Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng mô hình ERP cho trường đại học X
1 QUẢN TRỊ DỰ ÁN DỰ ÁN Xây dựng mô hình ERP (Enterprise Resource Planning) cho trường Đại học X Thành viên • Trần Thái Bảo • Lê Trọng Đoan • Nguyễn Minh Hải • Nguyễn Ngọc Quỳnh Như • Nguyễn Thành Sơn • Huỳnh Gia Xuyên 2 Nền tảng/Các nhu cầu Xu thế ứng dụng ERP vào môi trường đại học (ĐH) đang phát triển mạnh mẽ. Sáng 11-12, Ông Peter Forscht, tổng giám đốc Công ty ABAS, trao phần mềm ERP cho PGS-TS Thái Bá Cần, hiệu trưởng Trường ĐH Sư phạm kỹ thuật. Tổng trị giá hơn 120.000 USD 3 Nền tảng/Các nhu cầu Các trường ĐH ở VN đang gặp rất nhiều thách thức. ERP có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trong môi trường công nghệ thông tin (IT) Giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trên nền tảng của công nghệ thông tin. 4 Nền tảng/Các nhu cầu Biểu đồ thể hiện số lượng các dự án ERP đã và đang được triển khai tại Việt Nam từ 2004 đến nay. 5 Mục tiêu Các mục tiêu Chủ yếu Thứ yếu Dự án 6 Mục tiêu chủ yếu ĐH cũng có những "bài toán" cần giải quyết như các cơ quan hiện đại khác : điều phối các nguồn tài nguyên, kiểm soát chi phí, thúc đẩy tính chuyên nghiệp và tự hạch toán các phòng ban. Báo cáo được cập nhật thông tin tức thời và thống nhất trong toàn bộ trường. Quá trình xét duyệt yêu cầu mua hàng trong nhà trường sẽ được thực hiện chỉ trong 1 ngày, chi phí giảm thiểu đáng kể. Giúp hệ thống quản lý nhân sự tốt và có thông tin chính xác, báo cáo hiệu quả Tích hợp các hệ thống quản lý rời rạc thành một hệ thống quản lý thống nhất. 7 Mục tiêu thứ yếu Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy : ERP giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Công tác kế toán chính xác hơn : Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các trường ĐH giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Đào tạo đội ngũ nhân viên các phòng ban thao tác thành thạo trên hệ thống ERP, nâng cao tính chuyên nghiệp. Dữ liệu bảo mật, chia sẻ thông tin kịp thời. 8 Mô hình ERP BAN GIÁM HIỆU PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG ĐÀO TẠO PHÒNG TÀI VỤ CÁC KHOA CHUYÊN NGÀNH Các phòng khác (Đoàn Thanh Niên, Thư viên, Giáo dục thể chất,…) 9 Mô hình ERP 10 Phạm vi Giải pháp ERP cho các trường đại học theo qui trình sau Xây dựng các phân hệ quản lý cục bộ (Phân hệ quản lý hồ sơ, Phân hệ quản lý học tập, Phân hệ quản lý tài chính, Phân hệ quản lý cơ sở vật chất) : Các phân hệ cục bộ này có thể sử dụng các dữ liệu có định dạng không giống nhau. Hoạch định chiến lược khai thác thông tin của toàn hệ thống : Xác định yêu cầu sử dụng, chia sẻ dữ liệu giữa các phân hệ, phân tích dữ liệu, vấn đề quản trị, an toàn dữ liệu. Xây dựng hệ thống tích hợp các phân hệ : Đường truyền (mạng), thu thập và chuyển đổi dữ liệu, dự phòng hệ thống. [...]... nhà trường Quen ứng dụng CNTT "rời rạc" cho từng hoạt động chuyên biệt, trong khi ERP cố gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức Chấp nhận giải pháp thay đổi cấu trúc của tổ chức cho phù hợp với hệ thống ERP, hạn chế thay đổi ERP cho thích ứng tổ chức Quá trình đổi mới tổ chức và quy trình làm việc cho phù hợp mô hình ERP thực sự là một thách thức lớn đối với các trường Đại học. .. TRÚC CẤU HÌNH HỆ THỐNG ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI KIỂM TRA, THỬ NGHIỆM ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG 18 WBS Dự án ERP trường đại học Định giá Tiền định giá Định giá trọn gói Lập kế hoạch dự án Thiết kế quy trình Phân tích sự khác biệt Tái cấu trúc Thiết kế mô hình Phân công trách nhiệm Thiết kế chương trình Lập ban quản lý Thay đổi mã nguồn ERP Liên hệ công tác 19 WBS ( tt ) Dự án ERP trường đại học Cấu hình hệ... trách nhiệm cho từng người (3) (2) (1) (1) 3.3 Thành lập Ban dự án ERP 3.4 Liên hệ với các phòng ban trong trường (2) (1) (2) (1) (3) (2) 4 PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT 4.1 Thiết kế mô hình 4.2 Thiết kê chương trình 4.3 Thay đổi mã nguồn ERP (2) (1) (1) (2) (2) (1) 27 Sơ đồ trách nhiệm Các công tác chính Bảo Đoan 5 TÁI CẤU TRÚC ( 1) (3) Như Sơn (3) (3) Xuyên (2) Hải (3) 6 CẤU HÌNH HỆ THỐNG 6.1 Mô phỏng quy... 17 tháng Địa điểm thực hiện tại trường Đại Học X Thực hiện đầy đủ các yêu cầu pháp lý : bản quyền phần mềm Đảm bảo chuyển đổi kiến thức trong điều kiện kỹ năng ngoại ngữ hạn chế của thành viên dự án Chuẩn hóa qui trình quản lý Phải đảm bảo các tính năng của hệ thống ERP như đã được ký trong hợp đồng như : tính dễ sử dụng, chức năng đa ngôn ngữ, tài liệu dành cho người dùng 11 Các loại trừ ... Bảo Đoan Như Sơn Xuyên Hải 1 THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ 1.1 Nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP package (1) 1.2 Phân tích ERP package (2) (2) (1) (3) 2 ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI 2.1 Nhận dạng hệ thống 2.2 Thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá (1) (2) (1) (2) 26 Sơ đồ trách nhiệm Các công tác chính Bảo Đoan Như Sơn Xuyên Hải 3 LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 3.1 Thiết kế qui trình triển khai dự án 3.2 X c định vai trò... Tài liệu Gồm : Tài liệu hướng dẫn sử dụng; sổ tay vận hành; sách tra cứu (Reference book); tài liệu hướng dẫn cho quản trị hệ thống Đối với những hệ thống ERP thiết kế theo chuẩn mở còn có thêm các hồ sơ về hệ thống tham số thiết lập cho KH (Setup parameters guideline) 1% Dịch vụ bảo trì Giúp x lý các sự cố vận hành trong năm đầu tiên 17% 17 Giai đoạn CÔNG VIỆC T 1 T 2 T 3 T 4 T 5 T 6 T 7 T 8 T 9 T1... triển khai Kiểm tra , thử nghiệm Đào tạo người sử dụng Mô phỏng quy trình Lập lịch huấn luyện Cấu hình hệ thống Họp sau huấn luyện 20 Project Planing Mã công việc Mô tả Công tác trước Thời gian thực hiện ( tháng) A THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ _ 2 B ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI A 1 C LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN B 2 D PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT C 3 E TÁI CẤU TRÚC C 3 F CẤU HÌNH HỆ THỐNG C 2 G ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI C 2 H KIỂM TRA,... tái cấu trúc công ty 16 Nghỉ việc : Do áp lực công việc, sinh con Ngân sách TỔNG CHI PHÍ DỰ ÁN : 100.000 USD Chi phí Mô tả Bản quyền Tính theo bản full license cài trên máy chủ và số lượng ERP người sử dụng Tỷ lệ 37% Triển khai Tính theo quá trình triển khai của nhà cung cấp (NCC) cho khách hàng (KH) 42% Đào tạo Tính việc đào tạo của NCC đối với đội ngũ lãnh đạo, chuyên viên và nhân viên của KH để... (1) (2) (2) (1) 27 Sơ đồ trách nhiệm Các công tác chính Bảo Đoan 5 TÁI CẤU TRÚC ( 1) (3) Như Sơn (3) (3) Xuyên (2) Hải (3) 6 CẤU HÌNH HỆ THỐNG 6.1 Mô phỏng quy trình hoạt động của nhà trường (2) 6.2 Cấu hình hệ thống nhà trường (1) (1) 7 ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI (3) 8 KIỂM TRA, THỬ NGHIỆM (2) (2) (1) (1) (2) (3) (3) ( 2) (3) 9 ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG 9.1 Lên lịch huấn luyện 9.2 Huấn luyện người sử dụng 9.2... riêng cho các thành viên dự án có trang bị đầy đủ thiết bị thông tin liên lạc và các trang bị khác Sự hỗ trợ của phòng quản lý hệ thống thông tin Sự phối hợp thật tốt giữa các phòng ban và bên triển khai trong việc huấn luyện và bảo trì hệ thống sau này 13 Dự án có liên quan Đào tạo huấn luyện sử dụng một số công cụ hỗ trợ dự án như phần mềm ứng dụng (MS Project, MS Viso, MS Word, MS Excel) . 1 QUẢN TRỊ DỰ ÁN DỰ ÁN X y dựng mô hình ERP (Enterprise Resource Planning) cho trường Đại học X Thành viên • Trần Thái Bảo • Lê Trọng Đoan • Nguyễn Minh. thể chất,…) 9 Mô hình ERP 10 Phạm vi Giải pháp ERP cho các trường đại học theo qui trình sau X y dựng các phân hệ quản lý cục bộ (Phân hệ quản lý hồ sơ, Phân hệ quản lý học tập, Phân hệ. Gia Xuyên 2 Nền tảng/Các nhu cầu Xu thế ứng dụng ERP vào môi trường đại học (ĐH) đang phát triển mạnh mẽ. Sáng 11-12, Ông Peter Forscht, tổng giám đốc Công ty ABAS, trao phần mềm ERP cho