Đang tải... (xem toàn văn)
Kỹ năng quản lý thông tin trong dự án
M 11 - 1 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 QuẢN LÝ THÔNG TIN TRONG DỰ ÁN Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự án (HTTT QLDA) Khái niệm về HTTT QLDA Các thuộc tính của thông tin Nhu cầu thông tin của các đối tượng khác nhau trong DA Yêu cầu phần cứng và phần mềm cho HTTT QLDA Ví dụ thực tế về ứng dụng web trong QLDA Các chiến lược phát triển HTTT QLDA M 11 - 2 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 QUALITY P e o p l e w a r e S e p 1 1 Negotiations P r o c e s s M o n i t o r i n g R i s k Good-enuf S e c u r i t y K u h n R e c o m m i t H a r m o n i z e R e a s s e s s Dot-bomb Priorities E t h i c s Networ ks A g i l e U n p r e d i c t a b i l i t y A l e r t C h a m e l e o n I n f r a s t r u c t u r e GO! T r i a g e C r i t e r i a S t a k e h o l d e r s Churn Ambiguity G u e s s i n g G a m e s T o o l s Non -lin ear T i m e - f r a m e T o o l s O - V S L I M C O C O M O K ’ P L A N D i f f e r e n c e s C r i t e r i a R i s k s U s e r s C o m p r e s s i o n P r e s s u r e S t a f f S c h e d u l e R i s k $ $ R e v i e w s A u t h o r i t y D o c u m e n t a t i o n T e s t i n g D M A C M IEE E QLDA NGÀY NAY!!! “Knowledge is of two kinds: We know a subject ourselves, or where can find information about it” Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể, hay chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông tin ở đâu về nó Samuel Johnson, 1709-1784 M 11 - 4 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 HTTT QLDA: Sự Cần Thiết Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu cho việc quản lý dự án. Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án đang ở đâu so với các mục tiêu tiến độ, chi phí, và chất lượng. Định luật 80-20: thiết yếu thì ít mà tầm thường thì nhiều (There will be the vital few and trivial many). M 11 - 5 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 HTTT QLDA: Sự Cần Thiết Vì thế, một hệ thống để thu thập, sắp xếp và phân phối thông tin là cần thiết cho mỗi DA. HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết lập để tạo nền tảng cho dự án vận hành. HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, và kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp cho các bên liên quan (stakeholders) một “kho” thông tin về tình trạng của dự án. M 11 - 6 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 HTTT QLDA: Định Nghĩa Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ, hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu hết các khía cạnh của DA. Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và cung cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA. M 11 - 7 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 HTTT Trong Hệ Thống QLDA Hệ Thống Hệ Thống QLDA QLDA Văn Hoá Văn Hoá Kiểm Soát Kiểm Soát Thông Tin Thông Tin Nhân Sự Nhân Sự H H ỗ ỗ Trợ từ Trợ từ Tổ Chức Tổ Chức Hoạch Hoạch Định Định Nguồn: Cleland và Ireland, 2002 HTTT QLDA M 11 - 8 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA Thông tin kinh nghiệm (historical information) Các tập tin từ các DA khác Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA trước Thông tin về DA hiện thời (current project information) Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết cho những công việc đang thực hiện Vật liệu đã thay thế Hồ sơ nhân viên cũ Hợp đồng đã thanh lý M 11 - 9 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 Thông Tin: Các Thuộc Tính Đúng đắn (accurate) Chính xác (precise) Đáng tin cậy (reliable) Mức độ chi tiết (level of detail) Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác Toán học và các con số M 11 - 10 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 Nhu Cầu Thông Tin Các Bên Loại Thông Tin Cần Chủ đầu tư/Khách hàng • Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA Lãnh đạo công ty • Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên • Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA [...]... engineering) Tạo mã nguồn (code generators) Kiểm tra (testing) VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 M 11 - 26 Kỹ năng Truyền Thơng tin Mục tiêu Phát triển các kỹ năng truyền đạt: Giữa các cá nhân Trong nhóm Giữa các nhóm, Trong tổ chức, và Với các đối tác bên ngồi VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 M 11 - 27 TẦM QUAN TRỌNG CỦA... Hành động VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 M 11 - 29 MƠ HÌNH Q TRÌNH TRUYỀN ĐẠT Thông Thông Quá trình mã hóa điệp điệp và kênh kênh Quá trình giải mã Thông điệp nhận dự được đònh Quá trình giải mã Phản hồi Quá trình mã hóa Nguồn với thông tin Người nhận thông điệp được giao tiếp và đưa ra phản hồi Day 2 VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management M... 15 HTTT QLDA: Phần Cứng Khả năng chứa của máy chủ lớn cùng với việc lưu trữ dự trữ trùng lặp (off-site mirror backup) Hệ thống kết nối tốc độc cao với tất cả người sử dụng Lưu trữ thơng tin cục bộ để địa phương hóa dữ liệu VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 M 11 - 16 HTTT QLDA: Phần Mềm Khả năng: Hỗ trợ một hoặc nhiều DA Quản lý dữ liệu cho tất cả các giai... Cầu Thơng Tin Các Bên Loại Thơng Tin Cần Giám Đốc •Tình trạng và tiến triển của DA DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật •Các thay đổi về nhu cầu tài ngun •Các u cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ thuật •Giải quyết vấn đề hay chậm trể trong các quyết định quan trọng •Tình trạng và tiến triển của các phần tương ứng của họ •Các thay đổi về thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc... 2 họ Trưởng phòng chức năng M 11 - 12 Nhu Cầu Thơng Tin Các Bên Loại Thơng Tin Cần Thành Viên DA •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi về mục tiêu DA •Các u cầu mới cho dự án •Giải quết vần đề •Thay đổi về phân cơng cơng việc VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 M 11 - 13 “Kho” Kiến Thức Của DA HTTTQLDA (Luu trữ kiến thức) Đầu Vào (Thơng tin của tổ chức) Ban DA... cần đặt ra: Nhu cầu thơng tin QLDA hiện tại được đáp ứng như thế nào và có đầy đủ khơng? Các cải tiến nào là cần thiết để hổ trợ các DA trong tương lai? Những thơng tin nào từ các DA đã hồn thành hổ trợ cho việc hoạch định và thực thi các DA khác? Đâu là những thực tiễn tốt nhất có thể rút ra và áp dụng cho các DA khác? Thơng tin DA được chuyển đến các phòng chức năng như thế nào? Những lợi... ra trong các cơng tác phân tích Chỉ tiêu kỹ thuật (specification) Cách bố trí (layout) VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 M 11 - 25 CÁC CƠNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG Các cơng cụ phát triển hệ thống: Giúp nhà phân tích trong việc chuyển tải các thiết kế vào các ứng dụng Kỹ thuật phần mềm (sotfware engineering) Tạo mã nguồn (code generators) Kiểm tra (testing)... Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân M 11 - 23 Biểu Đồ Tiến Độ Thực Hiện Từng Tháng VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 M 11 - 24 CÁC CƠNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG Các cơng cụ phân tích: Tư liệu hóa (documenting) hệ thống hiện hữu và định rõ những u cầu cho hệ thống mới Thu thập dữ liệu (data collection) Biểu đồ (charting) Từ điển (dictionary) Các cơng cụ thiết kế: Trợ giúp việc... 33 TRUYỀN ĐẠT TRONG MƠI TRƯỜNG ĐA VĂN HỐ Chỉ dẫn chung Sự khác biệt trong hành vi thể hiện sự khác biệt về những giá trị văn hố Cố xác định những giả định và giá trị của nền văn hố của mình để thấy những thiên vị của bản thân Tránh việc cho văn hố của mình là tốt hơn cả Cần nhận thức về và tiên đốn về những khác biệt trong các giá trị, chuẩn mực, và hành vi của những người ở nền văn hố khác... VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2 M 11 - 36 TRUYỀN ĐẠT TRONG MƠI TRƯỜNG ĐA VĂN HỐ Sự khác biệt về truyền đạt giữa các nền văn hóa: Chú trọng vào nhiệm vụ hay phát triển quan hệ Vai trò của truyền đạt viết (văn bản) Vai trò của các cuộc họp Phong cách tranh luận và lý giải Mức độ hình thức trong truyền đạt giữa các cá nhân Phong cách trình bày miệng Các hành vi truyền . Management Day 2 QuẢN LÝ THÔNG TIN TRONG DỰ ÁN Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự án (HTTT QLDA) Khái niệm về HTTT QLDA Các thuộc tính của thông tin Nhu cầu thông tin của các đối. kịp thời là hết sức thiết yếu cho việc quản lý dự án. Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án đang ở đâu so với các mục tiêu tiến. Loại Thông Tin Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA Thông tin kinh nghiệm (historical information) Các tập tin