ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KỸ NĂNG CẦN CÓ KHI THAM DỰ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG CHO SINH VIÊN Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS. Đào Xuân Chúc Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thúy Phan Thị Thoa Khóa học : K56 Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Hà Nội, 2014 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Mục tiêu đề tài 2 3.Phương pháp nghiên cứu 2 4.Phạm vi nghiên cứu 3 CHƯƠNG 1 5 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG 5 1.1 Khái niệm và mục đích của phỏng vấn tuyển dụng 5 1.1.1.Khái niệm của phỏng vấn tuyển dụng: 5 1.1.2. Mục đích của phỏng vấn tuyển dụng 6 1.2 Các loại phỏng vấn 7 1.3. Quy trình của một buổi phỏng vấn 9 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ VÀ THỰC HIỆN PHỎNG VẤN 11 2.1.2.Chuẩn bị thông tin liên quan đến công việc, nhà tuyển dụng và bản thân 16 2.1.5.Một số chuẩn bị khác 21 2.2.1.Tác phong chuyên nghiệp của người đi phỏng vấn 23 2.2.3. Đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng 35 2.3.1.Tổng kết, đánh giá 40 2.3.2. Gửi thư cảm ơn tới nhà tuyển dụng 42 TỔNG KẾT 48 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Phỏng vấn xin việc là một hình thức đang ngày càng phổ biến hiện nay, nó có ý nghĩa quan trọng đối với người đi xin việc nói chung và cá nhân các bạn sinh viên nói riêng để có được một công việc như mong muốn. Bởi sinh viên hầu hết ít khi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế trong khi sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tiễn thì ngày càng cao, nên hầu hết đều bỡ ngỡ khi bước chân khỏi cổng trường đại học, cao đẳng hay trung cấp nghề Bên cạnh đó cùng một lúc, trong cùng một ngành nghề có rất nhiều sinh viên cùng tốt nghiệp, kết hợp với số sinh viên chưa tìm kiếm đươc việc làm khiến cho khả năng cạnh tranh đối với một vị trí công việc là rất cao. Vì vậy, bên cạnh kiến thức chuyên môn, nếu sinh viên không trang bị những kỹ năng mềm đặc biệt là kỹ năng phỏng vấn xin việc thì khó có thể giành được cơ hội chiến thắng cho mình. Tuy nhiên,hiện nay mặc du hầu hết sinh viên thì đều nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động phỏng vấn tuyển dụng song kinh nghiệm phỏng vấn vẫn còn hạn chế. Vì trên thực tế sinh viên sắp ra trường thường chỉ tiếp cận thông tin qua mạng internet, các thông tin này rất rời rạc và hầu hết chưa được kiểm định chính xác. Đối với các tài liệu như sách, báo, tạp chí có nhưng với số lượng rất ít, một số nội dung chưa phù hợp với hoạt động phỏng vẫn tuyển dụng ở nước ta do các sách này chủ yếu là bản dịch từ sách nước ngoài, các sách của tác giả Việt Nam viết thì lại có nội dung tương tự, hiếm có sự thay đổi cho phù hợp. Trong nhà trường, sinh viên cũng ít có cơ hội tham gia các khóa học hay hoạt động nâng cao kỹ năng phỏng vẫn xin việc, nếu có thì có rất ít sinh viên đăng ký tham gia. Ngoài ra, vơi tâm lý e ngại và còn nặng lý thuyết, đặc biệt là các khối ngành xã hội nhân văn thì sinh viên luôn bị động trong việc tìm kiếm những cơ hội để trải nghiệm và nâng cao năng lực phỏng vấn của mình. Do đó, nhiều bạn sinh viên ra trường với tấm bằng giỏi, đạt yêu cầu về hồ sơ, thậm trí là rất tốt nhưng khi được gọi tới phỏng vấn lại thất bại hoàn toàn vì thiếu kỹ năng giao tiếp hay nói cách khác là kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng khi chưa thể hiện được năng lực của mình cho nhà tuyển dụng. Hơn nữa, việc làm có ý nghĩa rất quan trọng, nó quyết định đến cuộc sống hiện tại và tương lai của chúng ta, tìm kiếm những việc làm tốt phù hợp với 1 chuyên môn nghiệp vụ cũng như sở thích là điều mà tất cả người lao động trong đó có sinh viên đều mong muốn. Song nó không phải là một việc dễ dàng đạt được nếu thiếu kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, nhất là trong bối cảnh kinh tế thị trường đầy biến động; khoa học kỹ thuật và tỷ lệ dân số ngày càng phát triển như hiện nay. Vì vậy, để giúp sinh viên nói riêng, người xin việc nói chung cũng như bản thân người làm nghiên cứu có thể thành công trong phỏng vấn tuyển dụng sau này, giúp nhà tuyển dụng có được những ứng cử viên sáng giá nhất, chúng tôi đã quyết định thực hiện đề tài: “Kỹ năng cần có khi tham dự phỏng vấn tuyển dụng cho sinh viên”. 2.Mục tiêu đề tài Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn sẽ: - Làm rõ được các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quá trình phỏng vấn tuyển dụng hiện nay để khẳng định vai trò của nó đối với các bạn sinh viên. - Cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về lý thuyết liên quan tới phỏng vấn tuyển dụng cho sinh viên để có thể chuận bị sẵn sàng cho quá trình phỏng vấn xin việc sau này. - Trang bị cho bản thân thêm những kiến thức và kinh nghiệm về phỏng vấn tuyển dụng. 3.Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu các tài liệu sách, báo, tạp chí và các bài viết liên quan đến hoạt động phỏng vẫn xin việc trên thư viên Đại học Quốc gia Hà Nội, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, thư viện Quốc gia Hà Nội và trên các trang mạng thông tin đại chúng. - Phương pháp so sánh giữa nhận thức của sinh viên chưa từng tham dự phỏng vấn với sinh viên cũng như những người nhân viên đã qua phỏng vấn tuyển dụng để có thể thấy được sự khác biệt và rút ra những bài học kinh nghiệm cho sinh viên. - Pháp nghiên cứu liên ngành. 2 - Phương pháp phân tích hệ thống đối với các phiếu điều tra khảo sát để có thể đưa ra những nhận xét chung nhất đối với từng vấn đề được đưa ra. - Phương pháp phỏng vấn đối với người lao động, sinh viên đã và chưa từng tham dự phỏng vấn tuyển dụng liên quan đến các vấn đề phỏng vấn xin việc đã thấy được những nhận thức khác nhau trong vấn đề này trong từng đối tượng khác nhau của hoạt động phỏng vấn tuyển dụng. Từ đó đưa ra những nhận xét để giúp sinh viên biết nhà tuyển dụng nghĩ gì và sinh viên có và thiếu những gì, để sinh viên tự trang bị thêm cho mình những hành trang cần thiết khi biết vào một cuộc phỏng vấn tuyển dụng sau này. 4.Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung tìm hiểu các vấn đề: thực trạng phỏng vấn xin việc; nhận thức của sinh viên đối với hoạt động phỏng vấn tuyển dụng; khái niệm; mục đích; các loại phỏng vấn tuyển dụng; quá trình phỏng vấn và những kỹ năng cần có cho sinh viên trước, trong và sau khi phỏng vấn. 5. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay, có rất nhiều tác giả, dịch giả quan tâm tới vấn đề phỏng vấn tuyển dụng. Tuy nhiên những cuốn sách được biên dịch lại hay tập hợp lại từ sách nước ngoài chỉ nghiên cứu khái quát một số công đoạn cho phỏng vấn tuyển dụng mà chủ yếu là những việc nên làm hoặc không nên làm khi tham gia phỏng vấn. Mặt khác, cách viết sách hay tiếp cận vấn đề của những cuốn sách nước ngoài được dịch lại mặc dù gợi mở được vấn đề và cung cấp cho chúng ta một lượng kiến thức khá lớn nhưng chưa rõ và chưa cụ thể từng vấn đề chi tiết. Ngược lại, đối với những cuốn sách của các tác giả Việt Nam, các vấn đề được viết khá cụ thể, dễ hiểu nhưng chưa bao quát đầy đủ được vấn đề. Cụ thể: Trong cuốn 10 điều cần biết để có một việc làm thích hợp, tác giả P.H. Diệp đã tập trung nghiên tới tác phong của ứng viên khi tham dự phỏng vấn và những câu hỏi phỏng vấn thường gặp nhưng chưa đề cập tới những yếu tố cần chuẩn bị khi tham dự phỏng vấn, không hướng dẫn trả lời cho các câu hỏi trên và không đề cập tới các công việc ứng viên cần làm khi cuộc phỏng vấn kết thúc. 3 Trong cuốn sách Kĩ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh của TS Thái Trí Dũng xuất bản năm 2009, tác giả có cung cấp những vấn đề mà ứng viên cần biết như chuẩn bị trước phỏng vấn, cách trả lời phỏng vấn và tác phong cần thể hiện trong buổi phỏng vấn Tuy nhiên những vấn đề này còn viết chung chung, khái quát. Cuốn sách Cây dù của bạn màu gì? – Cuốn “cẩm nang” dành cho người xin việc của tác giả Richar Nelson Bolles xuất bản năm 2008 có đưa ra những nguyên tắc mà ứng viên cần tuân theo khi tham dự phỏng vấn tuyển dụng và phân tích khá chi tiết nguyên tắc này. Tuy nhiên, cuốn sách này viết theo hướng gợi mở cho người đọc nên nội dung không được tập hợp thành vấn đề cụ thể mà nó đòi hỏi người đọc phải suy luận và liên hệ thực tế để có thể hiểu vấn đề… Nhìn chung những nghiên cứu nêu trên đã phần nào đó đề cập tới kĩ năng cần có của ứng viên khi tham dự phỏng vấn tuyển dụng. Tuy nhiên phần lớn các công trình đó chưa thể hiện được đầy đủ các kĩ năng và công việc cần phải làm của sinh viên sắp ra trường trong việc phỏng vấn tuyển dụng. Vì vậy, trong đề tài này, chúng tôi kế thừa những nghiên cứu nói trên và tập trung nghiên cứu và làm rõ những vấn đề về phỏng vấn tuyển dụng nhằm trang bị cho các bạn sinh viên những lý thuyết cơ bản nhất về vấn đề này. 4 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG 1.1 Khái niệm và mục đích của phỏng vấn tuyển dụng 1.1.1.Khái niệm của phỏng vấn tuyển dụng: Xã hội càng phát triển, máy móc và các phương tiện hiện đại ra đời ngày càng nhiều và chi phối càng nhiều hơn trong đời sống của con người, kể cả lĩnh vực giao tiếp. Với Internet, chúng ta có thể gặp nhau trên mạng và những cuộc gặp gỡ trực tiếp bên ngoài sẽ ít hơn trước đây. Tuy nhiên, đối với các cuộc phỏng vấn tuyển dụng, chúng ta lại không thể trò chuyện thông qua bất kì một phương tiện nào vì chỉ có trò chuyện trực tiếp thì buổi phỏng vấn mới thành công. Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc. Đây là một trong những phương pháp thu thâp thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phỏng vấn tuyển dụng giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm được hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được (Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, ThS Nguyễn Vân Điềm- PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2010). Thực chất, phỏng vấn tuyển dụng là một quá trình thu nhận thông tin. Về phía người được phỏng vấn, họ sẽ tìm được đáp án cho câu hỏi: Mình có thực sự muốn làm việc ở công ty đó không? Cơ quan này có phù hợp với mình hay không? Còn về phía nhà tuyển dụng, phỏng vấn là quá trình thu thập và và đánh giá thông tin về những ứng viên, từ đó đưa ra những quyết định về nhân sự. Sau khi tìm hiểu sơ yếu lí lịch và hồ sơ xin việc của ứng viên, nhà tuyển dụng muốn xác minh lại một số câu hỏi: Liệu ứng viên đó có phải là người thích hợp hay không? Họ có đủ khả năng và kinh nghiệm cho công việc hay không? Họ có hợp tác được với mọi người hay không? Như vậy, phỏng vấn tuyển dụng chính là cơ hội để cho cả hai bên xem xét và đánh giá những yếu tố liên quan đến công ty tuyển dụng, đến công việc và bản thân ứng viên. 5 1.1.2. Mục đích của phỏng vấn tuyển dụng. Một cuộc phỏng vấn được nhà tuyển dụng đưa ra nhằm một số mục đích cơ bản như sau: Thứ nhất, phỏng vấn tuyển dụng nhằm thu thập thông tin về người xin việc: Qua các công cụ tuyển dụng như sơ yếu lý lịch, hồ sơ xin việc, những thông tin về ứng viên có thể chưa hoàn toàn đầy đủ, chưa rõ ràng. Qúa trình phỏng vấn sẽ tạo cơ hội cho nhà tuyển dụng có thêm thông tin về ứng viên được rõ ràng, được giải thích cặn kẽ hơn. Những tiêu chuẩn mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên có thể là: - Đủ khả năng làm việc: Ứng viên có trình độ học vấn (học trường nào, xếp loại học lực gì ) và sức khoẻ để đáp ứng yêu cầu của công việc hay không? - Đủ tiêu chuẩn để làm được công việc: Ứng viên có kinh nghiệm làm việc và có khả năng phát triển, có định hướng nghề nghiệp (nguyện vọng về nghề nghiệp, những mục tiêu trực tiếp và lâu dài, khả năng thăng tiến) rõ ràng hay không? - Sự phù hợp với công việc: Ứng viên có khả năng hoà nhập với tập thể hay không? Ngoài những yếu tố trên, nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm và đánh giá một số kĩ năng cần thiết mà ứng viên cần có như kĩ năng quản lý thời gian, kĩ năng xử lý xung đột, khả năng làm việc nhóm và truyền đạt thông tin… Bên cạnh đó, nhfa tuyển dụng còn tìm kiếm những phẩm chất như sự trung thực, lòng nhiệt huyết, sự quyết đoán, khả năng hoà nhập và tiềm năng phát triển của ứng viên… Thứ hai, phỏng vấn tuyển dụng có tác dụng đề cao công ty: Qua phỏng vấn giúp cho nhà tuyển dụng giới thiệu về công ty của mình, làm cho người xin việc hiểu rõ những mặt mạnh, ưu thế của công ty. Đây chính là hình thức quảng cáo hữu hiệu nhất cho cơ quan đó. Thứ ba, phỏng vấn tuyển dụng được tiến hành để cung cấp thông tin về tổ chức cho người xin việc, ví dụ như mục tiêu của công ty, cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, việc làm 6 [...]... ứng viên khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ dựa trên hai tiêu chí cơ bản đó là giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ Tuy nhiên, trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, chúng tôi xem xét chung hai yếu tố này theo quá trình diễn ra một buổi phỏng vấn Như vậy, những kĩ năng cần có của ứng viên khi tham gia phỏng vấn là tác phong chuyên nghiệp, cách trả lời câu hỏi phỏng vấn và cách đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng. .. tuyển dụng và khi đó, cơ hội giành được vị trí công việc sẽ nhiều hơn Khi nghiên cứu vấn đề này, chúng tôi có tiến hành phỏng vấn trực tiếp 10 anh/ chị đang đi làm ở các cơ quan khác nhau và họ đã từng tham gia các cuộc phỏng vấn tuyển dụng Câu hỏi đưa ra là: Trước khi tham dự phỏng vấn, anh chị nghĩ rằng mình cần chuẩn bị những gì và thực tế sau khi phỏng vấn ra sao? Đa số các ý kiến cho rằng họ chỉ... cho phỏng vấn Trước khi mang vào phòng, ứng cử viên nên xin phép người phỏng vấn để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng nhà tuyển dụng 2.2 Giai đoạn phỏng vấn trực tiếp Phỏng vấn là một quá trình thu nhận tin giữa người phỏng vấn và ứng viên để có thể thực hiện được các quyết định tuyển dụng Một buổi phỏng vấn được coi 22 thành công đối với người xin việc không chỉ thể hiện qua các câu trả lời phỏng vấn. .. tin cần thiết, nhà tuyển dụng sẽ chủ động kết thúc buổi phỏng vấn với lời hẹn thông báo kết quả tuyển dụng cho ứng viên CHƯƠNG 2 10 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ VÀ THỰC HIỆN PHỎNG VẤN 2.1 Chuẩn bị trước phỏng vấn Chuẩn bị trước phỏng vấn là công việc quan trọng và thực sự cần thiết đối với mỗi người trước khi tham dự phỏng vấn xin việc Càng chuẩn bị kĩ, chúng ta càng thể hiện bản thân tốt hơn trước nhà tuyển dụng. .. trước khi đi phỏng vấn Như vậy, để có thể thành công và có việc làm thích hợp, việc cần làm đầu tiên là sự chuẩn bị Khi tham dự phỏng vấn, những yếu tố cần chuẩn bị đó là: 2.1.1.Chuẩn bị hồ sơ xin việc Hồ sơ xin việc là công cụ cung cấp thông tin đầu tiên về ứng viên tới nhà tuyển dụng và nó phải được gửi ngay nhà tuyển dụng sau khi họ đăng tin tuyển người Từ hồ sơ xin việc, nhà tuyển dụng mới có cơ... cơ sở để tuyển chọn người tham gia phỏng vấn Về thực chất, chuẩn bị lại toàn bộ hồ sơ không phải là việc làm sau khi ứng viên được gọi phỏng vấn Đối với một buổi phỏng vấn tuyển dụng, chuẩn bị hồ sơ xin việc chỉ có nghĩa là việc ứng viên cần xem lại các giấy tờ, hồ sơ mình đã gửi tới nhfa tuyển dụng trước đó hoặc chuẩn bị hồ sơ gốc để mang tới buổi phỏng vấn nhằm làm rõ yêu cầu của nơi tuyển dụng Tuy... của nhà tuyển dụng sẽ quyết định lớn tới khả năng thành công trong phỏng vấn tuyển dụng của ứng cử viên Vì vậy, ứng cử viên cần cố gắng để chuẩn bị thật tốt và phải biết rằng: “ nhà tuyển dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp luôn tìm cách để làm mọi việc tốt nhất những tiết kiệm chi phí nhất” 2.1.4.Chuẩn bị các câu hỏi cho nhà tuyển dụng Phỏng vấn tuyển dụng là cuộc trao đổi qua lại giữa nhà tuyển dụng. .. tốt những câu hỏi này, ứng cần phải học và nắm chắc kiến thức trước khi tham dự phỏng vấn Ví dụ: + Đối với sinh viên mới ra trường, nhà tuyển dụng có thể hỏi một số câu hỏi như: - Tại sao bạn lại chọn học ngành đó? Nói cho chúng tôi những điều về chuyên ngành của bạn? - Môn học X, trong chương trình học giúp ích gì cho công việc của bạn? - Bạn có thể sử dụng phần mềm x/ sử dụng máy tính thành thaọ hay... mình ứng tuyển là gì, sau đó mới tiến hành làm hồ sơ xin việc Tuy nhiên, để có thể chắc chắn rằng mình đã hiểu rõ công việc ứng tuyển trước nhà tuyển dụng và chuẩn bị tốt những kỹ năng cần thiết khi đi phỏng vấn thì ứng cử viên cần phải tìm hiểu thật kỹ công việc đó Hơn nữa, có thể ứng cử viên có rất nhiều sự lựa chọn 16 về công việc trong cùng một lúc,việc tìm hiểu kỹ từng công việc mà mình ứng tuyển. .. tuyển dụng Nhưng trong quá trình phỏng vấn, họ gặp một số vấn đề như đến phỏng vấn muộn, không mang theo hồ sơ tới buổi phỏng vấn, không trả lời được câu hỏi của người phỏng vấn do quá căng thẳng… Bài học kinh nghiệm họ rút ra là cần phải chuẩn bị kĩ hơn: hồ sơ xin việc; các thông tin về công việc và nhà tuyển dụng; các câu hỏi trả lời và để hỏi nhà tuyển dụng; trang phục; tâm lý và những dụng cụ cần . lại có nội dung tương tự, hiếm có sự thay đổi cho phù hợp. Trong nhà trường, sinh viên cũng ít có cơ hội tham gia các khóa học hay hoạt động nâng cao kỹ năng phỏng vẫn xin việc, nếu có thì có. 2014 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2 .Mục tiêu đề tài 2 3.Phương pháp nghiên cứu 2 4.Phạm vi nghiên cứu 3 CHƯƠNG 1 5 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG 5 1.1 Khái niệm và mục. nghiên cứu có thể thành công trong phỏng vấn tuyển dụng sau này, giúp nhà tuyển dụng có được những ứng cử viên sáng giá nhất, chúng tôi đã quyết định thực hiện đề tài: “Kỹ năng cần có khi tham