Đang tải... (xem toàn văn)
Dự án là gì?
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPMI, Dự án là gì?Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.Như vậy khái niệm dự án liên quan đến các yếu tố sau: Kết quả dự án là một sản phẩm hoàn toàn xác định, vì vậy sản phẩm cần được mô tả về các đặc trưng, tính năng, tác dụng, giá trị sử dụng và hiệu quả mang lại,…• Dự án do một nhóm người thực hiện: Trước hết những người thực hiện phải có những kỹ năng và ngiệp vụ phù hợp với yêu cầu tạo ra sản phẩm, mỗi người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc được giao về một phần nào đó trong sản phẩm. Nhóm làm việc này cần có những cách tổ chức quản lý làm việc sao cho năng lực của mỗi người được sử dụng một cách tốt nhất để tạo ra những sản phẩm tốt nhất.• Thời gian: Ước lượng thời gian hình thành nên cơ sở cho lịch trình dự án. Kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất, trong khi thời gian có độ linh hoạt bé nhất. Vì vậy việc quản lý thời gian đảm bảo hoàn tất dự án đúng hạn.• Kinh phí : Chi phí được tính toán để đạt được một mục tiêu rõ ràng đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách.Ngoài ra thì dự án còn liên quan đến các yếu tố cũng không kém phần quan trọng sau: Chất lượng,phạm vi hoạt động, rủi ro, phối hợp,…-Ví dụ: công trình xây dựng nhà đa năng 17 tầng DH Công Nghiệp Hà Nội do trường làm chủ đầu tư, được thực hiện bởi công ty xây dựng số 12 với thời gian hoàn thành trong 2 năm dự kiến hoàn thành 6-2012, với kinh phí dự kiến 100 tỷ VNĐ.=> Dự án công nghệ thông tin là gì?Dự án Công Nghệ thông tin trước tiên là 1 dự án bình thường nhưng có các đặc điểm sau:- Là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin.- Tuân thủ các nguyên tắc công nghệ thông tin: Đi theo quy trình sản xuất và chế tạo ra sản phẩm công nghệ thông tin.- Tuân thủ các nguyên tắc của một dự án nói chung. Đặc trưng của các hoạt động dự án.- Sản phẩm đơn chiếc – duy nhất- Chỉ làm một lần- Người tham gia thường có chuyên môn khác nhau, được tập hợp lại- Có lịch trình chặt chẽ- Kết quả không chắc chắn: Sản phẩm đáp ứng yêu cầu và thỏa mãn ràng buộc – dự án thành công, ngược lại - dự án là thất bại.GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:1 CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM- Trong mỗi dự án khác nhau thì các đặc trưng này đặt ra nhiều vấn đề cần được nghiên cứu và giải quyết. Dự án kết thúc khi nào?- Dự án kết thúc khi xảy ra các trường hợp sau:- Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn.- Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại).- Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa).III, Tính thành công của một dự án: Một dự án được gọi là thành công nếu như:- Đáp ứng được các mục tiêu ban đầu đề ra.- Hoàn thành trước thời hạn.- Không vượt quá ngân sách cho phép.- Ngược lại dự án được cho là thất bại. Các nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của một dự án:- Quản lý dự án kém (31%).- Thiếu thông tin (21%).- Không rõ mục tiêu (18%).- Không lường trước được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc (17%).- Các lý do khác (công nghệ, thiết bị, nhân sự,…)(12%).- Khi một dự án do gặp nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến thất bại thì sẽ gây ra những tổn thất vô cùng lớn: Trong thực tế chúng ta gặp rất nhiều như:- Dự án xử lý thông tin tại SeaGames 22 của Việt Nam dự kiến kinh phí là 15 tỷ VND, nhưng mới đến Tháng 6/2003 số tiền phải bỏ ra là gần 90 tỷ đồng.- Năm 1995, các công ty Mỹ đã phải chi 81 tỷ USD cho những dự án bị hủy bỏ, 59 tỷ USD đầu tư thêm cho các dự án không đúng kế hoạch.- Olympic 2004 tại Hy Lạp: chi 12 tỷ euro(cao hơn tới 10 tỷ so với dự kiến)….GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:2Các lý do khác(12%)Không rõ mục tiêu (18%)Không rõ mục tiêu (18%)Quản lý dự án kém (31%)Thiếu thông tin (21%). CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM Cách khắc phục:Có rất nhiều cách để khắc phục sự thất bại từ dự án nhưng việc cải tổ quản lý dự án được cho là có hiệu quả nhất, một dự án với nhân sự tốt, kinh phí cao nhưng nếu việc quản lý chưa thật sự chặt chẽ, phù hợp và thực tế thì sẽ không đạt được mục tiêu ban đầu đề ra và dẫn đến những thất bại.%RespondentsGVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:3 CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM0102030405060708090Cải tổ việc QLDATăng số thành viên DANghiên cứu khả thiTăng phương sách từ bên ngoàiKhông phảinhững lý do trênIV, Tính khả dụng của dự án: So sánh hoạt động dự án với hoạt động dây chuyền sản xuất: Hoạt động dự án Hoạt động dây chuyền sản xuất- Tạo ra 1 sản phẩm - Cho ra cùng 1 sản phẩm- Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc - Sản xuất liên tục- Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau+ Khó trao đổi+ Ngại chia sẻ thông tinCác kỹ năng được chuyên môn hóa- Đội hình tạm thời+ Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh thần đồng đội+ Khó có điều kiện đào tạo thành viên trong nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngay- Tổ chức ổn định+ Có điều kiện đào tạo, nâng cấp các thành viên trong nhóm- Dự án chỉ làm 1 lần - Công việc lặp lại và dễ hiểu - Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí được phê duyệt- Làm việc trong một kinh phí thường xuyên hàng nămGVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:4 CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM- Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu - Phải đảm bảo làm lâu dài- Ngày kết thúc và chi phí được tính theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản lý - Chi phí hàng năm được tính dựa trên kinh nghiệm trong quá khứV, Tính duy nhất của kết quả dự án Hoạt động Dự án Hoạt động sản xuấtXây nhà mới (cá nhân, cơ quan)Xây các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của thành phốNghiên cứu một đề tài khoa học mớiDậy học theo kế hoạch hàng năm của nhà trường. Hướng dẫn luận án sinh viênChế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ Sản xuất vũ khí hàng loạtXây dựng một phần mềm mới, do cơ quan đặt hàngáp dụng một phần mềm trong hoạt động thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tư, sản xuất .)Chế tạo một loại xe máy mớiSản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã có sẵn, theo kế hoạch được giaoThử nghiệm một dây chuyền sản xuất theo công nghệ mớiLịch sử của quản lý dự ánHenri Fayol (1841-1925).Với tư cách là một ngành khoa học, quản lý dự án phát triển từ những ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng. Ở Hoa Kỳ, hai ông tổ của quản lý dự án là Henry Gantt, được gọi là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát, người đã cống hiến hiểu biết tuyệt vời của mình bằng việc sử dụng biểu đồ Gantt như là một công GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:5Henry Gantt (1861-1919), cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát dự án. CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPMcụ quản lý dự án, và Henri Fayol người tìm ra 5 chức năng của quản lý, là cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình.Cả hai ông Gantt và Fayol đều được biết đến như là những học trò, theo trường phái lý thuyết quản lý theo khoa học, của Frederick Winslow Taylor. Thuyết Taylor là nguyên mẫu đầu tiên cho các công cụ quản lý dự án hiện đại, bao gồm cả cấu trúc phân chia công việc (WBS) và phân bổ nguồn lực.Những năm 1950, đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại. Quản lý dự án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản lý. Một lần nữa, tại Hoa Kỳ, trước những năm 1950, các dự án đã được quản lý trên một nền tảng đặc biệt bằng cách sử dụng chủ yếu là biểu đồ Gantt (Gantt Charts), cùng các kỹ thuật và các công cụ phi chính thức. Tại thời điểm đó, hai mô hình toán học để lập tiến độ của dự án đã được phát triển. "Phương pháp Đường găng" (tiếng Anh là Critical Path Method, viết tắt là CPM) phát triển ở liên doanh giữa công ty Dupont và công ty Remington Rand để quản lý các dự án bảo vệ thực vật và hóa dầu. Và "Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (dự án)" (tiếng Anh là Program Evaluation and Review Technique hay viết tắt là PERT), được phát triển bởi hãng Booz-Allen & Hamilton thuộc thành phần của Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác cùng với công ty Lockheed) trong chương trình chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm. Những thuật toán này đã lan rộng một cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân.Năm 1969, viện Quản lý Dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi ích của kỹ nghệ quản lý dự án. Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là những công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng. Trong năm 1981, ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho phép phát triển hệ lý thuyết, tạo thành cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK Guide). Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp.VI, Quản lý dự án là gì?Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.Một số định nghĩa khác:GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:6 CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM- Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.- Quản lý dự án là việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt vòng đời của dự án để dự án đạt được những mục tiêu đề ra.Một dự án là một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cụ thể), thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội.Thách thức chính của quản lý dự án là phải đạt được tất cả các mục tiêu đề ra của dự án trong điều kiện bị khống chế bởi phạm vi công việc (khối lượng và các yêu cầu kỹ thuật), thời gian hoàn thành (tiến độ thực hiện) và ngân sách (mức vốn đầu tư) cho phép.Nội dung chủ yếu trong QLDA:- Xác định rõ được các yêu cầu về phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro, chất lượng,…- Kiểm soát những tập thể, cá nhân có liên quan trong mỗi giai đoạn.Một dự án được quản lý tốt tức là khi kết thúc phải thỏa mãn được các yêu cầu về mặt thời hạn, chi phí và chất lượng hiệu quả.lập danh sách công việcthực hiện ước lượnglập lịch trìnhlập kế hoạch ngân sách + kháclập tài liệu, tổ chức quản lýGVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:7 CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPMlập tổ dự ánphân bổ tài nguyênviết đề xuất dự áncông bố dự ántriển khai, theo dõiphân tích, đánh giáGVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:8 CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPMxử lý, quyết địnhcập nhật, lập lịchkết thúc dự ánXd dự ánLập kế hoạchTổ chức dự ánTriển khai, kiểm soátKết thúc dự ánVII, Tại sao lại phải quản lý dự án?Vì mỗi một dự án thông thường không hoàn thành đúng hạn ,chi phí vượt quá dự án ,chất lượng ko đảm bảo .GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:9 CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM-Theo thống kê của Standish Group (2006) có tới 50% trong tổng số các dự án phần mềm thất bại Chỉ có 16,2% dự án là hoàn thành đúng hạn và lằm trong giới hạn ngân sách ,đáp ứng tất cả tính năng và đặc tính như cam kết ban đầu Có 52,7% dự án được hoàn thành và đi vào hoạt động nhưng không hoàn thành đúng thời hạn và bội chi ,thêm nữa không đáp ứng đầy đủ tính năng và đặc tính như thiết kế ban đầu Và có 31,1% dự án thất bại trước khi hoàn thành Hơn 83,8% dự án thất bại và không đáp ứng những yêu cầu ban đầu Do vậy chúng ta phải quản lý dự án .Quản lý dự án đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích và giải quyết các mục tiêu mà dự án đã đề ra .Mục tiêu của quản lý dự án :là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng ,trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép Quản lý các yếu tố : Thời gian :đúng thời hạn Chi phí :không vượt quá dự toán Sản phẩm đầy đủ các chức năng đã định Thỏa mãn về yêu cầu khách hàng : thỏa mãn về nhu cầu và thỏa mãn về tiến trình Lợi ích của quản lý dự án : Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án Tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điều chỉnh kịp thời Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao. VIII, Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án (QLDA): Linh hoạt Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn các thượng đế - khách hàng) Huy động sự tham gia của mọi người (tính chất dân chủ) Làm rõ trách nhiệm (chữ ký) Phân cấp có mức độ (không nên chia thành quá nhiều mức ) Tài liệu cô đọng và có chất lượng (quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!) Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (thực dụng) Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng) Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng Cải tiến liên tục (kế hoạch không xơ cứng)GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:10 [...]... xem cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án, sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và cố vấn cho nhóm quản lý dự án 3 Tổ dự án: Hỗ trợ cho người quản lý dự án để thực hiện thành công dự án, bao gồm những người vừa có kỹ năng vừa có năng lực 4 Khách hàng : - Thu hưởng kết quả của dự án, xác định nhu cầu đầu ra cho dự án Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án, thanh toán cho... cho đầu ra dự án Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án Trong trường hợp nhà tài trợ không phải là đơn vị triển khai sản phầm của dự án thì nhà tài trợ chính là khách hang 5 Ban lãnh đạo - Bổ nhiệm người quản lý dự án và tổ dự án, tham gia vào việc hình thành GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:14 CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM và xây dựng dự án 6 Các nhóm hỗ trợ( có thể có nhiều hay ít, tùy từng dự án) : Ban điều... nhà quản lý dự án là đảm bảo cho việc kết thúc được có trật tự và thắng lợi Muốn thực hiện được điểu này cần qui hoạch chi tiết lúc ban đầu dự án và quản lý có hiệu quả xuyên suốt dự án GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:13 CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM XI, Quản lý nhân sự dự án : 1 Người quản lí dự án (PM-Project Manager) hay còn gọi là giám đốc dự án: Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án, làm việc với... dự án Về marketing Về chuẩn: luôn phải đưa ra chuẩn đánh giá, định lượng, đặc tả tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá, tiến trình của dự án Về công nghệ: Về thủ tục hành chính Về mục tiêu: mục tiêu hoàn thành dự án và tránh được rủ ro, việc hoàn thành dự án là mục tiêu mà bất cứ nhà quản lý dự án nào đều muốn đạt được Về uy tín, danh dự: để đảm bảo được uy tín và danh dự cho tổ chức quản lý dự. .. sự cho dự án (ví dụ) Kiến thức kỹ thuật: có các kỹ thuật cần thiết và cơ sở để triển khai dự án Có chuyên môn đặc biệt: Một số dự án đòi hỏi hàm lượng chất xám rất cao Ví dụ như dự án nghiên cứu khoa học, các dự án đòi hỏi phải áp dụng cái mới Đã có kinh nghiệm: lựa chọn nhân sự có kinh nghiệm đã tham gia các dự án trước là lựa chọn đúng đắn Vì sẽ bớt được chi phi và thời gian thực hiện dự án: thay... đối tượng liên quan dự án, đưa ra yêu cầu và trình bày những thay đổi về phạm vi Đóng vai trò là người trung gian giữa nhóm dự án và các đối tượng liên quan 2 Người tài trợ: Cấp tiền cho dự án hoạt động thông qua hình thức hợp đồng, để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu để ra -phê duyệt cho dự án, chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự án Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ có... hiện dự án Thực hiện các hoạt động theo lịch trình Theo dõi sự tiến triển của dự án, so sánh với lịch trình Đánh giá lại các tham số của dự án Lập lại lịch thực hiện dự án cho các tham số mới Thỏa thuận lại các ràng buộc và sản phẩm bàn giao của mỗi mốc thời gian Nếu có vấn đề nảy sinh thì xem xét lại các kĩ thuật khởi đầu đưa ra các biện pháp cần thiết 4 Cấu trúc kế hoạch quản lý dự án: Tổ chức dự án. .. sức ép như cạnh tranh các dự án, nhà tài trợ, sự phát triển của chính tổ chức quản lý dự án Về các mối quan hệ với khách hàng: luôn phải đáp ứng những tiêu chí đưa ra, như vậy dự án sẽ sớm được hoàn thành mà vẫn làm hài lòng khách hàng Phẩm chất cần có ở quản lý dự án Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành QLDA, ngoài ra, người quản lý dự án còn phải có kiến thức... kiến thức và kinh nghiệm trong: Quản lý tổng quát Lĩnh vực ứng dụng của dự án 6 kỹ năng cần thiết của nhà quản lý dự án: Kỹ năng lãnh đạo: là kỹ năng cơ bản để nhà quản lý dự án chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải là người chịu trách nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách... nghiệm của các thành viên trong nhóm dự án sẽ phát triển như thế nào 3.Quy trình lập kế hoạch quản lý dự án: Thiết lập các ràng buộc của dự án: thời gian, nhân lực, ngân sách Đánh giá bước đầu về các "tham số" của dự án: quy mô, độ phức tạp, nguồn lực Xác định các mốc thời gian trong thực hiện dự án và sản phẩm thu được ứng với mỗi mốc thời gian Trong khi dự án chưa hoàn thành hoặc chưa bị hủy . VNĐ.=> Dự án công nghệ thông tin là gì ?Dự án Công Nghệ thông tin trước tiên là 1 dự án bình thường nhưng có các đặc điểm sau:- Là một dự án được thực. lịchkết thúc dự ánXd dự ánLập kế hoạchTổ chức dự ánTriển khai, kiểm soátKết thúc dự ánVII, Tại sao lại phải quản lý dự án? Vì mỗi một dự án thông thường