Đang tải... (xem toàn văn)
tài liệu quản lý dự án - khởi động dự án
KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN Tạo nên khác biệt Nội dung Chính Cùng Điểm Lại Nội dung Hơm trước Các Tiến trình Chính Dự án Khởi động Dự án Lập Nhóm Quản lý Dự án Phương pháp Phổ biến Dự án Phân định Vai trò & Trách nhiệm Các Tiến trình Chính Dự án Các Tiến trình Chính Dự án Vì dự án kết thúc trước bắt đầu? Cần cấp ủng hộ! (project endorsement by upper management – HP) Tơi có ý tưởng hay! Bây khơng phải lúc Khơng làm có đâu! Nó chẳng dùng Không thể làm được! Chúng thử qua Sẽ tốn lắm! Đó khơng phải cách làm Thôi để lần khác bàn tiếp Trọng tâm qua Tiến trình Khởi động Nắm rõ mục tiêu Hoạch định Hiểu phụ thuộc qua lại nhiệm vụ, thời gian, nguồn lực & rủi ro Thực Xử lý vấn đề Kiểm soát Theo dõi để cập nhật & điều chỉnh Kết thúc Hoàn tất khía cạnh Khởi động Dự án Khởi động Dự án Có nhiều cách để khởi động dự án khác nhau, tất phải nhắm đến đích đến chung & Mục tiêu bước Khởi động Dự án tập trung huy động toàn tổ chức hướng đến mục tiêu chung Kết bước RÕ RÀNG THÔNG SUỐT nội dung, mục tiêu & thành phần dự án Hệ bước hiểu rõ mục tiêu, giảm thiểu làm lại, giảm thiểu trục trặc Các Công cụ Giúp Truyền đạt Thông tin RÕ RÀNG,THƠNG SUỐT Bản tóm tắt phát triển dự án (project development brief – PDB) Mô tả ý tưởng / hội / giải pháp Mô tả kết sau dự án Mô tả phương thức thực Định nghĩa phạm vi, nguồn lực, cột mốc chính, kết phải chuyển giao (deliverables) Vai trò PDB Cơng cụ truyền đạt thơng tin giai đoạn Khởi động Dự án Hợp đồng / thỏa thuận nội thành viên dự án, nhóm dự án & tổ chức yêu cầu dự án (nếu có) Cơng bố thức dự án Thảo luận nhóm 15’ Chọn dự án chung cho nhóm Suy nghĩ dự án Viết tóm tắt phát triển dự án (project development brief) NHỚ MỤC TIÊU: RÕ RÀNG, THƠNG SUỐT Lập Nhóm Quản lý Dự án “Individuals play the game, but teams win championships” - Anon Hình thành nhóm Dự án Chọn trưởng nhóm & thành viên chủ chốt dự án Xác định yêu cầu thành viên lại, sở cân nhắc yếu tố sau: Nhóm có Thực tế Kỹ & chuyên môn cần thiết Nhu cầu Cam kết & Thành tích Nhóm “trong mơ” Tính tương thích & đa dạng Các Giai đoạn Phát triển Nhóm Forming.Hình thành Các thành viên trạng thái thăm dị & thiếu chắn vai trị dự án Storming.Thử thách Các thành viên cố gắng khẳng định vị trí & tìm cách phân định cao thấp, thua Phát huy tinh thần đồng đội & phát triển lực nhóm Xây dựng niềm tin chung vào khả tập thể: 1+1 > Giải thích rõ phần đóng góp & phần thưởng người dự án Nhấn mạnh & làm rõ vai trò tinh thần đồng đội Norming.Đồng tâm Các ngun tắc, quy trình & giá trị chung nhóm trí & thiết lập Performing.Hiệp sức Nhóm hoạt động hiệu & tích cực để đạt mục tiêu chung dự án Synergy Tập trung toàn nỗ lực để hoàn thành dự án nhanh Xây dựng “Dream Team” Điều kiện thực tế giới hạn so với nhu cầu – nguồn nhân lực có Xác định kỹ năng, phẩm chất bạn cần để xây dựng “nhóm mơ” – Dream Team – cho dự án bạn Từ đó, biết khoảng cách & tìm biện pháp thu hẹp dần Lưu ý dạng tố chất khác chọn nhân dự án Bài tập Bạn tự xác định kỹ năng, phẩm chất bạn cần để xây dựng “nhóm mơ” cho dự án bạn: cửa hàng quà tặng, chuyến du lịch, lập công ty… Các cân nhắc lập nhóm dự án Mức độ thường xuyên cần phải sử dụng kỹ thành viên này? Chúng ta có cần thành viên tiến trình dự án hay khơng? Tổ chức có kiến thức chun mơn để tự thực chức hay không? Thành viên tiềm có cam kết nơi khác, dự án khác chưa? Sau nhóm thành lập… bước tiếp theo? Sau thành lập nhóm quản lý dự án, bước quan trọng để “thổi bùng” & trì lửa: Hào hứng Nhiệt tình Động lực Quyết tâm Tập trung Phương pháp Phổ biến Dự án Buổi họp Triển khai Dự án (Kick-off Meeting) Giới thiệu dự án thành viên với Đôi hội để có hoạt động xây dựng nhóm (team building) Cần đảm bảo đồng lịng trí người Cần đảm bảo RÕ RÀNG THƠNG SUỐT & tập trung vào đích đến cuối Nắm bắt mục tiêu dự án Hiểu phụ thuộc hỗ trợ qua lại lẫn thành viên “You only get one chance to make a first impression” - Anon Công thức Thành công Buổi họp Triển khai Công bố mục tiêu dự án & kết phải chuyển giao (deliverables) Phân định & trí vai trị & nhiệm vụ Thảo luận & trí phương thức làm việc Tìm hiểu kinh nghiệm từ dự án trước Dự báo hội, rủi ro, vấn đề nảy sinh Chuẩn bị cho buổi họp (cùng hoạch định) Xác định việc cần làm Thực hoạt động xây dựng nhóm Phân định Vai trò & Trách nhiệm Phân định Vai trò & Trách nhiệm | Cấu trúc nhóm Tên Maria Caspani Trách nhiệm Chính Phối hợp với nhóm dự án, hỗ trợ giải vấn đề, tham gia trình định, cập nhật tiến độ cho cấp trên, đảm bảo hoàn thành mục tiêu dự án Tên Johan Wuyts Quản lý DA Vai trị Kiểm sốt Chất lượng (QA) Sản xuất R&D Marketing Cung ứng Sanja Petric Thành viên chủ chốt Thành viên mở rộng Điều phối viên Dự án Trách nhiệm Chính Phối hợp với nhà tư vấn bên ngồi để phát triển cơng thức, sản xuất & kiểm soát độ ổn định sản phẩm… Đảm bảo khả thi sản xuất cho sản phẩm mới… Nghiên cứu phát triển bao bì mới… Phát triển & tung sản phẩm mới, nghiên cứu thị trường… Cung cấp ước tính giá thành cho sản phẩm mới, tìm kiếm & thương lượng với nhà cung cấp nguyên vật liệu… Hỗ trợ chuyển tải thông tin & đảm bảo hoạt động thông suốt thành viên dự án… Tên Kerstin Schwen Paola Carosio Diego Oldani Esther Ezquerra Vai trị Trách nhiệm Chính Bart Lievens Sarah Divanbeigi Nam Dương Paul Trainor Tóm tắt Khởi động Dự án Nắm khái quát dự án Nắm mục tiêu Hình thành nhóm Xác lập cam kết Chính thức hóa Bắt tay vào thực Khởi động Dự án Bạn nhận hơm nay? Điều quan trọng lúc Khởi động Dự án? Dự án nói chung phải trải qua giai đoạn nào? Nhóm dự án phải trải qua giai đoạn nào? Tại cần Ở đây, bây giờ? Bạn ứng dụng kiến thức sao? Những bạn bắt đầu làm? Những bạn khơng làm nữa? Những bạn làm khác so với trước? ... Tiến trình Chính Dự án Khởi động Dự án Lập Nhóm Quản lý Dự án Phương pháp Phổ biến Dự án Phân định Vai trò & Trách nhiệm Các Tiến trình Chính Dự án Các Tiến trình Chính Dự án Vì dự án kết thúc trước... Hồn tất khía cạnh Khởi động Dự án Khởi động Dự án Có nhiều cách để khởi động dự án khác nhau, tất phải nhắm đến đích đến chung & Mục tiêu bước Khởi động Dự án tập trung huy động toàn tổ chức hướng... tắt Khởi động Dự án Nắm khái quát dự án Nắm mục tiêu Hình thành nhóm Xác lập cam kết Chính thức hóa Bắt tay vào thực Khởi động Dự án Bạn nhận hơm nay? Điều quan trọng lúc Khởi động Dự án? Dự án