Đang tải... (xem toàn văn)
Việc đánh giá dự án là công việc cực kỳ quan trọng, không thể thiếu trong bất kì một dự án nào. Dù thực hiện đánh giá bằng bất kỳ hình thức nào, mục tiêu chung của nó là cung cấp thông tin cho những hành động( ra quyết định, lập kế hoạch chiến lược, sửa đổi chương trình,...), thông tin này được phân phối cho những bên liên quan. Nhóm tìm hiểu rõ về 3 loại đánh giá dự án là: đánh giá trạng thái (status review), đánh giá thiết kế (design review ) và đánh giá quy trình (process review ). Mỗi loại được đánh giá trên một khía cạnh riêng và có ưu nhược điểm riêng của nó. Sử dụng phần mềm để tạo ra một video hấp dẫn về “đánh giá dự án” với nội dung nêu ở trên.
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA · ···☼···� BÁO CÁO MÔN HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO KỸ SƯ ĐỀ TÀI: NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN: TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER: CONDUCTING PROJECT REVIEWS) LỚP L02 - NHÓM 09 - HK 222 GVHD: ĐOÀN PHƯƠNG NHI Thành phố Hồ Chí Minh – 2023 Danh sách thành viên: HỌ TÊN Nguyễn Hữu Thành Võ Trịnh Xuân Nguyên Lâm Gia Huy Lê Văn MÃ SỐ ID ĐỊA CHỈ EMAIL 2014496 Thanh.nguyen10022002@hcmut.edu.vn Linh 2013625 linh.lelinhlebs76@hcmut.edu.vn Nguyễn Văn Nam 2114122 nam.nguyen van 1511@hcmut.edu.vn Nguyễn Đức Anh 2012598 anh.nguyen ad15052002@hcmut.edu.vn Nguyễn Thành Nhã 2114253 nha.nguyen mtbk@hcmut.edu.vn MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương 1.1 TỔNG QUAN DỰ ÁN Mục tiêu - Kết 1.1.1 Mục tiêu 1.1.2 Kết 1.2 Tiêu chuẩn kỹ thuật 1.3 Giới hạn loại trừ THÔNG TIN DỰ ÁN Xác định công tác – Work breakdown structure (WBS) Chương 2.1 2.1.1 Work breakdown structure (WBS) 2.1.2 Áp dụng WBS vào dự án Xây dựng biểu đồ trách nhiệm 2.2 2.2.1 Biểu đồ trách nhiệm 2.2.2 Chức biểu đồ trách nhiệm 2.2.3 Vai trò biểu đồ trách nhiệm 2.2.4 Các bước lập biểu đồ trách nhiệm 2.2.5 Áp dụng biểu đồ trách nhiệm dự án 2.3 2.3.1 Đánh giá rủi ro khả thành công dự án 10 11 Đánh giá rủi ro xảy trình thực dự án 11 2.3.2 Chương Ước tính thời gian thực khả thành công dự án Lập báo cáo - microsoft project 15 20 3.1 Microsoft Project 20 3.1.1 Định nghĩa 20 3.1.2 Mục đích hoạt động Microsoft Project 20 3.1.3 Đối tượng sử dụng 20 3.1.4 Cơ sở liệu 21 3.1.5 Quản lý dự án Microsoft Project 21 3.2 Lập báo cáo Microsoft project Kết luận 22 24 MỞ ĐẦU Trong suốt vòng đời dự án, việc đánh giá dự án hoạt động chun mơn địi hỏi cần phải thực để đảm bảo dự án thực thành công Đánh giá dự án ( project evaluation) việc xem xét cách có hệ thống để xác định mức độ hiệu quả, mức độ thành công tác động kinh tế, xã hội, môi trường , dự án so với mục tiêu đề Ở quy trình quản lý dự án thiếu đánh giá dự án Lợi ích việc đánh giá dự án bao gồm sử dụng ngân sách nhân lực tối ưu hóa nâng cao mức độ hài lòng bên Đánh giá dự án giai đoạn làm giảm nguy thay đổi phạm vi dự án tạo chiến lược quan trọng cho tương lai Trong báo cáo dự án này, nhóm nghiên cứu “ tiến hành đánh giá dự án” xây dựng video mà giảng viên ( khách hàng) giao cho để trình bày vấn đề Với báo cáo, nhóm ứng dụng cơng cụ học để lập kế hoạch kiểm soát dự án q trình thực hiện, thơng qua hiểu rõ việc quản lý dự án, tiếp thu nhiều kinh nghiệm để làm việc tương lai CHƯƠNG TỔNG QUAN DỰ ÁN 1.1 Mục tiêu - Kết 1.1.1 Mục tiêu Việc đánh giá dự án công việc quan trọng, thiếu dự án Dù thực đánh giá hình thức nào, mục tiêu chung cung cấp thơng tin cho hành động( định, lập kế hoạch chiến lược, sửa đổi chương trình, ), thơng tin phân phối cho bên liên quan Nhóm tìm hiểu rõ loại đánh giá dự án là: đánh giá trạng thái (status review), đánh giá thiết kế (design review ) đánh giá quy trình (process review ) Mỗi loại đánh giá khía cạnh riêng có ưu nhược điểm riêng Sử dụng phần mềm để tạo video hấp dẫn “đánh giá dự án” với nội dung nêu 1.1.2 Kết Video “đánh giá dự án” thực tất thành viên nhóm trình bày kiến thức sách tham khảo “James P Lewis (2008), Mastering Project Management (2nd Edition), McGraw Hill Inc.” tình ví dụ minh họa sơi động cuối video 1.2 Tiêu chuẩn kỹ thuật Độ dài video từ đến phút ,định dạng MP4, độ phân giải tối thiểu chuẩn HD 720p Âm thanh: có lồng tiếng tồn thành viên nhóm Hình ảnh: rõ ràng Lời thoại: mạch lạc dễ hiểu, nêu rõ vào vấn đề hướng giải Nội dung: ngắn gọn, đầy đủ mà hấp dẫn 1.3 Giới hạn loại trừ Một dự án cần có giới hạn loại trừ, giới hạn loại trừ xem phạm vi hoạt động dự án bị ràng buộc cụ thể khuôn khổ định, nhờ việc xác định phạm vi đó, dự án trở nên cụ thể định lượng cách dễ dàng Những giới hạn cụ thể dự án: Độ dài video: từ 5-8 phút, không ngắn để nội dung đầy đủ không dài dễ gây nhàm chán Thời gian thực video: từ tuần đến tuần tính theo thời gian học Tuần phân cơng cơng việc, lên ý tưởng Tuần hồn thành kịch báo cáo tiến độ công việc Tuần nộp video Nội dung: đảm bảo đầy đủ khơng phân tích chi tiết cụ thể mà nêu nội dung ngắn gọn CHƯƠNG THƠNG TIN DỰ ÁN 2.1 Xác định cơng tác – Work breakdown structure (WBS) 2.1.1 Work breakdown structure (WBS) Work breakdown structure cấu trúc phân chia công việc, khái niệm dùng để mô tả việc tách chia nhỏ đối tượng công việc Là phương pháp xác định có hệ thống cơng việc dự án cách chia nhỏ dự án thành công việc nhỏ dần Đơn vị nhỏ WBS gọi gói cơng việc (work package) Ở chi phí, tiến độ & người thực xác định kiểm sốt Q trình phân chia cơng việc kết thúc tồn tiến trình thực dự án hiển thị dạng sơ đồ hệ thống nhiệm vụ rõ ràng, khơng cịn chồng chéo WBS thường biểu diễn dạng liệt kê theo sơ đồ khối Khi xây dựng WBS cần ý phân tách nội dung công việc thiết lập thứ tự ưu tiên công việc phân tách Đầu tiên, xác định công việc phân tách công việc nguyên biết thời gian cần thiết cho khối công việc Đây việc cần phải thảo luận đồng ý người phụ trách Tiếp theo, thiết lập trình tự công việc cần phải nhận biết phụ thuộc công việc với - critical path Critical path chuỗi công việc từ trái sang phải tiến hành dự án Nếu phát sinh chậm trễ critical path dẫn đến chậm trễ dự án Cuối cấu trúc hóa cơng việc Lọc cơng việc cấp độ, bên lọc công việc nhỏ hơn, cấp độ Bằng cách cấu trúc hóa cơng việc này, ta tránh việc bị bỏ sót cơng việc 2.1.2 Áp dụng WBS vào dự án Để thành lập WBS, ta áp dụng bước nêu Đầu tiên xác định công việc Dự án tập lớn gồm bốn cơng việc Script, Video, Báo cáo Thuyết trình Trong cơng việc có công việc nhỏ Script bao gồm lên kịch (biên kịch) giới thiệu phần mềm chỉnh sửa video Video gồm diễn viên quay phim Báo cáo gồm bốn phần theo thứ tự Tổng quan dự án, Thông tin dự án, Lập kế hoạch dự án Kết luận Thuyết trình, với hai mốc thời gian khác chung cơng việc Thuyết trình Phản biện (trả lời câu hỏi) Thứ tự công việc ưu tiên từ trái sang phải (với hàng) từ xuống (với cột) Sơ đồ sau thể cấu trúc phân việc dự án theo WBS: Hình 2.1 Sơ đồ cấu trúc phân việc WBS dự án 2.2 Xây dựng biểu đồ trách nhiệm Hiện nay, có cơng cụ hỗ trợ tổ chức dự án: biểu đồ trách nhiệm, biểu đồ tổ chức, sơ đồ dịng thơng tin (biểu đồ báo cáo) Trong phần này, nhóm chọn sử dụng biểu đồ trách nhiệm để phân công dự án 2.2.1 Biểu đồ trách nhiệm Biểu đồ trách nhiệm biểu đồ phân cơng nhiệm vụ phân cơng vai trị, mức độ chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ Biểu đồ trách nhiệm kỹ thuật nhằm làm rõ công việc, trách nhiệm, quyền hạn cá nhân đơn vị Nhìn chung, nhiệm vụ gồm có thành viên thực chính, thành viên tham gia giám sát thực Có mức độ quyền hạn tương ứng với số: ● - Trách nhiệm thực ● - Giám sát chung Thành viên tham gia giám sát vào công việc với người thực Đây thường thành viên có đóng góp vào phần nhiệm vụ khơng phải người thực ● - Phải tham khảo Thành viên cần sử dụng tài nguyên/ kết nhiệm vụ/gói cơng việc tham khảo để phục vụ cho phần cơng việc ● - Có thể tham khảo Thành viên sử dụng tài ngun/ kết nhiệm vụ/gói cơng việc tham khảo để phục vụ cho phần cơng việc ● - Phải thông báo ● - Thông qua cuối Nhận xét: Biểu đồ dạng đánh số phân định nhiều loại trách nhiệm/ quyền hạn so với biểu đồ RACI, phù hợp với dự án BTL nhóm Vì vậy, nhóm định chọn biểu đồ trách nhiệm dạng đánh số để tổ chức dự án 2.2.2 Chức biểu đồ trách nhiệm Thông qua việc sử dụng biểu đồ trách nhiệm xác định rõ trách nhiệm quyền hạn đơn vị cá nhân tham gia dự án, ví dụ chịu trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm giám sát, tham vấn, cung cấp thông tin - mối quan hệ đơn vị khác Đối với dự án lớn, biểu đồ trách nhiệm áp dụng linh hoạt nhiều cấp độ chi tiết khác nhau: Ở cấp độ tổng hợp, ma tr trách nhiệm xác định nhóm dự án phận chịu trách nhiệm cụ thể cho hạng mục công việc dự án Ở cấp độ nội nhóm dự án vai trị, nhiệm vụ, quyền hạn cho tùng hoạt động xác định cụ thể Hiện với loại hình ta thấy biểu đồ trách nhiệm áp dụng cho dự án nhỏ hình thức đơn giản biểu đồ trách nhiệm bao gồm hàng liệt kê hoạt động cột liệt kê cá nhân chịu trách nhiệm cho hoạt động theo biểu đồ trách nhiệm cho biết tất hoạt động gắn với cá nhân tất cá nhân gắn với hoạt động biểu đồ trách nhiệm yêu cầu có cá nhân chịu trách nhiệm hoạt động nhiệm vụ để tránh chồng chéo Bước Lập bảng Hàng: danh sách nhiệm vụ Cột: danh sách thành viên Bước Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực Dựa vào vai trò thành viên để phân quyền hạn trách nhiệm đánh số tương ứng với trách nhiệm (từ đến 6, quyền hạn số nêu rõ phần 2.2.1) Bước Rà soát thống Đảm bảo cơng việc/hoạt động ln có người thông qua cuối (số 6), ln có người chịu trách nhiệm thực thi (số 1) Thống với nhóm trưởng thành viên cấu trúc ma trận để có đồng thuận chung nhằm giúp cơng việc/hoạt động triển khai tiến độ, chất lượng đạt mục tiêu 2.2.5 Áp dụng biểu đồ trách nhiệm dự án - Trách nhiệm thực - Giám sát chung - Phải tham khảo - Có thể tham khảo - Phải thông báo - Thông qua cuối STT Công việc /hoạt động Thành Nhã Đức Anh Hữu Thành Gia Huy Văn Nam Xuân Nguyên Văn Linh Biên kịch 1 1 PowerPoin t 2 2 Quay video 1 1 1 Chỉnh sửa video 2 2 2 Báo cáo phần Báo cáo phần 2.1 2.2 Báo cáo phần 2.3 Báo cáo phần 3.1 3.2 Báo cáo phần (Kết luận) 10 Tổng hợp Word 6 5 5 5 5 2.3 Đánh giá rủi ro khả thành công dự án 2.3.1 Đánh giá rủi ro xảy q trình thực dự án Rủi ro liên quan đến sức khỏe thành viên: điều gây chậm tiến độ thực công việc giao cho thành viên mắc bệnh, vấn đề sức khỏe Rủi ro thời gian thực công việc: phân bổ thời gian nhiệm vụ không phù hợp, thiếu cẩn thận đánh giá tác động dự án làm thời gian thực dự án khác với mục tiêu đề Rủi ro liệu: file, liệu lưu trữ q trình trao đổi thơng tin qua lại thành viên, nhớ máy tính bị thất thốt, liệu làm ảnh hưởng đến kết thực dự án; thực lại từ đầu liệu quan trọng toàn dự án bị mà khơng có lưu Rủi ro số lượng thành viên: khác với rủi ro sức khỏe, rủi ro đề cập đến việc thành viên rời bỏ dự án (bỏ học, rút mơn,…) gây tình trạng thiếu hụt nhân lực, nhiệm vụ phân chia phải cân nhắc đánh giá lại Rủi ro công cụ thực hiện: ứng dụng thực dự án bị lỗi, hỏng hóc sử dụng, làm chậm tiến độ thực dự án tiêu tốn thời gian vào việc sửa chữa, thay công cụ thực khác Rủi ro nội dung thực phần nhiệm vụ liên quan: nội dung có liên quan đến q trình thực nhiều người thực sai lệch nội dung, gây tình trạng nội dung không liền mạch, mạch lạc làm tiêu tốn thời gian để chỉnh sửa, đồng nội dung với Đánh giá rủi ro qua ma trận đánh giá rủi ro Điểm đánh giá nhóm định nghĩa: - Rất / Rất dễ; - Ít / Dễ; - Trung bình; - Nhiều / Khó - Rất nhiều / Rất khó Bảng 2.2 Ma trận đánh giá rủi ro M ức độ th ườ 10 ng xu yê n Mức độ nghiêm trọng Đánh giá rủi ro theo ma trận đánh giá, thể bảng 2.3 Bảng 2.3 Bảng đánh giá rủi ro gặp phải Mức độ thường Mức độ nghiêm Độ khó Rủi ro xuyên xảy trọng (I) (D) (P) - Các vấn đề sức khỏe tùy thuộc vào người, tháng đầu xuân thường xảy nhiều bệnh phát Thời điểm - Khi thành viên mắc bệnh, thường họ thơng báo cho nhóm để giúp đỡ thay thực nhiệm vụ, có ảnh hưởng khơng q cao - Mắc bệnh có Cả trình thể tự phát thực dự án từ thân, thơng qua nhóm mà phát xử lý kịp thời - Nhưng thời gian thực sai lệch nhiệm vụ chồng lên dẫn đến tiến độ dự án sai lệch lớn với mục tiêu đề - Trong Từng tuần, đặc trình thực hiện, biệt trước hạn đánh giá nộp tuần dự đoán tuần nhìn nhận vấn đề Chỉ số rủi ro = 12 2 - Vì thuộc dự án nhỏ, nhiệm vụ nên thời gian thực dù có sai lệch khơng đáng kể Chỉ số rủi ro = 16 11 - Khả xảy xảy lưu file khơng vị trí, virus… - Đánh giá mức tác động cao liệu trình thực dự án thứ quan trọng để đánh giá hoàn thành dự án, phải làm lại, thất liệu quan trọng phải thực lại tồn dự án (video, báo cáo…) - Khả nhận biết phịng ngừa khơng q phức tạp khơng dễ dàng Có thể xử lý qua lưu lên driver, onedrive khơng quản lý triệt để cịn file riêng thành viên thực trước nộp lên nhóm Cả q trình thực dự án, đặc biệt thời điểm nộp lên nhóm để tổng hợp, chỉnh sửa - Vì thành viên rời dự án, nghĩa nguồn nhân lực một, làm ảnh hưởng đến tổng thể nhóm (thời gian thực hiện, khối lượng cơng việc, …) - Khả Cả trình đánh giá phát thực dự án rủi ro khó để dự trù phương án dự phịng thành viên nghỉ, bỏ môn học thường khơng thơng báo lại với nhóm, phải đợi đến hạn nộp trao đổi hàng tuần nhận - Vì dự án nhỏ, cơng cụ thực không nhiều, chuẩn bị trước thực hiện, trường hợp đặc biệt cơng cụ - Vì vật cụ thể, nên dễ dàng nhận biết tình trạng cơng cụ Chỉ số rủi ro = 15 - Khả xảy ít, thường rút môn, bỏ môn xảy đầu kỳ nên đến gần cuối kỳ, việc tương đối gặp thành viên Ngoại trừ vài trường hợp đặc biệt Chỉ số rủi ro = 20 - Rủi ro xảy ra, công cụ thực phải chuẩn bị trước Nhưng tính đến trường hợp hỏng hóc máy 12 Quay video, cài đặt ứng dụng, soạn thảo word… tính, ứng dụng, phần mềm bị lỗi nên đánh giá thành viên bị hỏng hóc, có thay thành viên khác, thời gian bỏ để thay ảnh hưởng không lớn đến dự án Chỉ số rủi ro = - Nội dung phần liên quan thường có điểm khác không lớn, giảm thiểu khả xảy nhờ trình thực bàn luận chung thành viên Nhưng không tránh khỏi khác - Ảnh hưởng thời gian để thảo luận thống nội dung, người tổng hợp văn cần phải liên hệ hai bên để thống nội dung chung mà không bị sai lệch - Tương đối dễ Trong q trình phát có thực dự án thảo luận nhóm, kiểm tra hỏi ý kiến thành viên đảm nhiệm công việc liên quan Chỉ số rủi ro = 18 Nhận xét: Rủi ro có số lớn rủi ro 4, việc thành viên nhóm dự án làm tăng gánh nặng cho thành viên khác, thường nhóm dự án lớn cơng ty có quy định cụ thể thơng báo nghỉ việc trước vài tuần muốn xin nghỉ để nhóm dự án xử lý ổn thỏa trước rời nhóm dự án Ngồi ra, rủi ro khác phịng tránh giảm thiểu tác động nhiều cách khác Ví dụ với rủi ro 1, nhóm dự án phải có hoạt động thể dục, thể thao để vừa tăng cường sức khỏe, vừa đoàn kết lại với nhau, cá nhân tự ý thức giữ gìn sức khỏe thật tốt để lợi cho cho nhóm dự án Với rủi ro liệu, phương án lưu trữ chung ứng dụng driver, onedrive 13 phần mềm khác có ích cho việc bảo quản liệu khơng bị thất mà cịn hồn tồn miễn phí an tồn, cá nhân phải có ý thức tạo tên file, đường dẫn lưu file rõ ràng, dễ hiểu thống để tìm file hiệu thuận tiện 2.3.2 Ước tính thời gian thực khả thành công dự án Nhóm phân dự án thành giai đoạn liền kề Việc thực hoàn thành video giai đoạn 1, giai đoạn liền kề giai đoạn hồn thành việc viết báo cáo Do nhóm phân tích ước tính thời gian thực dự án với giai đoạn ngày 06/02 (tuần 6), kết thúc vào ngày 05/03 (tuần 9) giai đoạn ngày 06/03 (tuần 10), kết thúc ngày 09/04 (tuần 14) ● Ước tính thời gian thực dự án: Bảng 2.4 Danh sách cơng tác thời gian ước tính thực video Côn g tác Mô tả Công tác trước Thời gian ước tính (a, m, b) (ngày) A1 Xác định nội dung cần trình bày video - (3, 5, 9) B1 Xác định ý tưởng thực video - (2, 3, 4) C1 Xác định công cụ thực video B1 (2, 3, 4) D1 Viết nội dung, lời thoại cho phần video A1, C1 (5, 7, 9) E1 Quay video trình bày nội dung D1 (3, 6, 8) F1 Hoàn thiện chỉnh sửa video E1 (4, 6, 10) 14 Bảng 2.5 Danh sách công tác thời gian ước tính thực viết báo cáo Côn g tác Mô tả Công tác trước Thời gian ước tính (a, m, b) (ngày) - (2, 3, 6) A2 Xác định nội dung công việc báo cáo B2 Xây dựng biểu đồ trách nhiệm A2 (2, 3, 6) C2 Đánh giá khả hoàn thành dự án B2 (3, 6, 12) D2 Lập báo cáo Microsoft Project C2 (4, 6, 12) E2 Hoàn thiện chỉnh sửa báo cáo D2 (5, 9, 12) Trong đó: a - thời gian lạc quan: thời gian hoàn thành công tác điều kiện tốt m - thời gian thực hiện: thời gian hồn thành cơng tác điều kiện bình thường b - thời gian bi quan: thời gian hồn thành cơng tác điều kiện xấu ● Thời gian kỳ vọng phương sai công tác xác định: - Thời gian kỳ vọng: - Phương sai công tác găng: - Tổng phương sai dự án: Bảng 2.6 Thời gian kỳ vọng thực phương sai công tác Công tác Công tác 15 A1 5.3 A2 3.3 0.444 B1 - B2 3.3 0.444 C1 - C2 6.5 2.25 D1 0.444 D2 6.6 1.778 E1 5.8 0.694 E2 8.8 1.361 F1 6.3 - - - Tổng phương sai 3.138 Tổng phương sai 6.277 Sơ đồ mạng AON giai đoạn thực video: Hình 2.7 Sơ đồ mạng AON thực công tác giai đoạn thực video Nhận xét: Nhận xét: - Đường Găng: B1 - C1 - D1 - E1 - F1 - Tổng thời gian dự kiến hoàn thành dự án 25.2 ngày - Thời gian dự trữ công tác A 0.7 ngày - Bắt đầu thực từ tuần đến tuần thứ tổng cộng có tuần tương ứng với 28 ngày để thực hoàn thành dự án giai đoạn Vậy ứng với thời gian mong muốn hoàn thành dự án giai đoạn 28 ngày, ta xác định khả thành công giai đoạn ● Khả hoàn thành dự án 28 ngày (4 tuần): Trong đó: S - Thời gian tối thiểu để thực dự án điều kiện trung bình 16 D - Thời gian hoàn thành dự án mong muốn - Tổng phương sai công tác Găng Tra bảng phân phối xác suất chuẩn ứng với ta xác suất thành công dự án giai đoạn là: 94,29% Sơ đồ mạng AON giai đoạn thực viết báo cáo: Hình 2.8 Sơ đồ mạng AON thực công tác giai đoạn thực báo cáo Nhận xét: - Đường Găng: A2 - B2 - C2 - D2 - E2 - Tổng thời gian dự kiến hoàn thành dự án 28.5 ngày - Bắt đầu thực từ tuần 10 đến tuần thứ 14 tổng cộng có tuần tương ứng với 35 ngày để thực hoàn thành dự án giai đoạn Vậy ứng với thời gian mong muốn hoàn thành dự án 35 ngày, ta xác định khả thành công dự án giai đoạn 2: ● Khả hoàn thành dự án 35 ngày (5 tuần): Trong đó: S - Thời gian tối thiểu để thực dự án điều kiện trung bình D - Thời gian hồn thành dự án mong muốn - Tổng phương sai công tác Găng Tra bảng phân phối xác suất chuẩn ứng với ta xác suất thành công dự án là: 99,52% Vì dự án chia thành giai đoạn, xác suất hồn thành dự án tích xác suất giai đoạn Vậy xác suất thành cơng dự án : 93,84% 17 CHƯƠNG LẬP BÁO CÁO - MICROSOFT PROJECT 3.1 Microsoft Project 3.1.1 Định nghĩa Microsoft Project phần mềm quản lý dự án phát hành Microsoft Đây phần mềm giúp quản lý thành phần dự án lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, quản lý ngân sách, theo dõi hiệu suất, giám sát tiến độ, phân tích khối lượng cơng việc đánh giá kết hồn thành Bên cạnh Microsoft Project cịn giúp quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ trình hoạt động số lượng công việc, xác định công việc cụ thể, xếp thứ tự công việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động 3.1.2 Mục đích hoạt động Microsoft Project ● Lập kế hoạch tổ chức quản lý dự án ● Lên lịch công tác ● Theo dõi lịch công tác ● Hoạch định tài nguyên chi phí dự án ● Thay đổi để phù hợp với thực tế ● Lên kế hoạch cho phương án dự phịng ● Nhìn nhận khách quan dự án, chuẩn bị cho tình ● Đánh giá khả tài dự án ● Quản lý cơng việc theo đội, nhóm ● Phát sai sót rút kinh nghiệm dự án 3.1.3 Đối tượng sử dụng ● Những doanh nghiệp triển khai dự án ● Những người quản lý dự án, thành viên đội dự án ● Văn phòng quản lý dự án công ty ● Nhà hoạch định dự án chuyên nghiệp ● Nhân lên tiến độ dự án 18 3.1.4 Cơ sở liệu Microsoft Project chứa tất thông tin dự án sở liệu chương trình, dùng thơng tin để lập kế hoạch, tính tốn, lên lịch biểu thực hiện, chi phí yếu tố khác lập dự án Càng nhiều thông tin chi tiết, kế hoạch lập xác Microsoft Project tính toán thể tức khắc kết dựa thông tin định công việc, thời gian phải hồn thành cơng việc hay thời gian dự kiến hồn thành dự án Các thơng tin kết tính tốn chứa sở liệu dạng trường (field) thể dạng thông tin khác tên công việc, thời gian công việc 3.1.5 Quản lý dự án Microsoft Project Để quản lý dự án Microsoft Project cần bước sau: Chuẩn bị thông tin: Bạn cần có đầy đủ thơng tin cần thiết dự án tên, mục tiêu, người thực hiện, tên công ty Thiết lập thông tin: Từ thông tin trên, bạn lập thời gian, lịch, kế hoạch làm việc Khai báo tài nguyên: Bạn khai báo tất nguồn lực bạn sử dụng cho dự án Lập dự án: Ở bước này, bạn tiến hành lập số liệu, theo dõi trình thực hạng mục, cập nhập sửa đổi thông qua bảng (table) Mỗi bảng thường có vùng: vùng nhập số liệu lại cho bạn biết tiến độ mối quan hệ hạng mục Cập nhập tiến độ: Đây bước quan trọng giúp tổ chức hoạt động trơn tru tiến độ Bạn phải cập nhập thông tin khối lượng cơng việc hồn thành, thời gian thực tế hoàn thành thời điểm bắt đầu kết thúc thực tế Xác lập đường găng (critical path): đường cho bạn biết tiến độ từ đầu đến cuối dự án cách trực quan 19 In biểu đồ lập báo cáo: MS Project cung cấp nhiều mẫu báo cáo khác nhau, nhiên lại hạn chế khả chỉnh sửa mẫu có sẵn Việc tổng kết, in báo cáo thường thực tự động 3.2 Lập báo cáo Microsoft project Hình 1: Lập báo cáo phần mềm Microsoft project 20 Như hình vẽ cho ta thấy đường Gantt đường màu xanh (khơng có đường kẻ trắng) có tổng thời gian dài nhất, chậm trễ đường gantt làm dự án chậm trễ Đường Gantt là: 10 11 12 13 14 21 KẾT LUẬN Qua trình thực dự án, thành viên nhóm rút số học kinh nghiệm cho trình tiến hành đánh giá dự án đạt hiệu tốt nhất: Thứ nhất, xác định mục tiêu dự án: trước bắt đầu đánh giá, bạn cần xác định rõ mục tiêu dự án để đánh giá xác xác định số hiệu suất cần đánh giá Thứ hai, đánh giá rủi ro dự án: để đảm bảo dự án hồn thành thành cơng, bạn cần đánh giá rủi ro tiềm mà dự án đối mặt Đánh giá giúp bạn lên kế hoạch cho biện pháp giảm thiểu rủi ro đảm bảo dự án thực thành công Thứ ba, đánh giá chi phí lợi ích dự án: đánh giá chi phí lợi ích dự án giúp bạn xác định xem liệu dự án có đáng đầu tư hay khơng Nếu chi phí vượt q lợi ích mà dự án mang lại, khơng đáng đầu tư Thứ tư, xác định số hiệu suất dự án: để đánh giá hiệu dự án, bạn cần xác định số số hiệu suất tỷ lệ lời/lỗ, tỷ suất sinh lợi vốn đầu tư, thời gian hoàn vốn,… Thứ năm, đánh giá yếu tố khác tác động môi trường xã hội: đánh giá tác động dự án đến môi trường đời sống xã hội điều quan trọng, giúp đảm bảo dự án thực cách bền vững tốt cho cộng đồng Tóm lại, việc đánh giá dự án địi hỏi tỉ mỉ, cẩn trọng chi tiết để đảm bảo dự án thực hiệu bền vững Đánh giá dự án trình cần thiết để đưa định việc đầu tư vào dự án hay khơng Để có đánh giá xác đầy đủ, cần thực theo bước cụ thể Quá trình bao gồm xác định mục đích, tầm nhìn mục tiêu dự án, đánh giá yếu tố thị trường, kinh tế, pháp lý, khả quản lý, rủi ro lợi nhuận 22