Đang tải... (xem toàn văn)
Các kĩ xảo trong đàm phán Các kĩ xảo trong đàm phán Đàm phán là cuộc đo sức về trí tuệ giữa hai bên, không giống như cuộc thi chạy, thi chạy là người nào về đích cuối cùng thì người đó thắng Nhưng đàm.
Các kĩ xảo đàm phán Đàm phán đo sức trí tuệ hai bên, khơng giống thi chạy, thi chạy người đích cuối người thắng Nhưng đàm phán khơng ganh đua thực lực mà cịn bao gồm việc áp dụng kĩ xảo đàm phán, có tác dụng ảnh hưởng tới tồn đàm phán Là người đàm phán có kinh nghiệm, trước hết nên biết làm để mở đầu đàm phán Điều quan trọng đơi bên tham gia Lời mở đầu thông tin người đàm phán, giống tiếng trống mở đầu cho chơi, có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý, thái độ đối phương Lời mở đầu thành cơng xố nghi ngờ hai bên đàm phán làm dịu bớt khơng khí căng thẳng, thảo luận nhờ mà tiến hành thuận lợi Phương thức biểu đạt lời mở đầu chủ yếu bao gồm: 1, Phương thức vịng quanh: Thơng thường mở đầu đàm phán không nên đề cập tới vấn đề trước tiên, điều dễ gây cho người đàm phán rơi vào “ gươm tuốt vỏ, nỏ giương dây ”, gây ảnh hưởng tới khơng khí hồ thuận đơi bên Khi đàm phán vận dụng phương thức quay vịng, ví dụ hàn hun hỏi chuyện tình hình liên quan đến cơng ty đối phương Những chủ đề nói chuyện coi phổ biến vấn đề liên quan đến khí hậu, thời tiết hay thăm hỏi tình hình gia đình đối phương, ngồi cịn nhiều đề tài khác bàn luận hoạ hay việc sống Mặt khác bàn luận tình hình kinh doanh, kinh tế đối phương Thơng qua hình thức trị chuyện tiến hành bàn bạc cách thuận lợi đề tài đàm phán thức 2, Phương thức trực tiếp: Phương thức trực tiếp hay gọi bàn luận thẳng vào vấn đề, trực tiếp biểu đạt suy nghĩ Để đối phương lắng nghe ý kiến Phương thức trực tiếp phương thức hai bên đối tác tiến hành đàm phán hình thức quan hệ đàm phán thân mật thời gian gấp rút, nhanh chóng, phương thức vấn đề nhỏ nhất, tiến hành từ vấn đề mang tính nguyên tắc, hay vấn đề cụ thể Ví dụ như: “ Ông X, trời sang xuân, theo biết, công ty ông vừa sản xuất kiểu dáng điều hoà mới, việc tiêu thụ điều hoà vào thời điểm hoàn toàn hợp lý ” Khi biểu đạt lời mở đầu cần lưu ý hỏi han đối phương nên có thái độ chân thành, nhiệt tình, hữu nghị Điều mau chóng thu nhỏ khoảng cách hai bên, xây dựng bầu khơng khí tốt đẹp Nếu vừa bắt đầu đàm phán kèm theo ánh mắt lạnh lùng, điều bất lợi cho đàm phán, người tiến hành đàm phán có tâm lý sợ từ chối Bất luận có chuẩn bị tốt dũng khí tự tin thực chất ln có tâm lý sợ khó khăn hay rắc rối xảy Giống người leo núi hay đường vậy, họ muốn đường thẳng, không muốn đường đầy rẫy nguy hiểm, gập gềnh, mấp mơ Đàm phán q trình cân đo “ giá trị đàm phán ”, biểu tinh thần hợp tác, dựa sở hai bên có lợi, thơng qua nỗ lực đàm phán nhằm mục đích đạt thoả thuận chung thống Một người đàm phán giỏi áp dụng cách thức đàm phán mạnh mẽ, cứng nhắc để đạt mục đích Vì q trình tiến hành đàm phán, phải nắm bắt tốt kĩ xảo đàm phán, kĩ xảo chủ yếu là: kĩ xảo trình bày, giải thích, kĩ xảo đưa câu hỏi hay kĩ xảo trả lời, phá vỡ bế tắc, hay thuyết phục đối tác v.v… Trước tiên thái độ đàm phán cần đối đãi chân tình Khiêm tốn, thành khẩn, thân mật, tơn trọng nhiên chưa phải điều kiện bắt buộc ngôn ngữ đàm phán, đàm phán nên có thái độ chân tình, khơng nhằm nói chuyện cách chân thành với đối phương mà điều thích hợp bạn muốn đối phương hiểu rõ động suy nghĩ mình, làm tốt việc đối đãi chân tình cịn cần giữ chừng mực cách thích hợp, tránh việc bộc lộ tất suy nghĩ, dễ bị đẩy vào bị động, cịn khiến cho lợi ích thân bị ảnh hưởng Tiếp theo nội dung trình bày phải rõ ràng, đơn giản dễ hiểu Trong đàm phán cần có lời lẽ rõ ràng khơng mơ hồ, khó hiểu, để truyền thơng tin xác đến đối phương, đàm phán khơng giống viết văn bản, văn sau viết xong, cân nhắc câu chữ, sửa lại Nhưng ngôn ngữ đàm phán “ câu nói ra, khơng lấy lại ” Vì trình bày giải thích cần nắm bắt vấn đề trọng tâm, nêu bật vấn đề trọng tâm quan trọng Khi trình bày cần rõ ràng, cần có xếp hợp lý việc nên nói trước tiên nói sau Khi nói khơng phân biệt vấn đề chủ yếu hay thứ yếu Vừa nói xong vấn đề chuyển sang vấn đề khác, điều dễ gây rối rắm tư đối phương, khơng có lợi cho việc tiến hành đàm phán Do trí nhớ người có hạn, với lượng thông tin truyền đạt cho đối phương khoảng thời gian ngắn nhớ phần nội dung chủ yếu Trong trình đàm phán, trình bày khơng cần nội dung rõ ràng, có trật tự, mà cần có nội dung đơn giản dễ hiểu Để có nội dung đơn giản, cần ý hai vấn đề sau: Thứ không nên đưa nhiều lời đối thoại Ví như, lúc “ nói… ”, “ tơi nói…”, lúc lại “ anh lại nói….” “ lúc tơi nói…” Từ “ nói ” dược nhắc nhắc lại, ngôn ngữ lộn xộn, khiến người khác cảm thấy chán ngán Thứ hai khơng nên đề cập nhiều đến chi tiết nhỏ Nhất thiết phải đặt vào tồn hồn cảnh, khơng nên vấn đề nhỏ mà để vướng mắc Nếu khơng bị vướng thân chuyện nhỏ nhặt mà khó thực bước quan trọng Tận dụng thực hội nghị để giải hay nhiều vấn đề Ngoài sau tường thuật nội dung dài hết thúc nên rõ ràng rành mạch tổng kết nội dung lần Việc để lại ấn tượng tốt với đối tác đàm phán Ví dụ: Khi bạn giới thiệu sản phẩm, công ty bạn không cần tới sản phẩm đó, bạn nói này: “ Cảm ơn q cơng ty giới thiệu, nhiên công ty chúng tối chưa cần sản phẩm ” Hay ví dụ như, hai bên đàm phán chưa đạt thoả thuận chung, nói: “ Một số u cầu q cơng ty chúng tơi nghiên cứu kĩ lưỡng, tiến hành đàm phán có hội thích hợp.” “ vấn đề bạn giải thật thơng thống, dễ hiểu, khâm phục, khâm phục, hi vọng lần sau có đàm phán thành công.” Về phương diện từ ngữ trần thuật, nên ý tới ngữ điệu, tốc độ nói âm lượng Còn cần ý tới phương diện mượn từ, thông thường, câu ngữ điệu biểu đạt hàm ý khác không giống nhau, điều biểu đạt tình cảm suy nghĩ người nói, Vì thế, người đàm phán nên thơng qua việc biến đổi ngữ điệu khác để biểu đạt tự tin, tâm, bất mãn, nghi ngờ ghen ghét Đồng thời có thay đổi tình cảm ngữ điệu đối phương Trong nói, khơng nên nói q nhanh, điều làm cho đối phương khó nghe Tốc độ nói không nên chậm, chậm gây cảm giác ngượng ngùng, khơng nhanh nhẹn khơng đốn Âm lượng không nên nhỏ, nhỏ làm cho đối phương khó nghe, gây cảm giác trầm tĩnh, không để lại ấn tượng Tuy nhiên âm lượng không to, Quá to gây cảm giác hùng hổ hăm doạ hay giận xúc phạm Về phương diện mượn từ, lựa chọn cách dùng từ dễ hiểu, thông thuộc Sử dụng từ quen, từ chuyên dụng để đối phương dễ hiểu Dùng từ xác, thiết không sử dụng ngôn ngữ mờ ám khó hiểu, tránh tồn khoảng trống đơi bên Trong đàm phán vận dụng từ hỏi để thu hút ý đối phương, đồng thời đưa phương hướng cụ thể theo suy nghĩ đối phương, trình đối thoại thu thập thông tin chưa rõ tư liệu chưa biết Hình thức hỏi đàm phán mn màu mn vẻ Có thể hỏi vấn đề cụ thể Ví dụ như: “ Ơng cho cung cách phục vụ sau tiêu thụ liệu cải tiến khơng? ” Cũng tiến hành hỏi vấn đề tổng hợp hay vấn đề tồn cục Ví dụ như: “ Ơng có cách nhìn nhận tình hình cạnh tranh thị trường nay? ” Cách hỏi không giới hạn phạm vi Cũng tiến hành phương thức hỏi thăm dị Ví dụ: “ Chúng tăng lượng hàng mua, phía q cơng ty liệu có đãi ngộ khơng? ” Có thể vận dụng phương án hỏi dẫn dắt, ví dụ: “ Kinh doanh tiêu thụ mặt hàng không nhận triết khấu 3% khơng thể thu nhiều lợi nhuận khó đạt hiệu cao ” Cách hỏi khiến đối phương khơng cịn cách lựa chọn khác phải trả lời Hỏi hỏi theo phương thức hiệp thương, ví dụ: “ Q cơng ty xem với triết khấu 3% phía chúng tơi thoả đáng chưa? ” Ngữ khí hỏi ln mang ngữ khí chuyển biến, dễ tiếp nhận Phương thức hỏi đa dạng, tiến hành phương thức hỏi tình khác Nên hỏi sau đối phương nói xong Khi đối phương phát ngơn, nói leo hành vi gây phản cảm Tuy nhiên đối phương nói dài dịng, lựa để hỏi chen ngang cách tế nhị Ví dụ như, hỏi đối phương ngừng chừng: “ ý ông vừa nói có ý nghĩa ? ” “ Vấn đề chúng tơi nắm rồi, cịn vấn đề nào? ” Ngồi tiến hành hỏi trước sau phát ngôn Cịn hỏi thời gian thảo luận hội nghị Kĩ xảo trả lời đàm phán khơng phải việc dễ dàng Địi hỏi phải trải qua tổng quan toàn cục người đàm phán, sau suy nghĩ tỉ mỉ trả lời Vì mà thương trường ln có câu “ ngơn cửu …” bạn hối hận câu nói hành vi thất ngơn, phải trả giá từ điều Câu hỏi đối phương đàm phán tính tốn tỉ mỉ Trong có chiến lược, có nghi ngờ, có cạm bẫy Đối với vấn đề này, người trả lời cần phải tuỳ ứng biến, nhiên không thiết phải trả lời diện vấn đề A, Cần chuyển hướng đối thoại Khi hai bên đàm phán phát sinh tranh chấp mâu thuẫn , chẳng qua việc bé xé to, chướng ngại đàm phán Cần biết thay đối đối thoại Ví dụ như: “ Chúng ta bàn luận sang chủ đề khác, thảo luận lại chủ đề ban đầu hay không? ” “ Vấn đề tương đối phức tạp, nên phân để thảo luận dễ ” B, Không thiết phải trả lời tận câu hỏi đối phương Trong trình tiến thêm bước đàm phán, rơi vào bị động Ví dụ: đối phương đưa câu hỏi chất lượng sản phẩm Chúng ta không nên giới thiệu tận tỉ mỉ tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, nên trả lời số tiêu chủ chốt, để từ xây dựng ấn tượng chất lượng tốt C, Phương thức từ chối trả lời Đàm phán nhằm mục đích đơi bên có lợi, đơi bên đạt hiệu đàm phán ý Nếu không tiếp nhận điều kịen đối phương, khơng kí kết hợp đồng Lúc lúc sử dụng phương án từ chối cự tuyệt, không nên khiến đối phương có cảm giác “ đối thủ ” mà nên trì quan hệ “ đối tác ” Khi cự tuyệt phải giữ hồ khí, chuyển biến Ví dụ: “ ý kiến bạn hay, chúng tơi xem xét lại ”, “ tơi thích sản phẩm bạn, tiếc vốn dùng chúng tơi q ” D, Mượn cách trả lời vòng vo Trong đàm phán, Khi đối phương đưa câu hỏi mà bạn chưa suy nghĩ cân nhắc kĩ mà đối phương thúc giục không lúc, bạn vận dụng tư liệu cịn dang dở hay mượn cách nói vịng vo để trả lời Ví dụ: “ Tơi chưa thể đưa câu trả lời câu hỏi bạn, thiết phải hỏi ý kiến cấp ” Trả lời vòng vo khơng có nghĩa từ chối khơng trả lời Điều biểu thị việc cần phải suy nghĩ cân nhắc trước đua định Trong q trình đàm phán, hai bên ln mong trì lợi ích cho thân, để mong đạt thoả thuận chung, nhiên tồn nhiều ý kiến bất đồng, có làm cho đàm phán rơi vào bế tắc Lúc khơng giải bế tắc đàm phán khơng cách tiến hành Nếu muốn phá vỡ bế tắc, mặt nên đưa lời cổ vũ động viên đối phương nỗ lực đạt được; mặt khác áp dụng phương án khác để giải Phương pháp cụ thể để vận dụng kĩ xảo là: A, Dùng lời lẽ khích lệ cổ vũ đối phương Khi đàm phán rơi vào bế tắc, bạn dùng câu nói khích lệ như: “ Ngài thấy đấy, giải nhiều vấn đề, cịn lại số ít, khơng giải có phải tiếc khơng? ” Cách nói xem ổn nhất, thực tế biết cổ vũ khích lệ mang lại tác dụng tốt Đối với đàm phán có nhiều vấn đề để thảo luận, nên xố bỏ bế tắc cịn tồn tại, ví dụ, đàm phán có sáu vấn đề cần thảo luận mà có bốn vấn đề quan trọng, lại hai vấn đề thứ yếu, giả sử bốn vấn đề có ba vấn đề đạt thoả thuận, lại vấn đề quan trọng hai vấn đề nhỏ, đối diện với bế tắc bạn nên nói với đối phương này: “ Trong bốn vấn đề giải ba vấn đề, lại vấn đề giải coi vấn đề nhỏ khác giải được, để tiếp tục nỗ lực, yên tâm thảo luận nốt vấn đề cuối cùng! Nếu gạt bỏ tất nhiên cảm thấy tiếc! ” Nghe đối phương tiếp tục đàm phán, bế tắc bị loại bị hoàn toàn B, Tìm phương án khác Trong đàm phán, hai bên không đồng quan điểm nên giao dịch dễ rơi vào bế tắc Lúc mà dùng lời nói để giải bế tắc khơng thể thành cơng Dưới tình hình này, vận dụng phương pháp nhằm loại bỏ bế tắc Và biện pháp thay thế: (1) Thay đổi lãnh đạo nhân viên nhóm nhỏ đàm phán (2) Lựa chọn thời gian đàm phán Ví dụ định lại thời gian đàm phán để thảo luận bàn bạc vấn đề khó giải Vì lúc có nhiều tư liệu lí đầy đủ (3) Thay đổi phương thức phục vụ sau tiêu thụ, ví dụ đề nghị giảm bớt thủ tục rườm rà, để bảo đảm phục vụ sau ngày (4) Cải biến mức độ nguy hiểm Phân tích lợi ích tổn thất xảy ra, giúp đối phương quay trở lại vòng đàm phán (5) Thay đổi hình thái đàm phán, từ tình hình tranh đấu căng thẳng tình trạng nỗ lực, đồng tâm hiệp lực Tăng liên lạc liên kết ông chủ, kiến trúc sư, kĩ sư kĩ thuật hai bên đàm phán, có ảnh hưởng để đến giải vấn đề (6) Tìm người trung gian để lí giải, đương nhiên người phải có uy tín có quyền đưa cảm hoá điều tiết (7) Thiết lập uỷ ban nghiên cứu nhân viên hai bên hợp thành (8) Nhượng hợp lí, đưa nhiều phương án để đối phương có hội lựa chọn (9) Bỏ qua vấn đề bàn luận vấn đề dễ giải sau đợi có hội để giải vấn đề khó (10) Tạm thời nghỉ giải lao, sau thoải mái, thích hợp kết nối tình cảm đôi bên, để đưa thái độ nhẹ nhàng để giải vấn đề Hoá giải bế tắc để tăng thêm thành ý hợp tác đôi bên, giúp cho tiến trình đàm phán đạt thuận lợi