Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương LỜI NÓI ĐẦU Ngày hoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ đóng vai trị quan trọng sống hàng ngày Công nghệ thông tin (CNTT) ngành chứng tỏ vị trí lĩnh vực sống đại CNTT đời giúp người giải phóng sức lao động, thực ước mơ sống tảng cho ước mơ tương lai Trên giới nói chung Việt Nam nói riêng, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào đời sống ngày rộng rãi Đặc biệt việc áp dụng công nghệ thông tin vào q trình quản lí như: Quản lí kinh doanh, quản lí bán hàng, quản lí học tập … giúp ta giảm bớt cồng kềnh việc lưu trữ liệu cần kiếm cách dễ dàng Trong thực tế, việc quản lí điểm trường THPT Chiềng Khương cịn nhiều khó khăn phải làm thủ cơng q nhiều chiếm khoảng thời gian lớn giáo viên người quản lí Chính vậy, tơi định phân tích thiết kế hệ thống thơng tin để lập chương trình “Ứng dụng CNTT vào việc quản lí học sinh THPT” Với trình độ cịn nhiều hạn chế nên em khơng tránh khỏi sai xót q trình xây dựng hệ thống chương trình Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình cặn kẽ Lưu Thị Bích Hương Mong đóng góp ý kiến bạn Sơn La, tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực Hà Thị Hồng Dung Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ACCESS Microsoft Access trở thành phần mềm sở liệu (CSDL) liên tục phát triển, thể bước ngoặt quan trọng dễ dàng việc sử dụng, nhiều người bị quấn hút vào việc tạo CSDL hữu ích riêng ứng dụng CSDL hoàn chỉnh Hiện Microsoft Access trở thành sản phẩm phần mềm mạnh dễ dàng, đơn giản làm việc Chúng ta xem xét lợi ích việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL Microsoft Access Hệ CSDL: Theo định nghĩa đơn giản nhất, CSDL tập hợp ghi tệp tổ chức cho mục đích cụ thể Hầu hết hệ quản trị CSDL lưu giữ xử lý thông tin mơ hình quản trị CSDL quan hệ Từ quan hệ bắt nguồn từ thực tế ghi CSDL chứa thông tin liên quan đến chủ thể dựa giá trị liệu quan hệ Trong hệ quản trị CSDL quan hệ, tất liệu quản lí theo bảng, bảng lưu trữ thông tin chủ thể Thậm chí sử dụng phương tiện hệ CSDL để rút thông tin từ bảng hay nhiều bảng khác (thường gọi truy vấn – Query) kết giống bảng Thực tế cịn truy vấn dựa kết truy vấn khác Các khả CSDL cho nắm quyền kiểm sốt hồn tồn cách định nghĩa liệu, làm việc với liệu chia sẻ liệu với người khác Một hệ CSDL có ba khả chính: Định nghĩa Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương liệu, xử lý liệu kiểm sốt liệu Tồn tính nằm tính mạnh mẽ Microsoft Access 1.1.1.Định nghĩa liệu Xác định CSDL lưu trữ CSDL, loại liệu mối quan hệ liệu 1.1.2.Xử lí liệu Có nhiều xử lí liệu bảng (Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro Module (đơn thể) Microsoft Access 1.2.BẢNG (TABLE) Bảng đối tượng định nghĩa dùng để lưu liệu Mỗi bảng chứa thông tin chủ thể xác định Mỗi bảng gồm trường (field) hay gọi cột (Column) lưu lọai liệu khác ghi (Record) hay gọi hàng (Row) lưu tất thông tin cá thể xác định chủ thể Có thể nói khóa (Primary) (gồm nhiều trường) một mục (Index) cho bảng để giúp tăng tốc độ truy cập liệu 1.2.2.a.Đặt khóa (Primary key) Mỗi bảng CSDL quan hệ phải có khóa xác định khóa Microsoft Access tùy theo tính chất quan trọng bảng hay CSDL mà ta chọn khóa cho phù hợp: Mở bảng chế độ Design, chọn nhiều trường muốn định nghĩa khóa Dùng chuột hay bấm vào nút Primary Key công cụ 1.2.2.b.Định nghĩa khóa quan hệ Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương Sau định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ nên báo cho Access biết cách thức quan hệ bảng Nếu làm vậy, Access biết liên kết tất bảng sử dụng chúng sau truy vấn, biểu mẫu hay báo cáo *Các tính tự động tạo bảng dạng Access: + Phương tiện Table Wizard giúp định nghĩa bảng + Phép định nghĩa sơ đồ mối quan hệ + Các mặt nạ nhập liệu cho trường để tự động thêm kí hiệu định vào liệu + Có khả lưu trữ trường Null trường trống CSDL + Các quy tắc hợp lệ bảng có khả kiểm tra tính hợp lệ trường dựa trường khác + Công cụ riêng để tạo mục 1.3.TRUY VẤN (QUERY) * Các tính tự động thiết kế truy vấn Access:  Phương thức tối ưu truy vấn “Rushmore” (từ Foxpro)  Phương tiện Query Wizard giúp thiết kế truy vấn  Truy xuất thuộc tính (Properties) cột (Quy cách định dạng, vị trí thập phân (mặt nạ nhập))  Có khả lưu trữ kiểu trình bày bảng liệu truy vấn  Các công cụ tạo truy vấn (Query builder) khả dụng nhiều vùng  Khả định nghĩa kết nối tự động cải thiện  Hỗ trợ truy vấn Union truy vấn thứ cấp (trong SQL) Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương  Cửa sổ soạn thảo SQL (Structure Query Language) cải tiến  Tăng số trường cập nhật trrong truy vấn kết nối 1.4.BIỂU MẪU (FORM) Mẫu biểu đối tượng thiết kế chủ yếu dùng để cập nhập hiển thị liệu, điều khiển việc thự ứng dụng Các mẫu biểu dùng để trình bày hồn tồn theo ý muốn liệu truy xuất từ bảng truy vấn Cho phép in mẫu biểu Cũng cho phép thiết kế mẫu biểu để chạy Macro Module đáp ứng kiện Mẫu biểu phương tiện giao diện người sử dụng ứng dụng Microsoft Access thiết kế mẫu biểu cho nhiều mục đích khác  Hiển thị điều chỉnh liệu  Điều khiển tiến trình ứng dụng  Nhập liệu  Hiển thị thông báo 1.5.BÁO CÁO (RECORD) Báo cáo đối tượng thiết kế để định quy cách, tính tốn, in tổng hợp liệu chọn *Các tính tự thiết kế báo cáo Access  Có cơng cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng báo cáo cho bảng truy vấn  Có thể thiết kế đặt nhiều thuộc tính bổ xung Macro Access Basic Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương  Các báo cáo chứa chương trình Access Basic (VBA) cụ (được gọi chương trình báo cáo – Code behind report) để đáp ứng kiện báo cáo  Các công cụ để tạo thuộc tính để giúp tạo biểu thức phức tạp câu lệnh SQL  Có thể cất kết báo cáo vào tệp vào tệp văn RTF  Có thuộc tính “Page” để tính tổng số trang thời điểm in *Những tính tự thiết kế Access Basic  Có khả viết trực tiếp chương trình mẫu biểu báo cáo để xử lý kiện  Truy nhập trực tiếp đến chương trình thuộc tính biểu mẫu báo cáo thơng qua việc thiết đặt thuộc tính  Làm việc với tất đối tượng CSDL bao gồm bảng, truy vấn, biểu mẫu, Macro, trường, mục, mối quan hệ điều kiện  Khả xử lí lỗi cải thiện  Các phương tiện tìm kiếm lỗi cải tiến  Các kiện mở rộng tương tự Visual Basic  Hỗ trợ tính OLE  Có khả tạo công cụ tạo biểu thức Wizard theo ý muốn Chính lí em định chọn ngơn ngữ Microsoft Access để xây dựng chương trình “Quản lý học sinh trường trung học phổ thông Chiềng Khương” 1.6.CÁC MACRO Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương Các macro có khả hữu hiệu giúp ta xây dựng Menu chương trình Hơn ta chạy chương trình giao diện tự động macro (Autoexec ) tạo 1.7.MODULE CHƯƠNG TRÌNH Module chương trình cho phép ta lập trình đoạn mã chương trình mã nút lệnh Từ ta thực đoạn mã Visual Basic mà Access cho phép nhúng môi trường (VB) để thực tạo hiệu ứng cho giao diện chương trình Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương CHƯƠNG KHẢO SÁT BÀI TOÁN QUẢN LÝ HỌC SINH TRƯỜNG THPT CHIỀNG KHƯƠNG 2.1.GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG THPT CHIỀNG KHƯƠNG Nằm sát biên giới Việt – Lào Huyện Sông Mã, Tỉnh Sơn La trường THPT Chiềng Khương thành lập năm 2003 Trong cơng tác quản lí nhà trường coi trọng công tác tự quản, phát huy tính cực dân chủ học sinh, khơi dậy khẳng định vai trò lớp, cán chi đồn Khi nói đến thành cơng cơng tác quản lí trương THPT Chiềng Khương khơng thể khơng kể đến vai trị đội ngũ giáo viên chủ nhiệm, 24 thầy cô giáo viên chủ nhiệm 24 lớp gương tận tụy, sáng tạo trách nhiệm cao Các thầy cô hịa vào đời sống, sinh hoạt em để vừa người hướng dẫn đồng thời nắm tâm tư nguyện vọng em, giúp em dễ dàng vượt qua trình học tập Quy chế chuyên môn kỷ luật lao động giáo viên thực tốt, trình lên lớp thủ tục hành sư phạm triệt để tuân thủ Hưởng ứng chủ chương đổi phương pháp dạy học tồn ngành, trường có kế hoạch tiến hành rộng rãi, bước đầu đạt kết khả quan hứa hẹn nhiều thành công Những giảng chiều, lý thuyết túy, khô khan thay dần giảng sinh động, có sử dụng đồ dùng, thí nghiệm, tranh vẽ, đèn chiếu Cùng với việc tăng cường công tác quản lý, đổi phương pháp dạy học ban giám hiệu có nhiều nỗ lực trong công xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ giáo viên thơng qua sinh hoạt tổ, nhóm chun mơn, ngoại khóa, dự Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương giờ, thăm lớp, tham gia chuyên đề Trong tổng số 40 giáo viên trường có 36 giáo viên đạt trình độ đại học với nhà giáo ưu tú có thầy hiệu trưởng Lê Xuân Tăng Là trường thành lập với đội ngũ giáo viên trẻ nhiệt tình cơng việc nghiệp trồng người Trường có đảng viên liên tục năm liền chi nhà trường đạt danh hiệu chi Đảng vững mạnh Từ cố gắng từ nhiều mặt đây, chất lượng giáo dục nhà trường không gừng nâng cao Năm học 2007-2008 trường có 70% học sinh đạt hạnh kiểm tốt, khá, 30% học sinh xếp loại học lực giỏi, Bên cạnh nỗ lực nâng cao chất lượng đại trà, nhà trường đồng thời tích cực phát triển bồi dưỡng học sinh giỏi 2.2.BÀI TỐN QUẢN LÍ HỌC SINH TRƯỜNG THPT CHIỀNG KHƯƠNG 2.2.1.Mơ hình tổ chức trường Chương trình quản lí học sinh trường THPT Chiềng Khương Trường trung học phổ thông Chiềng Khương Ban Giám Hiệu Văn phòng Tổ giáo viên Các phòng ban Hiệu Trưởng Tài vụ Tốn Tin học Hiệu Phó Văn phịng Văn – Ngoại ngữ Hội đồng Sinh-KỹLý Bảo vệ Sử-ĐịaGDCD-TD Thư viện Truyền thống Hình 1: Mơ hình tổ chức nhà trường 2.2.2.Nhiệm vụ chức số đơn vị * Ban giám hiệu: Nhiệm vụ điều phối hoạt động trường, kiểm tra, đơn đốc phịng ban trực thuộc nhằm đảm bảo hoạt động quản lí học sinh, giáo viên, trình, kết học tập, chất lượng đào tạo học sinh * Văn phòng nhà trường: Là nơi tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ học sinh, ghi danh sách học sinh năm học Hướng dẫn nội dung kê khai cá nhân 10