Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng nghiệp vụ thư ký và thư ký văn phòng trong các cơ quan
NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG - Mục đích môn học - nghóa môn học - Điều kiện - Thời gian môn học - Tài liệu tham khảo - Hình thức học và đánh giá - Kết cấu bài giảng Chương 1 THƯ KÝ VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN I. THƯ KÝ LÃNH ĐẠO 1. Th kýư Thư ký theo nghóa thông thường Thư ký là người giúp việc cho lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp các công việc liên quan đến giấy tờ, giao tiếp và sắp xếp lòch làm việc hàng ngày. Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế. I.P.S Thư ký là người trợ giúp cấp quản trò, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính VP, có khả năng chòu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, có sáng kiến và đưa ra các quyết đònh trong phạm vi quyền hạn của mình 2. Nhiệm vụ của thư ký giám lãnh đạo - Tham gia các hoạt động giao dòch giao tiếp, đối nội, đối ngoại với lãnh đạo. - Sắp xếp lòch làm việc cho lãnh đạo - Xử lý văn bản gửi lãnh đạo. - Dự các cuộc tiếp khách của lãnh đạo va ghi chép thông tin. - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại phòng lãnh đạo. - Chu n b các chuyến đi công tác của lanh đ oẩ ị ạ - Thực hiện các công việc theo sự phận công khác. II. Thư ký văn phòng. 1. Thư ký v n phòngă TS Vũ Thò Phụng TKVP là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lónh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đảm bảo các yêu cầu về thông tin liên lạc, giao tiếp và sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức doanh nghiệp 2. Nhim v ca th ký vn phũng - Son tho vn bn hnh chớnh, th t cm n. - X lý vn bn i n. - Sp xp, qun lý vn bn. - Chun b v sp xp chuyn cụng tỏc ca c quan, lónh o. - Tham gia vo hot ng chun b v phc v cỏc cuc hp - Saộp xeỏp lũch laứm vieọc c quan - Giao tip in thoi, giao tip hnh chớnh 2. Nhiệm vụ (tiếp) - Hướng dẫn khách các thủ tục hành chính và quy trình giải quyết cơng việc. - Ph trach công việc tại văn phòng khi được ụ giao. - Tham gia giao tiếp, đối nội, đối ngoại. - Cung cấp thông tin hành chính phục vụ hoạt động người lãnh đạo và các bộ phận trong cơ quan - Tham mưu tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề chức năng nhiệm vụ của văn phòng. 3. Phân loại thư ký - Phân loại theo chuyên môn + Thư ký tổng hợp. + Thư ký văn thư + Thư ký hành chính. + Thư ký … - Phân loại theo quản lý. + Thu ký lãnh đao + Thư ký chuyên môn 4. Năng lực cần thiết của người TKVP 4.1. Năng lực chun mơn + Hiểu sâu sắc về các hoạt động hành chính vp. + Thực hiện thành thạo các nghiệp vụ chun mơn. + Có khả năng hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các bộ phận trong cơ quan. 4.2. Có hiểu biết xã hội rộng Làm công tác văn thư Giao tiếp khách Cung cấp thông tin Lập kế hoạch Sắp xếp lịch công tác [...]... (công việc liên quan đến thông tin, đến quản lý văn bản, đến trợ giúp công việc người lãnh đạo) - Cẩn thận và chu đáo (công việc soạn thảo văn bản, công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu, công việc tiếp khách) - Khả năng tự kiềm chế - Kín đáo (văn phòng là bộ phận quản lý thông tin, nhiều thông tin) - Năng động, linh hoạt - Thân thiết với các thành viên trong cơ quan Chúc các bạn thành cơng ... bị văn phòng Máy tính Internet Máy ảnh Photocopy Máy fax 4.4 Có năng lực quản lý thời gian - Biết thời gian để thực hiện một cơng việc - Biết sắp xếp thời gian để thực hiện từng cơng việc - Biết kết hợp thời gian để giải quyết cơng việc - Biết ưu tiên thời gian cho cơng việc quan trọng - Biết từ chối những cơng việc khơng thuộc chức năng của mình 5 Phẩm chất của người thư ký - Yêu nghề (áp lực, quan . 1 THƯ KÝ VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN I. THƯ KÝ LÃNH ĐẠO 1. Th ký Thư ký theo nghóa thông thư ng Thư ký là người giúp việc cho lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp các công. thư ký - Phân loại theo chuyên môn + Thư ký tổng hợp. + Thư ký văn thư + Thư ký hành chính. + Thư ký … - Phân loại theo quản lý. + Thu ký lãnh đao + Thư ký chuyên môn 4. Năng lực cần thiết. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG - Mục đích môn học - nghóa môn học - Điều kiện - Thời gian môn học - Tài liệu tham khảo - Hình thức học và đánh giá - Kết cấu bài giảng Chương 1 THƯ KÝ VÀ THƯ