CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ CHO MỘT CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC Để có chuyến cơng tác hồn hảo ta cần lên kế hoạch cách kĩ lưỡng cho chuyến để đề phòng bất trắc Phác thảo chuyến đi: Mục đích chuyến Các nơi đến Thời gian đi, thời gian đến Điểm khởi hành, điểm dừng Phương tiện giao thơng ưa thích Tiện nghi ưa thích Điều kiện lại trình chuyến        Lập hồ sơ chuyến đi:     Nhật ký hành trình Thơng tin khách sạn Bản chương trình hẹn gặp Tài liệu cho làm việc lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số hồ sơ,…) Dự tốn chi phí cho chuyến Nếu thân với lãnh đạo, cần xếp lịch trình riêng cho thân dự tính tình xử (trả tiền, phong tục-nghi lễ nơi đến, đột biến không tính trước phương tiện, tài liệu, thời gian cá nhân, thời gian chung, ) Nếu thân thư ký chuyên nghiệp, cần chuẩn bị thêm: tìm hiểu yêu cầu đặc biệt đặt cho thương gia nơi đến (thông qua lãnh công ty du lịch), lập danh sách người lãnh đạo tiếp kiến tiếp kiến hay làm việc, lập danh sách quan, cá nhân có đóng góp cho cơng ty cần thăm viếng (nên gởi thư thông báo cho họ thăm viếng này) Ngoài ra, nên liên hệ quan, cá nhân có uy tín phía đối tác, đồng thời lãnh đạo có quan hệ tốt để xin họ cho thơ tay giới thiệu (nhằm thuận tiện cho cơng tác nước đó) Xem xét sách quan:     Ai có thẩm quyền cho cơng tác Tiêu chuẩn cán công tác Thủ tục tiến hành chuyến Thủ tục tạm ứng chi phí toán Những thứ cần đặt chuẩn bị trước: Phương tiện giao thông: nơi đến, điều kiện giao thơng, ưa thích cá nhân, để đặt trước Lưu ý ngày, thay đổi tuyến giao thơng (nếu có) Cần kiểm tra vé (máy bay) gồm: số chuyến bay; điểm khởi hành thời gian yêu cầu; sân bay xuất phát, nơi đến; chi tiết ghi vé Nếu sai thông tin thủ trưởng muốn huỷ chuyến phải làm thủ tục trả vé, lấy tiền lại Khách sạn: đăng ký (số lượng phịng, vị trí phịng, đăng ký đảm bảo), xác nhận việc đăng ký Đặt phòng cho họp lớn (nếu cần) bữa ăn khách sạn (nếu muốn) Các thủ tục giấy tờ: nước, cần ý kiểm tra giấy tờ tùy thân cần thiết; nước ngoài, cần ý làm đầy đủ thủ tục vi-sa, passport Cần ý thời gian làm giấy tờ để chuẩn bị từ trước Soạn thảo lịch trình chuyến đi:     Các địa điểm chuyến Ngày, dự kiến địa điểm Các kế hoạch khác chuyến Lịch trình gởi cho nơi liên quan cần thiết Kế hoạch đảm nhận thay người công tác:     Cần chọn người ủy nhiệm thay Lập giấy ủy nhiệm trình duyệt Tiến hành bàn giao cơng việc người người thay Điều chỉnh họp, sinh hoạt, cần thay đổi bị ảnh hưởng người công tác Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi: Lập danh sách thứ cần kiểm tra Tùy tính chất chuyến cơng tác, thứ cần kiểm tra khác An toàn cho chuyến đi:  Đừng mang nhiều tiền mặt, khoản toán trước sau nên thực  Chú ý đầy đủ vấn đề bảo hiểm  Chú ý hành lý, đừng gây ý cho người khác sử dụng vật đựng đắt tiền, tránh phơ bày vật nhỏ ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ 'giựt', đặc biệt nơi vắng, lúc lên, xuống xe  Cẩn thận an ninh nơi khách sạn cư trú  Pho-to tài liệu quan trọng trước mang để đề phòng bị cắp  Nếu bị cướp, liên lạc với cảnh sát Lấy giấy xác nhận cảnh sát để bảo hiểm Chọn phương tiện lại an toàn tùy nơi, tùy lúc quan trọng nhằm đảm bảo an toàn