Đang tải... (xem toàn văn)
Giải pháp công nghệ quản lý doanh nghiệp
CÔNG TY CP TÍCH HỢP DỊCH VỤ SỐ DSI.,JSC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------oOo------------ GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ứng dụng vào hoạt động của Công ty TNHH Hồng Lam Căn cứ: - Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Các sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp cung cấp - Căn cứ vào khả năng cung cấp của Công ty cổ phần tích hợp dịch vụ số Chúng tôi xin trình bày giải pháp Công nghệ sẽ xây dựng để thực hiện việc quản lý hoạt động doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp hiện nay vấn đề đặt ra trong việc quản lý có4 vấn đề chính như sau: - Quản lý quy trình hoạt động của doanh nghiệp ( Quản lý luồng Công việc ) - Xây dựng hệ thống IT rule - Ứng dụng Công nghệ vào quản lý doanh nghiệp qua Skype và Email - Đào tạo và chuyên giao Công nghệ. I - Ứng dụng phần mềm quản lý luồng công việc ( WMS – work management system ) Hoạt động thực tại: Hiện tại quy trình quản lý thông tin của doanh nghiệp đang tiến hành 1 chiều, sử dụng thủ công, qua nhiều Công đoạn quản lý,… Dẫn tới thông tin không xuyên suốt, mất thời gian truyền đạt, tốn kém về chi phí trong quá trình truyển thông. Việc quản lý thông tin theo cấp độ tập trung, chuyên môn hóa, lưu giữ tài liệu báo cáo của doanh nghiệp không như mong muốn. Việc truyền đạt thông tin: - Email - Điện thoại - Văn bản - Họp bộ phạn - Thông báo Nhược điểm: - Mất nhiều thời gian - Thông tin một chiều - Tốn kém chi phí - Lưu trữ và tìm kiếm khó khăn Yêu cầu đặt ra: - Thu thập được các thông tin phát sinh từ vị trí, bộ phận - Tổng hợp thành dòng thông tin - Tạo thành tài nguyên thông tin (Database) có tổ chức và có tính hữu cơ cao - Tổ chức khai thác có ích: tạo thành các bức chân dung bằng số về các hoạt động (phản ánh các hoạt động qua các chỉ số) - Xây dựng, phát triển “sức mạnh mềm” (sức mạnh thông tin, dữ liệu, truyên thông…) dựa trên nền tảng công nghệ thông tin tương thích với hệ thống và năng lực hệ thống. - Hệ thống có khả năng: + Kết nối các module riêng rẽ, các phần cứng, các software chuyên dụng để tạo ra dòng thông tin liên tục và các báo cáo tổng thể. + Kết nối các đơn vị, bộ phận, các địa điểm, các tỉnh thành…theo phương thức thông tin online, dữ liệu (data base) offline tập trung tại HeadOffice. + Hệ thống có khả năng kết nối và truyền thông các dòng thông tin đến các bên liên quan nhanh nhất và theo cách hợp lý nhất Giải pháp cung cấp: Để giải quyết nhu cầu trên của Công ty, giải pháp hoàn thiện nhất hiện nay được đưa ra là: Hệ thống Quản lý luồng Công việc. Các chức năng chính của hệ thống được mô tả dưới đây: Ngôn ngữ lập trình: PHP Máy chủ: Cài đặt trên mọi máy chủ, cấu hình không cần cao, năng lực xử lý tốt • Tự động hóa các nghiệp vụ văn phòng: nội dung và luồng công văn, công việc. • Giảm chi phí đầu tư quản lý công việc, hồ sơ, tài liệu cho công ty. • Bảo mật: công việc văn bản trên hệ thống thông tin. • Quản lý: Theo dõi các quá trình xử lý công văn công việc. Một số tính năng của hệ thống như: • Định dạng cấu trúc văn phòng. • Tổ chức các đối tượng công văn – công việc . • Định nghĩa các luồng công văn – công việc . • Quản lý tiến độ dự án • Quản lý hồ sơ nhân viên • Quản lý thông tin khách hàng • Thống kê phân tích công văn – công việc . • Tìm kiếm công văn – công việc . • Và nhiều tính năng mở rộng khác. Chức năng cơ bản của hệ thống Lợi ích của hệ thống quản lý luồng Công việc nội bộ STT Chức năng Phạm vi Ứng dụng 1 Quản lý hồ sơ nội bộ Phân theo từng phòng ban. Giám đốc có quyền xem tất cả. Quản lý hồ sơ số của từng thành viên trong Công ty. Thông báo sinh nhật Quá trình Công tác Mức Lương Tăng Lương Quản lý thông tin toàn bộ thành viên Công ty 2 Quản lý Công văn Phân theo từng bộ phận Giám đốc có quyền xem tất cả Quản lý Công văn đi, Công văn đến. Xác nhận Công văn đã hoàn được xem chưa ? Chỉnh sửa 3 Quản lý Công việc Phân theo từng bộ phận Giám đốc có quyền xem tất cả Giao việc Theo dõi việc Quản lý tiến độ dự án Chat nội bộ dự án Lưu tài liệu theo dự án Quảng cáo 4 Phân lịch làm việc Phân theo từng bộ phận Giám đốc có quyền xem tất cả Phân lịch làm việc cho từng bộ phận Thông báo lịch làm việc qua Email để nhắc việc cho nhân viên 5 Quản lý danh sách khách hàng Phân theo từng bộ phận Giám đốc có quyền xem tất cả Nhân viên nhập thông tin khách hàng Thông qua việc thu thập trực tiếp Các form 6 Quản lý tài liệu Phân theo từng bộ phận Giám đốc có quyền xem tất cả Quản lý hợp đồng Quản lý các tài liệu liên quan đến dự án Các tài liệu đào tạo Các tài liệu khác liên quan 7 Quản lý quan hệ khách hàng Phân theo từng bộ phận Giám đốc có quyền xem tất cả Quản lý nguồn khách hàng từ đâu đến Xem thông tin khách hàng cũ Chụp ảnh màn hình phần mềm Danh sách các Công việc giao II –Xây dựng hệ thống website Mục tiêu: Xây dựng một cổng thông tin giao tiếp giữa người dùng và Công ty. Biến website thành Công cụ để giao tiếp và khảo sát thị trường. Kế hoạch đề ra: - Thiết kế lại giao diện tương tác thân thiện với người dùng - Xây dựng các chức năng tương tác người dùng - Cho phép đăng ký nhận thông tin - Tập trung nội dung chuyên sâu về ô mai. Giúp người đọc hiểu hơn về ô mai, tạo giá trị thu hút người dùng bởi nội dung chuyên sâu về “ Quà Việt “ - Tập trung vào các vấn đề sau: - Xây dựng chức năng tương tác với người dùng cho phép người dùng trao đổi trực tiếp trên website - Tập hợp nội dung chuyên đề về ô mai: Lịch sử, lợi ích, quy trình sản xuất, cách thức sử dụng . - Cho phép khách hàng đăng ký mua hàng trực tuyến tích hợp thanh toán trực tuyến thông qua Ngân Lượng, Bảo Kim… Giúp người có nhu cầu mua hàng tại các khu vực khác nhau trên đất nước Ngôn ngữ lập trình: PHP Máy chủ: Linux Đây là hệ thống bảo mật cao, năng lực xử lý tốt và không bị virus. Việc nâng cấp hệ thống sau này không tốn kém. Hệ thống phát triển bằng PHP rất linh hoạt, phát triển nhanh chóng. Khi cần nâng cấp các Module thì tiến hành nhanh chóng và không gặp vấn đề khó khăn. III- Đào tạo ứng dụng phần mềm Vấn đề đặt ra: Việc triển khai ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp muốn hoàn thiện được thì đào tạo người sử dụng và đào tạo ứng dụng các phần mềm để đáp ứng nhu cầu Công việc. Tại sao các ứng dụng khi triển khai vào doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn là do việc nhân viên chưa được đào tạo về lợi ích của việc ứng dụng và quy trình sử dụng phần mềm. Từ việc không hiểu và không biết cách làm nên nhân viên không ứng Cách thức triển khai: - Xây dựng IT rule: Vấn đề gặp phải trong doanh nghiệp nhỏ là không có IT Rule điều này dẫn tới việc mất thời gian vào việc sử dụng yahoo chat, đọc tin, gây mất mát dữ liệu. Cách thức triển khai hiệu quả là xây dựng một quy định sử dụng, những trang website được phép truy cập, các phần mềm được phép sử dụng, Phương thức1: Thực hiện cài ISA lên Server, chặn các trang website không. Cách thức này yêu cầu có IT có kỹ thuật để tiến hành quản lý và thiết lập cấu hình. Phương thức 2: Internet đã quá phổ biến với chúng ta cho nên các cá nhân, doanh nghiệp dễ dàng trang bị thiết bị (phần cứng) quản lý băng thông có tên là Exinda. Exinda là thiết bị hàng đầu phục vụ cho việc giám sát và tối ưu hóa băng thông. Ưu điểm của Exinda là thiết bị hoạt đông ở transparent mode ( trong suốt) cho nên khi ta gắn thiết bị vào trong mạng thì sẽ không cần chỉnh sửa hay thiết lập lại hệ thống mạng hiện đang sử dụng. Exinda còn tích hợp tính năng “Ethernet Bypass” trong trường hợp mất điện nguồn Exinda thì các gói tin sẽ bypass qua thiết bị và ra Internet bình thường. Ngoài ra Exinda còn hỗ trợ nhiều tính năng như Real-time Monitor, Application Response Measurement, Adaptive Response, Report … Exinda cho phép giới hạn băng thông theo IP, dịch vụ và quản lý theo user trên AD. Đặc biệt trên thiết bị Exinda có tạo sẵn các policy về các dịch vụ thường dùng từ đó ta có thể tùy chỉnh, tạo thêm các policy mới theo ý thích để phục vụ cho việc quản lý người dùng ( cấm không cho người dùng truy cập vào facebook, dùng Yahoo + Skype để chat, cấm xem film và nghe nhạc online, cấm download + upload …) Tính năng Real-time monitor hiển thị rõ URL website mà người dùng (theo IP hay theo user trên AD) truy cập. Application Response Measurement cho phép người quản trị biết được độ delay của từng service… từ đó giúp các nhà quản trị đưa ra phương hướng cấu hình phù hợp nhất để performance được tối ưu nhất. Đặc biệt hơn nữa là ta còn có thể quy định dung lượng down+upload của người dùng, nếu người dùng nào sử dụng vượt quá dung lượng mà ta đã chỉ định thì sẽ bị chuyển qua sử dụng Internet với băng thông ít hơn so với người dùng khác. Exinda còn cho phép ta cấu hình Report gửi về mail khi thiết bị gặp sự cố (Ethernet down, độ delay của dịch vụ vượt quá giới hạn ….) và report về các dịch vụ được sử dụng theo ngày/tháng/năm. - Đào tạo nhân viên cách kỹ năng mềm cần thiết để có thể thực hiện được việc ứng dụng phần mềm vào doanh nghiệp: + Giới thiệu về lợi ích của việc sử dụng phần mềm để kinh doanh: Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng, tại sao nhân viên phải thực hiện, khi thực hiện sẽ có lợi ích như thế nào ? - Xây dựng mạng lưới thoại doanh nghiệp: Cài đặt và hướng dẫn sử dụng điện thoại qua Skype. Giúp doanh nghiệp liên lạc tốt với các bộ phận tại các khu vực khác nhau. Doanh nghiệp sẽ không phải lãng phí chi phí điện thoại, có thể liên lạc trực tiếp với các đơn vị tại các khu vực xa, báo cáo thông qua Skype. Họp thoại từ xa với nhiều nhóm làm việc. - Xây dựng hệ thống Email nội bộ: Tạo nhóm mail Công ty, cài đặt ứng dụng Mail vào Outlook, đào tạo cách thức sử dụng Email và văn hóa dùng Email trong doanh nghiệp. IV- Chi phí và thời gian thực hiện STT Giải pháp Công việc Thời gian Chi phí 1 Phần mềm quản lý luồng công việc Xây dựng các chức năng quản lý theo nhu cầu của doanh nghiệp dựa trên bảng chức năng sẵn có của phần mềm. 02 tháng 40.000.000 VND 2 Thiết kế website Xây dựng hệ thống website thân thiện, tương tác với người dùng 03 tuần 10.000.000 VND 3 Xây dựng IT rule Thiết lập tương lửa bằng ISA, đào tạo quản trị mạng tự quản trị hệ thống 01 tuần 6.000.000 VND 4 Xây dựng hệ thống Email nội bộ và hướng dẫn sử dụng Thiết lập hệ thống Email nội bộ, tạo các Group mail, hướng dẫn cài đặt lên Outlook và hướng dẫn sử dụng Email 01 buổi 2.000.000 VND 5 Đào tạo toàn bộ nhân viên về lợi ích sử dụng phần mềm quản lý Công việc Đào tạo 01 buổi về lợi ích sử dụng phần mềm, giới thiệu cách sử dụng phần mềm quản lý Công việc thực hành trên phần mềm có sẵn của DSi 01 buổi 2.000.000 VND 6 Xây dựng mô hình hệ thống thoại doanh nghiệp thông qua ứng dụng Skype Xây dựng mạng lưới thoại sử dụng Skype. Mô hình hoạt động, cách thức thoại theo nhóm để họp, báo cáo. 01 buổi 2.000.000 VND MỌI CHI TIẾT TƯ VẤN CẦN THAM KHẢO XIN LIÊN HỆ Công ty cổ phần tích hợp dịch vụ số Phòng Giải pháp Marketing online Địa chỉ: D6, ngõ 61/23, Trần Duy Hưng, Hà Nội ĐT: 04 62950929 Hotline: 0919321885 Email: kinhdoanh@dichvuso.vn . ------------oOo------------ GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ứng dụng vào hoạt động của Công ty TNHH Hồng Lam Căn cứ: - Tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. trình hoạt động của doanh nghiệp ( Quản lý luồng Công việc ) - Xây dựng hệ thống IT rule - Ứng dụng Công nghệ vào quản lý doanh nghiệp qua Skype và Email