CÁC SỬ LÝ CƠNG VĂN ĐẾN Các loại cơng văn đến văn phịng khơng có cách quản lý khoa học chúng chẳng khác mớ hỗn loạn, khơng thể kiểm sốt Xử lý văn thư đến: Phân loại văn thư:  Phân loại theo nội dung: công văn, thư từ; sách báo tài liệu; đơn từ  Phân loại theo đối tượng nhận: thủ trưởng; phòng, phận; cá nhân  Phân loại theo tính chất: thường; mật, khẩn; tuyệt mật, thượng khẩn  Phân loại theo trình tự xử lý: trình trước xử lý; xử lý trước trình; vừa trình vừa xử lý; khơng cần trình phải trả lời; khơng cần trả lời, chuyển (chỉ có tính chất thơng báo); lưu Trình tự xử lý thư: Mở thư, trải thẳng, đóng dấu, ghi số, ngày nhận Kiểm tra vật gởi đính kèm gắn “Phiếu giải văn đến” (hoặc ghi thêm) vào thư Xử lý thích hợp gặp bất thường: thư khơng có địa người gởi, thư bị mở, không thấy vật gởi kèm Chuyển đến người nhận, ký nhận (nếu thuộc loại khơng trình) trình lãnh đạo Khi trình, xếp thành chồng theo thứ tự quan trọng từ xuống nên xếp vào loại se-mi phân biệt thỏa thuận trước với lãnh đạo (dựa vào màu sắc se-mi dán nhãn se-mi) Thư chuyển qua nhiều người, phận để xem, gắn thêm “Phiếu chuyển đọc” vào thư để người xem ký tên (routine slip) Sổ nhật ký theo dõi hàng ngày: Thông thường phải bao gồm nội dung sau đây: số văn thư đến công ty, ngày nhận nhận văn thư; ký hiệu văn thư (số, ngày văn thư); tên người quan gởi; tính chất văn thư; tóm tắt nội dung; tên người nhận; ký nhận; ghi khác (Xem chi tiết CV 425 phụ lục đính kèm)