a ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA CƠ KHÍ LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG BÁO CÁO MƠ HÌNH THU MUA PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG THU MUA CỦA CIRCLE K GVHD: TS Phan Thị Mai Hà Sinh viên thực hiện: Lớp L01 - Nhóm Đặng Hữu Phước 1813633 Đặng Thị Thảo Ngân 1914269 Nguyễn Lê Vương Thảo 1915186 Trương Thị Kim Chi 1912778 Lê Ngọc Hân 1913290 Nguyễn Đồn Minh Khơi 1913839 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA CƠ KHÍ LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG BÁO CÁO MƠ HÌNH THU MUA PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG THU MUA CỦA CIRCLE K GVHD: TS Phan Thị Mai Hà Sinh viên thực hiện: Lớp L01 - Nhóm Đặng Hữu Phước 1813633 Đặng Thị Thảo Ngân 1914269 Nguyễn Lê Vương Thảo 1915186 Trương Thị Kim Chi 1912778 Lê Ngọc Hân 1913290 Nguyễn Đồn Minh Khơi 1913839 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2021 LỜI CẢM ƠN Quản Lý Thu Mua môn học dành riêng cho sinh viên môn Kỹ Thuật Hệ Thống Cơng Nghiệp Là mơn học hữu ích thiết thực, cung cấp cho sinh viên kiến thức hoạt động, quy trình thu mua cơng ty mối liên hệ phòng thu mua phòng ban khác Đồng thời bổ sung kỹ nhận biết tác nhân gây ảnh hưởng đến hoạt động thu mua để cân nhắc thu mua cho hợp lý, mang lại lợi ích cho tổ chức kinh doanh Hồn thành báo cáo, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô môn Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp Đặc biệt cô Phan Thị Mai Hà – người trực tiếp giảng dạy môn Quản Lý Thu Mua, tạo điều kiện để chúng em tìm hiểu hoàn thành báo cáo cách trọn vẹn Ngồi ra, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể nhân viên cửa hàng Circle K Nguyễn Kim giúp đỡ nhóm tận tình việc hồn thành báo cáo Bước đầu vào khía cạnh thực tế mơn học chun ngành, kiến thức cịn hạn chế bỡ ngỡ Vì vậy, q trình hồn thành báo cáo khơng thể tránh khỏi sai sót định, nhóm em mong nhận ý kiến, đóng góp thầy bạn lớp Qua mà thành viên nhóm hồn thiện kiến thức thân môn học áp dụng tốt vào công việc thực tế sau Nhóm xin chân thành cảm ơn! Ngày 27 tháng 04 năm 2021 SINH VIÊN THỰC HIỆN (Đã ký) Đặng Hữu Phước Đặng Thị Thảo Ngân Nguyễn Lê Vương Thảo Trương Thị Kim Chi Lê Ngọc Hân Nguyễn Đoàn Minh Khơi TĨM TẮT Vấn đề báo cáo mà nhóm lựa chọn phân tích hoạt động thu mua cửa hàng tiện lợi Circle K Nguyễn Kim Nội dung báo cáo xoay quanh vấn đề thu mua cửa hàng sau đưa vấn đề để đánh giá đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động thu mua mang lại tối đa lợi nhuận cho cửa hàng Trong phần, nhóm làm rõ vấn đề: - Quy trình thu mua: Xác định nhu cầu – MRP cửa hàng Phân tích quy trình lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đưa tiêu chí, thang đo u cầu với nhà cung cấp Phân tích q trình chuyển hàng vào kho hoạt động nhận chứng từ, hóa đơn tốn - Vấn đề: nhóm tiến hành đánh giá hoạt động thu mua dựa yếu tố dự báo bán hàng, nhà kho, xây dựng hệ thống MRP, kiểm đếm số lượng, BOM, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, vận chuyển hàng hóa vào kho, nhận chứng từ hóa đơn, tốn mối quan hệ với nhà cung cấp Cuối nhóm đưa giải pháp để loại bỏ nhược điểm khơng đáng có vấn đề nêu Từ khóa: quy trình thu mua, Circle K, tồn kho, MRP, MRO, MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN TÓM TẮT MỤC LỤC DANH SÁCH HÌNH ẢNH DANH SÁCH BẢNG BIỂU CHƯƠNG – GIỚI THIỆU .9 1.1 Đặt vấn đề 1.2 Mục tiêu báo cáo 1.3 Cấu trúc báo cáo 10 CHƯƠNG – TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 11 2.1 Giới thiệu 11 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 11 2.1.2 Phương châm kinh doanh .12 2.1.3 Sản phẩm 12 2.1.4 Đối thủ cạnh tranh 12 2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh 13 2.2.1 Circle K nói chung 13 2.2.2 Cửa hàng Circle K Nguyễn Kim 14 CHƯƠNG – PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN 16 3.1 Quy trình nghiên cứu .16 3.2 Phương thức tiếp cận .16 3.2.1 Lý Thuyết .16 3.2.2 Thực tế 17 3.3 Phương pháp thu thập liệu 17 CHƯƠNG – PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG THU MUA 18 4.1 Quy trình thu mua 18 4.1.1 Xác định nhu cầu 18 4.1.2 Nhà cung cấp 21 4.2 Phân tích mối quan hệ với nhà cung cấp 25 CHƯƠNG – VẤN ĐỀ VÀ GIẢI PHÁP 26 5.1 Đánh giá hoạt động thu mua 26 5.2 Đề xuất giải pháp .27 5.2.1 Vấn đề dự báo bán hàng .27 5.2.2 Vấn đề nhà kho .31 5.2.3 Vấn đề xây dựng hệ thống MRP 31 5.2.4 Vấn đề tiêu chí đánh giá nhà cung cấp 34 5.2.5 Vấn đề vận chuyển hàng hóa vào kho 38 5.2.6 Vấn đề nhận chứng từ hóa đơn 38 CHƯƠNG – KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 39 6.1 Kết luận 39 6.2 Kiến nghị 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 DANH SÁCH HÌNH ẢNH Hình 2.1 Logo thức Circle K 11 Hình 2.2 Đối thủ cạnh tranh – GS25 .13 Hình 2.3 Phía trước cửa hàng Circle K Nguyễn Kim 14 Hình 2.4 Cửa hàng thu hút số lượng lớn khách mua hàng 15 Hình 3.1 Quy trình nghiên cứu 16 Hình 4.1 Quy trình đặt hàng Circle K 18 Hình 4.2 Hình ảnh thực tế khách hàng cửa hàng 20 Hình 4.3 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 21 Hình 4.4 Một số nhà cung cấp Circle K 25 Hình 5.1 Dữ liệu bán hàng tháng 28 Hình 5.2 Chọn sản phẩm cần dự báo .28 Hình 5.3 Hộp thoại Time Series Modeler: Exponential Smoothing Criteria 29 Hình 5.4 Dự báo cho bánh bao 30 Hình 5.5 Kết dự báo cho sản phẩm lại 31 Hình 5.6 Sơ đồ BOM cho sản phẩm Cafe, Bánh mỳ, Mì trộn 32 Hình 5.7 Chọn module thiết lập MRP 33 Hình 5.8 Nhập số BOM lines Period 33 Hình 5.9 Nhập liệu vào QM for windows 34 Hình 5.10 MRP cho sản phẩm Cafe 34 Hình 5.11 Hình ảnh xe đẩy nhỏ dùng để vận chuyển 38 DANH SÁCH BẢNG BIỂU Bảng 4.1 Danh sách nhà cung cấp mặt hàng tiêu dùng nhanh 23 Bảng 4.2 Danh sách nhà cung cấp thực phẩm .24 Bảng 5.1 Bảng đánh giá hoạt động thu mua Circle K 26 Bảng 5.2 Thang đo tiêu chí 35 CHƯƠNG – GIỚI THIỆU 1.1 Đặt vấn đề Quản lý thu mua hoạt động thiếu doanh nghiệp Nó ví “đơi chân” doanh nghiệp Nếu khơng có hoạt động quản lý thu mua doanh nghiệp vận hành tốt Thu mua hoạt động tìm nguồn cung ứng hàng hóa, dịch vụ , toán phân phối mà doanh nghiệp cần hoạt động sản xuất quản lý kinh doanh minh để tạo lợi nhuận Quy trình thu mua thường phần chiến lược công ty dựa vào khả kinh doanh sản xuất riêng công ty mà đưa định thu mua để đảm bảo hoạt động trơn tru đến khâu cuối Vì vậy, khâu thu mua nguyên vật liệu tảng cho hoạt động khác Việc thu mua cần phải tính tốn kỹ cho phù hợp với chu trình hoạt động để tránh chênh lệch khối lượng cho sản xuất giá thành phẩm để giảm chi phí, giúp tăng doanh thu giúp công ty, doanh nghiệp thể sứ mệnh, tồn phát triển thị trường Hiện nay, việc lên kế hoạch thu mua phận thu mua công ty thường dựa kinh nghiệm làm việc chưa có cơng cụ hay giải pháp hiệu Trong chuỗi cửa hàng tiện lợi, việc lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu việc quan trọng, từ khâu tìm kiếm nguyên vật liệu , đánh giá nhà cung cấp, lên kế hoạch thu mua,… toán nợ cho nhà cung cấp theo hóa đơn nhập hàng Việc chọn nhà cung cấp đáp ứng số lượng, chất lượng thời gian điều không dễ dàng,… Nhiệm vụ quan trọng hệ thống cửa hàng tiện lợi cố gắng đạt tối đa lợi nhuận cách tối thiểu chi phí thu mua Báo cáo nhằm hướng đến áp dụng công cụ, giải pháp hiệu vào quy trình thu mua chuỗi cửa hàng tiện lợi Circle K nhằm phân tích, đánh giá đề xuất phương án liên quan đến hoạt động thu mua chuỗi cửa hàng 1.2 Mục tiêu báo cáo Vận dụng kiến thức mơn Quản Lý Thu Mua để tiến hành phân tích hoạt động thu mua cửa hàng tiện lợi Circle K, thấy vấn đề mà cửa hàng gặp phải đề xuất phương án nhằm cải tiến quy trình thu mua cửa hàng giúp nâng cao lợi nhuận, giảm bớt chi phí thu mua… 1.3 Cấu trúc báo cáo Bài báo cáo gồm có chương chính, cụ thể: - Chương 1: Giới thiệu - Chương 2: Tổng quan công ty - Chương 3: Phương pháp thực - Chương 4: Phân tích hoạt động thu mua - Chương 5: Vấn đề giải pháp - Chương 6: Kết luận kiến nghị 10 CHƯƠNG – VẤN ĐỀ VÀ GIẢI PHÁP 5.1 Đánh giá hoạt động thu mua Bảng 5.1 Bảng đánh giá hoạt động thu mua Circle K Ưu điểm Yếu tố Dự báo bán hàng Tiết kiệm thời gian, dễ làm Nhược điểm Còn mang tính chủ quan dựa vào kinh nghiệm bán hàng - Tuy nhà kho có diện tích nhỏ nhờ hoạch định thu mua hợp lý Nhà kho cửa hàng đáp ứng Kho chưa đạt tiêu chuẩn sức chứa hạn hẹp nhà chất lượng bảo quản kho dẫn đến tình trạng hàng - Các sản phẩm tồn kho hóa dễ bị hư hỏng xếp cách khoa học giúp dễ dàng tìm kiếm vận chuyển Nhân viên ln cẩn thận việc nhận chứng từ Chất liệu chứng từ hóa đơn giấy nên dễ bị ướt, rách, nhịe mực, Nhận chứng từ hóa đơn hóa đơn đầy đủ sau thất lạc… gây khó khăn lần thu mua sản phẩm cần đối chiếu tốn Tiêu chí đánh giá chưa Tiêu chí đánh giá nhà Xây dựng tiêu chí đánh phù hợp đa dạng cung cấp giá nhà cung cấp cụ thể Chưa có thang đo chi tiết cho tiêu chí 26 Việc vận chuyển chủ yếu Vận chuyển hàng vào kho Hàng nhập theo ngày nên dùng nhân lực để bốc số lượng hàng nhập kho vác làm nhiều thời không lớn gian gây nên nhiều rủi ro Kiểm sốt tồn quản lý hiệu kho hàng MRP Liền mạch trình thu Dữ liệu đầu vào biến thiên liên tục ảnh hưởng đến kết đưa khơng xác mua tồn kho 5.2 Đề xuất giải pháp 5.2.1 Vấn đề dự báo bán hàng Trong trình thu thập thơng tin, nhóm nhận thấy có vấn đề cách đặt hàng nhân viên cửa hàng nhân viên đưa số lượng hàng cần đặt dựa theo kinh nghiệm bán hàng Do lâu dài cửa hàng tốn nhiều chi phí khơng cần thiết để bảo quản lượng hàng dư chịu tổn thất không đáp ứng nhu cầu khách hàng sản phẩm Đề xuất: sử dụng phần mềm SPSS để thống kế lượng hàng bán tuần gần đưa dự báo cho tuần Mặt hàng áp dụng: Bánh bao, bánh giị, bánh mì, mì trộn, cà phê, Sandwich Các bước thực hiện: 27 Bước 1: Nhập liệu vào SPSS Hình 5.1 Dữ liệu bán hàng tháng Bước 2: Chọn Analyze → Forecasting → Create Traditional Models → Xuất hộp thoại Time Series Modeler → chọn mặt hàng cần dự báo (bánh bao) Hình 5.2 Chọn sản phẩm cần dự báo 28 Bước 3: Chọn Method: Exponential Smoothing; Chọn Criteria → xuất hộp thoại Time Series Modeler: Exponential Smoothing Criteria → Winters additive → Continue Hình 5.3 Hộp thoại Time Series Modeler: Exponential Smoothing Criteria 29 Bước 4: Xuất kết dự báo Hình 5.4 Dự báo cho bánh bao Bước 5: Lặp lại bước – để xuất kết dự báo cho sản phẩm khác 30 Hình 5.5 Kết dự báo cho sản phẩm lại 5.2.2 Vấn đề nhà kho Nhóm nhận thấy yếu tố ảnh hưởng lớn đến tình trạng hư hỏng sản phẩm nhiệt độ độ ẩm không phù hợp với loại hàng hóa tồn kho Để khắc phục tình trạng trên, nhà kho cần điều chỉnh lại độ nóng lượng nước cho phù hợp, đồng thời thực cải tiến sau: + Đặt sản phẩm tồn kho kệ để cách xa mặt đất: giúp tránh ẩm thấp gây hư hỏng cho hàng hóa + Sử dụng pallet nhựa gỗ để kê lót hàng hóa: giúp điều hịa nhiệt độ, độ ẩm tạo nên thơng thống, giảm tải sức ép lớp hàng hóa chất chồng lên + Vệ sinh kho thường xuyên để không gian kho hàng ln sẽ, thống mát, tránh ẩm mốc 5.2.3 Vấn đề xây dựng hệ thống MRP 5.2.3.1 Xây dụng định mức nguyên liệu BOM (Bill of Materials) Ở Circle K phần lớn mặt hàng hàng đặt bán ln, có số sản phẩm cafe, mỳ trộn, bánh mỳ cần nguyên liệu đầu vào để tạo sản phẩm cuối cùng, sơ đồ BOM cho sản phẩm thể 31 Hình 5.6 Sơ đồ BOM cho sản phẩm Cafe, Bánh mỳ, Mì trộn 5.2.3.2 Xây dựng mơ hình MRP Dựa vào lượng dự báo bán trên, BOM, liệu kho mặt hàng Café quan sát, nhóm để xuất sử dụng phần mềm QM for windows để thành lập MRP cho mặt hàng Café ví dụ Các bước thực sau: Bước 1: Chọn module Material Requirements Planning QM for windows 32 Hình 5.7 Chọn module thiết lập MRP Bước 2: Thiết lập số BOM lines Period, ví dụ café gồm có BOM lines, ta lấy period tượng trưng cho ngày Hình 5.8 Nhập số BOM lines Period 33 Bước 3: Nhập liệu Hình 5.9 Nhập liệu vào QM for windows Bước 4: Nhấn SOLVE → Xuất kết Hình 5.10 MRP cho sản phẩm Cafe 5.2.4 Vấn đề tiêu chí đánh giá nhà cung cấp Báo cáo đánh giá nhà cung cấp báo cáo doanh nghiệp sử dụng để đánh giá tổng thể phê duyệt nhà cung cấp tiềm Sử dụng báo cáo đánh giá giúp Circle K dễ dàng theo dõi, đo lường hiệu hoạt động tìm nhà cung cấp tốt Như vậy, Circle K tiết kiệm chi phí hoạt động, giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhà cung cấp Vì vậy, nhóm xây dựng tiêu chí đánh giá, thang đo cho tiêu chí đề xuất bảng đánh giá nhà cung cấp Circle K 5.2.4.1 Các tiêu chí đánh giá 5.2.4.1.1 Theo Process: - Thời gian giao hàng 34 - An tồn sản phẩm qui trình sản xuất giao hàng 5.2.4.1.2 Theo Performance: - Số lượng sản phẩm đơn hàng - Tỷ lệ sản phẩm hư hỏng (bao bì bị bóp méo, sản phẩm bị dập nát) - Hạn sử dụng sản phẩm (gần cận, hết hạn) 5.2.4.2 Xây dựng thang đo cho tiêu chí: Bảng 5.2 Thang đo tiêu chí Điểm STT Tiêu Chí Đánh Trọng Tốt Trung Bình Kém (3 điểm) (2 điểm) (1 điểm) Giá Thời gian giao hàng số Giao hàng Giao hàng trễ Giao hàng trễ hạn theo cam hạn ngày 0,2 hạn ngày kết An tồn sản phẩm quy - Có phiếu - Có phiếu - Không chứng nhận chất chứng nhận chất phiếu có 0,3 chứng trình sản xuất lượng sản phẩm, lượng sản phẩm nhận chất lượng giao hàng kết kiểm tra , kết kiểm sản phẩm , kết thử nghiệm tra thử nghiệm kiểm tra thử mẫu mẫu nghiệm mẫu - Có xe đơng - Vận chuyển - Vận chuyển lạnh chuyển vận hàng hóa hàng hóa hàng xe hóa Số lượng sản phẩm đơn hàng tải thông xe thường Đáp ứng đủ số Giao từ lượng yêu cầu tải thông thường Giao 90% - năm dụng >3 tháng dụng < tháng