Đang tải... (xem toàn văn)
Daily Time Sheet QUY TRÌNH HỢP ĐỒNG MUA I MỤC TIÊU Tuân thủ Quy trình hợp đồng mua các phòng ban sẽ phối hợp thực hiện công việc được trôi chảy, kiểm soát được tiến độ hàng về, đảm bảo nguồn hàng khôn[.]
QUY TRÌNH HỢP ĐỒNG MUA I MỤC TIÊU: - Tuân thủ Quy trình hợp đồng mua phịng ban phối hợp thực công việc trôi chảy, kiểm soát tiến độ hàng về, đảm bảo nguồn hàng khơng bị trì trệ hay tồn kho, đảm bảo hàng hoá yêu cầu chung hàng hoá II PHẠM VI - Bộ phận thực hiện: Khối vận hành, - Phòng ban liên quan: Phòng kinh doanh, Giám đốc Ngành hàng, Phịng Product, Phịng kế tốn, Phịng kỹ sư III TÀI LIỆU THAM KHẢO - Không áp dụng IV NỘI DUNG Định nghĩa từ viết tắt: Sale GĐNH Product HTKD XNK BOD BG KCS KH TSKT LK HH Ncc : : : : : : : : : : : : : Nhân viên kinh doanh Giám đốc ngành hàng Nhân viên sản phẩm Nhân viên hỗ trợ kinh doanh Nhân viên xuất nhập Ban giám đốc Bảo lãnh Hồ sơ kiểm tra chất lượng Khách Hàng Thông số kỹ thuật Linh kiện Hàng hoá Nhà cung cấp Trách nhiệm vai trò - Bộ phận đặt hàng (BOD, Sale, Product) : + Chịu trách nhiệm việc cung cấp đầy đủ rõ ràng thông tin hàng hoá, số lượng, thời gian mong muốn hàng về, mục đích nhập hàng, thơng tin dự án + Chịu trách nhiệm việc cung cấp đầy đủ rõ ràng chứng từ kèm theo: Biên thương thảo hợp đồng, Phê duyệt kết trúng thầu, Hợp đồng khách hàng + Riêng phận product: Chịu trách nhiệm kiểm tra u cầu chung cấu hình, thơng số kỹ thuật thiết bị, liệt kê linh kiện thiết bị phụ trợ cần mua - Khối vận hành: + Chịu trách nhiệm cập nhật thông tin kịp thời tình trạng chứng từ, tình trạng hàng hoá, thời gian giao hàng, thời gian dự kiến tốn/ mở BG, thời gian đóng thuế, + Đảm bảo lợi ích cho cơng ty việc thương thảo hợp đồng + Đảm bảo hàng hoá kịp tiến độ giao hàng + Chịu trách nhiệm khiếu nại sai khác chứng từ chất lượng hàng hoá với nhà cung cấp - Bộ phận kỹ sư: + Chịu trách nhiệm việc kiểm tra cấu hình hàng + Tư vấn kỹ thuật chuyên môn cho Bộ phận vận hành làm giải trình với nhà cung cấp - Bộ phận kế toán + Đảm bảo tốn mở bảo lãnh, đóng thuế kịp tiến độ lấy hàng - Ban giám đốc Chịu trách nhiệm xét duyệt đơn đặt hàng Lưu đồ (xem trang tiếp theo) Diễn Giải Quy Trình 4.1 Bước - Kiểm tra tình trạng hàng hóa: - Trước tham gia chào hàng, Giám đốc ngành hàng/sale/product có trách nhiệm gửi email thơng tin chi tiết sản phẩm (model, xuất xứ, cấu hình chi tiết, số lượng, ) thông tin dự án chào hàng (Khách hàng, thời gian mua sắm, mục đích mua sắm…) cho NV phụ trách mua hàng gửi yêu cầu kiểm tra tình trạng hàng hóa (giá cả, model, xuất xứ, thời gian giao hàng tình trạng chứng từ nhập khẩu) yêu cầu đăng ký dự án (nếu cần) Giám đốc ngành hàng/sale/product chịu trách nhiệm tính xác thơng tin cung cấp Trường hợp có thay đổi cần thơng báo kịp thời cho NV phụ trách mua hàng Dựa theo yêu cầu kiểm tra mà Giám đốc ngành hàng/sale/product đưa ra, NV phụ trách mua hàng có trách nhiệm kiểm tra lại thơng tin cung cấp Nếu xét thấy cịn có thơng tin chưa xác cần trao đổi qua email với Giám đốc ngành hàng/sale/product để xác minh lại thông tin 4.2 Bước - Kiểm tra với kho nội bộ/NCC: Căn vào thông tin chi tiết sản phẩm mà Giám đốc ngành hàng/sale/product cung cấp, NV phụ trách mua hàng có trách nhiệm kiểm tra với kho nội tình trạng hàng hóa Nếu hàng hóa có sẵn, NV phụ trách mua hàng tiến hành thơng báo cho Giám đốc ngành hàng/sale/product Nếu hàng hóa khơng có sẵn, NV phụ trách mua hàng có trách nhiệm liên hệ nhà cung cấp kiểm tra tình trạng hàng hóa (giá cả, model, xuất xứ, thời gian giao hàng tình trạng chứng từ nhập khẩu) đăng ký dự án (nếu cần) NV phụ trách mua hàng có trách nhiệm cung cấp thơng tin xác thời gian sớm không ngày kể từ ngày nhận yêu cầu kiểm tra Giám đốc ngành hàng/sale/product sau nhận phản hồi NV phụ trách mua sử dụng thông tin cung cấp báo giá cho khách hàng Nếu có yêu cầu đặc biệt (giá cả, thời gian giao hàng), Giám đốc ngành hàng/sale/product cần thông báo cho NV phụ trách mua NV phụ trách mua có trách nhiệm đàm phán với nhà cung cấp phản hồi kịp thời 4.3 Bước - Yêu cầu đặt hàng: Khi có phê duyệt kết lựa chọn nhà thầu hợp đồng bán cho khách hàng có xét duyệt cho trường hợp đặc biệt, Giám đốc ngành hàng/sale/product có trách nhiệm gửi yêu cầu đặt hàng cho NV mua hàng vòng ngày kể từ ngày hợp ký hợp đồng bán Yêu cầu đặt hàng cần mô tả chi tiết thông tin sản phẩm (model, cấu hình chi tiết, số lượng, khách hàng ) Thơng tin sản phẩm yêu cầu đặt hàng cần xác với phản hồi yêu cầu kiểm tra hàng hóa NV mua hàng bước 1.2 (sử dụng form mẫu “yêu cầu đặt hàng”) 4.4 Bước - Thương thảo: Phòng mua hàng sau nhận yêu cầu đặt hàng Giám đốc ngành hàng/sale/product có trách nhiệm liên hệ nhà cung cấp thương thảo hợp đồng (giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện toán, phương thức toán, phương thức vận chuyển, chứng từ cung cấp) Các điều kiện thương thảo phải dựa hợp đồng đầu (sử dụng form hợp đồng mua vào mẫu) Phịng mua hàng có trách nhiệm hồn thành việc thương thảo hợp đồng vòng ngày kể từ ngày nhận yêu cầu đặt hàng Giám đốc ngành hàng/sale/product Trong trường hợp nhà cung cấp cập nhật lại thơng tin có sai khác với phản hồi u cầu kiểm tra hàng hóa Phịng mua hàng bước 1.2, Phịng mua hàng có trách nhiệm thơng báo Giám đốc ngành hàng/sale/product để có hướng xử lý vấn đề phát sinh 4.5 Bước - Kiểm tra cấu hình: NV mua hàng sau hồn thành việc thương thảo hợp đồng chuyển hợp đồng cho nhân viên product kiểm tra Product có trách nhiệm kiểm tra cấu hình đặt hàng với hợp đồng đầu Product có trách nhiệm phản hồi yêu cầu kiểm tra cấu hình vịng ngày kể từ ngày nhận yêu cầu kiểm tra cấu hình NV mua hàng - Nếu cấu hình đặt hàng khớp với hợp đồng đầu ra: Product xác nhận cấu hình xác - Nếu cấu hình đặt hàng khơng khớp với hợp đồng đầu ra: product phản hồi lại cho NV mua hàng sai khác NV mua hàng nhận phản hồi Product phải trao đổi với Giám đốc ngành hàng/sale/product nhà cung cấp cấu hình đặt hàng tiến hành chỉnh sửa cấu hình để khớp với hợp đồng đầu 4.6 Bước – Duyệt/ Ký kết hợp đồng: Sau product xác nhận cấu hình đặt hàng, NV mua hàng tiến hành trình ký hợp đồng/ PO lên BOD Sau BOD đồng ý duyệt hợp đồng, NV mua hàng tiến hành gửi hợp đồng/PO cho nhà cung cấp ký đóng dấu trình ký BOD hợp đồng/PO nhà cung cấp ký Phân quyền duyệt hợp đồng/PO Giá trị đơn hàng Duyệt Level Duyệt Level < 5tr TP