Đang tải... (xem toàn văn)
Chương trình phần mềm quản lí văn bản
GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHI. GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH1. Định nghĩa2. Các chức năng cơ bản3. Cách đăng nhập, đổi mật khẩu4. Các menu chức năngII. CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG1. Vai trò chuyên viên2. Vai trò trưởng phòng3. Vai trò lãnh đạo Chi nhánh, văn thư4. Các chức năng khác (Lịch tuần, danh bạn, tin tức, thư viện văn bản) GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH1. Định nghĩa: Chương trình phần mềm quản lý văn bản là chương trình để thực hiện việc quản lý luân chuyển văn bản nội bộ, thay thế phần lớn quy trình thực hiện luân chuyển công văn theo phương pháp thủ công, trợ giúp việc gửi nhận văn bản trong nội bộ nhanh chóng, tiết kiệm tối đa chi phí cho đơn vị (Fax, chuyển phát nhanh,…); Đồng thời chương trình quản lý văn bản còn là nơi lưu trữ, thư viện tra cứu các văn bản thuận tiện và nhanh chóng; Chương trình được thiết kế thực hiện trên giao diện web, phù hợp với mọi trình duyệt (Internet Explorer, Google chrome, Mozilla Firefox…);Được thiết kế theo mô hình Tổng Công ty với các quy trình luân chuyển chuẩn của các cơ quan hành chính và các yêu cầu quản lý riêng của Công ty;Chương trình được áp dụng cho tất cả các đối tượng là lãnh đạo đơn vị, văn thư đơn vị, lãnh đạo phòng ban và chuyên viên; mỗi vị trí chức vụ khác nhau sẽ thực hiện các công việc khác nhau trên chương trình phần mềm. GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH2. Các chức năng cơ bản- Nhận và gửi văn bản tới các đơn vị trong nội bộ Công ty, cập nhật văn bản đến đi từ ngoài Công ty (các đơn vị khác không thuộc hệ thống MIC).Kiểm duyệt và phân công xử lý các loại văn bản.- Theo dõi tình trạng xử lý của văn bản.- Trình, duyệt Văn bản.- Quản lý lịch công tác tuần của từng đơn vị;- Theo dõi danh bạ liên lạc của các cán bộ trong toàn hệ thống MIC;- Thư viện văn bản: lưu trữ, cập nhật các văn bản GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH3. Cách đăng nhập chương trình Mở trình duyệt web, nhập địa chỉ http://qlvb.mic.vnTài khoản đăng nhập: là email cá nhân của cán bộ, nhập phần trước của ký tự “@”. Ví dụ: “binhdt@mic.vn” thì chỉ nhập là “binhdt” hoặc “huongdv.bsg@mic.vn” thì chỉ đăng nhập là “huongdv.bsg” GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH3. Cách đổi mật khẩu chương trìnhClick vào "Tài khoản“ => Chọn dòng “Đổi mật khẩu” GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH3. Cách đổi mật khẩu chương trình GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH3. Giao diện chính của chương trình GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH4. Các menu chức năng+ Menu chương trình: Tùy theo chức năng nhiệm vụ được phân công và khai báo trên hệ thống phần mềm thì mỗi người đăng nhập sẽ có các menu chức năng khác nhau.+ Menu "Văn bản Công ty/Chi nhánh": Dành cho các đối tượng sử dụng là VĂN THƯ CHI NHÁNH, hoặc Giám đốc Chi nhánh GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH4. Các menu chức năng+ Văn bản đến: Từ bên ngoài: Cập nhật những văn bản đến đơn vị có nguồn gốc từ ngoài hệ thống MIC (ví dụ: văn bản thông báo tổn thất của khách hàng,…)Từ trong Công ty: là những văn bản có nguồn gốc từ các đơn vị trong nội bộ hệ thống MIC gửi cho đơn vị (Ví dụ: Chi nhánh NSG gửi cho BSG hoặc Công ty gửi cho toàn bộ các Chi nhánh…).+ Văn bản đã ban hành: Là những văn bản lấy số ký hiệu của Chi nhánh ĐÃ được văn thư cấp số ký hiệu ban hành và gửi ra ngoài Chi nhánh(văn bản được soạn thảo từ các phòng ban hoặc từ thủ trưởng Chi nhánh gửi ra khỏi đơn vị) GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH4. Các menu chức năng+ Văn bản chờ ban hành:Là các văn bản các phòng ban soạn hoặc thủ trưởng đơn vị soạn nhưng CHƯA được văn thư lấy số ký hiệu để ban hành ra ngoài đơn vị;+ Sổ trình ký văn bản: Là những văn bản trình trong nội bộ Chi nhánh hoặc trình lãnh đạo chi nhánh duyệt gửi ra ngoài;+ Hồ sơ văn bản Công ty: là nơi tạo lập hồ sơ để lưu trữ tất cả các văn bản liên quan đến 1 dự án nào đó [...]... cá nhân: Là nơi lữu trữ văn bản của người đăng nhập chương trình được lãnh đạo phòng ban (lãnh đạo trực tiếp, ví dụ: trưởng phòng) phân công; GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH 4 Các menu chức năng + Vị trí lưu trữ VB: là nơi tạo lập các sổ văn bản để quản lý Ví dụ: Sổ văn bản đến, sổ văn bản đi, sổ văn bản trình, sổ văn bản thông báo tổn thất…; + Hồ sơ văn bản đơn vị: Lưu trữ các văn bản liên quan đến cùng 1... đoàn,…) + Thư viện: Là nơi lưu trữ các văn bản, quy tắc, biểu phí khai thác, hướng dẫn khai thác, các văn bản pháp luật nhà nước để thuận tiện cho việc tra cứu Xử lý văn bản theo quy trình Xử lý văn bản theo quy trình Xử lý văn bản theo quy trình Xử lý văn bản theo quy trình CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG 1 Vai trò chuyên viên: Chuyên viên được xem những văn bản do lãnh đạo phân công tới cá nhân Trong... chức năng văn bản đến” tại mục home khi đăng nhập vào phần mềm Hoặc Click menu VB đơn vị -> Văn bản đến , CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG Trang danh sách chứa các văn bản đến của một đơn vị, trong đó có các màu sắc: Màu hồng (chủ trì) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà đơn vị được nhận có trách nhiệm xử lý chủ trì văn bản đó Màu xanh nhạt (phối hợp) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà... ngoài); Lưu ý: Văn bản đi có thể gửi các phòng ban trong nội bộ cùng Chi nhánh GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH 4 Các menu chức năng + Văn bản trình: Là nơi lưu trữ, soạn thảo các văn bản trình của phòng ban để lãnh đạo duyệt (VD: trình trang bị máy xách tay, trang bị máy ảnh giám định…) hoặc trình văn bản để lãnh đạo ký gửi ra ngoài Chi nhánh (VD: Thông báo nhờ giám định bồi thường hộ,…); + Văn bản cá nhân:... để gửi cho đơn vị khác trên phần mềm Thông thường chuyên viên không có quyền phê duyệt văn bản để gửi ra bên ngoài đơn vị mà chức năng duyệt này do lãnh đạo đơn vị hoặc người được ủy quyền thực hiện , CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG , CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG + Trình văn bản: VB đơn vị -> văn bản trình Liệt kê danh sách các văn trình của đơn vị Để tạo mới văn bản trình chọn biểu tượng tạo mới... vào vai trò xử lý văn bản của cá nhân mà trạng thái xử lý được tính như sau: Nếu là cá nhân xử lý văn bản chủ trì thì trạng thái xử lý văn bản của cá nhân được coi là trạng thái xử lý cuối cùng của văn bản tại đơn vị CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG + Gửi văn bản của cá nhân từ đơn vị: , CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG Chuyên viên sau khi soạn thảo văn bản trên Word/Excel có thể tạo văn bản và gắn kèm tệp... bản tương ứng là văn bản mà đơn vị được nhận có trách nhiệm xử lý phối hợp văn bản đó Màu trắng chỉ ra rằng các văn bản tương ứng là văn bản mang tính để biết , CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG + Nhận Văn bản đơn vị: Chọn một dòng cần nhận để thực hiện việc xem nội dung văn bản Sau khi chọn văn bản đến cá nhân, màn hình nhận văn bản hiển thị ...GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH 4 Các menu chức năng + Menu VB đơn vị: Dành cho các đối tượng là các phòng ban chức năng trong nội bộ Chi nhánh + Văn bản đến: là văn bản được văn thư chi nhánh hoặc lãnh đạo chi nhánh phân công xuống các phòng xử lý; + Văn bản đi: là nơi lưu trữ, soạn thảo các văn bản ban hành (có thể ban hành với vai trò của là văn bản lấy số ký hiệu của phòng ban hoặc... văn bản liên quan cá nhân Để tạo mới một hồ sơ ta chon biểu tượng tảo mới , CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG + Hồ sơ văn bản cá nhân: , CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG 2 Vai trò lãnh đạo dơn vị Ngoài chức năng như chuyên viên thực hiện ở trên, lãnh đạo đơn vị hoặc người được ủy quyền có thể nhận văn bản đến đơn vị, phân công xử lý văn bản cho các chuyên viên, kiểm duyệt văn bản đi ra từ đơn vị + Văn bản. .. cá nhân đó được lãnh đạo trực tiếp ủy quền xử lý văn bản của toàn đơn vị thì cá nhân đó được xem các văn bản của đơn vị mình + Văn bản đến của cá nhân Click TAB chức năng văn bản đến cá nhân” tại mục home khi đăng nhập vào Hoặc Click menu VB đơn vị -> Văn bản cá nhân CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG Chú ý: Nếu bạn được phân công với vai trò chủ trì văn bản đó thì nó sẽ chuyển màu hồng, phối hợp nàu xanh, . phần mềm quản lý văn bản là chương trình để thực hiện việc quản lý luân chuyển văn bản nội bộ, thay thế phần lớn quy trình thực hiện luân chuyển công văn. THIỆU CHƯƠNG TRÌNH3. Cách đổi mật khẩu chương trình GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH3. Giao diện chính của chương trình GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNHGIỚI