6 10853 l ọ c KINH TẾ QUỐC DÂN Ì biên: PGS TS LƯU VĂN NGHIÊM Sách chuyên khảo NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÁN Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Chủ biên: PGS.TS L u VĂN NGHIÊM T Ố C H Ứ C s ự K I Ệ N SÁCH CHUYÊN KHẢO TRƯỜNG ĐH.KỊNHTẾ&XPỊ) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN HÀ NỘI - 2007 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn N H Ữ N G N G Ư Ờ I BIÊN SOẠN: PGS TS LƯU VĂN NGHIÊM Chủ biên trực tiếp biên soạn chương: ì, n , V , V I , v m , D í X TS DƯƠNG HỒI BẮC Biên soạn chương: n i , r v , v n Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn L Ờ I M Ỏ Đ Ầ U Hoạt động tổ chức kiện diễn thường xuyên hàng ngày đời sống kinh tế xã hội nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp (các buổi sinh nhật, ngày lễ tết, đón huân chương tới kiện lớn tầm cỡ quốc gia quốc tê Sea Games, Olympics, v.v ) Cùng vói tiến trình cơng nghiệp hoa, đại hoa, hoạt động tổ chức kiện không ngừng phát triển với phân công lao động xã hội ngày sâu sắc cạnh tranh trở nên gay gắt Hoạt động tổ chức kiện mối quan tâm xã hội Ó nước ta, thị trường dịch vụ tổ chức kiện hình thành từ ngày đổi ngày sôi động, năm gần Hiện năm tói hoạt động tổ chức kiện mở rộng trở thành nếp sống văn hoa thiếu nhan dân ta Tuy nhiên để tổ chức kiện đạt mục tiêu cần thiết vói nguồn lực cho phép khơng đơn giản Kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện khó khăn, phức tạp gặp nhiều rủi ro M ỗ i cá nhân, tổ chức (gia đình, quan đồn thể, doanh nghiệp v.v ) có kiện Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn T ổ C H Ứ C s ự KIÊN năm với mục đích cụ thể phải tổ chức thực Do nhu cầu tổ chức kiện phong phú, đa dạng Kinh tế văn hoa xã hội phát triển nhu cầu tổ chức kiện lớn Đây thật trở thành thị trường lớn ngày phát triển nước ta địi hỏi phải có thoa mãn Một ngành kinh doanh mở với nhiều hứa hẹn kinh doanh thịnh vượng doanh nghiệp thành đạt nhà quản trị tài Đã có số doanh nghiệp hoạt động tổ chức kiện mang tính chuyên nghiệp để thoa mãn nhu cầu Tuy nhiên, thoa mãn thấp, cân đối cung cầu dịch vụ thị trường Việc nghiên cứu nguyên lý rèn kỹ tổ chức kiện để vận dụng tổ chức thành công kiện mong muốn vấn đề xúc đặt đối vói người quan tâm năm gần Để nhìn nhận đối tượng xác hoạt động tổ chức kiện thuận lợi, mang lại hiệu cao cho người sở hữu kiện Nhà tổ chức, số cán giảng dạy thuộc chuyên ngành Quảng cáo khoa Marketing, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội biên soạn tập sách chuyên khảo " T ổ chức k i ệ n " nhằm khái quát vấn đề lý luận hệ thống hoa hoạt động kỹ chuyên môn nghiệp vụ dùng để giảng dạy cho sinh viên trường, sinh viên chuyên ngành Quảng cáo, Marketing, Du lịch, Quan hệ công chúng, Với nội dung thiết thực Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Lời mỏ đầu vậy, sách làm tài liệu tham khảo tốt cho nhà nghiên cứu, nhà doanh nghiệp, người quan tâm tới lĩnh vực Cuốn sách người bạn thúy chung, đáng tin cậy bạn đồng hành với bạn tới thành công Mặc dù cố gắng song lĩnh vực xuất lần đầu nên sách không tránh thiếu sót, mong bạn đọc lượng thứ góp ý kiến xây dựng để có dịp tái hồn thiện Chúng xin chân thành cảm ơn Hà Nội mùa xuân 2007 Hiệu trưởng Đại học Kinh tế Quốc dân GS.TS Nguyễn Văn Thường Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương ì BẢN CHẤT CỦA Tổ CHỨC HOẠT ĐỘNG Sự KIỆN • • • • Đơi TƯỢNG NGHIÊN cứu VÀ NỘI DUNG MƠN HỌC Đối tượng nghiên cứu môn học NỘI dung môn học QUAN ĐIỂM VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cứu MÔN HỌC Quan điểm nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu TỔNG QUAN VỀ THỊ TRƯỞNG Tổ CHỨC KIỆNở VIỆT NAM Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn ÉP T ổ C H Ứ C S ự K I Ệ N cần nơi bốc dỡ mà cần kho chứa Hãy trì tốt kế hoạch, bảo đảm thiết bị cung ứng theo tiến độ không gây ùn tắc không cần kho bãi chứa Cần có định xác ngày chuyển thiết bị phương tiện tới, thiết bị phương tiện đưa vào phịng hội nghị? Hãy dự đốn có nhân tố chi phối gây chậm trễ hoạt động không? Cần kiểm tra thang máy chở hàng, kích thuốc thang nào? Các l ố i vào toa nhà, chiều rộng hành lang bao nhiêu? Thiết bị máy móc có qua khơng? Thang máy chở hàng có hoạt động không? Chúng sửa chữa chưa? Khi cần sử dụng chúng? Nhà tổ chức có đặt trưóc cho thời gian đặc biệt bạn không? Nhà tổ chức cần biết diễn thời gian trước chuyển thiết bị tói, trưóc lắp dựng thiết bị Nhà tổ chức cần xem nhà cung cấp dịch vụ cần thời gian để lắp đặt, bắt đầu lên chương trình cho cảnh, cần ý việc cần làm trước phải làm trước Việc làm trước không cản trở công việc làm sau Phải nắm trình tự cơng việc, làm việc việc Nếu khơng gây rối bận, dẫn tới ách tắc dây chuyền làm công việc chậm trễ so vói tiến độ Những yêu cầu hệ thống điện: Hãy xác định tnróe nhu cầu sử dụng điện kiện Hãy tính tốn trước cần phải cắm điện ổ cắm bố trí vị trí cụ thể nơi đến? Nơi đăng ký khu vực kiện Ở điện có đủ mạnh khơng? Có cần máy phát khơng? Tại địa điểm tổ chức có thợ điện chưa có cần th thợ điện khơng? Cần ý điện áp nơi tổ chức sử dụng ổ cắm tương thích 150 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương VU: Khách tói kiện nào? Chẳng hạn, thiết bị Bắc M ỹ không sử dụng Châu Âu Điện áp thống Việt Nam 220V thiết bị điện dân dụng nưóc ASEAN lại 110V, v.v Cần xem xét trước kiểm tra tỉ mỉ, không đơn giản hoa việc dù nhỏ Giấy phép lắp đặt: Những giấy phép cần cho việc giao hàng, lắp đặt, tháo dỡ nhà cung cấp dịch vụ cho kiện? Rất nhiều dịch vụ hoạt động lắp đặt phải có giấy phép phép hoạt động Chẳng hạn thả bóng, thả diều phải quy định rõ ràng ngày giờ, khu vực, độ cao, số lượng cụ thể hoạt động đèn chiếu Việc chuyên chở trang thiết bị đòi hỏi loại xe chuyên dụng, bắt buộc phải có phép hoạt động thành phố, cao điểm Nhà tổ chức cần ý làm việc vói nhà cung cấp dịch vụ, xác định rõ trách nhiệm giấy phép cần thiết, đảm nhiệm phải hoàn tất thời hạn cụ thể Bảng dẫn: Bảng dẫn yếu tố quan trọng kiện, giúp cho khách xác định địa điểm tổ chức kiện nhanh chóng, khách chủ động đến với hoạt động kiện Bảng dẫn phải định vị nơi (phòng họp, hội trường ) kiện diễn ra, theo thòi gian Chẳng hạn kiện khai mạc phịng họp quốc tế tầng Ì hồi 8h00 hội thảo hội trường lớn tầng hồi 9h00, có sơ đồ rõ ràng thường đặt vị trí thuận lợi mà khách đọc Số lượng bảng dẫn phụ thuộc vào phạm vi không gian kiên vào số lượng độ phức tạp hoạt động kiện Chẳng han mót hội chợ triển lãm cần nhiều bảng dẫn Ngoài bảng dẫn chung, tới khu vực lại cần bảng 151 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn m T ổ CHỨC s ự KIỆN dẫn riêng chi tiết cặn kẽ Bảng dẫn đặt giá treo tuông, theo điều kiện nơi song chúng nằm maket Nhà tổ chức Những vấn đề xã hội có liên quan: quy định an tồn, phịng chống cháy nổ Những quy định thuộc nội dung phải áp dụng bên bên toa nhà Cần vào thực tế kiện để có định phù hợp Có thể bổ sung giải pháp dự phịng có cố Có quy định địa phương, khu vực ảnh hưởng tới hoạt động kiện Chẳng hạn: quy định khu vực, độ ồn, thời gian giới hạn khác Ví dụ: Sự kiện bạn tổ chức khu vục nhà ở, ban nhạc khơng chơi q Ì l h khuya, nhạc bật to tới cỡ nào? Thể loại nhạc bị cấm, v.v Nhà tổ chức cần có nhìn xun suốt, khơng phép để sót gây nên phiền hà khơng đáng có BƠ TRÍ SẮP ĐẬT TRONG PHỊNG KIỆN Bố trí đặt phịng kiện mang tính khoa học nghệ thuật Cách bố trí thể phần nội dung hoạt động kiện Đón tiếp đăng ký: Đây hoạt động khơng thể thiếu, có người đứng hướng dẫn khách đến khu vực gửi đồ khu vệ sinh Nhân viên phải mặc đồng phục thẻ đeo người nhằm giúp khách dễ nhận biết Khách phải bước tham dự kiện thẻ khách VIP kiểm tra tên danh sách mòi Lấy vé đăng ký phòng khách sạn vé ngồi hội trường, v.v , cịn đăng ký thẻ tín dụng khách Thẻ tín dụng thường yêu 152 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương VU: Khách tới kiện cầu để chi trả chi phí cá nhân, thuế dịch vụ khn đồ Các chi phí tính vào tài khoản Nhà tổ chức Bàn ghế khăn trải bàn: Nhà tổ chức kiện cần trả lời câu hỏi sau bàn ghế khăn trải bàn: • Cần bàn cho kiện? • Bàn cần trang bị gì? (ổ cắm điện, đường dây điện thoại để sử dụng máy tính thẻ tín dụng, v.v ) • Bàn trưng bày cần trang thiết bị gì? • Cần mét dây điện dịch vụ kèm theo? • Cần bàn để bày thơng tin gồm chương trình hoạt động kiện, sơ đồ tầng, chỗ ngồi để cung cấp cho khách họ đăng ký • Bàn cho thiết bị truyền thông để quà tặng • Cần cố gắng kết hợp số hoạt động để tiết kiệm bàn ghế, giảm chi phí ngân sách kiện • Nơi tổ chức có khăn phủ bàn điềm bàn khơng? Nếu khơng có, Nhà tổ chức phải mang tới Cần xem lại quy định nơi cho thuê bàn trải khăn phủ bàn gắn điềm bàn cụ thể nào? Cho đóng ghim hay dùng băng dán, keo dán? Màu sắc khăn phủ bàn sử dụng màu chủ đạo cơng ty màu theo chủ đề kiện Khăn trải bàn khăn viền khơng có vết cháy thuốc lá, vết bẩn vết vá nhìn rõ Khi khảo sát trường ghi chép lại tình trạng khăn trải bàn mà họ sử dụng Nếu chất lượng khơng đảm bảo đề nghị thay thuê lại sở khác Có thể bố trí khăn phủ màu dải vải trang trí mặt bàn mót mảnh phân biệt Các khăn trải làm tương phản mảnh 153 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn gi T ổ CHỨC S ự KIỆN vải nằm khăn trải bàn, mảnh vải trang trí mảnh vải đặt mặt bàn Ví dụ: với màu chủ đề đen vàng, Nhà tổ chức có khăn trải bàn màu đen với mảnh vải trang trí màu vàng phía • Cần ghế, kiểu loại cụ thể nào? Ghế bọc tiệc tiêu chuẩn hay ghế to nặng khó di chuyển? Đừng cho nơi cho thuê có thừa ghế ghế họ phù hợp với hoạt động khác để ngồi phòng Sơ đồ đặt, sân khấu yếu tố khác: Lập sơ đồ đặt tổng thể phòng tổ chức kiện Ban đầu phác thảo sơ đồ lắp đặt bố trí phịng trao đổi ý tưởng phác thảo với nhà cung cấp dịch vụ Một số địa điểm tổ chức khách sạn trung tâm hội nghị cung cấp cho bạn sơ đồ chì tương thích việc bố trí bàn, sân khấu, v.v đặt bố trí phịng Điều giúp Nhà tổ chức xem xét công việc rõ ràng hơn, có định xác Sân khấu nơi trung tâm diễn hoạt động kiện Hãy cân nhắc kỹ vấíi đề Hãy đặt sân khấu vào vị trí trung tâm hoạt động kiện mà khách tham dự cảm nhận điều Tránh để sân khấu vị trí mà khách phía sau khơng thấy sân khấu bị che khuất hàng cột hay vật che khuất khác Hãy xem xét phân tích vấn đề sơ đồ tổng thể giúp Nhà tổ chức định thiết kế đáp ứng tốt nhu cầu kiện Khi cân nhắc yêu cầu đề xuất bảo đảm chúng phù hợp vói khơng gian cung cấp Cần tơn trọng thực tế khách quan, Nhà tổ chức muốn phù hợp chưa hẳn thống với 154 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương VII: Khách tói kiện Dưới số kiểu đặt điển hình cho kiện hội thảo hội nghị áp dụng khơng gian kín Hình K i ể u chữ u D c c c C : b c u u u u u u Ư U 155 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn T Ố C H Ứ C S KIÊN H ì n h K i ể u chữ nhậưvuông ŨQDQ ÉO QQ c c c c c c p c c u u u u u u u u Hình Kiểu chữ T c c = "2 p c c p c c p = = c c = b 156 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương VII: Khách tới kiện Hình K i ể u chữ E c c c c c c c c c c c c c c c c D D Z) D D D p Hình K i ể u chữ E mở 157 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn i TỔ CHỨC SỰ KIỆN Hình K i ể u c h ữ V Hình K i ể u tam giác u u u u u u u u 158 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương VII: Khách tới kiện H ì n h Bàn trịn Ngồi kiểu xếp điển hình nhiều kiểu xếp khác tùy theo đ ố i tượng khách mời, tính chất quy mơ kiện Nhà tổ chức cần biết tới cách thức xếp cho kiện khác, chẳng hạn hội chợ, triển lãm Dưới nhiều kiểu xếp điển hình khu vực hội chợ Cờ, biểu ngữ, vật gắn lên tường: Cờ, biểu ngữ treo nào? Kích thước cờ, biểu ngữ cụ thể bao nhiêu? Chúng treo vị trí nào? Thời gian cần thiết để treo tháo dỡ bao lâu? Có thứ cần gắn lên tường song nơi tổ chức cho phép làm việc Tại địa điểm sang trọng khách sạn sao, trung tâm hội nghị quốc tế, v.v không cho phép gắn lên tường thứ Do vậy, Nhà tổ chức phải động sáng tạo với giải pháp thích hợp đáp ứng yêu cầu kiện 159 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn m T ố C H Ứ C s ự KIÊN Hình Sáp xếp điển hình khu vực hội chợ —Cửa vào cửa vào Lối Ì 104 105 106 107 108 109 no UI 112 113 114 115 116 in 118 119 205 207 209 211 213 215 217 219 221 223 225 227 229 231 233 23S Lối 206 208 210 212 214 216 218 220 222 224 226 228 230 232 234 236 305 307 309 311 313 315 317 319 321 323 325 327 329 331 333 335 Lối 306 308 310 312 314 316 318 320 322 324 326 328 330 332 334 336 405 407 409 411 413 415 417 419 421 423 425 427 429 431 433 435 Lối Khu vực phục vụ ăn uống Tại triển lãm nghệ thuật, tranh thường treo dây xích gắn trần nhà phào trần với móc xích hình chữ s, treo khung gô to phần nội thất phù hợp ảnh minh hoa làm bật tranh Đồ nội thất đồ trang trí sân khấu thuê tường che rèm hoàn toàn, cho phép thay đổi vẻ noi tổ chức, thực gắn thêm thứ Nhà tổ chức muốn trưng bày lên rèm 160 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Thơng tin kiện: Tuy có máy điện thoại di động đàm song khơng hồn tồn dựa vào phương tiện máy đàm, điện thoại di động không hoạt động nhiều vị trí khác toa nha ^ Phải thử nghiệm điện thoại di động máy đàm toàn khu vực mà bạn sử dụng chúng Phải sử dụng thử loại máy khác xem loại tốt chọn Phải có đủ pin dự trữ để trì máy thường trực 24/24 Những nhu cầu đặc biệt khác: Ồ cắm điện, liệt kê khu vực cần sử dụng ổ cắm điện Xác định xác nơi cụ thể cần tới chúng tổng cộng Hãy bao gồm thứ: Các nhạc công chơi nhạc nơi đón tiếp có cần ổ cắm khơng? Các thợ quay phim chụp ảnh có cần ổ cắm để chiếu sáng thiết bị khác không? Những người pha chế rượu phục vụ đồ uống lạnh với việc sử dụng máy pha trộn, có ổ cắm điện khơng? M ỗ i người cần ổ cắm? Đừng đợi diễn kiện biết không đủ ổ cắm xung quanh Với số lượng ổ cắm cụ thể, nơi tổ chức có đảm nhận cung cấp đủ hay Nhà tổ chức phải tự giải quyết? Hơn nữa, Nhà tổ chức phải nắm tổng công suất thiết bị sử dụng điện Nơi tổ chức có cung cấp đủ điện khơng? Nếu khơng đủ giải sao? Có máy phát điện dự phịng khơng? Những giải pháp thực đột xuất điện? Đèn ắc quy, nến chuẩn bị chưa? Số lượng chiếc, v.v Các nhân viên nhà quản lý phải chuẩn bị trước phải có kế hoạch hành động cố xảy 161 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn m T ổ CHỨC s ự KIỆN TÓM TẮT CHƯƠNG VII Chương sâu vào nội dung vấn đề phải giải khách đến kiện gồm hai nội dung lớn là: thời tiết cơng việc có liên quan tới thịi tiết chuẩn bị đón tiếp khách tới kiện Việc xem xét thịi tiết khí hậu cần thiết, phải nghiên cứu tính quy luật nhiều năm Việt Nam, miền Bắc có bốn mùa xn, hạ, thu, đơng rõ rệt Cịn miền Nam có hai mùa mưa khơ thời tiết khác Ngoài phải ý tói vùng tiểu khí hậu Phải làm việc với quan khí tượng địa phương để dự đốn thời tiết thời gian diễn kiện Trên sở đó, Nhà tổ chức chuẩn bị phương án đón khách từ điểm đỗ xe tới nơi tổ chức kiện Phải chuẩn bị sẵn sàng tình huống, phương án thay tình xuất Nhà tổ chức phải cân nhắc cung cấp thông tin đầu tiên, hình ảnh khách tói kiện nhằm tạo ấn tượng thân thiện tác động tích cực vào kiện Chuẩn bị cho đón tiếp gồm nhiều cơng việc Bên ngồi phịng tổ chức kiện nơi khách mời tiếp xúc, bố dí lối l i , phịng gửi đồ ghi thức đón tiếp Chú ý dịch vụ cung ứng cho khách Trong phịng kiện, việc đặt bố trí bàn ghế, khăn trải bàn, vật trang trí bàn, sân khấu, vật chuẩn bị chu đáo Nhà tổ chức phải ý tới chi tiết nhỏ 162 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương VII: Khách tới kiện CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN CHƯƠNG VII Ì- Hãy trình bày quy luật thời tiết Việt Nam Nêu số khu vực tiểu khí hậu miền mà bạn biết 2- Thời tiết khí hậu Việt Nam chi phối hoạt động tổ chức kiện nào? 3- Thời tiết khí hậu yêu cầu việc đón khách phải ý vấn để gì? 4- Nêu cơng việc chuẩn bị ngồi phịng kiện 5- Bố trí đặt phịng kiện nào? 163 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn