Đang tải... (xem toàn văn)
Chỉ cần dựa vào trí nhớ là chúng tôi nắm rõ tài liệu gì, văn bản nào, hồ sơ nào nằm ở đâu trong phòng này. Đừng động tới nha 2. Xử lý công việc không tốt thì không có vấn đề gì cả, nếu Sếp phát hiện chỉ cần xin lỗi “tôi quên tôi nhầm”, chỉ cần nỗ lực sửa lại là được chứ gì 3. Làm việc đầu tắt, mặt tối, bận rộn suốt cả ngày không có thời gian nghỉ, như vậy chắc chắn phải có hiệu quả chứ 4. Xử lý hồ sơ không đúng thời hạn vì lý do thiếu thông tin hoặc trục trặc về thiết bị là điều tất nhiên phải chịu 5. Tìm kiếm hồ sơ trong khi làm việc là chuyện đương nhiên, mất chút thời gian có sao đâu, chuyện nhỏ 6. Không cần biết văn phòng tôi lộn xộn đến đâu, miễn là tôi hoàn thành nhiệm vụ là đạt yêu cầu
MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRƯỚC KHI THỰC HIỆN 5S Sắp xếp ?!!! Cịn dùng khơng? ? Chờ lý ! ? Sạch ! Để khơng chỗ ! Khó tìm, khó lấy, khó kiểm sốt !? MỘT SỐ HÌNH ẢNH SAU KHI THỰC HIỆN 5S KỆ HỒ SƠ Số thứ tự, mã số A1, A2, B1, B2 … Vạch cho thấy thứ tự hồ sơ Màu sắc giống dễ dàng nhận biết Những quan điểm thường thấy đơn vị Chỉ cần dựa vào trí nhớ chúng tơi nắm rõ tài liệu gì, văn nào, hồ sơ nằm đâu phòng Đừng động tới nha! Xử lý công việc khơng tốt khơng có vấn đề cả, Sếp phát cần xin lỗi “tôi quên/ nhầm”, cần nỗ lực sửa lại Làm việc đầu tắt, mặt tối, bận rộn suốt ngày khơng có thời gian nghỉ, chắn phải có hiệu Xử lý hồ sơ khơng thời hạn lý thiếu thông tin trục trặc thiết bị điều tất nhiên phải chịu Tìm kiếm hồ sơ làm việc chuyện đương nhiên, chút thời gian có đâu, chuyện nhỏ Khơng cần biết văn phịng tơi lộn xộn đến đâu, miễn tơi hoàn thành nhiệm vụ đạt yêu cầu QUAN ĐIỂM SAI = SỰ LÃNG PHÍ HIỂU ĐÚNG 5S phần công việc hàng ngày 5S giữ nơi làm việc điều kiện tốt cho người làm việc 5S phải hướng dẫn cấp quản lý 5S phải khu vực nhỏ sau bước mở rộng đến khu vực khác áp dụng tồn đơn vị Thực 5S tốn tiền cần thiết 5S đầu tư Bạn bắt đầu thực mà khơng có đầu tư nhanh chóng nhìn thấy số kết S1 5S S5 Phân loại thứ cần thiết không cần thiết Loại bỏ thứ khơng cần thiết 5S LÀ GÌ ? Seiri Sàng lọc S2 Seiton Sắp xếp Sắp xếp thứ cần thiết theo thứ tự Ngăn nắp - Dễ dàng sử dụng S3 Seiso Sạch Giữ gìn vệ sinh tồn văn phịng, máy móc dụng cụ, trang thiết bị v.v S4 Seiketsu Săn sóc Duy trì 3S lúc nơi Shitsuke Sẳn sàng Thực nhiều lần tạo thành thói quen Đào tạo người tự nguyện tuân thủ 3S 10 S4 – Seiketsu – Săn sóc Giảm căng thẳng Duy trì thành đạt “Liên tục phát triển” 3S lúc nơi Ngun tắc Khơng: “Khơng có vật vơ dụng – Không bừa bãi – Không dơ bẩn” Sàng lọc Xuất sắc Giỏi Sạch Kỹ thuật • Chấm điểm 5S • Cải tiến điểm chưa đạt Khá Đạt • Khen thưởng đơn vị thực tốt Thời gian Sắp xếp Phòng /Bộ phận ……………… BẢNG ĐÁNH GIÁ 5S KHỐI VĂN PHÒNG Người đánh giá …………………………………………… Điểm kỳ Điểm kỳ trước Ngày đánh giá ……… /100 ……… /100 ………………… 5S Số TT Nội dung chi tiết đánh giá S1 Tủ, hộc bàn có khố Khơng có tài liệu, vật dụng vơ ích, khơng liên quan đến cơng việc Trên bàn làm việc Khơng có tài liệu, vật dụng vơ ích bàn/ ngăn kéo Kiểm soát mắt Vật dụng tài liệu khơng liên quan xác định mắt Tiêu chuẩn loại trừ Đã có tiêu chuẩn cụ thể cố định để loại bỏ tài liệu vật dụng thừa Tiêu chuẩn đánh giá Bảng cơng tác, Ghi chép cập nhập đầy đủ, Biểu, Đồ thị xác, rõ ràng tường Số điểm Phòng /Bộ phận ……………… BẢNG ĐÁNH GIÁ 5S KHỐI VĂN PHÒNG Số 5S TT S2 Người đánh giá …………………………………………… Điểm kỳ Điểm kỳ trước Ngày đánh giá ……… /100 ……… /100 ………………… Nội dung chi tiết đánh giá Tiêu chuẩn đánh giá Nhãn ghi dấu nơi lưu trữ Việc dán nhãn ngăn tủ, hồ sơ, vật dụng cho phép xác định nhận biết nơi lưu trữ Nhãn tài liệu vật dụng Mọi người dễ dàng nhận biết xác định rõ tài liệu hay vật dụng liên quan Dễ sử dụng Việc lưu trữ bố trí dễ sử dụng có người cần đến Lưu trữ ngăn nắp, thứ tự Mọi tài liệu, vật dụng xếp lưu trữ vào vị trí định 10 Lối khu vực Tất bảng thông báo lối hướng dẫn định rõ ràng Số điểm Phòng /Bộ phận ……………… BẢNG ĐÁNH GIÁ 5S KHỐI VĂN PHÒNG Số 5S TT S3 Người đánh giá …………………………………………… Điểm kỳ Điểm kỳ trước Ngày đánh giá ……… /100 ……… /100 ………………… Nội dung chi tiết đánh giá Tiêu chuẩn đánh giá 11 Sàn nhà Sàn nhà 12 Bụi bặm dơ bẩn Các cửa, khung cửa, bàn, kệ, tủ không cịn bụi bẩn 13 14 15 Trách nhiệm Phân cơng rõ ràng phận lau chùi vệ sinh chịu trách nhiệm quét dọn, lau chùi, vệ sinh Giỏ đựng rác Đầy đủ giỏ rác để thu giấy vụn vật thừa bẩn Thói quen giữ Nhân viên có thói quen lau chùi vệ sinh quét dọn vệ sinh thường xuyên Số điểm Phòng /Bộ phận ……………… BẢNG ĐÁNH GIÁ 5S KHỐI VĂN PHÒNG Số 5S TT S4 Người đánh giá …………………………………………… Điểm kỳ Điểm kỳ trước Ngày đánh giá ……… /100 ……… /100 ………………… Nội dung chi tiết đánh giá Tiêu chuẩn đánh giá 16 Thơng gió Khơng khí sạch, khơng nhiễm khói thuốc hay mùi thối, hệ thống quạt tốt (nếu có) 17 Ánh sáng Hệ thống đèn bảo đảm độ sáng góc chiếu phù hợp, sử dụng tốt 18 Quần áo Trang phục quần áo 19 Môi trường tổng quát Môi trường làm việc tốt (Thơng thống, ánh sáng, màu sắc, tiếng ồn, bụi bặm, mùi) 20 3S Duy trì tốt hệ thống Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch thường xuyên Số điểm Phòng /Bộ phận ……………… BẢNG ĐÁNH GIÁ 5S KHỐI VĂN PHÒNG Người đánh giá …………………………………………… Điểm kỳ Điểm kỳ trước Ngày đánh giá ……… /100 ……… /100 ………………… 5S Số TT Nội dung chi tiết đánh giá S5 21 Quần áo, đồng phục Các qui định trang phục, đồng phục, mang bảng tên thực nghiêm chỉnh 22 Giao tiếp, tiếp xúc Khơng khí giao tiếp, trao đổi cơng việc thân thiện, hoà nhã 23 Thời gian làm việc nghỉ ngơi Mọi nhân viên giữ giấc làm việc nghỉ ngơi 24 Cách gọi điện thoại Nhân viên gọi điện thoại trao đổi công việc ngắn gọn 25 Quy định nguyên tắc Các quy định nguyên tắc tuân thủ chặt chẽ có đánh giá kịp thời Tiêu chuẩn đánh giá Số điểm S5 – Shitsuke – Sẵn sàng Chấp hành quy định Tạo thành nề nếp, thói quen, tự nguyện, tự giác thực trì 3S: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch Hệ thống “Kiểm soát mắt” xây dựng Visual Control System - VCS Cách thực • Bộ phận thực chưa tốt học tập phận thực tốt, tiến hành đào tạo thêm cho phận thực chưa tốt • Làm cho người thấu hiểu nội dung quy định cách tốt nhìn hiểu • Thực thị, qui định • Thay thói quen cũ chưa tốt thói quen tốt • Thực liên tục tạo thành thói quen Mục tiêu 5S Các công cụ 5S Lặp lặp lại 3S liên tục Sẵn sàng Sàng lọc TA LÀM MẤY S ? 5S - 3S hay 2S ? • Ta làm 3S S1 – S2 S3 • S4 có sau làm LIÊN TỤC 3S • S5 có sau nhiều lần LẶP LẠI vịng S1 S2 S3 S4 ÁP DỤNG THỰC TẾ Dự án thử với S phù hợp (3 tháng) – Phịng, ban, phận điển hình: Seiri, Seiton – Máy móc, trang thiết bị điển hình: Seiso Mở rộng nâng cấp hoạt động (6-12 tháng) – Mở rộng đến phòng, ban, phận khác – Nâng cấp hoạt động phòng, ban, phận máy móc, trang thiết bị điển hình Thực 5S toàn đơn vị (Nếu thực tốt 1, 2) – Chuẩn bị hoạt động toàn đơn vị (3 tháng) – Phương pháp thúc đẩy đào tạo – Hoạt động 5S tồn đơn vị (1 năm) • Lưu Ý : Thời gian thực ghi ngoặc đơn ví dụ Hãy áp dụng theo tình hình thực tế đơn vị LƯU Ý Bước LƯU Ý Bước Bước LƯU Ý Bước Bước Bước LƯU Ý Bước LƯU Ý Bước ! Kiểm tra Bước Kiểm tra Bước Bước PDCA Lặp lại chu trình PDCA PDCA D – Thực Mục tiêu P – Kế hoạch C – Kiểm tra A – Hành động Hành động Kế hoạch Kiểm tra Thực Mốc Thời gian Phan Tất Thành www.trangsucbac.vn Khi