng hóa b) Bộ phận Nghiên cứu - Phát triển Dự án: - Lập phối hợp với đơn vị ngồi cơng ty lập báo cáo nghiên cứu đầu tư - Triển khai thực công tác quản lý dự án đầu tư - Thẩm định chủ trương đầu tư & dự án đầu tư trình CTHĐQT&TGĐ trước định đầu tư - Giám sát, tổng hợp trình thực dự án để tham mưu cho HĐQT, TGĐ đạo tồn cơng tác đầu tư - Nghiên cứu, xây dựng, soạn thảo quy định, quy chế, chế, sách liên quan đến cơng tác dự án & phát triển dự án c) Bộ phận Quản lý Hợp đồng Thanh Quyết toán: - Giám sát q trình giải ngân - Kiểm sốt hồ sơ tốn - Lập hồ sơ trình Quyết tốn - Quy đổi vốn đầu tư cơng trình - Soạn thảo Hợp đồng - Giám sát việc thực Hợp đồng - Thanh lý Hợp đồng 2.3 Quyền hạn - Được quyền xem xét, tham mưa cho Ban lãnh đạo việc lựa chọn nhà thầu cung cấp thiết bị, dịch vụ, thi công xây lắp tốt cho Công ty Code Version Dated Page Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 28 - Được quyền thẩm định dự án đầu tư, đạo tồn cơng tác đầu tư - Giám sát phận khác việc giải ngân cho dự án, giám sát việc thực Hợp đồng nhà thầu, quyền từ chối toán cho nhà thầu có vi phạm hợp đồng - Được quyền đề xuất bổ sung nhân phục vụ công việc cần thiết Bộ phận Đường Giao thông Đơ thị Trưởng Bộ phận Phó Bộ phận PMU Quy hoạch Kiến trúc Kỹ thuật Kỹ thuật Kết cấu cơng trình Cơ điện Cơ điện Kiến trúc cảnh quan Khảo sát đất 3.1 Chức - Phối hợp với phận khác tham gia lập dự án đầu tư - Tham gia quản lý Dự án đầu tư giao từ khởi cơng đến hồn thành đưa vào sử dụng - Chỉ đạo tư vấn giám sát nhà thầu thực theo điều khoản ký kết Hợp đồng, đặc biệt tiến độ, tiêu chí kỹ thuật, quyền nghĩa vụ bên liên quan - Kiểm soát chịu trách nhiệm trước TGĐ hồ sơ pháp lý liên quan đến dự án 3.2 Nhiệm vụ Do đặc thù tính giai đoạn Dự án nên nhiệm vụ Ban quản lý Dự án phân theo giai đoạn Dự án 3.2.1 Ban Dự án đường giao thông * Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Phối hợp với phòng ban chức : Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page of 28 - Chuẩn bị thủ tục lựa chọn Tư vấn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi/ khả thi - Kiểm tra chất lượng Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi/ khả thi - Giám sát Tư vấn lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi/ khả thi thực theo tiến độ Hợp đồng ký - Trình duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi/ khả thi - Công tác chuẩn bị mặt bằng: chủ động làm việc với quan hữu quan để có Quy hoạch, giới đỏ, khảo sát đo đạc, mốc giới, thủ tục cấp đất… * Giai đoạn chuẩn bị xây dựng: - Trên sở có Quyết định giao đất cấp có thẩm quyền, GĐDA chủ động phối hợp với phịng GPMB theo trình tự, thủ tục quy định văn pháp luật hành, phản ánh kịp thời với HĐQT/TGĐ bất cập nảy sinh q trình thực để có phương án giải - Chủ động phối hợp với quan hữu quan để tổ chức thực di chuyển cơng trình ngầm/ có khỏi phạm vi dự án trước thi cơng cơng trình - Chủ động phối hợp với quan hữu quan để tổ chức thực công tác phân luồng giao thông phục vụ cho dự án giai đoạn thi cơng - Chủ động phối hợp với phịng tham mưu để đạo giám sát tư vấn thiết kế khâu: thiết kế, lập dự toán/ tổng dự toán, chuẩn bị tài liệu sơ tuyển/ đấu thầu, tài liệu Hợp đồng thi công xây lắp - Là thành viên thức Tổ chuyên gia xét thầu Tổ giúp việc xét thầu Giám đốc Ban tín nhiệm phân cơng * Trong giai đoạn xây dựng: - Chỉ đạo Tư vấn giám sát Nhà thầu thực theo điều khoản ký kết Hợp đồng, đặc biệt TIẾN ĐỘ, TIÊU CHÍ KỸ THUẬT, QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN - Kiểm tra, bàn giao, đảm bảo mặt xây dựng theo yêu cầu tiến độ thi công - Chủ động phối hợp chặt chẽ với đơn vị thi công di chuyển cơng trình kỹ thuật để đảm bảo an tồn cho cơng trình kỹ thuật mặt thi công dự án - Chủ động phối hợp với quan hữu quan thực thủ tục trình duyệt để tổ chức phân luồng giao thơng, phục vụ công tác thi công mặt dự án - Kiểm tra, xác nhận khối lượng (bao gồm khối lượng phát sinh) phục vụ cho công tác nghiệm thu, toán Nhà thầu phạm vi dự án - Tạm ứng cho Nhà thầu theo nội dung Hợp đồng Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page 10 of 28 - Chủ động phối hợp với phòng ban tham mưu kiểm tra chất lượng làm việc, thời gian, tinh thần trách nhiệm Tư vấn giám sát nhân chủ chốt Nhà thầu - Phát chủ động phối hợp với phòng tham mưu, báo cáo Lãnh đạo Phòng Lãnh đạo Ban xin ý kiến đạo cần thiết, để tìm biện pháp giải vướng mắc xảy q trình thi cơng * Giai đoạn hồn thành xây dựng cơng trình: Chủ động phối hợp với phịng tham mưu đôn đốc, đạo Tư vấn giám sát Nhà thầu hồn thiện hồ sơ hồn cơng, tốn cơng trình, chuẩn bị cho cơng tác bàn giao * Giai đoạn bảo hành cơng trình: Chủ động phối hợp với phòng tham mưu đạo, kiểm tra Tư vấn giám sát Nhà thầu, theo dõi phát kịp thời hỏng hóc, cố để đưa biện pháp giải pháp khắc phục 3.2.2 Ban dự án thị * Phịng Kiến trúc Quy hoạch Phòng Kiến trúc Quy hoạch - Dự án Khu thị hoạt động kết hợp với phịng Hạ tầng kỹ thuật để thực công việc, chịu trách nhiệm trước Công ty theo nhiệm vụ quyền hạn giao hoạt động nguyên tắc: (i) Thực dự án theo ý tưởng đạo Ban lãnh đạo; (ii) Đảm bảo giá trị cao cho dự án - Điều phối quản lý thiết kế quy hoạch 1/2000; 1/500 dự án đô thị - Đề xuất lãnh đạo thay đổi quy hoạch/kiến trúc cho phù hợp với chiến lược kinh doanh công ty - Điều phối quản lý công tác thiết kế sở thiết kế vẽ thi công cho dự án thành phần - Hỗ trợ phòng QLKT quản lý triển khai & sử lý vấn đề kiến trúc quy hoạch dự án đến cơng trình - Hỗ trợ phịng NCDA&QLHĐ q trình triển khai việc đấu thầu TK, thi tuyển thiết kế - Tổ chức triển khai cơng tác thiết kế cơng trình mẫu cho hạng mục cơng trình khu thị - Quy hoạch chi tiết tỷ lệ 1/500 cho dự án Sân golf 18 lỗ - Quy hoạch thiết kế Các cơng trình phục vụ Lễ khởi công công tác tiếp thị bán hàng * Phòng quản lý dự án a) Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: - Điều phối, kiểm tra, kiểm sốt việc thực dự án Khu thị, báo cáo tình hình thực lên Ban Giám đốc 10 Code Version Dated Page Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page 14 of 28 - Được quyền thay mặt công ty làm việc với quan chức địa phương công tác tái định cư III PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN Phịng Tài Kế tốn Bộ phận Tài Kế tốn trưởng Bộ phận Kế toán Bộ phận Thuế Bộ phận Thu ngân Bộ phận TC Ngân sách Chức - Tham mưu, trợ giúp cho Ban lãnh đạo công ty quản lý, thực cơng tác tài kế tốn - Quản lý, theo dõi tình hình thực tài chính, kế tốn Cơng ty - Phản ánh tổng thể tranh hoạt động tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác Công ty cách trung thực để làm cho Ban Giám đốc đạo đường lối phát triển Nhiệm vụ 2.1 Bộ phận tài ngân sách: - Lập chiến lược kế hoạch tài hàng tháng, q, năm cho tồn Cơng ty - Tham mưu, tư vấn cho BLĐ vấn đề liên quan đến tài - Quản lý tình hình tài Cơng ty (tổng nguồn vốn, tình hình sử dụng luân chuyển vốn) - Phân tích rủi ro tài chính, lập kế hoạch, giám sát, quản lý luân chuyển nguồn tiền - Phối hợp với phòng đầu tư để nắm nguồn vốn, thời gian góp vốn nhà đầu tư - Phối hợp với phòng kinh doanh để nắm doanh thu thừ hoạt động bán hàng 2.2 Bộ phận kế toán : - Theo dõi, quản lý thực nghiệp vụ hạch toán kế tốn tồn Cơng ty theo thời kỳ - Kiểm tra Hồ sơ toán nhà thầu trước trả tiền - Lập Báo cáo kế toán theo qui định chế độ kế toán - Lập Báo cáo quản trị theo yêu cầu HĐQT 14 Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page 15 of 28 2.3 Bộ phận thu ngân kho quĩ: - Thực việc thu - chi tiền - Đảm bảo an tồn xác nhập, xuất tiền - Theo dõi, quản lý tình hình thu - chi tiền 2.4 Bộ phận thuế: - Thực việc tính thuế nộp thuế cho Công ty - Cập nhật thông tin Thuế, Luật thuế tư vấn thuế - Theo dõi báo cáo nghĩa vụ thuế Công ty Quyền hạn - Được quyền giám sát, điều hành kiểm tra cơng đoạn tài kế toán theo luật định, quy chế theo quy trình tác nghiệp kinh doanh phịng ban, tổ đội … - Quản lý vốn, vật tư, hàng hoá, quản lý chi tiêu tiền mặt, kiến nghị Tổng Giám đốc khơng tốn khoản chi khơng hợp lý, không đủ chứng từ - Được thẩm định phương án kinh doanh, theo dõi việc thực toán phương án kinh doanh - Được quyền đề xuất bổ sung thêm nhân cho công việc cần thiết - Được từ chối vấn đề liên quan đến tài hợp đồng mua bán, thương vụ kinh doanh chưa phê duyệt IV PHỊNG HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ 15 Cơng ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page 16 of 28 Trưởng Phịng HCNS Phó Phịng HCNS Bộ phận Hành Bộ phận Nhân Thư ký Bộ phận CNTT Tuyển dụng đào tạo Văn thư lưu trữ Văn phòng Lương phúc lợi Tổ chức Nhân Bảo vệ Quản lý tài sản Bộ phận Hệ thống Bộ phận ISO Chuyên viên ISO Bộ phận phần mềm ứng dụng Bộ phận Website thiết kế Bộ phận triển khai đào tạo Lái xe Bộ phận Hành 1.1 Chức năng: - Tham mưu cho Giám đốc Nhân sự, BGĐ công tác quản trị hành Cơng ty, cơng tác điều hành SXKD, việc thực kế hoạch, triển khai nguồn lực dự án Công ty - Tổ chức nghiệp vụ quản trị hành - Giúp việc tham mưu cho lãnh đạo công ty công tác hành chính, thư ký 1.2 Nhiệm vụ A, Cơng tác hành - Quản lý văn phịng cơng ty; - Thực cơng tác Lễ tân văn phịng; - Thực công tác văn thư: quản lý giải văn đến, dấu; lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ Công ty lưu trữ hồ sơ dự án thuộc Đường giao thông Dự án Đô thị; - Xây dựng kế hoạch quản lý văn phòng, mua sắm cấp phát trang thiết bị, văn phịng phẩm cho tồn Cơng ty trình lãnh đạo phê duyệt; 16 Cơng ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page 17 of 28 - Điều hành xe, theo dõi hành trình, lập kế hoạch bảo dưỡng xe hàng tháng, định kỳ; - Xây dựng văn thuộc chức nhiệm vụ phòng lãnh đạo yêu cầu; - Chuẩn bị chủ trì cơng việc hành như: hội nghị, hội họp, tiếp khách, ; - Theo dõi nhắc nhở CBNV tuân thủ quy định NQLĐ, giữ gìn vệ sinh, trật tự văn phịng Cơng ty; - Phụ trách cơng tác PCCC phịng chống thiên tai, bão lụt; - Theo dõi đôn đốc việc sử dụng trang phục cho CBNV Cty phù hợp với văn hóa cơng sở; - Hướng dẫn, quản lý theo dõi việc sử dụng điện thoại, chuyển phát, báo chí, trang thiết bị văn phòng khác…; - Chịu trách nhiệm thực hoạt động khác BGĐ giao phó B Cơng tác thư ký, trợ lý Về công tác Trợ lý BGĐ/HĐQT: - Xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác BGĐ/HĐQT; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra phận, đơn vị trực thuộc Cơng ty thực chương trình, kế hoạch nhiệm vụ BGĐ/HĐQT giao; bố trí xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng BGĐ/HĐQT; - Lập biên họp HĐQT/BanGĐ/Họp giao ban - Ban hành văn thông báo ý kiến đạo HĐQT/ BGĐ/ họp giao ban - Về công tác Thư ký BGĐ/HĐQT: - Tổ chức buổi làm việc, tiếp khách, hội nghị, hội họp BGĐ/HĐQT ; - Thực công tác thư ký cho HĐQT /BGĐ 1.3 Quyền hạn : - Kiểm tra, giám sát đạo đơn vị thành viên thuộc Công ty việc thực quy định, quy chế… hành Nhà nước Công ty lĩnh vực quản trị hành chính; - Chủ động cơng tác tổ chức thực công việc chuyên môn, bố trí cán phịng; - Đề nghị phịng/ban Cơng ty phối hợp, cung cấp thơng tin thực nhiệm vụ giao cách xác, đầy đủ đảm bảo thời gian theo yêu cầu; - Kiến nghị trực tiếp với lãnh đạo Công ty bất cập việc phối hợp xử lý thông tin liên quan đến công tác quản trị hành để lãnh đạo Cơng ty kịp thời xử lý; - Chủ động thiết lập mối quan hệ đáng với quan quản lý nhà nước để phục vụ cho việc thực chức năng, nhiệm vụ giao lĩnh vực quản trị hành 17 Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page 18 of 28 - Yêu cầu phịng ban cung cấp thơng tin cần thiêt nhằm phục vụ chức giúp việc tham mưu công tác quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý văn phịng giải cơng việc BLĐ giao; - Yêu cầu trưởng phòng ban thực công tác báo cáo định kỳ, công tác báo cáo đột xuất đạo lãnh đạo công ty; - Tham gia họp Chủ tịch HĐQT, TGĐ chủ trì yêu cầu; - Tham gia họp Cơng ty có có đạo Chủ tịch HĐQT TGĐ; - Trực tiếp làm việc với phòng ban đơn vị thành viên Chủ tịch HĐQT, TGĐ, GĐNS ủy quyền để nắm bắt thông tin mặt hoạt động Công ty; - Yêu cầu phòng ban chỉnh sửa lại văn bản, tài liệu trình Chủ tịch HĐQT, TGĐ thấy chưa đảm bảo yêu cầu pháp lý đạo lãnh đạo Công ty; - Thay mặt Chủ tịch HĐQT, TGĐ, GĐNS tiếp trả lời đối tượng, phận liên quan đến liên hệ công tác Chủ tịch HĐQT, TGĐ thông qua cho ý kiến đạo Bộ phận Nhân 2.1 Chức năng: - Phòng Nhân phận trực thuộc Khối Hành - Nhân có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty/HĐQT công tác tổ chức nhân sự; duyệt mơ hình tổ chức máy điều hành công ty; xem xét biên chế nhân phòng/đơn vị trực thuộc; quy định chức nhiệm vụ phịng ban; cơng tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá cán cho toàn Công ty giai đoạn ngắn hạn, trung hạn dài hạn - Xây dựng chiến lược phát triển nhân đáp ứng chiến lược kinh doanh công ty bao gồm việc mở rộng hoạt động kinh doanh Công ty - Giám sát quản lý vấn đề liên quan đến nhân đánh giá cán bộ, điều động phân công công việc - Thực công tác tiền lương, BHXH thực chế độ sách tuân thủ theo Quy định Công ty Pháp luật Việt nam 2.2 Nhiệm vụ  Công tác Tổ chức Nhân - Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng mơ hình tổ chức máy điều hành Công ty - Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty biên chế nhân phòng, đơn vị trực thuộc - Nghiên cứu theo dõi việc bổ sung chức năng, nhiệm vụ, đổi tên phòng ban chức để tham mưu cho Lãnh đạo công ty để thực công tác tổ chức máy quản lý máy giúp việc Công ty 18 Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page 19 of 28 - Tham mưu cho Tổng Giám đốc công tác quy hoạch, xếp nhân Phòng ban Cơng ty - Theo dõi tình hình lao động công ty theo thời kỳ, tổng hợp báo cáo Tổng Giám đốc/Giám đốc Điều hành/PTGĐ tình hình sử dụng nhân - Phối hợp với phịng ban Cơng ty việc thiết lập Mơ tả cơng việc vị trí  Công tác Tuyển dụng, đào tạo đánh giá cán - Phối hợp với Phòng ban Công ty để tổ chức tuyển dụng theo quy định hành - Xây dựng chiến lược, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân cho tồn Cơng ty giai đoạn ngắn hạn, trung hạn dài hạn - Tổ chức đánh giá CBNV Công ty theo thời kỳ (6 tháng năm) - Tham mưu cho Tổng Giám đốc/Giám đốc Điều hành/PTGĐ phụ trách việc xem xét bổ nhiệm, điều động bãi miễn cán bộ, xây dựng tiêu chí, chức cán cấp Công ty - Thực công tác thi đua, khen thưởng theo quy định để báo cáo lãnh đạo Công ty duyệt - Tham gia họp xử lý KLLĐ cán nhân viên Cơng ty, đề xuất hình thức xử lý vi phạm KLLĐ theo quy định hành Công ty Nhà nước  Công tác tiền lương, BHXH thực chế độ sách - Tham mưu cho Tổng Giám đốc/Giám đốc Điều hành/PTGĐ phụ trách công tác quy hoạch, xếp nhân sự, chế độ tiền lương, BHXH sách Công ty Nhà nước người lao động theo quy định Pháp luật - Soạn thảo loại HĐLĐ Công ty Người lao động 2.3 Quyền hạn : - Chủ động công tác tổ chức thực công việc chuyên mơn, đề xuất tuyển dụng, bố trí nhân tồn cơng ty, đề xuất biên chế nhân làm cơng tác quản trị hành chính, phân cơng nhân để hoàn thành nhiệm vụ giao - Yêu cầu Phịng ban, phận tồn Cơng ty phối hợp công tác tuyển dụng, đào tạo đảm bảo nhân tuyển dụng, đào tạo có chất lượng cao - Đề nghị phịng ban Cơng ty phối hợp, cung cấp thông tin thực nhiệm vụ cách xác, đầy đủ đảm bảo thời gian yêu cầu nhằm phục vụ cho việc tham gia vào đánh giá lực kết thực công việc tất CBNV công ty - Đề xuất bổ sung nhân đáp ứng công việc cần thiết 19 Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : CN,NV,QH : 4.0 : 01/08/2023 : Page 20 of 28 - Kiến nghị với Lãnh đạo Công ty bất cập công việc phối hợp xử lý thông tin nhân sự, tiền lương, CBNV phòng ban Công ty để Lãnh đạo Công ty kịp thời xử lý - Chủ động thiết lập mối quan hệ với ban, ngành hữu quan, quan quản lý Nhà nước để phục vụ cho việc thực chức năng, nhiệm vụ giao lĩnh vực phịng phụ trách Bộ phận Cơng nghệ thông tin 3.1 Chức năng: - Tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc/Giám đốc Điều hành/GĐNS công tác tổ chức xây dựng triển khai chương trình quản trị mạng, phần cứng hệ thống phần mềm , triển khai hệ thống Website quản lý hệ thống Website, hệ thống thư điện tử - Đào tạo hướng dẫn CBNV sử dụng máy tính phần mềm, sửa chữa máy tính - Nghiên cứu, cập nhật chuyển giao ứng dụng, công nghệ giải pháp 3.2 Nhiệm vụ  Bộ phận Hệ thống : a, Cơng tác trì bảo dưỡng Hệ thống công nghệ thông tin - Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty hệ thống thiết bị cơng nghệ thơng tin phục vụ hữu ích cho Cơng ty - Tham mưu Giám đốc Nhân việc xếp thiết bị công nghệ thông tin Phịng ban Cơng ty - Tiến hành nhận chuyển giao cơng nghệ từ phía đối tác cung cấp sang cho Phịng cơng nghệ thơng tin phịng ban liên quan - Duy trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị công nghệ thông tin triển khai cơng ty - Tìm kiếm liên hệ với nhà cung cấp hệ thống thiết bị công nghệ thông tin phù hợp với nhu cầu công ty b, Công tác quản lý hệ thống mạng internet công ty - Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty/GĐNS hệ thống mạng Internet phục vụ hữu ích cho Cơng ty - Tìm kiếm liên hệ với nhà cung cấp hệ thống mạng, Internet phù hợp với nhu cầu Công ty - Phối hợp đối tác triển khai hệ thống mạng, Internet áp dụng cho Cơng ty - Duy trì bảo dưỡng hệ thống mạng, Internet triển khai công ty 20