Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản đến và đi của khoa tin học kinh tế
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản Lời nói đầu Một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý dữ liệu , tức là những số liệu và tài liệu thu thập đợc . Dữ liệu đợc coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dới dạng tiện dùng và có ích cho viẹec ban hành các quyết định . Ngày nay ngân hàng dữ liệu hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điên tử là phơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công .Mối quan tâm hàng đầu của những cán bộ thiết kế hệ thống thông tin quản lý là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử để phục vụ cho nhiều ngời dùng và nhiều mục đích quản lý.Hệ thống thông tin quản lý thể hiên cách tiếp cận của nhà quản lý tới những hệ thống thông tin quản lý và những ứng dụng của nó trong các tổ chức kinh tế xã hội , đặc biệt cho các tổ chức doanh nghiệp. Các nhà quản lý hiện đại càng ngày càng phải chịu trách nhiệm nhiều hơn trong việc xác định những yêu cầu hệ thông thông tin và trách nhiệm trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt những hệ thống thông tin sao cho chúng trợ giúp tốt nhất những yêu cầu thông tin của nhà quản lý . Hiện nay ở nớc ta thực hiện Nghị Định 49/CP của chính phủ tất cả các cơ quan xí nghiệp đều đã và đang thực hiện đa máy tính vào công tác văn phòng và quản lý .Thế nên sinh viên chuẩn bị đi thực tật làm đề tài chuyên nghành là hết sức thiết thực và cần thiết để qua đây biết đợc tình hình học tập và ứng dụng trong thực tế ra sao? Cho nên em chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản đến và đi của khoa tin học kinh tế Đề tài này sẽ giúp cho em hiểu biết hơn vì đây là đề tài thiết thực trong thực tế .Qua đề tài này em sẽ phát triển lên xây dựng đề tài khác khá hơn . Vì đây là đề tài đầu tay về môn chuyên nghành nên chắc hẳn còn nhiều thiếu sót . Em rất mong nhận đợc lời nhận xét phê bình và gợi ý sửa đổi của Thầy để em rút kinh nghiệm trong những đề tài sau nhất là trong quá trình thực tập. 1 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản ChơngI. Khái quát nội dung và sử dụng ngôn ngữ xây dựng trơng trình này: A.Khái niệm cơ bản. 1.Khái quát chung. Trải qua 45 năm xây dựng và trởng thành Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội đã đào tạo ra hàng nghìn cử nhân kinh tế .Vì vậy việc quản lý hồ sơ và các văn bản đến và đi của trờng là một vấn đề rất cấp bách và thiết thực đối với nhà trờng nói chung và khoa tin học kinh tế nói riêng. Các hồ sơ quản lý sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trờng làm việc và công tác đợc nhà trờng theo dõi họat động , thu thập các thông tin nhằm xây dựng đào tạo và phát triển chuyên ngành ngày càng tốt hơn, phù hợp, đáp ứng yêu cầu của đất nớc cải thiện nâng cao chất lợng đào tạo cử nhân kinh tế với chất l- ợng cao nhằm xây dựng đất nớc văn minh và hiện đại. Nhà trờng liên hệ tới các khoa, chuyên ngành của từng sinh viên để nắm bắt đợc tình hình của sinh viên về việc học tập và liên hệ với gia đình để đào tạo quản lý có hiệu quả,với sự quản lý chặt chẽ nh vậy chất lợng sinh viên ra trờng ngày càng cao. Các hồ sơ văn bản của Bộ Giáo dục và đào tạo gửi tới nhà trờng .Sau đó gửi tới các khoa để phổ biến cho sinh viên biết những quy chế về quá trình đào tạo .Các văn bản hồ sơ của khoa gửi tới Bộ Giáo dục thông qua nhà trờng ngoài ra ý kiến đóng góp của sinh viên tới khoa và nhà trờng. 2.Tính cấp thiết của đề tài. Trờng ta hàng năm đào tạo rất nhiều cử nhân cho nên việc quản lý hồ sơ cuả các sinh viên là rất cần thiết. Những văn bản gửi đến và đi rất nhiều cho nên vấn đề bảo mật và quản lý phải chặt chẽ. Cử nhân Tin Học Kinh Tế đợc đào tạo những kiến thức cơ bản nhất về tin học sau khi ra trờng sinh viên có thể độc lập làm việc cho các trung tâm phần mềm ,các công ty sản xuất, bu điện , ngân hàng Việc quản lý văn bản là công việc cần thiết và cấp bách thiết thực nhằm thúc đẩy chất lợng đào tạo cử nhân phù hợp với thời đại thông tin, nhất là đối với sinh viên khoa tin học quản lý. Đào tạo cho đất nớc các cử nhân tin học kinh tế đáp ứng yêu cầu của đất nớc xây dựng Xã Hội Chủ Nghĩa phồn vinh. B.Ngôn ngữ lập trình. 2 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản 1.Khái niệm chung. Với phần mềm quản lý văn bản vào ra của khoa tin học kinh tế là một khối lợng tơng đối lớn vì vậy khi xây dựng HTTT cho đề tài nay ngôn ngữ thích hợp cho hớng đối tợng , truy cập một cách nhanh nhất và dễ hiểu nhất, thuận lợi cho việc tìm kiếm, hay theo dõi quá trình học tập của sinh viên đó . Em chọn ngôn ngữ lập Trình Visual Basic 6.0. Đây là ngôn ngữ thông dụng nhất cho việc xây dựng đề tài lập trình hớng đối tợng , giúp cho đề tài sinh động hơn, dễ hiểu hơn, sử dụng dễ hơn. 2.Xây dựng đề tài. Với ngôn ngữ Visual Basic 6.0 , đề tài đợc xây dựng trên cơ sở HTTT đợc thiết kế các FORM , với một FORM chính ta có thể truy nhập, tìm kiếm, dữ liệu , thông tin về hồ sơ, văn bản đi và văn bản đến của khoa tất cả những vấn đề về hồ sơ kể cả những văn bản đã sử dụng . Qua đó ta có thể liên hệ dễ dàng hơn giữa các khoa với nhau và liên hệ giữa nhà trờng và gia đình, việc liên hệ của Bộ Giáo dục gửi tới nhà trờng và thông qua các khoa tới sinh viên để cập nhật những thông tin cần thiết.Nh vậy sử dụng ngôn ngữ Visual Basic có thể xây dựng chơng trình hoàn thiện hơn so với ngôn ngữ lập trình khác. Với ngôn ngữ này em xây dựng các form nhỏ thông qua một form chính. Từ form chính có thể truy nhập đợc các thông tin ở các form khác nhờ menu hiện ở trên form chính, ngoài ra có thể nhập thêm hay xoá bỏ một văn bản nào đó do một lý do là chuyển đến hoặc chuyển đi. 3 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản ChơngII: Quá trình thực hiện A. Quá trình thực hiện. Nhiệm vụ chính của thiết kế là : Lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác định HTTT trình bày thông tin nh thế nào cho ngời sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đa ra kết qua ra. Công việc quản lý sinh viên là một công việc rất thiết thực trong việc đào tạo quản lý sinh viên . Với đội ngũ sinh viên sau khi ra tr- ờng họ có thể phát huy những tài năng vốn có của mình đã học và nghiên cứu trong nhà trờng nhờ có sự quản lý chặt chẽ và khoa học của khoa và nhà trờng ,đề tàiXây dựng HTTT quản lý văn bản vào ra cuả khoa tin học kinh tế là một đề tài rất cần thiết cho quá trình đào tạo của khoa và trờng . Với thời đại thông tin, tin học đợc phổ cập trên tất cả các ban nghành việc áp dụng tin học vào quá trình quản lý là rất cấp thiết. Trải qua 45 năm xây dựng và trởng thành Đại học kinh tế quốc dân nói chung và khoa tin học kinh tế nói riêng đã đào tạo ra hàng nghìn cử nhân kinh tế họ đã làm và nghiên cứu góp phần rất lớn cho đất nớc , với những kiến thức họ đã đợc học và nghiên cứu họ là một phần lớn cho việc phát triển kinh tế nớc ta từ một nền kinh tế thấp trở thành đợc nh ngày hôm nay. Khoa tin học kinh tế với đào tạo chuyên môn tin học kinh tế ,sinh viên theo học đợc học những vấn đề về tin học cơ bản nhất sau khi ra trờng sinh viên có thể độc lập phát huy, phục vụ cho công việc quản lý ,ngân hàng ,hay viết ch- ơng trình phần mềm kinh tế , họ có thể làm việc cho các công ty phần mềm. Nhờ có sự quản lý chặt chẽ và thiết thực cùng với lòng nhiệt tình , tâm huyết giảng dạy của các thầy cô trong khoa và trờng sinh viên ra trờng với chất lợng ngày càng cao, với trình độ chuyên môn cao cùng với đạo đức phẩm chất tốt. Sinh viên sau khi ra trờng với chuyên môn cao nhờ sự chỉ dẫn nghiên cứu của thầy cô và bản thân cố gắng của mình , họ đợc nghiên cứu những vấn đề mới nhất về tin học cùng với sự rèn luyện đạo đức con ngời. Sinh viên sau khi ra trờng không những có trình độ cao mà họ còn có phẩm chất tốt. Nhờ việc quản lý khoa học của nhà trờng và khoa tin học kinh tế, Đề tài Xây dựng HTTT quản lý văn bản của khoa tin học kinh tế là một công việc rất cần thiết. 4 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản B. Phân tích và thiết kế HTTT. Trớc hết ta phải thiết kế hệ thống để quá trình thực hiện phơng án của mình đợc thoả dụng. Đánh giá yêu cầu và tham khảo về giai đoạn yêu cầu do phân tích trình bày một quyết định sẽ đợc ban hành tiếp tục hay huỷ bỏ. Giai đoạn này cũng rất quan trọng, theo James Mckên đã làm rõ tính sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét:Những ngời có thành công nhất , nghĩa là những ngời tôn trọng nhất các rằng buộc về tài chính, về thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng nhất , cũng là những ngời đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lo gíc. 5 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản I/Sơ Đồ Chức Năng: Sơ đồ chức năng quản lý văn bản vào ra cuả khoa tin học kinh tế II/Sơ Đồ DFD: Ta thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống quản lý văn bản qua sơ đồ này.Sơ đồ này không đi vào chi tiết , mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống 6 Quản lý văn bản Quản lý hồ sơLập lịch Quản lý nơi nhận Vào các thủ tục Nhập nội dungXử lý Tính theo loại văn bản In các báo cáo In văn bản Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản Văn bản và hồ sơ Đây là sơ đồ DFD của quá trình quản lý và theo dõi văn bản 7 Vào danh mục Phiếu kiểm nghiệm Văn bản Nội dung đã qua nhân xét Kiểm tra Thông t số In ra các văn bản Phòng đào tạo Gia đình Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản III. Thiết kế top down design Thời điểm Nhận Văn Bản 8 Thời gian kiểm định Kết thúc quá trình gửi Xử lý văn bản Xắp xếp văn bản theo trình tự Thực hiện ch ơng trình Thực hiện kiểm tra định kỳ Nhận và thực hiện Sau khi nhận văn bản Lập kế hoạch Quá trình gửi văn bản Xác định điều kiện văn bản Đã thực hiệnvà xử lý Các thông báo đ ợc gửi đi Tổng hợp và thông báo X©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý c¸c v¨n b¶n 9 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản IV. Ch ơng trình. Đây là chơng trình xây dựng nhằm quản lý văn bản khoa tin học kinh tế. Khi ta muốn nhập dữ liệu tìm kiếm văn bản trợ giúp chơng trình. 10 [...].. .Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản 2 Nhập dữ liệu 11 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản 3 Kiểu văn bản 4 Ngày gửi C Chơng trình gốc 1.Hớng dẫn sử dụng Private Sub Command1_Click() 12 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản Unload Me End Sub *Private Sub Form_Load() With Me Width = 7000 Height... trị vào ô 'Ngày đầu'" Else If txtNc.Text = vbNullString Then MsgBox "Bạn phải nhập một giá trị vào ô 'Ngày cuối'" Else MsgBox "Giá trị bạn nhập vào là không đúng" End If End If txtNd.SetFocus End Sub Private Sub txtNd_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then txtNc.SetFocus End If End Sub 24 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản Kết luận Trong những năm vừa qua, công nghệ thông tin. .. New Recordset 19 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản adoPrimaryRs.Open "select Mavb,Tenvb,TenKieu,TenTheLoai,SoLuong as[SL Di],Ngaygui,adLockOptimistic" Set grdDataGrid.DataSource = adoPrimaryRs mbDataChanged = False Exit Sub errNhap: If txtInput.Text = vbNullString Then MsgBox "Bạn phải nhập một giá trị vào ô trên" Else MsgBox "Giá trị bạn nhập vào là không đúng" End If txtInput.SetFocus... công nghệ thông tin đang phát triển hết sức sôi động ở Việt Nam Hoà mình vào không khí chung đó, nghành tin học quản lý đã và đang đợc nhà nớc đầu t rất tích cực, thu đợc những kết quả đáng kể Thông qua tác dụng quản lý một cách nhanh chóng kịp thời và chặt chẽ, tạo tin tởng cho các chủ doanh nghiệp.Tạo tiền đề trong công cuộc xây dựng, đổi mới đất nớc 25 ... txtFields_KeyPress(Index As Integer, KeyAscii As Integer) 16 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản If Index = 2 Then If ((KeyAscii < 48) Or (KeyAscii > 58)) And (KeyAscii 13) And KeyAscii vbKeyBack Then MsgBox "Giá trị Lợng tồn phải là số nguyên dơng", vbOKOnly, "Lỗi nhập" txtFields(2).SetFocus End If End If End Sub 3.kiểu văn bản Option Explicit Private Sub Form_Load() Dim i As Byte Me.Width... txtNd.Visible = True lblInput.Visible = True lblNd.Visible = True lblNc.Visible = True txtInput.Text = vbNullString txtNd.Text = vbNullString txtNc.Text = vbNullString Next Call Form_Load End Sub Private Sub Form_Load() Call Form_Resize End Sub Private Sub Form_Resize() 20 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản On Error Resume Next 'This will resize the grid when the form is resized grdDataGrid.Width... adoPrimaryRs.MoveFirst End If 22 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản 'show the current record mbDataChanged = False Exit Sub GoPrevError: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub SetButtons(bVal As Boolean) cmdClose.Visible = bVal cmdNext.Enabled = bVal cmdFirst.Enabled = bVal cmdLast.Enabled = bVal cmdPrevious.Enabled = bVal End Sub Private Sub grdDataGrid_Click() End Sub Private Sub txtInput_Change()... lstTroGiup.List(4) rtbTroGiup.LoadFile "c:\Program Files\Qlvb\Help\Hethong.rtf", rtfRTF End Select Exit Sub Loi1: Select Case lstTroGiup.ListIndex Case 0 MsgBox "Không mở dựoc file C:\Program Files\Qlvb\Help\Nhapdulieu.rtf" 13 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản Case 1 MsgBox "Không mở dựoc file c:\Program Files\Qlvb\Help\Danhmuc.rtf" Case 2 MsgBox "Không mở dựoc file c:\Program Files\Qlvb\Help\Timkiem.rtf"... một bản ghi rỗng !" End Sub Private Sub cmdUpdate_Click() On Error GoTo UpdateErr datPrimaryRS.Recordset.UpdateBatch adAffectAll cmdUpdate.Enabled = False cmdAdd.Enabled = True Exit Sub UpdateErr: Select Case Err.Number Case -2147217887 MsgBox "Giá trị Lợng tồn phải là số nguyên dơng", vbOKOnly, "Lỗi nhập" txtFields(2).SetFocus Exit Sub Case -2147467259 15 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản. .. display the current record position for this recordset lblStatus.Caption = "Record: " & CStr(adoPrimaryRs.AbsolutePosition) End Sub Private Sub cmdClose_Click() Unload Me End Sub 21 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản Private Sub cmdFirst_Click() On Error GoTo GoFirstError adoPrimaryRs.MoveFirst mbDataChanged = False Exit Sub GoFirstError: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdLast_Click() . việc quản lý khoa học của nhà trờng và khoa tin học kinh tế, Đề tài Xây dựng HTTT quản lý văn bản của khoa tin học kinh tế là một công việc rất cần thiết. 4 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các. lịch Quản lý nơi nhận Vào các thủ tục Nhập nội dungXử lý Tính theo loại văn bản In các báo cáo In văn bản Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản Văn bản và hồ sơ Đây là sơ đồ DFD của. ngời dùng và nhiều mục đích quản lý .Hệ thống thông tin quản lý thể hiên cách tiếp cận của nhà quản lý tới những hệ thống thông tin quản lý và những ứng dụng của nó trong các tổ chức kinh tế xã hội