Đang tải... (xem toàn văn)
Quy trình kiểm soát tài liệu
QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Bảng theo dõi sửa đổi Lần sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Phân phối TT Đơn vị SL TT Đơn vị SL Giám đốc Sở Phịng Quản lý Khoa học Phó Giám đốc Sở Phịng Quản lý Cơng nghệ Ban ISO Phịng Kế hoạch -Tài Văn phòng Sở Phòng Quản lý KH&CN sở Thanh tra Sở QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Phê duyệt Người viết Người kiểm tra Người duyệt Phạm Thị Hiền Chức vụ Chánh Văn phịng Ký Phạm Quốc Chính Chức vụ Phó Giám đốc Sở Ký Nguyễn Văn Vỵ Chức vụ Giám đốc Sở Ký QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mục đích Sở Khoa học Cơng nghệ ban hành, trì cải tiến quy trình kiểm soát tài liệu nhằm: - Hướng dẫn quy định trách nhiệm cho việc kiểm soát tài liệu liệu thống để đảm bảo tài liệu cần cho hệ thống quản lý chất lượng (HT QLCL) dịch vụ hành cơng quản lý hành nhà nước Sở cập nhật, phổ biến ln có sẵn nơi tiến hành hoạt động để người hiểu rõ thực theo yêu cầu hệ thống - Quy định cách thức thống việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, phân phối, bổ sung, thay đổi tài liệu hủy bỏ tài liệu lỗi thời - Quy định việc quản lý mạng máy tính HT QLCL dịch vụ hành cơng quản lý hành nhà nước, quản lý password mạng máy tính với mục tiêu cung cấp tài liệu liệu cho Phịng, cá nhân có nhu cầu sử dụng QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm quyền hạn 2.1 Phạm vi áp dụng - Quy trình áp dụng cho hệ thống tài liệu có liên quan đến HT QLCL dịch vụ hành cơng Sở Khoa học Công nghệ theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Ngồi thủ tục cịn quy định kiểm sốt tài liệu có nguồn gốc bên - Tất cán chuyên viên Sở Khoa học Cơng nghệ có liên quan đến việc tham gia thiết lập tài liệu HT QLCL dịch vụ hành cơng quản lý hành nhà nước có trách nhiệm thực QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 2.2 Trách nhiệm quyền hạn - Cán Ban ISO chịu trách nhiệm thiết lập tài liệu theo quy định tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, bao gồm Sổ tay chất lượng quy trình theo quy định Kiểm sốt, ban hành tất tài liệu hệ thống quản lý chất lượng( HTQLCL) - Cán phòng nghiệp vụ thiết lập quy trình, hướng dẫn cơng việc phòng - Trưởng phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm tra thủ tục phịng thiết lập phê duyệt hướng dẫn công việc - Giám đốc Sở phê duyệt sổ tay chất lượng tài liệu khác HTQLCL - Đại diện lãnh đạo kiểm tra Sổ tay chất lượng tất tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Sở (trừ hướng dẫn cơng việc) QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Định nghĩa - thuật ngữ từ viết tắt 3.1 Định nghĩa - Thuật ngữ Khách hàng: hiểu cá nhân công dân tổ chức pháp nhân (Gọi tắt Tổ chức Cơng dân) có u cầu giải hồ sơ hành thuộc thẩm quyền giải Sở Khoa học Công nghệ Sản phẩm: sản phẩm hiểu kết dịch vụ thể loại văn Sở Khoa học Công nghệ ban hành để giải yêu cầu dịch vụ hành cơng quản lý hành nhà nước, theo yêu cầu Tổ chức công dân theo quy định pháp luật - Hồ sơ khách hàng: toàn hồ sơ, giấy tờ liên quan người yêu cầu (khách hàng) đưa đến để giải theo thủ tục hành quy định Để phân biệt với hồ sơ kết giải quyết, hồ sơ gọi tắt "hồ sơ yêu cầu" QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 3.2 Các từ viết tắt - Đại diện lãnh đạo: ĐDLĐ - Hệ thống quản lý chất lượng: HT QLCL - Tổ đánh giá chất lượng nội bộ: Tổ ĐGNB - Cán công chức: CBCC - Sổ tay chất lượng: STCL - Quy trình: QT - Hướng dẫn cơng việc: HDCV - Biểu mẫu: BM - Dich vụ hành công: DV HCC Tài liệu liên quan tài liệu tham khảo - Điều khoản 4.2.3 tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 - Sổ tay chất lượng: Mục 4.2.3 Kiểm sốt tài liệu QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 5.1 Quy định chung Nội dung 5.1.1 Phân cấp hệ thống tài liệu Tài liệu HT QLCL dịch vụ hành cơng gồm cấp: Sổ tay chất lượng; quy trình; Hướng dẫn cơng việc hay quy định biểu mẫu, hồ sơ Sổ tay chất lượng: tài liệu cấp cao hệ thống tài liệu, nội dung gồm sách chất lượng, giới thiệu nguồn lực, sơ đồ tổ chức, trách nhiệm quyền hạn cán chủ chốt, mục đích nội dung hoạt động cho điều khoản tiêu chuẩn ISO 9001:2008, tài liệu hỗ trợ Quy trình: cách thức định để thực hoạt động Sở Khoa học Công nghệ ban hành, thiết lập theo điều khoản yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Trong điều khoản viết nhiều quy trình Hướng dẫn cơng việc hay quy định: cách thức định để thực công việc chuyên môn nhằm thống phương pháp thực Biểu mẫu ban hành với cấp tài liệu nêu QUY TRÌNH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ KHOA HỌC&CN QT- VP - 05 Lần ban hành : 01 Ngày BH: 21/9/2009 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 5.1.2 Các quy định ký hiệu, định dạng tài liệu - Ký hiệu hệ thống tài liệu quy định sau: + Quy trình: QT- XX- YY + Hướng dẫn cơng việc HDCV- XX- YY + Biểu mẫu BM-XX-YY.ZZ - Quy định cách ký hiệu tài liệu - QT: Viết tắt chữ quy trình; XX tên quan, phận soạn thảo viết tài liệu; YY số thể số thứ tự quy trình hướng dẫn, biểu mẫu ; ZZ số thể số thứ tự biểu mẫu quy trình SỞ KH&CN BM-VP- 05.01 DANH SÁCH TÀI LIỆU NỘI BỘ STT Tên tài liệu Người lập Ký hiệu tài liệu Lần banhành Ghi Ngày tháng năm Đại diện lãnh đạo SỞ KH&CN BM-VP- 05.02 DANH SÁCH TÀI LIỆU CÓ NGUỒN GỐC BÊN NGOÀI BỘ PHẬN STT Tên tài liệu Người lập Cơ quan ban hành Số hiệu Năm ban hành Ghi …., ngày .tháng năm Đại diện lãnh đạo SỞ KH&CN BM-VP-05 03 DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Đơn vị nhận tài liệu: STT Tên tài liệu Bên giao Ký hiệu tài liệu Lần ban hành Ngày ban hành Bên nhận Ngày .tháng năm Ghi SỞ KH&CN BM-VP-05 04 PHIẾU ĐỀ NGHỊ BAN HÀNH / SỬA ĐỔI /HUỶ BỎ TÀI LIỆU Phần xem xét sơ Yêu cầu ban hành tài liệu: Sửa đổi tài liệu: Huỷ bỏ tài liệu: Tên tài liệu : Số ký hiệu tài liệu : Nội dung tài liệu cần ban hành / sửa đổi (kèm theo dự thảo không ghi đầy đủ vào đây) Nội dung cũ Nội dung Ngày tháng năm Bộ phận đề nghị Phần kiểm tra nội dung tài liệu: Kính chuyển ĐDLĐ phê duyệt Ngày tháng năm Đại diện Ban ISO Phần phê duyệt ĐDLĐ: Đồng ý: Không đồng ý: Ngày tháng năm Đại diện lãnh đạo Phần thực (phần sử dụng có đồng ý phần phê duyệt Tài liệu: Ký hiệu Đã phân phối áp dụng tại: Kể từ ngày ./ / Ngày tháng năm Đại diện Ban ISO SỞ KH&CN BM-VP- 05.05 PHIẾU ĐỀ NGHỊ CUNG CẤP BẢN SAO TÀI LIỆU Đơn vị: Lý do: STT Tên tài liệu Duyệt Đại diện lãnh đạo Ký hiệu Số Ngày .tháng .năm Đơn vị đề nghị SỞ KH&CN BM-VP- 05.06 Họ tên người đánh mất: CẤP TÀI LIỆU PHIẾU BÁO MẤT & YÊU CẦU CUNG Bộ phận : Tên tài liệu : Số ký hiệu tài liệu : Tài liệu bị thất lạc từ ngày tháng năm Lý thất lạc : Ngày tháng năm Ý kiến trưởng phận Người báo Xác minh việc thất lạc tài liệu : Ngày tháng năm … Trưởng phận Người xác minh Ý kiến Ban ISO : Đồng ý cung cấp tài liệu Không đồng ý cung cấp tài liệu Ngày tháng năm Đại diện lãnh đạo Đại diện Ban ISO Ghi chú: Số: /XXX–XXX ký hiệu mã hóa phịng ban mã hóa theo TT4.2.3/SCN SỞ KH&CN BM-VP- 05.07 PHIẾU ĐỀ NGHỊ ĐƯỢC TRUY CẬP VÀO MẠNG MÁY VI TÍNH Phần đề nghị Người đề nghị : Phòng : Lý : Đề nghị truy cập vào mạng Phòng Trưởng phòng Ngày tháng năm Người đề nghị Phần xem xét nơi yêu cầu: Ngày tháng năm Trưởng phòng SỞ KH&CN PL-VP- 01 MẪU TRÌNH BÀY MỘT QUY TRÌNH Tên quan QUY TRÌNH (Tên Quy trình) Ký hiệu : Lần ban hành : Ngày ban hành : Trang: / (Tổng số trang) Mục đích Tài liệu xây dựng nhằm giải vấn đề Phạm vi áp dụng; Trách nhiệm quyền hạn - Nêu rõ tài liệu áp dụng tới lĩnh vực hoạt động, phận, nhóm hay cá nhân - Nêu rõ trách nhiệm quyền hạn cán công chức việc thực chức trách nhiệm vụ kiểm tra phê duyệt Định nghĩa - thuật ngữ từ viết tắt Từ, ký hiệu viết tắt hay cụm từ làm người đọc khơng hiểu rõ phải định nghĩa hay giải thích phần Tài liệu liên quan tài liệu tham khảo Liệt kê tài liệu, văn bên bên ngồi tổ chức có liên quan đến thủ tục, quy trình Bản kê phải đề cập đến tên nội dung tài liệu số hiệu tài liệu Nội dung Phần chủ yếu phải mô tả rõ bước, cách thức, địa điểm, thời gian, trách nhiệm cá nhân hay phận liên quan đến hoạt động chất lượng (trong quy trình nên sử dụng lưu đồ để mơ tả hoạt động) hồ sơ lưu Biểu mẫu phụ lục kèm theo Liệt kê hồ sơ bao gồm: biểu mẫu, sổ sách, biểu theo dõi , quy định, phụ lục để làm chứng việc thực quy trình SỞ KH&CN PL-VP- 02 CÁC MẪU DẤU DÙNG TRONG VIỆC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Dấu dùng cho tài liệu kiểm soát (dấu số 1) ĐÃ KIỂM SOÁT Ngày : / / Dấu số đóng lên trang thủ tục, quy trình; riêng Sổ tay chất lượng tài liệu khác đóng trang bìa, trang thứ hai tài liệu 2.Dấu dùng cho tài liệu khơng kiểm sốt (dấu số 2) KHƠNG KIỂM SỐT Ngày : / / Kích thước 20 x 50 mm Dấu số đóng trang bìa trang thứ hai tài liệu khơng kiểm sốt Dấu dùng cho tài liệu lỗi thời, lạc hậu (dấu số 3) LỖI THỜI Kích thước 20 x 50 mm Dấu số đóng trang bìa, trang thứ hai tài liệu lỗi thời, không sử dụng Dấu (Dấu số 4): BẢN SAO SỐ: Kích thước 20 x 50 mmm Dấu số dùng để đóng lên tài liệu để cung cấp cho phòng ban Hồ sơ luu (dấu số 5): HỒ SƠ LƯU Kích thước 20 x 50 mmm Dấu số dùng để đóng lên hồ sơ chất lượng lưu Ban ISO phòng ban ... 21/9/2009 KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mục đích Sở Khoa học Cơng nghệ ban hành, trì cải tiến quy trình kiểm sốt tài liệu nhằm: - Hướng dẫn quy định trách nhiệm cho việc kiểm soát tài liệu liệu thống để đảm bảo tài. .. 21/9/2009 KIỂM SỐT TÀI LIỆU 5.1.4 Tài liệu khơng kiểm sốt - Tài liệu cung cấp cho quan bên ngồi nhằm mục đích thơng tin khơng đóng dấu Các tài liệu khơng thay có thay đổi - Các tài liệu khơng kiểm. .. phối tài liệu cho phịng theo quy trình mục 5.3 Phân phối tài liệu 5.4.4 Quy trình hủy bỏ tài liệu - Trưởng Phòng lập phiếu đề nghị hủy bỏ (BM-VP-05.04) - Ban ISO thực qui trình mục 5.4.1 Quy trình