Đang tải... (xem toàn văn)
Giám sát là công việc của Quản đốc hay Tổ trường (QĐ/TT), là những người thuộc cấp quản lý cơ sở trong một tổ chức, có nhiệm vụ động viên mọi người trong đơn vị mình tích cực đóng góp vào việc hoàn thành các mục đích và mục tiêu của tổ chức. Điều này có nghĩa là bản thân người QĐ/TT không phải thực hiện công việc tác nghiệp mà thực hiện qua sự nỗ lực của người khác. Định nghĩa nghe qua có vẻ đơn giản, nhưng việc giám sát là hết sức phức tạp. Người QĐ/TT phải học cách ra những quyết định tốt, truyền thông tốt với mọi người, phân công việc hợp lý, giao quyền, đặt kế hoạch, đào tạo, động viên, đánh giá nhân viên và ứng xử với nhiều loại chuyên gia ở các đơn vị khác.Do tính đa dạng nên ít có QĐ/TT nào quán triệt hết nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên nhiệm vụ này lại có tính trọng yếu quyết định sự thành công của tổ chức, vì QĐ/TT là nhân vật quản lý trực tiếp phần lớn các nhânv iên thực hiện công việc hàng ngày.
CÔNG VIỆC GIÁM SÁT 1. GIÁM SÁT LÀ GÌ? Giám sát là công việc của Quản đốc hay Tổ trường (QĐ/TT), là những người thuộc cấp quản lý cơ sở trong một tổ chức, có nhiệm vụ động viên mọi người trong đơn vị mình tích cực đóng góp vào việc hoàn thành các mục đích và mục tiêu của tổ chức. Điều này có nghĩa là bản thân người QĐ/TT không phải thực hiện công việc tác nghiệp mà thực hiện qua sự nỗ lực của người khác. Định nghĩa nghe qua có vẻ đơn giản, nhưng việc giám sát là hết sức phức tạp. Người QĐ/TT phải học cách ra những quyết định tốt, truyền thông tốt với mọi người, phân công việc hợp lý, giao quyền, đặt kế hoạch, đào tạo, động viên, đánh giá nhân viên và ứng xử với nhiều loại chuyên gia ở các đơn vị khác. Do tính đa dạng nên ít có QĐ/TT nào quán triệt hết nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên nhiệm vụ này lại có tính trọng yếu quyết định sự thành công của tổ chức, vì QĐ/TT là nhân vật quản lý trực tiếp phần lớn các nhânv iên thực hiện công việc hàng ngày. 2. AI LÀ QUẢN ĐỐC/ TỔ TRƯỞNG? Phần lớn các tổ chức có ba cấp quản lý (Hình 1.1) Quản lý cấp cáo của một tổ chức bao gồm Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc. Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung QĐ/TT Người thừa hành Hình 1.1 2. AI LÀ QUẢN ĐỐC/ TỔ TRƯỞNG? Quản lý cấp cao xác định các chính sách, từ đó xác định mục đích và mục tiêu của tổ chức và lãnh đạo thực hiện các mục tiêu này trên toàn công ty. Quản lý cấp trung phát triển các mục tiêu và quy trình cần thiết để hoàn thành các mục tiêu do công ty đề ra trong phạm vi mình quản lý. Cấp quản lý thứ ba trong tổ chức là các Quản đốc /Tổ trưởng (QĐ/TT). QĐ/TT quản lý trực tiếp các nhân viên (công nhân) để làm ra sản phẩm hoặc dịch vụ. 3. NGUỒN CUNG CẤP CÁC QĐ/TT Phần lớn các QĐ/TT mới là những người được đề bạt từ hàng ngũ nhân viên trong công ty. Các nhân viên có kỹ năng kỹ thuật giỏi và thành tích làm việc tốt thường được ban quản lý cấp cao tuyển chọn để đề bạt lên làm QĐ/TT. Tuy nhiên ta cũng cần lưu ý là một người có kỹ năng nghề nghiệp giỏi và có nhiều thành tích trong công việc chưa chắc sẽ trở thành một QĐ/TT giỏi. để trở thành một QĐ/TT giỏi, họ còn phải có thêm nhiều kỹ năng nữa. Thường cán bộ công đoàn dễ được đề bạt lên làm QĐ/TT vì họ đã được công nhân tín nhiệm bầu lên và kể như họ cũng có một số khả năng quản lý nào đó. Một nguồn nữa là các sinh viên vừa tốt nghiệp được nhận vào làm việc. Có nhiều tổ chức sử dụng các sinh viên mới ra trường làm QĐ/TT sau một thời gian đào tạo ngắn. Hình 1.2 mô tả sự tiến triển để trở thành QĐ/TT. Đạt được cấp QĐ/TT rồi không có nghĩa là ngừng tiến triển trong sự nghiệp. Nếu tiến bộ người QĐ/TT có thể trở thành người quản lý cấp cao của tổ chức sau này. Vì thực ra phát triển kỹ năng cần cho QĐ/TT tức là tổ chức chuẩn bị cho đội ngũ kế cận thay thế cho cấp quản lý cao hơn sau này. 3. NGUỒN CUNG CẤP CÁC QĐ/TT Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung Quản đốc/ Tổ trưởng Nhân viên được đào tạo Nhân viên mới vào NV giỏi nhất Hình 1.2 4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT Công việc phức tạp của QĐ/TT thường được chia thành 5 lĩnh vực, gọi là các chức năng quản lý hoặc các chức năng giám sát. Các chức năng này là lập kế hoạch, tổ chức, bố trí, hướng dẫn và kiểm soát. 4.1 Định kế hoạch bao gồm việc xác định biện pháp hiệu quả nhất để hoàn thành công việc của đơn vị. Nói chung việc định kế hoạch bao gồm 3 bước: 1. Xác định hiện trạng. Đánh giá điều kiện hiện có của thiết bị, thái độ của nhân viên và khả năng có sẵn nguyên vật liệu. 2. Xác định các mục tiêu. Các mục tiêu của một đơn vị thường được lập ra dựa vào mục tiêu của tổ chức. 3. Xác định cách làm hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu. Với những cái hiện có, cần hành động như thế nào để đạt được mục tiêu đề ra? Để thực hiện 3 bước này, mỗi người cần làm kế hoạch cá nhân. Tuy nhiên người QĐ/TT làm kế hoạch không phải cho riêng mình mà cho một nhóm người. 4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT 4.2 Tổ chức bao gồm phân phối công việc cho nhân viên trong nhóm công việc và sắp xếp công việc sao cho trôi chảy. QĐ/TT thực hiện công việc tổ chức dựa trên cơ cấu tổng quát được quản lý cấp cao hơn xếp đặt. Cho nên QĐ/TT thực hiện chức năng bên trong một cơ cấu chung và thường được cấp trên phân cho những công việc cụ thể. Sau đó QĐ/TT theo dõi xem các công việc này có được thực hiện tốt không? 4.3 Bố trí liên quan đến việc thu nhận và phát triển những người tốt. Vì QĐ/TT hoàn thành công việc mình thông qua những người khác, cho nên bố trí là một chức năng vô cùng quan trọng của họ. 4.4 Hướng dẫn bao gồm việc điều khiển và hướng hành động của nhân viên vào việc hoàn thành mục tiêu công việc và cấp một chỗ làm việc sao cho mọi người có thể được động viên để hoàn thành các mục tiêu công việc. 4.5 Kiểm soát nhằm xác định xem công việc được thực hiện đến đâu so với kế hoạch đã đặt ra. về căn bản nó bao gồm đo lường thực tích so với thành tích mong đợi và có hành động khắc phục cần thiết. 4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT Hình 1.3 cho ta thấy số lượng thời gian của mỗi cấp quản lý dành để thực hiện chức năng quản lý của mình. Cần ghi nhận là QĐ/TT thường dùng phần lớn thời gian để hướng dẫn và kiểm soát. Như vậy không có nghĩa là các chức năng khác kém quan trọng hơn, nhưng thường nó chiếm ít thời gian hơn của QĐ/TT. Người QĐ/TT phải thực hành mọi chức năng để được thành công. Thí dụ tổ chức sẽ khó khăn nếu làm việc không có kế hoạch. sẽ không giữ được công nhân tốt nếu để cho họ làm việc với kế hoạch tồi, tổ chức kém và môi trường làm việc tệ. Hơn nữa sẽ rất khó hướng dẫn thiên hạ nếu lập kế hoạch, tổ chức và bố trí con người không phù hợp. Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung Quản đốc/ Tổ trưởng Hình 1.3 Cấp bậc quản lý 4. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT Cho nên ta có thể coi năm chức năng của QĐ/TT là một chuỗi liên hoàn. Muốn thành công mỗi một chức năng phải đủ mạnh. Các chức năng này không phải là một quá trình tuần tự mà phần lớn xảy ra đồng thời (xem hình 1.4). Hình 1.4 Lập kế hoạch Tổ chức Bố tríHướng dẫn Kiểm soát [...]... của tổ chức, các mục tiêu kinh doanh và chất lượng của bộ phận mình phụ trách; hiểu và làm đúng các quy trình/thủ tục công việc và các t i liệu liên quan đến công việc đang làm 6 Kiểm tra đôn đốc các tổ thực hiện tốt việc quản lý vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị máy móc và các phương tiện kiểm tra chất lượng 7 Ph i hợp v i phòng kỹ thuật, phòng quản lý chất lượng tìm biện pháp xử lý các khó khăn trong... đ i trong quan i m đ i v i m i trường làm việc Các yếu tố cần c i thiện chất lượng trong m i trường làm việc bao gồm: 1 Các i u kiện làm việc an toàn và mạnh khoẻ 2 Cơ h i sử dụng và phát triển các năng lực cá nhân 3 Cơ h i để cong ngư i trưởng thành trong nghề nghiệp 4 Tiến độ công việc, các yêu cầu về sự nghiệp và yêu cầu du lịch chiếm đều đặn một khoảng th i gian dành cho gia đình và th i gian... nhanh chóng khả năng thông tin và công nghệ thay đ i yêu cầu QĐ/TT ph i gia tăng kỹ năng kỹ thuật Hơn nữa những thay đ i này đ i h i nhân viên ph i có kỹ năng và được đào tạo đầy đủ kịp th i Như vậy l i cần ph i nâng cao tầm quan trọng về đào tạo của QĐ/TT Mức kỹ năng đào tạo cao đ i h i ph i có cách tiếp cận m i trong động viên và lãnh đạo Cho nên ngư i QĐ/TT cần có nhiều kỹ năng hơn trong lĩnh vực quan... QĐ/TT Giúp họ hiểu được công việc của mình ph i giám sát, biết cách ra quyết định đúng đắn và sáng tạo, làm việc phù hợp v i chính sách của tổ chức và biết quản lý th i gian làm việc của mình Những i u này làm căn bản là cần thiết để nghiên cứu các kỹ năng khác của QĐ/TT 6.2 Chủ đề 2: Kỹ năng đặt kế hoạch và tổ chức Phân tích vai trò của QĐ/TT trong việc đặt kế hoạch, tổ chức và giao việc chỉ rõ bản...4 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT Công việc của QĐ/TT còn có thể được xem xét dư i khía cạnh kỹ năng cần có Một ngư i QĐ/TT gi i cần có bốn kỹ năng căn bản sau đây: 1 Kỹ năng kỹ thuật tức có được kiến thức về các máy móc, các quá trình và các phương pháp sản xuất 2 Kỹ năng quan hệ giữa con ngư i v i nhau tức là kiến thức ứng xử v i con ngư i và khả năng cùng làm việc v i ngư i khác 3 Kỹ năng hành chính... xử lý các sảnphẩm không phù hợp và gi i quyết các khiếu n i khách hàng, 8 Ph i hợp v i phòng nhân sự /đào tạo và phòng kỹ thuật để tổ chức đào tạo ban đầu, đào tạo t i chỗ và đào tạo nâng bậc cho nhân viên trong bộ phận mình phụ trách Tham gia chấm thi kỹ năng làm việc để nâng bậc và khen thưởng nhân viên PHỤ LỤC 1 1 TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ TRƯỞNG SẢN XUẤT 9 Ph i hợp v i phòng bảo trì lập và thực hiện các. .. áp dụng 3 1 Hiểu biết công việc mình làm - - - 2 Hiểu biết công việc của nhân viên mình - - - 3 Hiểu biết các mục tiêu và quy trình tiêu chuẩn của công ty - - - 4 Truyền đạt các mục tiêu và thủ tục cho nhân viên mình - - - 5 Xác định các mục tiêu và thủ tục một cách rõ ràng - - - 6 Cố gắng gi i quyết các mục tiêu và thủ tục khi có tranh chấp - - - 7 Thiết lập các tiêu chuẩn thực tích một cách rõ ràng... gian nhàn r i 5 Quyền riêng tư của con ngư i, tự do phát biểu, được đ i xử bình đẳng Vì có một số yếu tố này r i vào phạm vi của QĐ/TT, thay đ i chúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của QĐ/TT 6 GIÁM SÁT LÀ YẾU TỐ THEN CHỐT GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT Ngư i QĐ/TT gi i ph i có kiến thức, khả năng sử dụng kiến thức đó và nhiều kỹ năng khác số đo đầu tiên thành công hay thất b i của một QĐ/TT là năng suất... đạo gi i ph i biết khách quan vô tư, đánh giá con ngư i qua các thực tích của họ 4 Công nhận có sự thay đ i trogn vai trò: Ngư i được đề bạt lên hàng ngũ QĐ/TT ph i thấy là vai trò của mình giờ đã thay đ i họ ph i biết là QĐ/TT có khi ph i ra những quyết định không được lòng m i ngư i QĐ/TT là m i liên hệ giữa các bậc quản lý khác v i nhân viên thừa hành và ph i học cách đ i diện cho cả hai nhóm 5 Mong... quan trọng của các nhóm làm việc chính thức và phi chính thức Sau cùng là nghiên cứu các phương pháp c i tiến như là phương tiện để có được xuất lượng nhiều và tốt hơn v i một chi phí thấp hơn và th i gian ngắn hơn 6 GIÁM SÁT LÀ YẾU TỐ THEN CHỐT GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT 6.3 Chủ đề 3 - Kỹ năng tổ chức nhân sự Khảo sát vai trò ngư i QĐ/TT trong việc tuyển chọn và phát triển ngư i tốt Các đề t i được thảo luận . CÔNG VIỆC GIÁM SÁT 1. GIÁM SÁT LÀ GÌ? Giám sát là công việc của Quản đốc hay Tổ trường (QĐ/TT), là những ngư i thuộc cấp quản lý cơ sở trong một tổ chức, có nhiệm vụ động viên m i ngư i. QĐ/TT Nhằm tạo kiến thức cơ bản để phát triển kỹ năng của ngư i QĐ/TT. Giúp họ hiểu được công việc của mình ph i giám sát, biết cách ra quyết định đúng đắn và sáng tạo, làm việc phù hợp v i chính. giao việc: Phần lớn QĐ/TT được đề bạt từ công việc tác nghiệp nên họ có th i quen tự làm lấy m i chuyện. Đ i v i họ là khó khăn nhưng l i cần thiết ph i phát triển kỹ năng sẵn sàng giao việc