Đang tải... (xem toàn văn)
Phương pháp quản lý dự án theo PMI feb 2006
1 QUAÛN LYÙ CHI PHÍ DÖÏ AÙN (PROJECT COST MANAGEMENT) 2 CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH Hoạch đònh nguồn lực (Resource planning): Xác đònh các nguồn lực gì (con người, thiết bò, vật liệu) và số lượng của mỗi loại nên được dùng để thực hiện các công việc của dự án. Ước lượng chi phí (Cost estimating): phát triển một ước tính xấp xỉ của những chi phí của các nguồn lực cần để hoàn thành các công việc của dự án Lập ngân sách dự án (Cost budgeting): phân bổ chi phí đến từng hạng mục riêng Kiểm soát chi phí (Cost control): Kiểm soát các thay đổi mà tác động đến ngân sách dự án 3 CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ (tiếp) 4 quá trình trên của quản lý chi phí tương tác lẫn nhau và tương tác với các quá trình khác của quản lý dự án. Ngoài ra trong thực tế, 4 quá trình nói trên có thể chồng lắp nhau (overlap) và tương tác với nhau theo một cách thức mà không được chi tiết hóa trong bài giảng này. Quản lý chi phí dự án nên cân nhắc nhu cầu thông tin của các đối tác tham gia dự án. Các đối tác khác nhau có thể đo lường chi phí trong những cách khác nhau và tại những thời điểm khác nhau. Quản lý chi phí dự án cũng có thể bao gồm dự báo và phân tích sự chi tiêu tài chính của sản phẩm dự án. Lúc này quản lý chi phí dự án cũng bao gồm các kỹ thuật như: ROI (return on investment), ngân lưu chiết khấu (discounted cash flow), phân tích hoàn vốn (pay-back analysis), … 4 Inputs Tools Outputs 1- WBS 2- Historical information 3- Scope statement 4- Resource pool description 5- Organizational policies 1- Expert judgment 2- Altinatives identification 1- Resource requirements HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE PLANNING) 5 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLANNING) ĐẦU VÀO (INPUTS): Work Break-Down Structure (WBS) Thông tin quá khứ: Thông tin về loại nào của nguồn lực là được yêu cầu cho những công việc tương tự của những dự án trước đó nên được dùng nếu có sẳn Báo cáo quy mô (Scope statement): chứa đựng sự cần thiết đầu tư và các mục tiêu dự án Resource pool description: Kiến thức về những tài nguyên nào là có sẳn thì cần thiết cho hoạch đònh nguồn lực Các chính sách của tổ chức: Các chính sách của tổ chức thực hiện dự án về nhân viên, về thuê hoặc mua thiết bò phải được cân nhắc trong quá trình hoạch đònh nguồn lực. 6 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLANNING) –tiếp theo CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques): Ý kiến chuyên gia (Expert judgment): Ý kiến chuyên gia thường được yêu cầu để đánh giá đầu vào cho từng quá trình. Các chuyên gia như thế có thể được cung cấp bởi các các phòng ban khác của tổ chức thực hiện dự án, bởi các công ty tư vấn, bởi các hiệp hội nghề nghiệp, … Nhận dạng các giải pháp thay thế (Alternatives identification): 7 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (RESOURCE PLANNING) – tiếp theo ĐẦU RA (Outputs): Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements): Đầu ra của quá trình hoạch đònh nguồn lực là sự miêu tả của loại nguồn lực nào là cần và với số lượng bao nhiêu cho mổi phân tử của WBS. Các nguồn lực này sẽ đạt được thông qua biểu đồ nhân lực (staff accquisition) và quá trình cung ứng (procurement) 8 Inputs Tools Outputs 1- WBS (Input cuỷa hoaùch ủũnh n.lửùc) 2- Resource requirements (Output cuỷa hoaùch ủũnh n.lửùc) 3- Resource rates 4- Activity duration estimates 1- Analoguos est. 2- Parametric modeling 3- Bottom-up est. 4- Computerized tools 1- Cost estimates 2- Suporting detail 3- Cost management plan ệễC LệễẽNG CHI PH (COST ESTIMATING) 9 ƯỚC LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) ĐẦU VÀO (INPUTS): – Work Break-Down Structure (WBS) – Các nhu cầu nguồn lực (Resource requirements) = Đầu ra của quá trình hoạch đònh nguồn lực – Đơn giá nguồn lực (Resource rates): Các nhân viên đảm nhận ước tính chi phí dự án phải biết đơn giá (unit rate) cho từng loại nguồn lực để tính toán các chi phí dự án. Nếu không có dự liệu về đơn giá thì họ phải tự ước tính. – Ước lượng thời gian hoàn thành công tác (Activity duration estimates) = đầu ra của quản lý tiến độ dự án (Project time mamangement) – Thông tin quá khứ (historical information) – Chart of accounts: Sơ đồ của các khoản mục tài chánh miêu tả cấu trúc mã hóa được dùng trong tổ chức thực hiện dự án để ghi chép các thông tin tài chánh vào trong sổ cái kế toán (ledger) 10 ƯỚC LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques): – Ước tính tương tự (Analogous Estimating): Còn được gọi là top-down estimating, tức là sử dụng các chi phí thực của những dự án tương tự trùc đó như là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho dự án hiện hành Nó thường được dùng khi chúng ta có rất ít thông tin về dự án Ít tốn chi phí hơn nhưng cũng ít chính xác hơn [...]... LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques) – tiếp theo: – Mô hình tham số (Parametric modeling): Sử dụng các đặc tính (parameters) dự án trong một mô hình toán học để dự đoán chi phí dự án Các mô hình này có thể đơn giản (xây dựng chung cư thường được tính dựa trên giá thành 1m2 sàn xây dựng) hoặc phức tạp (mô hình ước lượng chi phí phân mềm sử dụng 13 nhân tố hiệu... sẽ được quản lý Mức độ chi tiết dựa trên nhu cầu của các bên tham gia dự án Nó là một phần của kế hoạch tổng thể dự án (the overall project plan) 14 LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING) Inputs 1- Cost estimates (Output của ước lượng chi phí) 2- WBS (Input của hoạch đònh nguồn lực) 3- Project schedule Tools 1- Cost estimating tools and techniques Outputs 1- Cost baseline 15 LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST... WBS: giúp nhận dạng những phần tử mà chi phí sẽ được phân bổ Tiến độ dự án (project schedule): giúp chỉ ra ngày bắt đầu và ngày hoàn thành dự án cho các thành phần dự án mà chi phí sẽ được phân bổ Thông tin này là cần thiết để phân công chi phí đến các thời đoạn thích hợp mà dự án phải gành chòu chi phí đó 16 LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (COST BUDGETING) CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT (Tools and techniques): Các... của dự án về gần với kế hoạch đã dự trù 22 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL) ĐẦU RA (Outputs): Ước lượng lúc hoàn thành (Estimate at completion=EAC): là dự báo về tổng chi phí dự án lúc hoàn thành mà dựa vào kết quả đã thực thực hiện của dự án Có 3 cách thông dụng để ước lượng EAC (se được thảo luận để phân tích Earned Value) Bài học kinh nghiệm (Lesson learned): Nguyên nhân các thay đổi, lý do... để đo lường và theo dõi sự thực hiện của chi phí Nó thường được công dồn theo thời gian thành các đồ thò cong chữ S Nhiều dự án (đặc biệt là dự án lớn) có thể có cost baseline bội (multiple cost baseline), chẳng hạn như: kế hoạch chi tiêu hoặc dự báo ngân lưu là cost baseline cho đo lường chi tiêu 17 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL) Inputs 1- Cost baseline (Output của lập ngân sách dự án) 2- Performance... ESTIMATING) ĐẦU RA (Outputs): Ước lựơng chi phí (Cost estimates): Là đánh giá đònh lượng của các chi phí khả dó của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án các chi phí phải được ước tính cho tất cả các nguồn lực mà dự án gánh chòu, bao gồm: nhân lực, vật liệu, cung cấp, và các loại đặc biệt như trợ cấp do lạm phát, dự phòng phí Ước lượng chi phí một cách tổng quát thường được tình bày dưới... cung cấp thông tin về tiến trình xảy ra của chi phí trong thực tế Nó cảnh báo cho nhóm quản lý dự án những vấn đề tiềm năng trong tương lai Các yêu cầu thay đổi (Change request): có thể xuất hiện trong nhiều dạng thức Các thay đổi có thể làm cho gia tăng ngân sách nhưng cũng có thể làm giảm nó Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan management) 19 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL) CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT... của nhân viên cần dùng cho dự án 13 ƯỚC LƯNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING) ĐẦU RA (Outputs) – tiếp theo: Các chi tiết phụ (Supporting detail):bao gồm: Mô tả quy mô công việc ước lượng = Tham khảo đến WBS Các tài liệu dùng làm cơ sở cho ước lượng (tức là làm thế nào mà tổng chi phí đã được ước lượng) Tài liệu của các giả đònh Dung sai của ước lượng Kế hoạch quản lý chi phí (Cost plan Management):... tools): Các phần mềm QLDA có thể dùng để theo dõi biến động chi phí đã hoạch đònh, chi phí thực chi, dự báo chi phí cho phần công việc còn lại 21 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (COST CONTROL) ĐẦU RA (Outputs): Duyệt lại ước lượng chi phí (Revised cost estimates): Các bên có liên quancần phải được thông báo về sự phê duyệt lại này Nó có thể dẫn đến thay đổi kế hoạch tổng thể dự án Cập nhật ngân sách (Budget updates):... kinh nghiệm (Lesson learned): Nguyên nhân các thay đổi, lý do đằng sau sự lựa chọn các corrective action, và các bài học khác nên được tài liệu hóa để trở thành các dữ liệu lòch sử cho các dự án tương tự mà chủ dự án sẽ thực hiện trong tương lai 23 CHÚC CÁC BẠN THÀNH CƠNG 24 . những thời điểm khác nhau. Quản lý chi phí dự án cũng có thể bao gồm dự báo và phân tích sự chi tiêu tài chính của sản phẩm dự án. Lúc này quản lý chi phí dự án cũng bao gồm các kỹ thuật. đến ngân sách dự án 3 CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ (tiếp) 4 quá trình trên của quản lý chi phí tương tác lẫn nhau và tương tác với các quá trình khác của quản lý dự án. Ngoài ra. tiếp theo: – Mô hình tham số (Parametric modeling): Sử dụng các đặc tính (parameters) dự án trong một mô hình toán học để dự đoán chi phí dự án. Các mô hình này có thể đơn giản (xây dựng