HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài “Tìm hiểu cơng tác quản lý văn đi, văn đến Văn phòng Bộ - Bộ Lao động - Thương binh Xã hội” Đơn vị thực tập Giảng viên hướng dẫn Khoa Sinh viên thực tập Lớp : Bộ Lao động – Thương binh Xã hội : ThS.Đặng Thị Minh : Quản lý Nhà nước Xã hội : Vương Thị Dịu : KH6H – Khố VI HÀ NỘI, 2009 B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh LỜI CẢM ƠN Đợt thực tập từ ngày 02/03 đến ngày 02/5/2009 sinh viên Học viện Hành Văn phịng Bộ trường Học viện Hành phối hợp với Bộ Lao động – Thương binh Xã hội thực hiện, chương trình hàng năm nằm chương trình đào tạo cử nhân Hành Học viện Hành Sau năm học tập nghiên cứu Học viện Hành chính, sinh viên chúng em truyền dạy kiến thức, lý thuyết Quản lí Nhà nước, hoạt động quan chức Quản lý Nhà nước Đợt thực tập Bộ Lao động ngắn ngủi song có ý nghĩa chúng em, hội để sinh viên tiếp cận thực tế công việc quan Nhà nước Tại đây, chúng em áp dụng kiểm chứng nững kiến thức học vào thực tiễn, hội để em bổ sung cho kiến thức thực tế kỹ xử lý công việc hoạt động thực tiễn hàng ngày.Được giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, cơng chức Văn phịng Bộ, đồn sinh viên thực tập chúng em xếp vào thực tập Văn phịng Bộ, trực tiếp tìm hiểu cơng tác Văn thư- Lưu trữ phòng Văn thư – lưu trữ Đợt thực tập thân em kết thúc với đề tài “Tìm hiểu cơng tác quản lý văn đi, văn đến Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội” Qua năm vừa học vừa quan sát thực tế, bên cạnh giúp đỡ hướng dẫn cụ thể thầy Học viện với báo cáo tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo, thầy cô trường Học Viện Hành chính, đặc biệt hướng dẫn tận tình Đặng Thị Minh – Giảng viên khoa Xã hội Thầy quản lý Hà Văn Nghĩa Xin phép gửi lời biết ơn trân trọng đến tập thể chú, anh chị Văn phịng Bộ tận tình giúp đỡ để trình thực tập em thuận lợi Việc vận dụng kiến thức, áp dụng lý thuyết học vào thực tế không đơn giản, q trình thực tập hồn thành báo cáo khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo môn ban lãnh đạo Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội để báo cáo thực tập đạt kết tốt, đồng thởi bổ sung thêm cho em kiến thức bổ ích trước trở thành cơng chức tương lai Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 14 tháng 04 năm 2009 Sinh viên thc hin Vng Th Du Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành A.PHN M ĐẦU I.KHÁI QUÁT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ NỘI DUNG THỰC TẬP Đợt thực tập sinh viên Hành Quốc gia Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội trường Học Viện Hành Chính phối hợp với Bộ LĐXH thực hiện, chương trình hàng năm chương trình đào tạo cử nhân Học Viện Hành Chính Cụ thể sau: Về thời gian: từ ngày 02/3 đến 02/5/2009 Từ 7h30 đến 16h30 Về địa điểm: Tại phòng Văn thư lưu trữ thuộc Phịng Hành – Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Về công việc : Tại sinh viên giao cơng việc thích hợp với chuyên nghành học tìm hiểu lý thuyết Nhóm sinh viên thực tập Bộ Lao động – Thương binh Xã hội chia làm nhóm nhỏ, nhóm làm hai ngày tuần + Hai tuần đầu tiên: Chúng em quan sát cơng việc thực tế tìm hiểu cấu, chức , nhiệm vụ Bộ + Hai tuần tiếp theo: Chúng em trực tiếp tham gia vào số công việc cụ thể như: xếp tài liệu, đánh số tài liệu Trong suốt trình thực tập, em dạy nhiệt tình thầy Hà Văn Nghĩa hai cán trực tiếp hướng dẫn phòng Văn thư-lưu trữ chị Đào Thị Thiên Hương Chị Phùng Ngọc Châm Tại đây, trực tiếp tham gia vào cơng việc văn phịng mang đến cho em nhiều hội thực tiễn, không hiểu rõ hơn, sâu thầy truyền dạy lớp mà trực tiếp vận dụng kiến thức đề làm cơng việc Điều có ý nghĩa lớn, bước đệm vững để giúp em tham gia cách vững vàng cho công việc sau này, giúp thân tránh khỏi bỡ ngỡ thức làm việc quan đó, từ giúp cho cơng việc hồn thành cách nhanh v hiu qu nht Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành Bờn cnh ú, qua q trình trực tiếp tham gia vào cơng việc, thân em thấy lĩnh vực văn thư hấp dẫn, thực thu hút quan tâm em, nên em định chọn đề tài văn thư lưu trữ để làm báo cáo cho đợt thực tập II GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1.1 Vị trí chức năng: Bộ Lao động - Thương binh Xã hội quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước lao động, việc làm, an tồn lao động, dạy nghề, sách Thương binh, Liệt sỹ người có cơng, bảo trợ xã hội phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công thực đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Bộ Lao động - Thương binh Xã hội thực nhiệm vụ quyền hạn theo quy định - Nghị định số 178/NĐ-CP ngày 3/12/2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: - Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dự án luật, Pháp lệnh văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ lao động thương binh xã hội - Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoặch dài hạn, năm năm hàng năm lĩnh vực lao động, thương binh xã hội chương trình, dự án quan trọng Bộ - Ban hành Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chịu trách nhiệm thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt lao động, thương binh xã hội; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi nhà nước Bộ - Về Lao động, Việc làm: Chủ trì, phối hợp vớí quan có liên quan xây dựng, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Thống quản lí xuất lao động chuyên gia; cấp thu hồi giấy phép hoạt động xuất lao động chuyên gia Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Häc viƯn Hµnh chÝnh - Về an tồn lao động Chủ trì, phối hợp với Bộ, quan có liên quan trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Ban hành danh mục công việc nặng nhọc độc hại, đặc biệt nặng nhọc độc hại: danh mục máy, thiết bị vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt an toàn lao động; quy định hướng dẫn thủ tục đăng ký kiểm định loại máy, thiết bị, vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt lao động theo yêu cầu Bộ luật Lao động Phối hợp với Bộ Y tế ban hành loại danh mục bệnh nghề nghiệp Thống quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê báo cáo tai nạn lao động - Về dạy nghề Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ sách dạy nghề, học nghề, quy định điều kiện thủ tục thành lập sở dạy nghề, tiêu chuẩn giáo viên dạy nghề đề án quy hoặch mạng lưới sở dạy nghề Ban hành điều lệ mẫu sở dạy nghề Thống quản lý tiêu chuẩn cấp bậc nghề, danh mục nghề đào tạo; chương trình, nội dung, phương pháp đào tạo; quy chế thi tuyển, quy chế cấp loại văn bằng, chứng tốt nghiệp; đào tạo bồi dưỡng giáo viên dạy nghề, cán quản lý sở dạy nghề; đánh giá chất lượng nghề Chủ trì phối hợp với Bộ, Ngành có liên quan việc đạo kiểm tra hoạt động sở dạy nghề - Về cơng tác Thương binh Liệt sỹ Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ sách chế độ ưu đãi người hoạt động cách mạng, liệt sỹ gia đình liệt sỹ, Thương binh, Bệnh binh, người hoạt động kháng chiến người có cơng giúp đỡ cách mạng, quy hoạch quy tập mộ, nghĩa trang liệt sỹ đài tưởng niệm cơng trình ghi cơng liệt sỹ, đạo việc kiểm tra nuôi dưỡng, điều dưỡng Thương binh, Bệnh binh người có cơng với Cách mạng; việc cung cấp chân tay giả, dụng cụ chỉnh hình, phương tiện trợ giúp khác cho Thương binh, Bệnh binh người có cơng - Về Bảo trợ xã hội Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ sách xố đói, giảm nghèo, cứu trợ xã hội, trợ giúp xã hội; chương trình quốc gia xố đói, giảm nghèo; quy hoạch mạng lưới sở bảo trợ xã hội; tổ chức hoạt động s bo tr xó hi; Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành Ch o kiểm tra tình hình thực sách xố đói, giảm nghèo; cứu trợ xã hội trợ giúp xã hội người tàn tật, trẻ mồ côi, trẻ lang thang người già cô đơn không nơi nương tựa, người gặp thiên tai, lũ lụt, nạn nhân chiến tranh -Về phịng, chống tệ nạn xã hội: Trình Thủ tướng Chính phủ sách giải pháp phịng ngừa tệ nạn mại dâm, cai nghiện ma tuý; tổ chức hoạt động sở chữa trị cai nghiện; quy hoạch sở cai nghiện cho đối tượng nghiện ma tuý Chỉ đạo, kiểm tra việc thực tổ chức chữa trị, cai nghiện, giáo dục dạy nghề, tạo việc làm, tái hoà nhập cộng đồng cho đối tượng mại dâm nghiện ma tuý - Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực lao động - Tổ chức thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến Khoa học Kỹ thuật vào lĩnh vực Lao động Thương binh Xã hội - Quyết định biện pháp, chủ trương cụ thể đạo việc thực chế hoạt động tổ chức nghiệp, dịch vụ công lĩnh vực Lao động, Thương binh Xã hội theo quy định pháp luật; quản lý đạo tổ chức thuộc Bộ - Thực nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn nha nước doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật - Quản lý nhà nước hoạt động hội tổ chức phi Chính phủ lĩnh vực Lao động, Thương binh Xã hội theo quy định pháp luật - Thanh tra, kiểm tra , giải khiếu nại, tố cáo; chống tham nhũng tiêu cực sử lý vi phạm theo thẩm quyền Lao động Thương binh Xã hội - Quyết định đạo việc thực chương trình cải cách hành Bộ theo nội dung mục tiêu chương trình cải cách hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ phê duyệt - Quản lý tổ chức máy, biên chế; đạo thực chế độ tiền lương sách chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; tổ chức công tác đào tạo bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước thuộc thẩm quyền Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ quan quản lý nhà nước Lao động, Thương binh Xã hội địa phương - Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật 1.3 Cơ cấu tổ chức Bộ Bộ Lao động - Thng binh v Xó hi gm cú: Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành chÝnh Bộ trưởng: Nguyễn Thị Kim Ngân Các thứ trưởng: - Thứ trưởng thường trực: Huỳnh Thị Nhân - Thứ trưởng: Đàm Hữu Đắc - Thứ trưởng: Lê Bạch Hồng - Thứ trưởng: Bùi Hồng Lĩnh - Thứ trưởng: Nguyễn Thanh Hòa - Thứ trưởng: Phùng Ngọc Hùng - Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước: + Vụ Lao động - Việc làm; + Vụ Tiền lương - Tiền công; + Vụ Bảo hiểm xã hội; + Vụ Bảo trợ xã hội; + Vụ Pháp chế; + Vụ Hợp tác quốc tế; + Vụ Kế hoặch – Tài chính; + Vụ Tổ chức cán bộ; + Cục Quản lý lao động nước; + Cục An toàn lao động; + Cục Thương binh - Liệt sỹ người có cơng; + Cục Phịng chống tệ nạn xã hội; + Tổng cục Dạy nghề; + Thanh tra; + Văn phòng - Các tổ chức nghiệp Bộ: + Viện Khoa học Lao động Xã hội; + Viện Khoa học Chỉnh hình - phục hồi chức năng; + Trung tâm Tin học; + Báo Lao động Xã hội; + Tạp chí Lao động Xã hội VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Chức năng: Văn phòng Bộ Lao động Thương binh Xã hội (gọi tắt Văn phịng Bộ) đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc tổ chức, quan đơn vị thực chương trình kế hoạch công tác Bộ; thực công tác Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viƯn Hµnh chÝnh hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất kỹ thuật , tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động Bộ 2.2 Nhiệm vụ: Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng tuần Bộ; đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ duyệt Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức hoạt động phối hợp với Bộ, Nghành, tổ chức trị - xã hội Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định Chính Phủ Thực chế độ báo cáo tháng, quý hoạt động đạo điều hành theo quy định Thực nhiệm vụ thuộc chức quản trị Hành chính; phục vụ hoạt động đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày lãnh đạo Bộ Tổ chức đạo thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ, quy định bảo vệ bí mật nhà nước quan Bộ đơn vị thuộc Bộ, kiểm tra thể thức việc trình Lãnh đạo Bộ ký duyệt, ký ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hành theo quy định Nhà nước; quản lý tổ chức hoạt động Thư viện Bộ Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc quan: quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt hội nghị Bộ theo quy định Nhà nước Bộ Tổ chức thực cơng tác phịng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt; phòng chống dịch bệnh công tác Y tế quan Bộ, tổ chức công tác dân quân, tự vệ quan Bộ theo quy định Nhà nước Bộ Quản lý sử dụng sở vật chất kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động; đảm bảo phương tiện điều kiện làm việc quan Bộ theo quy định Về thi đua – Khen thưởng: Trình Bộ tổ chức việc thực thi đua khen thưởng; xét tặng kỷ niệm chương nghiệp lao động, Thương binh Xã hội; xét tặng danh hiêụ thi đua, khen thưởng đơn vị cá nhân thuộc Bộ Trình Bộ xét đề nghị Bộ, Nghành cấp có thẩm quyền tặng danh hiệu thi đua, khen thưởng cá nhân đơn vị thuộc Bộ (kể khen thưởng thành tích kháng chiến) Thực nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng Bộ quan Bộ Phối hợp với Cơng đồn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức quan Bộ theo chế độ, sách Nhà nước Bộ Thực nhiệm vụ khác B phõn cụng Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh 2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phịng Bộ: Văn phịng Bộ có Chánh Văn phịng Phó Văn phịng giúp việc Các phòng thuộc Văn phòng Bộ gồm: - Đại diện Văn phịng Bộ thành phố Hồ Chí Minh; - Phịng Hành chính; - Phịng Thư ký - Tổng hợp; - Phòng Tuyên truyền – Thi đua; - Phòng Quản trị; - Phòng Tài vụ; - Phòng Quốc phòng – An ninh; - Đội xe; - Nhà khách; - Nhà khách Ngi cú cụng (n v s nghip) Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành MỐI QUAN HỆ GIỮA BỘ VÀ VĂN PHÒNG BỘ BỘ TRƯỞNG: Nguyễn Kim Ngân THỨ TRƯỞNG (Bùi Hồng Lĩnh) THỨ TRƯỞNG: (Đàm Hữu Trác) Các đơn vị Thứ trưởng phụ trách Các đơn vị Thứ trưởng phụ trách THỨ TRƯỞNG: (Ng Thanh Hoà) THỨ TRƯỞNG: Phùng Ngọc Hùng Các đơn vị Thứ trưởng phụ trách Các đơn vị Thứ trưởng phụ trách VĂN PHÒNG BỘ Mỗi quan hệ trực thuộc Mỗi quan hệ phối hợp SƠ ĐỒ MỖI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VÀ CÁC N V THUC B Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành m mỡnh qun lý theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI Các tập lưu văn sổ đăng ký văn giao nộp lưu trữ hành quan, tổ chức theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước CHƯƠNG II THỰC TẾ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG-BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI I HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ GIAI ĐOẠN 2006 - 2008 Hàng năm, Văn phòng Bộ tiếp nhận lượng lớn văn trung bình khoảng 15000 đến 25000 ban hành khoảng 5000 đến 7000 văn loại Do đặc thù Thành phố Hà Nội Thủ đô nước Việt Nam, trung tâm kinh tế, văn hóa, trị, kinh tế nước Do đó, số lượng cơng việc cơng tác hành lớn, số vụ việc hành cần phải giải lớn Bộ Lao động – Thương binh Xã hội quan Nhà nước đòi hỏi Văn phòng Bộ phải làm việc với cường độ cao khối lượng lớn Chính thế, số lượng văn đến mà Văn phòng Bộ tiếp nhận xừ lý lớn Trung bình năm có 40.000 đầu văn đi, đến mà Phịng giải Và năm, tình hình kinh tế - xã hội ngày phát triển nên có tăng lên số lượng văn qua năm, từ 15 – 20% lượng văn cần giải so với năm trước Năm 2006, Văn phòng Bộ tiếp nhận xử lý 20.669 văn đến; trực tiếp phát hành văn với số lượng 7.270 Số liệu cho thấy khối lượng cơng việc lớn mà Văn phịng Bộ phải đảm nhận Năm 2007, Văn phòng Văn phòng Bộ tiếp nhận xử lý 25.000 văn đến; trực tiếp phát hành văn với số lượng 5.001 Năm 2008(tính đến hết tháng năm 2008), Văn phòng Văn phòng Bộ tiếp nhận xử lý 14.860 văn đến; trực tiếp phát hành văn với số lượng 5.153 Số liệu cụ thể tính đến 15 35 phút ngày 09/2/2008 số văn mà Văn phòng Bộ tiếp nhận cụ th nh sau: Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh - Đã tiếp nhận 3.265 văn quan, tổ chức trung ương gửi đến Văn phòng giải - Đã tiếp nhận 7.136 văn quan, tổ chức địa phương gửi đến Văn phòng Bộ - Đã tiếp nhận 2.145 văn vượt cấp quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến Văn phòng đề nghị giải - Đối với văn Bộ ban hành tính đến thời điểm 7.326 văn ban hành Trong đó, số đầu văn cụ thể sau: + Quyết định pháp quy có 66 đầu văn bản; + Chị thị pháp quy có 13 văn bản; + Quyết đinh hành có 3479 văn bản; + Thơng tư có 13 văn bản; + Cơng văn loại có 1799 văn bản; + Báo cáo có 29 văn Ngồi cịn nhiều loại văn khác tờ trình, giấy mời…do Bộ ban hành Văn phòng Bộ trực tiếp phát hành Với đặc thù thành phố có kinh tế phát triển, sở hạ tầng kỹ thuật tương đối tốt trang bị cách đồng bộ, đại Có nguồn nhân, tài lực dồi Dựa tiềm lực đó, Văn phịng Bộ đưa tiến công nghệ thông tin vào hầu hết khâu trình quản lý nhà nước Văn phòng Bộ tự hào đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến gần sớm nước theo tinh thần Nghị định 136/NĐ-CP Chính phủ Hầu hết quy trình nghiệp vụ quản lý văn đi, đến Văn phòng Bộ xử lý giải thực dựa hệ thống máy tính qua năm chỉnh sửa, hoàn thiện, nâng cấp cho phù hợp với đặc thù công việc yêu cầu đổi Đây phần mềm chuyên dụng xây dựng để phục vụ cho công tác quản lý văn đi-đến, nối mạng với mạng diện rộng Chính phủ mạng internet để tiếp nhận, chia sẻ thông tin phục vụ cho cơng tác quản lý hành nhà nước Việc quản lý văn đi, đến thực theo quy định Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước, chưa đẻ xẩy tình trạng mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng việc quản lý cơng vic hnh chớnh Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh II QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG BỘ 2.1.Tiếp nhận, đăng kí văn đến: Văn đến tổ chức, cá nhân gửi đến Bộ giải gửi vào Nơi tiếp nhận văn đặt Phòng Bảo vệ đồng chí Tơ Trọng Phưởng phụ trách tiếp nhận, đồng chí sau tiếp nhận , kiểm tra sơ sau gửi Văn thư Văn phòng Bộ tiếp tục phân loại, xử lý Văn thư cơng tác quản lí văn đến gồm có đồng chí: Nguyễn Thị Cúc, Đặng Thị Hồng Minh, Vũ Thị Thu Hồi đồng chí làm cơng tác lưu trữ : Đào Thị Thiên Hương Phùng Ngọc Châm Văn thư sau tiếp nhận văn đến tiến hành phân loại sơ thành loại: Các văn gửi đề tên quan; Các văn gửi trực tiếp lãnh đạo; Các văn yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý công việc Sau phân loại xong, văn thư làm cơng tác bóc bì văn theo trình tự pháp lý dựa quy định công tác văn thư – lưu trữ hành Văn bóc bì đóng dấu đến Sau văn thư làm cơng tác phân loại văn cho lãnh đạo xử lý Đây cơng tác khó khăn, địi hỏi trình độ nghiệp vụ chun mơn cơng tác hành cao, phải phân loại sơ loại lĩnh vực văn thuộc khối chuyên viên Văn phòng chịu trách nhiệm giải Sau làm công tác phân loại chuyên viên giải xong, văn thư chuyển qua công tác đăng ký văn máy vi tính Cơng tác đăng ký văn đến máy vi tính phải đảm bảo đầy đủ thông tin như: Lãnh đạo xử lý; Nơi gửi văn bản; Có trái với thị 16 khơng; Khu vực văn đến (1-Trung ương, 1- Địa phương, 3- vượt cấp); Mức độ mật; Mức độ khẩn; Loại công văn; Số ký hiệu; Ngày ký; Ngày nhận; lĩnh vực; Trích yếu nội dung văn bản; Đính kèm văn ( có ); Hạn giải quyết(nếu có)…Sau điền đầy đủ thơng tin vào hình xử lý văn máy vi tính Văn thư thực hiên hiệu lệnh xác nhận, sau xác nhận máy tính tự động số đến văn vừa tiếp nhận; Văn thư làm công tác ghi số đến ngày đến văn Sau đăng ký xong, văn thư kẹp theo “Phiếu xử lý văn bản” vào đầu văn đưa vào ô tiếp nhận văn chuyên viên Văn phòng “Phiếu xử lý văn bản” để xử lý văn bản, có ghi: Số công văn, ngày tháng năm, quan gửi, ý kiến Bộ, ý kiến Chánh, Phó Văn phịng; ý kiến đề xuất chuyên viên trực tiếp xử lý Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viƯn Hµnh chÝnh 2.2 Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến kịp thời trình cho chuyên viên có trách nhiệm giải theo lĩnh vực chuyên môn cụ thể Các chuyên viên sau nhận văn sau xem xét, nghiên cứu…Căn vào chức năng, nhiệm vụ kế hoạc giao…ghi ý kiến phân phối văn cho đơn vị cá nhân, ý kiến đạo giải thời hạn giải văn theo yêu cầu nội dung văn Y kiến phân phối, giải ghi vào Phiếu xử lý văn sau cập nhật trực tiếp vào sở liệu quản lý văn máy vi tính thơng qua văn thư Sau có ý kiến phân phối, giải người có thẩm quyền, văn đến trả phận văn thư đăng ký bổ sung vào sở liệu quản lý văn máy vi tính văn thư 2.3 Chuyển giao văn đến: Văn đến chuyển giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải ý kiến chuyên viên ghi Phiếu xử lý văn 2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải kịp thời hạn pháp luật quy đinh Đặc biệt văn đến có đóng dấu độ khẩn xử lý riêng nhanh chóng, kịp thời, khơng chậm trễ Căn vào cơng tác xử lý, giải quyết; văn giải hồi âm thơng qua văn Bộ phát hành thông qua hệ thống phát hành văn Văn phòng Bộ III QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHỊNG BỘ Quy trình xử lý văn Văn phịng Bộ văn thư đảm trách làm công tác quản lý văn Văn phòng Bộ Đây cơng tác khó khăn, nặng nề, áp lực cơng việc địi hỏi trình độ chun mơn nghiệp vụ hành nghiệp vụ cơng tác văn thư cao khối lượng đầu văn lớn, trung bình 17.000 văn năm 3.1 Kiểm tra thể thức văn bản: Căn quy định pháp luật, văn thư kiểm tra lại thể thức trình bày văn trước làm thủ tục để phát hành văn Sau đó, văn thư làm công tác ghi số ngày, tháng năm ban hành văn theo số thứ tự đăng ký văn theo quy nh ca Vn phũng B Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành 3.2 Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật Văn sau kiểm tra kỹ, đánh máy, sau có chữ ký lãnh đạo chuyên viên nhân xong đưa vào làm cơng tác đóng dấu văn thư phụ trách quản lý dấu có thẩm quyền đóng dấu Văn thư đóng dấu quan, đóng dấu độ khẩn, mật tài liệu thu hồi thực theo quy định pháp luật hành 3.3 Đăng ký văn Việc đăng ký (cập nhật) thông tin văn thực phần mềm “Chương trình quản lý văn bản- hồ sơ công việc Bộ” Việc đăng ký văn phần mềm cần điền đầy đủ thông tin sau: Khối phát hành văn bản; loại văn bản; số ký hiệu; ngày ký; nơi nhận văn bản; trích yếu nội dung; lĩnh vực; người thảo;…Cơng tác đồng chí văn thư Vũ Thị Thu Hoài thực 3.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn sau đóng dấu, làm thủ tục phát hành văn Văn cho vào phong bì theo quy đinh kích cỡ thể thức, ghi số văn bản, quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật…và chuyển, phát văn đường bưu điện Fax, qua mạng…Công tác đồng chí văn thư Đặng Thị Hồng Minh thực IV NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG BỘ Qua thời gian thực tập Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, quan sát trực tiếp phân công làm số khâu, công đoạn quy trình lưu văn quan, em rút số nhận xét sau: 4.1 Mặt đạt - Văn phòng Bộ thuộc Bộ Lao động Thương binh- Xã hội nhận lãnh đạo thống nhất, quan tâm đạo sát cơng tác cấp Các chương trình kế hoạch mà Bộ giao phó cụ thể, rõ ràng có tính khả thi - Các văn pháp luật Nhà nước, quy định Bộ công tác văn thư tương đối rõ ràng, sát thực tế, hợp lý giúp Văn phịng giải cơng việc thuận lợi Phòng xây dựng quy chế quản lý ban hành văn bản, tổ chức phổ biến, tập huấn cho cán công tác quản lý văn bản, bước đưa công tác vào nề nếp - Việc phân công công tác hoạt động Văn phịng tổ chức khoa học, khơng chồng chéo Việc sử dụng trang thiết bị kỹ thut tiờn tin v phn mm Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành hin đại góp phần lớn vào thành cơng cơng tác chun mơn văn thư nói riêng cơng tác Phịng hành nói chung - Phịng nhận phối hợp, hợp tác tích cực quan, ban nghành, đơn vị, cá nhân thực nhiệm vụ giao - Lãnh đạo cán nhân viên phòng cố gắng nỗ lực, nhiệt tình với cơng việc, khắc phục khó khăn để hồn thành tốt nhiệm vụ giao - Phịng có đội ngũ cán cơng chức có trình độ chun mơn kỹ thuật cao(100% đào tạo đại học theo chuyên nghành phù hợp) tuổi trẻ, nhiệt tình cơng tác - Cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối đầy đủ - Văn phòng Bộ kết nối với mạng tin học diện rộng Chính phủ, cho phép trao đổi thư tín điện tử, tra cứu văn quy phạm pháp luật thông tin cập nhật, đặc biệt chương trình quản lý sở liệu, cập nhật văn đi, đến Văn phòng tiện lợi hiệu quả, giúp xử lý khối lượng lớn văn - Phịng ln nhận quan tâm đặc biệt Bộ sở vật chất lẫn tinh thần 4.2 Mặt hạn chế - Mọi văn đến chưa tập trung hoàn toàn vào đầu mối vào phận văn thư quan Tình trạng văn chưa qua văn thư để đăng ký xảy Nhiều sở, ban, nghành mang văn đến gặp trực tiếp, trình lãnh đạo chun viên mà khơng qua Văn phịng Văn phịng khơng quản lý hết đầu vào văn - Lãnh đạo khó quản lý kiểm sốt cơng việc nhân viên, khó quy trách nhiệm tình văn xử lý chậm hay ban hành chậm… - Do áp dụng quản lý văn máy vi tính cần cập nhật thường xuyên quy trình chu chuyển văn nên kéo dài thời gian qua nhiều khâu trung gian quy trình - Việc gửi văn nhiều trường hợp cịn chậm, có văn cịn thiếu trang Tình trạng văn gửi vượt cấp, văn sai thủ tục hành chính, sai thể thức nội dung, chưa xử lý liên nghành nhiều - Đội ngũ cán Văn phòng cơng tác văn thư có trình độ, lực, sức trẻ đào tạo tốt khối lượng cơng việc nhiều, văn , đến có số lượng lớn, cán lãnh đạo Phòng lại kiêm nhiệm nhiều chức danh gây khó khăn mặt nhân dẫn đến tồn đọng công việc chưa giải kịp thời theo hạn định Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viƯn Hµnh chÝnh - Cơ sở vật chất kĩ thuật tương đối đầy đủ chưa đồng bộ, hệ thống mạng máy tính tốc độ đường truyền cịn chậm, gây thời gian cho công tác truyền, nhận xử lý thơng tin, khai thác liệu có mạng… 4.3 Nguyên nhân Những hạn chế nêu xuất phát từ số nguyên nhân sau đây: Thứ : Bên cạnh việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng lại chưa có chế quản lý chặt chẽ thực hiệu nên xuất tình trạng văn chưa tập trung mối, đơi cịn tình trạng bỏ sót tình trạng văn chưa xử lý Thứ hai : Chưa có biện pháp “cứng” việc xử lý văn sai thể thức nội dung, nên chưa thực tạo nên ý thức thực có trách nhiệm với cơng việc Thứ ba : Đội ngũ cán công chức xuất nhiều người trẻ chưa thực phát huy lực cơng tác cải cách hành chính, nên q trình giải cơng việc mang nặng tính khn mẫu, thụ động hiệu cơng việc chưa thực cao Thứ tư : Do điều kiện mặt tài cịn hạn chế nên xét mặt sở vật chất kỹ thuật chưa thực đáp ứng nhu cầu giải cơng việc Văn phịng Thứ năm : Bộ thường xuyên tổ chức chương trình hay khóa học nâng cao lực đội ngũ cán bộ, công chức hiệu chưa thật cao ý thức đội ngũ cán bộ, công chức tương đối thờ ơ, chưa thực quan tâm tới khóa đào tạo CHƯƠNG III NHỮNG KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ LĐTBXH I NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG BỘ - Văn phịng Bộ phịng ban khác nói chung cơ quan chuyên môn lĩnh vực quản lý nhà nước Do cần Nhà nước ban hành hệ thống văn hồn chỉnh, đồng bộ, ổn định, có tính khả thi quy định đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng; quyền nghĩa vụ, người quản lý, người bị quản lý Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Häc viƯn Hµnh chÝnh - Để thực tốt nhiệm vụ Bộ giao, phịng cần tích cực chủ động việc phối hợp hoạt động với phòng ban khác Bộ quan tổ chức khác có liên quan - Các cán nhân viên phịng phải thường xun báo cáo tiến trình thực cơng việc cho lãnh đạo phịng trao đổi công việc với đồng nghiệp để tháo gỡ khó khăn để tránh trường hợp cán vắng cơng việc khơng giải - Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra tình hình cơng tác nhân viên phịng - Nâng cao tinh thần trách nhiệm thành viên phòng - Thường xuyên cử cán phòng tham gia vào chương trình, lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao tư tưởng trị chun mơn nghiệp vụ - Đẩy mạnh cơng tác cải cách hành phân công rõ ràng nâng cao trách nhiệm phận cấp, cá nhân trình thực nhiệm vụ, thực chế độ khen thưởng kỷ luật nghiêm minh - Bám sát mục tiêu, nhiệm vụ thực hiên nghiêm túc chủ trương đạo Bộ Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiên nhiệm vụ để kịp thời đạo việc thực kế hoạch đề công tác quản lý nhà nước - Về cán phòng cần phải biên chế thêm số lượng việc nhiều, cán kiêm nhiệm; để giải nhanh công tác hành - Về trang thiết bị Phịng cần đề nghị đầu tư tài để nâng cao trang thiết bị máy móc Trên kiến nghị em nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng Bộ cơng tác quản lý văn đi, văn đến nói riêng Hy vọng với số kiến nghị góp phần làm hồn thiện tăng hiệu hoạt động Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội II GIẢI PHÁP - Bộ phải thường xuyên thống kê số lượng cán cơng chức đơn vị để kiểm soát mặt số lượng chất lượng đội ngũ cán cơng chức, tránh tình trạng dư thừa thiếu nhân đơn vị - Luôn đảm bảo phối hợp liên tục Bộ quan khác dựa hệ thống văn pháp luật để phát huy cao hiệu cơng việc - Tổ chức khóa học nhằm bồi dưỡng nâng cao lực đội ngũ cán công chức đơn vị Trong đó, cần xây dựng quy chế chặt chẽ nhằm phát huy thực tinh thn hc ca cỏn b cụng chc Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành chÝnh - Xây dựng cụ thể, rõ ràng quy chế khen thưởng cán công chức thực nhiệt tình cơng việc đồng thời xây dựng khung xử lý cán công chức chưa thực hết lòng hay vi phạm cơng việc Làm tốt cơng tác có tác dụng lớn việc nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức công việc - Thường xuyên thống kê thiết bị máy móc đơn vị nhằm kiểm tra chất lượng thống kê xem phịng có cần cân đối lại thiết bị máy móc hay khơng, để tránh tình trạng có phịng dư thừa có phịng lại thiếu hay tình trạng thiết bị có vấn đề mà chậm chạp việc xử lý - Đẩy mạnh cơng tác cải cách hành theo chế cửa nhằm nâng cao hiệu công việc theo hướng nhanh gọn góp phần cơng cải cách hành nước III.PHƯƠNG HƯỚNG - Hồn thiện hệ thống văn pháp luật quy định rõ ràng quyền, nghĩa vụ cấu nhiệm vụ phòng, ban người quản lý, người bị quản lý - Trong năm tới Bộ cần phải tích cực triển khai cơng tác cải cách hành theo chế cửa nhằm đảm bảo hiệu công việc thời gian chất lượng công việc - Bằng biện pháp cụ thể nhằm phát huy cao độ động nhiệt tình đội ngũ cán trẻ vào công tác Bộ - Mở thêm khóa đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao lực đội ngũ cán công chức đơn vị - Giải nhanh gọn hơn, thời gian ngắn văn gửi đến Bộ xử lý - Đảm bảo mặt số lượng chất lượng cán công chức tránh tình trạng thiếu phận lại dư thừa phận - Thống hoạt động từ xuống tạo thành thể thống nhất, đảm bảo liên tục trao đổi thông tin cấp bên cạnh phát huy tinh thần chủ động sáng tạo công việc Trên số kiên nghị, giải pháp phương hướng nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, hy vọng với vài ý kiến đóng góp góp phần nhỏ vào việc đảm bảo cho công việc đơn vị suôn sẻ, tạo thành hệ thống xuyên suốt đồng thực có biến chuyn hiu qu nhng nm ti Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành chÝnh C KẾT LUẬN Công tác văn thư quản lý văn đi, văn đến Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội công tác quản lý cần thiết tương đối phức tạp, đặc điểm tình hình Bộ quan lớn nên khối lượng cơng tác hành cần giải lớn Chất lượng hiệu làm việc Văn phịng Bộ có ảnh hưởng lớn mang tính định tới khâu khác quy trình quản lý hành nhà nước Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Trong q trình thực tập Văn phịng Bộ, quan sát khối lượng cơng việc Phịng thực hiện, trực tiếp tham gia giải công việc phòng Những kiến thức thu từ thực tế lớn bổ ích cho cơng tác sau em Quan trọng thân lần trải nghiệm vị trí mới, trực tiếp tham gia vào khâu guồng máy hành Bộ Đối với để tài báo cáo thân em, khoảng thời gian bổ ích để em so sánh, đối chiếu kiến thức lý luận thực tiễn Đi sâu vào tìm hiểu đề tài kết hợp với việc quan sát thực tiễn hoạt động chuyển giao văn đến văn Bộ em vận dụng kiến thức kỹ mà thân tiếp thu ngồi giảng đường qua thấy thực tế lý luận có điểm khác biệt định, phải đảm bảo dựa sở lý luận định Đối với trình thực tập, thời gian tháng thực cần thiết chưa phải đủ để em chiêm nghiệm hết kiến thức mà học, bên cạnh phân cơng xếp đoàn sinh viên thực tập Bộ vào phòng Văn thư lưu trữ chưa thực điều kiện đủ để chúng em quan sát tham gia công việc thực tế Vì thực tập phịng nên thực thiếu hội để chúng em tiếp cận với nội dung công việc mà tồn khoảng thời gian trống thời gian thực tập Qua đây, em thực thấy khâu chuẩn bị cho đợt thực tập cần thiết em thực mong muốn có phối hợp chặt chẽ quan tâm ban lãnh đạo Học viện quan thực tập để khoảng thời gian thực tập trở nên thật ý nghĩa, đạt hiệu thực tính chất vốn có Tuy vậy, khoảng thời gian thực tập Văn phòng thật khoảng thời gian có ý nghĩa với thân em nói riêng sinh viên cuối khóa nói chung Em xin chân thành cảm ơn Văn phòng Bộ Lao ụng Thng binh v Xó Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành hội, anh chị tiếp nhận nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ em trình thực tập, em xin cảm ơn thầy đồn thực tập tận tình bảo dõi theo em q trình hồn thành báo cáo thực tập Em xin hứa với hướng dẫn dạy tận tình thầy ln cố gắng nỗ lực trở thành công chức gương mẫu tương lai Hà nội, ngày 14 tháng năm 2009 SINH VIấN Vng Th Du Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành TI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 178/NĐ-CP ngày 3/12/2007 Chính phủ Nghị định 110/2004/NĐ-CP cơng tác văn thư Chính phủ ban hành Nghị định số 171/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 Chính phủ Giao trình Hành chinh Văn phịng – Học viện Hành – 2005 Báo cáo kết công tác văn thư, lưu trữ thực công tác số 678/VTLTNNTTr ngày o5 tháng năm 2008 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tra thương xuyên công tác văn thư, lưu trữ BLĐTBVXH Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nh nc Vơng Thị Dịu KH6H Báo cáo thực tập Học viện Hành MC LC Vơng Thị Dịu – KH6H ... THỰC TẾ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG-BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI I HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ GIAI ĐOẠN 2006 - 2008 Hàng năm, Văn phòng Bộ tiếp nhận lượng lớn văn trung... phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội em sâu vào số nội dung: Thứ nhất: Là lý luận chung nghiệp vụ quản lý văn đi, văn đến Thứ hai : Thực tế công tác quản lý văn thư văn đi, văn đến Văn phòng Bộ. .. hình - phục hồi chức năng; + Trung tâm Tin học; + Báo Lao động Xã hội; + Tạp chí Lao động Xã hội VĂN PHỊNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 2.1 Chức năng: Văn phòng Bộ Lao động Thương binh Xã hội