LỜI NÓI ĐẦU Những năm gần cách mạng khoa học công nghệ diễn cách sơi động chưa thấy tồn giới ,nó thúc đẩy lồi người nhanh chóng bước sang kỷ nguyên Đó kỷ nguyên cuả văn minh dựa sở cơng nghiệp trí tuệ nhân tạo Mở đầu cho cách mạng khoa học công nghệ thông tin xâm nhập vào lĩnh vực hoạt động xã hội lồi người mang lại nhiều lợi ích cao lợi nhuận khổng lồ với giải cơng việc ngày nhanh chóng , mang lại hiệu kinh tế cao Trong , quản lý lĩnh vục khơng thiếu hầu hết hoạt động kinh tế xã hội Vì đóng vai trị to lớn , mang lại hiệu kinh tế cao, giảm thiếu chi phí thời gian , nhân lực Chính , khoa học công nghệ môt giải pháp không bỏ qua đế đạt nhu cầu Cơng nghệ thơng tin ngành khoa học Đi đơi với phát triển cơng nghệ chế tạo thiết bị máy tính việc sản phẩm phần mềm ứng dụng đời có ý nghĩa quan trọng có tính chất định công tác quản lý Trên giới Việt Nam, công nghệ thông tin trở thành ngành cơng nghiệp mũi nhọn Nó ngành khoa học kỹ thuật thiếu việc áp dụng vào hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thơng tin Việc tin học hố cơng tác quản lý quan, xí nghiệp phô biến trở nên cấp thiết Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin làm giảm quản lý đầy khó khăn, phức tạp giấy tờ cơng tác quản lý Nó có yếu tố quan trọng, định không nhỏ đến thành cơng mồi ngành nghề, mồi xí nghiệp, quốc gia ngày Xuất phát từ thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào toán quản lý, đồng thời dựa kiến thức thu trường, g i ú p đ c ủ a C ô n g t y g i ả i p h p p h ầ n m ề m V N L i n k c ù n g v i s ự h n g d ẫ n nhiệt tình thầy giáo Đặng minh Ất suốt thời gian thực tập, em c h ọ n c h u y ê n đ ề “ X â y d ụ n g c h o n g t r ì n h q u ả n l ý c a h n g t h u ố c K i m A n h ” sở thực tập em C ô n g t y g i ả i p h p p h ầ n m ề m V N L i n k Trong đề tài em sử dụng ngơn ngữ lập trình Visual Basic hệ quản trị sở liệu Microsoft Access 2003 Nội dung Chuyên đề thực tập bao gồm gồm: • Chương Khảo sát cửa hàng bán thuốc Tây • Chương Phân tích Thiết kế hệ thống • Chương Phân tích thiết kế sở liệu • Chương Các công cụ sử dụng thiết kế giao diện Cho dù có cố gắng thời gian kinh nghiệm có hạn nên chương trình chắn cịn nhiều thiếu xót Em mong nhận góp ý chân thành thầy, giáo bạn đế chương trình ngày hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy giao PGS.TS Đặng minh Ất đơn vị nơi em thực tập nhiệt tình giúp đỡ đế chương trình em đạt kết tốt giúp em có kinh nghiệm quý báu công việc Hà Nội, thảng năm 2008 Sinh viên thực hiện: CHƯƠNG KHẢO SÁT SO Bộ VÀ XÁC LẬP DỤ ÁN 1.1.Khảo sát sơ cửa hàng thuốc Kim Anh 1.1.1 Đặng Đình Quang Quátrình hình thành phát trỉến cửa hàng thuốc Kim Anh Cửa hàng thuốc Kim Anh cửa hàng bán thuốc tư nhân , chuyên bán buôn , bán lẻ loại thuốc Tây , cửa hàng bán thuốc uy tín hàng đầu thành lập vào năm 1994 hoạt động 15 năm Hiện nay theo thông kê nhà cung cấp thuốc cửa hàng thuốc Kim Anh cửa hàng bán thuốc hàng đầu Thành phố Hà Nội Hiện cửa hàng có hai địa điểm bán thuốc Cơ sở bán thuốc cửa hàng nằm số nhà 29 phường lương quận Hai Bà Trung , Thành phố Hà nội ,cơ sở thứ hai mở nằm ngach phường Quỳnh Mai -Hai Bà Trưng-Thành phố Hà Nội 1.1.2 Hướng phát triển cửa hàng Đe thực mở rộng hoạt động kinh doanh , đáp ứng sổ luợng khách hàng đến mua thuốc ngày đơng , cửa hàng có nhu cầu xây dựng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thuốc ,nhằm tin học hố q trình quản lý kinh doanh cửa hàng 1.2.Quá 1.2.1 - trình hoạt động cửa hàng thuốc Kim Anh(khảo sát chi tiết) Hoạt động bán hàng Hiện phận bán hàng cửa hàng gồm có người chia làm hai ca , ca làm việc gồm người cửa hàng mở cửa vào lúc 6h kết thúc vào lúc 11 h - Khi khách hàng có yêu cầu mua thuốc : + Neu khách hàng đến mua thuốc lẻ nhân viên bán hàng sau năm bắt tình hình bênh lý khách hàng với sử hiếu biết nhân viên bán thuốc chuẩn đốn bệnh tư vấn cho khách hàng nên dùng loại thuốc (cơng dụng , thành phần ,nước sản xuất, giá thành ) khách hàng đồng ý thí nhân viên bán hàng viết hoá đơn bán hàng hưỡng dẫn cách sử dụng thuốc cho khách hàng + Neu khách khách hàng mua thuốc theo đơn nhân viên bán hàng kiếm tra kệ thuốc đáp ứng loại thuốc nhân viên bán thuốc sé viết hoá đơn bán hàng chuyến cho khách hàng ,cịn loại thuốc mà khơng đáp ứng nhân viên bán hàng hẹn khách hàng đến mua thuốc thời gian sớm giới thiệu cho khách hàng đến mua cửa hàng có uy tín khác Các thơng tin hoá đơn bán hàng bao gồm :số hoá đơn , tên khách , địa khách,ngay lập, tổng số tiền , số tiền tốn , cịn nợ , hạn trả nợ thông tin chi tiết thuốc bán bao gồm :Tên thuốc, đơn vị tính,sổ luợng , đơn giá ,thành tiền toán cửa hàng lập phiếu thu tương ứng với hoá đơn mua thuốc phiếu thu có ghi rõ :số phiếu thu , số hoá đơn , ngày lập , người lập , số tiền , ghi Một Hoá đơn bán hàng (phiếu xuất) lưu lại để tiện cho q trình quản lý ,cịn giao cho khách hàng để tiện cho việc bảo hành trả nợ có khách hàng sau cửa hàng quản lý khách hàng cách cập nhật thông tin khách hàng Các thông tin khách hàng bao gồm :mã khách , họ tên khách , địa chỉ, số điện thoại, email Sau kết thúc ca làm việc nhân viên bán hàng tống hợp số tiền bán hàng bàn giao cho người quản lý - Đối với nhân viên bán hàng q trình bán thuốc nhân viên bán hàng có trách nhiệm ghi lại mặt hàng thuốc bán hết, hết kệ , kho thuốc sau báo cho nhân viên quản lý cửa hàng - Nhân viên quản lý cửa hàng thuốc có trách nhiệm kiếm tra số lượng thuốc tồn tủ thuốc ,nếu mặt hàng thuốc hết hết nhân viên quản lý gọi điện cho nhà cung 1.2.1.Quá trình nhập hàng cấp kèm theo Tên thuốc số luợng thuốc đặt - Nhà cung cấp mang thuốc đến kèm theo bảng báo gía.Trước nhập thuốc nhân viên quản lý kiếm tra chất lượng thuốc thời gian sử dụng thuốc Neu chất lượng đảm bảo nhân viên quản lý lập mơt phiếu nhập, phiếu nhập có ghi : số phiếu nhập , tên nhà cung cấp, người lập phiếu , ngày lập phiếu ,số tiền toán , số tiền nợ -Cửa hàng quản lý nhà cung cấp cách cập nhật thông tin nhà cung cấp sau nhập hàng Các thông tin nhà cung cấp bao gồm :Mã nhà cung cấp,tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, email, fax Cửa hàng quản lý Thuốc cách cập nhật thông tin loại thuốc Các thông tin bao gồm:Mã thuốc,tên thuốc , đơn vị tính , cơng dụng , hạn sử dụng, nước sản xuất, đơn giá nhập , đơn giá bán Quản lý nhóm thuốc bao gồm :mã nhóm tên nhóm Hàng tháng cửa hàng kiểm tra kho hàng mặt hàng tồn tủ thuốc bán chậm hết hạn sử dụng , để từ trả lại trao đổi với nhà cung cấp 1.2.3 Quản lý công nợ Hiện cửa hàng cho khách hàng nợ phòng khám , khach hàng quen công ty - Đối với khách hàng :khi khách hàng đến tốn tiền cịn nợ cửa hàng nhân viên quản lý lập phiếu thu tương ứng với hoá đơn mà khách hàng thiếu nợ Cuối tháng cửa hàng tiến hành kiếm tra khách nợ đến hạn lập phiếu nhắc nhở trả nợ gửi khách hàng - Đối với nhà cung cấp :Khi toán tiền nợ hàng cho nhà cung cấp , nhân viên quản lý lập phiếu chi chuyển tiền cho nhà cung cấp phiếu chi co ghi thông tin :SỐ phiếu chi , số phiếu nhập , ngày lập phiếu, ngày lập, số tiền ghi 1.2.4 Thống kê Hàng ngày , hàng tháng cửa hàng thống kê cách tống quát doanh thu sổ tiền bán , Doanh số nhân viên , số tiền chi,số tiền khách nơ ,số tiền nợ nhà cung cấp 1.3 Đánh giá trạng cửa hàng thuốc Kim Anh 1.2.1.Quá trình nhập hàng Qua việc khảo sát cửa hàng thuốc tân dược Kim Anh em rút ưu điểm nhược điểm sau: 1.3.1 Ưu điểm Hệ thống quản lý bán hàng cửa hàng thuốc Kim Anh cửa hàng với số lượng nhân viên chủng loại thuốc phong phú , đa dạng có tổ chức chặt chẽ ,có khoa học Khối lượng cơng việc Đội ngũ nhân viên làm việc lâu năm , giàu kinh nghiệm bán hàng 1.3.2 Nhược điểm Bên cạnh un điếm kế , hệ thống quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh tồn nhược điếm sau: - Cơng tác quản lý đanghoạch đình cách phân tán việc quảnlà chủ cịn thủ cơng, thô sơ , rõ ràng , giấy tờ lý nhanh chóng yếu .Định hướng - Khó khăn cho nhân viên bán hàng việc thống kê , lưu trữ , tra cứu , tìm kiếm sửa đổi liệu , cần thiết - Khả cập nhật thông tin chậm chễ - Tốn nhiều thời gian nhân lực - Dễ gây thiếu sót , khơng xác q trình thực cơng việc - Khơng có khắ lun trữ thơng tin thời gian dài - Khó kiếm sốt thông tin khách hàng , nhà cung cấp thơng tin hàng hố cửa hàng - Khó nắm bắt tình hình bán hàng cửa hàng đế kịp thời đưa giải pháp , phương hướng phát triển đế không ngừng nâng cao hiệu kinh doanh - Hiện cửa hàng đáng dựa vào đội ngũ nhân viên lâu năm, thường người nhà, nêu mở rộng hoạt động kinh doanh việc tuyển thêm nhân viên khác vào khó khăn cho việc quản lý Trong năm gần đây, nhu cầu tiêu dùng người dân tăng cao, với phát triến mạnh mẽ cơng nghiệp hóa, đại hóa tốc độ phát triển ngày nhanh kinh tế, xã hội, văn hóa, làm cho cách thức quản lý bán hàng có nhiều thay đổi theo, địi hỏi cao cơng tác quản lý kinh doanh nghiệp vụ bán hàng Do vậy, đế phù họp với hoàn cảnh mới, việc đại hóa với tin học hóa cơng tác quản lý bán hàng điều quan trọng cần thiết Trong lĩnh vực công nghệ thông tin việc tổ chức lưu trữ khối lượng thông tin vấn đề khó khăn phải giải việc cập nhật thông tin cách nhanh xác, truy xuất liệu nhanh Do cần phải tố chức thơng hoạch đình cách rõ ràng việc quản lý nhanh chóng tin lại thành sở liệu, đáp ứng nhiều người sử dụng, nhiều chương trình ứng Định hướng dụng khai thác, đảm bảo liệu quản lý tập trung tăng hiệu khai thác Việc tin học hóa vào hoạt động quản lý kinh doanh bán hàng đảm bảo cho hệ thống lưu trữ tố chức thông tin với khối lượng lớn cách khoa học, giúp cho nhân viên quản lý tốt hơn, truy cập, tìm kiếm, tra cứu thơng tin, quản lý khách hàng thống kê liệu nhanh chóng, xác, giúp cho chủ cửa hàng nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh cưa hàng nhanh chóng đưa định hướng lập kế hoạch kinh doanh đế mang lại hiệu kinh doanh cao Sớm hội nhập với thị trường nước giới Tóm lại việc quản lý theo phương thức thủ cơng tốn thời gian, nhân lực, độ xác lại khơng cao, tốc độ xử lý chậm không đáp ứng kịp thời yêu cầu lãnh đạo Vì cần phải có hệ Yêu cầu cho hệ thống ứng dụng tin học công tác quản lý bán hàng cửa hàng bán thuốc : - Tự động hóa thao tác, phép tính mà tù’ trước đến phải làm tay thống quản lý máy tính cần thiết đế đáp ứng tốt - Thực nghiệp vụ cách nhanh chóng, xác u cầu - Có khả kiểm sốt, tổng họp đầy đủ xác, kịp thời phản ánh thông tin khách hàng, thông tin nhà cung cấp thơng tin mặt hàng có cửa hàng - Đưa nhanh chóng danh sách thông tin khách hàng, danh sách nhà cung cấp, danh sách chủng loại thuốc, danh sách nhân viên nhập hàng bán hàng cần tìm kiếm theo yêu cầu - Có khả lưu trữ liệu thời gian dài - Có khả bố sung thêm, xóa bỏ, sửa chữa kịp thời thông tin khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, mặt hàng - Giải vấn đê nhập thuốc vào kho (tránh nhầm lẫn) - Giải tài nguồn hàng với nhà cung cấp - Giải số thuốc hạn không đủ chất lượng - Giải việc bán hàng - Giúp người bán hàng không bị nhầm lẫn việc chuấn đoán sổ bệnh thơng thường với đơn thuốc có sẵn - Giúp giải việc lập báo cáo tài theo ngày, tháng, quý, năm CHƯƠNG PHÂN TÍCH VÀ THIÉT KÉ HỆ THỐNG 2.1 Phân tích chức 2.1.1 Phuong pháp phân tích Phân tích hệ thống theo nghĩa chung khảo sát nhận diện, phân định thành phần phức hợp mối liên quan chúng Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống giai đoạn hai, sau khảo sát sơ bộ, giai đoạn lề khảo sát sơ giai đoạn sâu vào thành phần hệ thống Từ kết giai đoạn ta xây dựng biểu đồ mô tả logic chức xử lý hệ thống Giai đoạn gọi giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logic cách hoàn chỉnh trước thiết kế vật lý thống quản lý máy tính cần thiết đế đáp ứng tốt yêu cầu Đường lối thực hiện: • Phân tích xuống (top-down): Phân tích từ đại đến chi tiết, phân rã chức biểu đồ phân cấp chức cách phân mức biểu đồ luồng liệu (BLD) • Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống • Chuyển tù’ mơ tả vật lý sang mơ tả logic Phân tích thiết kế hệ thống nhận thức mô tả hệ thống, người ta thường dùng mơ hình, biếu đồ đế trừu tượng hóa cơng cụ giúp người trao đổi với trình phát triển hệ thống Mỗi mơ hình khn dạng đế nhận thức hệ thống mang ý thức chủ quan Mục tiêu phân tích mơ hình xử lý đưa cách xác định yêu cầu người dùng trình phát triển hệ thống, yêu cầu bám sát từ loạt kiện mà người phân tích thu qua vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu qua phép đo thử nghiệm 2.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC) Biểu đồ phân rã chức BPC (Tiếng Anh Business Functional Diagram-BFD) loại công cụ cho phép phân rã chức từ mức cao nhất, tổng thể thành chức chi tiết hơn, cụ thể cuối ta thu chức Cây chức xác định cách rõ ràng, dể hiểu xảy hệ thống Sau tìm hiếu phân tích “Hệ t h ố n g q u ả n l ý c a h n g T h u ố c K i m Anh “ em đưa biểu đồ phân cấp chức sau: thống quản lý máy tính cần thiết đế đáp ứng tốt yêu cầu Hình I: Sơ đồ chức Trong sơ đồ ta thấy chức “Quản lý cửa hàng Thuốc Kim Anh ” phân thành năm cấp nhở Đó chức “Cập nhật thơng tin ” , chức “Quản lý kho hàng”, chức “Quản lý bán Thuốc ”, chức “Quản lý thu chi ”, chức “quản lý báo cáo”.Đen lượt , năm chức lại phân cấp thành chức chi tiết Cụ thể , chức “Cập nhật thông tin ” phân chia thành chức “Thơng tin Thuốc”, “Thông tin Nhà cung cấp”,”Thông tin Khách hàng ”,’Thơng tin Nhóm thuốc /Thơng tin Nước sản xuất “.Chức Quản lý kho hàng phân thành chức :Kiếm tra kho Thuốc ,”lập Phiếu nhập thuốc ” “Danh sách thuốc hết hạn ”,”Tìm kiếm ’’“Quản ... Đình Quang Qu? ?trình hình thành phát trỉến cửa hàng thuốc Kim Anh Cửa hàng thuốc Kim Anh cửa hàng bán thuốc tư nhân , chuyên bán buôn , bán lẻ loại thuốc Tây , cửa hàng bán thuốc uy tín hàng đầu thành... thuốc Kim Anh 1.2.1.Quá trình nhập hàng Qua việc khảo sát cửa hàng thuốc tân dược Kim Anh em rút ưu điểm nhược điểm sau: 1.3.1 Ưu điểm Hệ thống quản lý bán hàng cửa hàng thuốc Kim Anh cửa hàng với... thuốc ,nhằm tin học hố q trình quản lý kinh doanh cửa hàng 1.2.Quá 1.2.1 - trình hoạt động cửa hàng thuốc Kim Anh( khảo sát chi tiết) Hoạt động bán hàng Hiện phận bán hàng cửa hàng gồm có người chia