HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ Code Version Dated Page : HDCV-VTLT : 1.0 : juli 28, 2023 : Page of I MỤC ĐÍCH Hướng dẫn cách thức tiến hành công tác Văn thư - lưu trữ tồn Cơng ty/CN II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng thống tồn Cơng ty Chi nhánh trực thuộc III TÀI LIỆU LIÊN QUAN Mã hiệu Tên tài liệu 01-QT/HDCV/HHP Mơ tả q trình Hành Quản trị 42-BM/HDCV/HHP Cơng văn đóng dấu cơng ty 43-BM/HDCV/HHP Cơng văn đóng dấu chi nhánh 44-BM/HDCV/HHP Văn chung IV NỘI DUNG CƠNG VIỆC Cơng tác văn thư hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho cơng tác quản lý hành Nội dung tác văn thư bao gồm: - Xây dựng, ban hành văn - Tổ chức giải quyết, quản lý văn - Quản lý sử dụng dấu - Lập quản lý hồ sơ Trách nhiệm thực - Mỗi cán bộ, nhân viên trình giải công việc phải thực công tác văn thư lưu trữ có liên quan - Lãnh đạo Chi nhánh thuộc Cơng ty có trách nhiệm tổ chức, đạo, kiểm tra quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ đơn vị theo qui định Công ty - Các chi nhánh thuộc Công ty phân cấp quản lý cán phải tổ chức phận Văn thư Lưu trữ chuyên trách đơn vị - Chánh Văn phịng Cơng ty chịu trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ theo quy định Công ty Ban hành văn Đơn vị giao soạn thảo văn chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn Văn sau soạn thảo phải có chữ ký nháy lãnh đạo đơn vị trình lãnh đạo cấp Hướng dẫn cơng việc Văn thư lưu trữ Phịng HCNS HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ Code Version Dated Page : HDCV-VTLT : 1.0 : juli 28, 2023 : Page of ký Văn phịng Cơng ty/CN có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, nhân bản, làm thủ tục để ban hành văn bảo quản lưu Khi phát văn sai thể thức nội dung, Văn phịng Cơng ty/CN trả lại đơn vị soạn thảo lại trước ban hành có văn đính văn ban hành Số lượng cần ban hành phải có chữ ký trực tiếp, (khơng dùng bút chì, mực đỏ, mực dễ phai màu) đóng dấu đỏ Người ký văn phải người có thẩm quyền (được thể định bổ nhiệm, ủy quyền) Trong văn phải thể rõ tên người ký chức vụ Những ý kiến ghi bên lề công văn sử dụng cho công tác nội bộ, không chụp, chuyển phát ngồi Cơng ty/CN Văn sử dụng biểu mẫu sau, sử dụng cân nhắc để bỏ footer mã hiệu biểu mẫu: - 42-BM/HC/HDCV/HHP (Mẫu Công văn “Đi” đóng dấu Cơng ty) - 43-BM/HC/HDCV/HHP (Mẫu cơng văn “Đi” đóng dấu Chi nhánh) - 44-BM/HC/HDCV/HHP (Mẫu văn chung - Áp dụng đa số hình thức văn hành có ghi tên loại cụ thể thơng báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, tờ trình V.v Quản lý văn 3.1 Văn Công ty/CN nhận nơi khác gửi đến gọi tắt công văn “Đến” Văn Công ty/CN gửi cho nơi khác, đăng ký phận văn thư Công ty/CN gọi tắt công văn “Đi” 3.2 Đối với công văn “Đến”: Văn thư có nhiệm vụ bóc bì (trừ bì có đóng dấu Mật, tối mật, tuyệt mật ghi rõ tên người cụ thể bì phải để ngun bì), đóng dấu “Cơng văn đến”, vào sổ “Cơng văn đến” nhập vào chương trình phần mềm “Cơng văn đến”, chuyển lãnh đạo Văn phịng Cơng ty/CN cho ý kiến, sau chuyển cho đơn vị Lãnh đạo Công ty/CN 3.3 Đối với đơn, thư kiếu tố nặc danh người có trách nhiệm bóc bì phải giữ lại bì đính kèm vào thư 3.4 Đối với cơng văn “Đi”: Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ “Công văn đi” nhập vào chương trình phần mềm “Cơng văn đi”, đóng dấu, lưu phụ lục kèm (nếu có), gửi cơng văn theo địa đăng ký Công văn “Đi” phải chuyển kịp thời ngày Những văn khẩn phải chuyển sau đăng ký phải bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận ghi phong bì Hướng dẫn cơng việc Văn thư lưu trữ Phịng HCNS HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ Code Version Dated Page : HDCV-VTLT : 1.0 : juli 28, 2023 : Page of 3.5 Văn ban hành cấp, công văn “Đi” phải đánh số, ngày tháng năm ban hành theo cách ghi ký hiệu văn sau: CÁCH GHI KÝ HIỆU TRONG VĂN BẢN TT Cấp ban hành Tên Văn Công ty Quyết định Chi nhánh Quyết định Ký hiệu Số: /200 /QĐ-HHP (Ví dụ: Số: 01/2004/QĐ-HHP) Số: ./200 /QĐ-(ký hiệu tên viết tắt Chi nhánh) (Ví dụ: Số: 03/2004/QĐ-FDC) Cơng ty/ Trung tâm, phịng ban thuộc Cơng ty Chi nhánh/ Trung tâm, phịng ban thuộc Chi nhánh Công văn Số: ./HHP-(ký hiệu tên viết tắt đơn vị soạn thảo thuộc Cơng ty) (Ví dụ: Số: 115/HHP-FAD) Công văn Số ./(ký hiệu tên viết tắt Chi nhánh) - (ký hiệu tên viết tắt đơn vị soạn thảo thuộc Cơng ty Chi nhánh) (Ví dụ: Số: 115/FDC-FPS) 3.5 Số “Đến” số “Đi” công văn đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn ngày làm việc đầu năm kết thúc số công văn cuối ngày làm việc cuối năm 3.6 Cán chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư CN đơn vị trực thuộc Công ty có nhiệm vụ hàng ngày đến nhận cơng văn Văn phịng Cơng ty Cơng tác lập hồ sơ 4.1 Tất cán bộ, nhân viên Công ty/CN giao giải công việc (trong phạm vi cơng tác Văn thư - Lưu trữ) có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc làm Hồ sơ phải phản ánh q trình giải cơng việc Các văn hồ sơ phải xếp khoa học thể mối liên hệ văn 4.2 Lãnh đạo Cơng ty/CN có trách nhiệm tổ chức đạo thực việc lập hồ sơ tiến hành giải công việc Quản lý sử dụng dấu 5.1 Quản lý dấu: - Văn phịng Cơng ty/ CN có trách nhiệm quản lý dấu đơn vị - Lãnh đạo Công ty/CN cán văn thư giao quản lý dấu chịu trách nhiệm trước Hướng dẫn cơng việc Văn thư lưu trữ Phịng HCNS HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ Code Version Dated Page : HDCV-VTLT : 1.0 : juli 28, 2023 : Page of pháp luật việc quản lý sử dụng dấu 5.2 Sử dụng dấu: - Cán văn thư đóng dấu văn bản, giấy tờ thể thức có chữ ký cấp có thẩm quyền uỷ quyền hợp lệ Lãnh đạo Cơng ty - Khi đóng dấu, cán văn thư có trách nhiệm phải đóng chiều, rõ ràng, dấu phải trùm lên 1/3 -1/4 chữ ký phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, khơng đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ - Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, Văn thư đóng dấu vào góc bên trái phụ lục đè lên hàng chữ đầu trang 1/3-1/4 đường kiến dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang ngồi việc đóng dấu t reo, phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục - Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không bảo quản lưu văn thư (trường hợp đóng dấu hợp đồng, loại biên nghiệm thu, giấy giới thiệu, đường giấy chứng nhận ) cán văn thư phải lập sổ theo dõi riêng - Con dấu phải bảo quản cẩn thận chắn, có hộp đựng dấu riêng cất tủ có khố tốt, khơng sử dụng phải cất Tránh để bàn lúc vắng người nơi không qui định - Khi đóng dấu, cán văn thư phải kiểm tra kỹ loại văn chữ ký văn cần đóng dấu, khơng đóng dấu văn khơng phù hợp, nội dung sai chữ ký không - Không mang dấu nhà riêng, hay mang theo người cơng tác - Nếu dấu q trình sử dụng, bị mịn, hỏng, mờ đóng khơng rõ lý khác, phải làm thủ tục đăng ký với quan Công an để khắc đổi lại dấu khác - Trường hợp bị dấu phải báo cáo kịp thời cho Lãnh đạo đơn vị, quan Công an địa phương nơi bị biết để truy tìm, theo dõi thực biện pháp cần thiết nhằm ngăn ngừa kẻ xấu lợi dụng dấu để hoạt động, làm ăn phi pháp - Khi giao dịch với quan, đơn vị cần ý xem xét kỹ loại giấy tờ, dấu đóng loại giấy tờ giấy giới thiệu hợp đồng kinh tế Để tránh bị kẻ xấu lợi dụng làm thiệt hại đến quyền lợi kinh tế, trị quan, đơn vị mình, phát thấy dấu hiệu nghi vấn cần thông báo kịp thời cho quan Công an để phối hợp xem xét giải Nội dung tổ chức công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng công tác tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị Tài liệu lưu trữ tài liệu kết thúc giai đoạn văn thư, lập hồ sơ tập trung bảo quản quản lý Hướng dẫn công việc Văn thư lưu trữ Phịng HCNS HƯỚNG DẪN CƠNG VIỆC VĂN THƯ LƯU TRỮ Code Version Dated Page : HDCV-VTLT : 1.0 : juli 28, 2023 : Page of phòng lưu trữ Tiêu huỷ tài liệu Thời hạn lưu trữ cách huỷ theo 03-DM/HC/HDCV/HHP Giao nộp hồ sơ tài liệu Các đơn vị/ Công ty CN có trách nhiệm chuyển giấy tờ pháp lý; giấy phép Đăng ký kinh doanh; Mã số thuế; cho Văn phịng Cơng ty để theo dõi, quản lý lưu hồ sơ Cán bộ, nhân viên trước việc chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu giữ cho đơn vị công tác Chỉ sau cán bộ, chuyên viên bàn giao hồ sơ xác nhận Ban TCCB giao định Khơng cá nhân giữ hồ sơ tài liệu Công ty/CN làm riêng đem sang đơn vị, quan khác Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ - Các đơn vị cá nhân phải bảo vệ an tồn hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào lưu trữ - Hồ sơ tài liệu phải bảo quản cặp có đề nhãn, ký hiệu, mã số xếp gọn gàng giá để dễ thấy, dễ lấy dễ di chuyển cần thiết Người duyệt Hướng dẫn công việc Văn thư lưu trữ Người lập Phòng HCNS