Bài 1 - The parts of a letter (Thành phần của một bức thư) Thư là một phần rất phổ biến và quan trọng trong đời sống giao tiếp của hầu hết tất cả mọi người trong xã hội. Thư có nhiều dạng như thư thân mật, thư thương mại, thư cá nhân,thư giao dịch, Tuy nhiên cấu trúc của một bức thư cho dù là thư thương mại hay thân mật đều được chia thành sáu hoặc bảy phần cơ bản. Bao gồm: 1. Heading Tiêu đề 2. Inside address Địa chỉ bên trong (Thông thường chỉ dùng trong thư công việc mà không sử dụng trong thư thân mật.) 3. Salutation Lời chào 4. Body Phần thân của bức thư 5. Complimentary close Phần kết thúc, tán tụng 6. Signature Phần chữ ký 7. Superscription Địa chỉ ở trên bìa thư 1. THE HEADING (TIÊU ĐỀ) Phần tiêu đề của một bức thư thường bao gồm địa chỉ: tên đường, tên thành phố, tên bang, quốc gia và ngày tháng. Ví dụ dưới đây sẽ minh họa rõ hơn cho các bạn: 112 Lang Ha str., Dong Da dist. Ha Noi , Viet Nam March 8, 2009 Phần tiêu đề khi được đánh máy hay viết tay đều phải đặt ở trên cùng của trang giấy đầu tiên, gần với lề bên phải. Chính vì vậy khi đánh máy hoặc viết các bạn nên bắt đầu từ giữa trang để phần tiêu đề sẽ không bị dịch về phía lề trái. Trong trường hợp, bức thư của các bạn rất ngắn và được viết ở trung tâm của trang giấy, phần tiêu đề vì vậy cũng sẽ được đặt thấp và xa phần lề giấy hơn là trong bức thư dài. Ngoài ra, các bạn hãy lưu ý không nên đặt phần tiêu đề cao hơn 3cm tính từ phần trên cùng của khổ giấy và cách phần lề giấy vượt quá 2,25 cm. Nếu để phần tiêu đề quá sát như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến mỹ quan của bức thư và khiến người nhận thư khó quan sát. Trong trường hợp địa chỉ đã được in sẵn trên giấy hoặc cài đặt sẵn trong phần viết thư của mình, các bạn chỉ cần viết thêm phần ngày tháng ở dòng bên dưới. Các bạn hãy lưu ý viết thật khéo và cẩn thận. Bởi nếu như kết hợp những ký tự được đánh máy và viết tay lại với nhau một cách vội vàng sẽ khiến cho bức thư của các bạn nhìn lộn xộn, không rõ ràng. Phần địa chỉ của những văn phòng xã hội, công ty bảo hiểm, văn phòng luật khi đã được in sẵn thì nên để cách phần trên cùng của giấy 2,25 cm và có thể được đặt ở giữa hoặc gần lề bên phải. Trong trường hợp này, phần ngày tháng có thể ghi ở cuối bức thư, ở góc bên tay trái và ngay sau phần chữ ký. 2. THE INSIDE ADDRESS (ĐỊA CHỈ BÊN TRONG) Trong phần thư cá nhân, thân mật, chúng ta sẽ không sử dụng đến địa chỉ bên trong. Tuy nhiên trong tất cả các thư thương mại, công việc phần địa chỉ bên trong thực sự cần thiết. Trong phần này, tên và địa chỉ của người nhận thư thương mại sẽ được đặt ở phía bên trái của tờ giấy, nằm dưới phần tiêu đề. Tuy nhiên khoảng cách giữa phần tiêu đề và phần địa chỉ bên trong sẽ được quyết định bởi chiều dài và sự sắp xếp của bức thư. Phần địa chỉ bên trong nên bao gồm số nhà, tên đường, thành phố và bang, quốc gia. Cũng có những trường hợp các bạn có thể bỏ phần tên bang hoặc quốc gia ví dụ như thư trao đổi giữa những cá nhân hoặc công ty cùng làm việc ở một thành phố. Ví dụ: VuongHungVan, HaNoi construction corporation (HANCORP), 25 Mai Dich str., Cau Giay dist., Ha Noi. Phần dấu chấm câu ở dòng cuối của tiêu đề và địa chỉ có thể được sử dụng hoặc bỏ đi. Nhưng xu thế khá phổ biến hiện nay là mọi người không dùng dấu chấm ở cuối dòng. Ngoài ra, phần địa chỉ bên trong cũng có thể được viết ở cuối bức thư, bên lề trái, dưới phần chữ ký. Cách sử dụng đó khá phổ biến trong thư văn phòng ở cả hai dạng trang trọng lẫn thân mật. 3. THE SALUTATION (LỜI CHÀO) Social & Personal Letters (Thư thân mật, cá nhân) Lời chào gửi đến người nhận trong thư thân mật, cá nhân thường được viết ở bên tay trái, nằm dưới phần tiêu đề khoảng 1,5 cm và cách lề khoảng 3cm. Dạng câu chào "My dear" được người Mỹ đánh giá là trang trọng hơn "Dear". Vì vậy, khi viết thư cho một người phụ nữ chúng ta mới chỉ quen biết sơ sơ ta nên dùng "My dear Mrs. Lan". Còn nếu định viết cho một người đã thân thiết hơn thì nên viết: "Dear Mrs. Lan ". Tuy nhiên các bạn hãy lưu ý, người Anh thì lại cho rằng "My dear Mrs. Lan" sẽ được dùng để viết cho một người bạn thân thiết còn "Dear Mrs. Lan" là dành cho bức thư gửi tới một người chỉ mới quen biết và hiểu rất ít về họ. Chính vì vậy khi viết thư các bạn hãy xác định rõ văn hóa, phong tục của đối tượng nhận thư để chọn lựa câu chào phù hợp. Còn nếu các bạn viết thư cho một người lạ hoàn toàn, chưa từng gặp mặt thì các bạn nên viết tên họ đầy đủ của người nhận thư sau đó viết phần "Dear Madam" hoặc "Dear Sir" ở bên cạnh (phía phải). Ví dụ: Mrs. NguyenThuThuy, Dear Madam: Mr. LeMinh, Dear Sir: Mrs. John Evans, Dear Madam, Mr. William Sykes, Dear Sir, Phần câu chào trong thư thân mật, cá nhân có thể được theo sau bởi dấu hai chấm hoặc dấu phẩy. Business Letters (Thư thương mại) Trong thư thương mại, những câu chào được sử dụng phổ biến là: "Dear Sir," "Gentlemen," "Dear Madam," "Mesdames." Ngoài ra những câu chào trang trọng hơn là: "My dear Sir" "My dear Madam" Các bạn hãy lưu ý từ thứ hai trong câu chào trang trọng trên sẽ không được viết hoa. Phụ nữ đã kết hôn hay chưa kết hôn ta đều có thể dùng câu chào: "Dear Madam." Nếu người viết thân quen với người nhận thư thì cũng có thể sử dụng câu chào ít trang trọng hơn như: "My dear Mrs. Huong." Phần câu chào sẽ được đặt ở dưới phần địa chỉ bên trong và cách lề trái cùng khoảng cách như phần địa chỉ. Ví dụ: VuongHungVan, HaNoi construction corporation (HANCORP), 25 Mai Dich str., Cau Giay dist., Ha Noi . Gentlemen: Câu chào "Dear Sirs" thì đã không còn được sử dụng nữa mặc dù trong nhiều trường hợp câu chào đó đưa ra cách thể hiện tốt hơn. Việc sử dụng tên đứng một mình như một câu chào sẽ không được chấp nhận trong thư thương mại. Ví dụ: Mr. Ngoc Lam: I have your letter of Những dạng câu chào nên tránh sử dụng trong thư thương mại là: "Dear Miss," "Dear Friend," "Messrs." Note (Lưu ý): Trong thư riêng tư, thân mật chúng ta sẽ sử dụng dấu phẩy đằng sau "Dear" . Ví dụ: Dear Mai Anh, Tuy nhiên, trong thư thương mại, trao đổi công việc các bạn không nên sử dụng dấu phẩy đằng sau "Dear". Thay vào đó, nếu theo văn phong Anh Mỹ các bạn hãy sử dụng dấu hai chấm. Còn nếu theo văn phong Anh Anh các bạn hãy bỏ trống, không sử dụng dấu câu. Ví dụ: Dear Mr. ThanhPhong: Dear Mr ThanhPhong Titles (Tên hiệu) Việc hiểu biết và nắm rõ các tên hiệu sẽ giúp ích cho các bạn rất nhiều trong việc lựa chọn câu chào. Sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một số tên hiệu phổ biến được dùng trong câu chào khi viết thư trao đổi: "Mr.," Ngài, ông "Mrs.," Bà (đã có chồng) "Miss," Cô (chưa có chồng) "Messrs.," Các ngài, các ông "Reverend," Đức (tiếng tôn xưng các giáo sĩ, viết tắt Rev.) "Doctor," Tiến sĩ "Professor," Giáo sư "Honorable." Ngài, tướng công (tiếng tôn xương đối với các tước công trở xuống, các nhân vật cao cấp ở Mỹ, các đại biểu hạ nghị viện Anh trong các cuộc họp ; viết tắt Hon) "Esquire," Ngài, ông Người Anh thường sử dụng phổ biến tên hiệu "Esquire," (được viết tắt là "Esq." ) thay vì dùng "Mr." như người Mỹ. Tên hiệu "Messrs." được dùng để chỉ hai hay nhiều người cộng tác kinh doanh. Ví dụ: "Messrs. Le Minh and Ngoc Lam" Hoặc "Messrs. Le Minh & Ngoc Lam" Nhưng nếu các bạn gửi đến công ty như "The National Cash Register Company" thì các bạn không nên dùng: "Messrs. National Cash Register Company" Mà hãy dùng "The National Cash Register Company." "Messrs." là phần viết tắt của "Messieurs", tuy nhiên các bạn không nên sủ dụng dạng viết tắt nào khác ngoài "Messrs." Ngoài ra tên hiệu "Miss" không được coi là phần viết tắt và không được theo sau bởi dấu phẩy. 4. THE BODY OF THE LETTER (PHẦN THÂN CỦA BỨC THƯ) Những bức thư thân mật cũng được chia thành hai dạng: thư thân mật trang trọng và thư thân mật không trang trọng. Dạng thư trang trọng phải được sắp xếp sao cho toàn bộ bức thư chỉ gói gọn trong một trang. Điều đó sẽ giúp người nhận thư xác định thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra thư trang trọng phải được viết dựa theo những quy tắc và quy định nhất định. Có một số loại thư thân mật trang trọng, đó là: thư mời tham gia một công việc trang trọng, thư thông báo và thư công nhận. Trong những dạng thư ấy, ngôi thứ ba thường được sử dụng rất nhiều. Nếu các bạn nhận được bức thư được viết bằng ngôi thứ ba, phần thư trả lời của mình các bạn cũng phải sử dụng dạng viết ấy. Nếu các bạn viết: [...]... là: Các bạn không nên gửi những bức thư bị in lỗi hoặc chất lượng kém Thư viết tay được đánh giá cao hơn thư đánh máy Các bạn không sử dụng giấy màu hoặc giấy có in hình hoa hay trang trí phức tạp Các bạn không nên viết bằng giấy đơn Các bạn không nên sử dụng giấy có bản quá lớn hoặc quá nhỏ hay không phù hợp Các bạn không nên sử dụng lối viết trang trọng cho những vấn đề bình thường, không trang trọng... hôn có thể ghi phần tên của họ đơn giản là "Mai Huong" không cần thi t phải ghi là "Mrs Mai Huong" Ví dụ: Yours very truly, Mai Huong Ngoài ra, trường hợp một người phụ nữ chưa kết hôn thì có thể chỉ viết tên của họ không cần phải thêm Miss, nếu thêm thì nên được đặt trong dấu ngoặc tròn Ví dụ: Yours sincerely, Vuong Lan / (Miss) Vuong Lan Đó là phần viết tên, còn phần ký tên các bạn hãy lưu ý luôn... lời thư bằng ngôi thứ ba Các bạn không nên sử dụng giấy có in sẵn tên họ và chức danh để viết thư nhận lời hoặc lấy làm tiếc vì đã từ chối Các bạn không nên viết chữ quá cầu kỳ hoặc trang trí quá nhiều Các bạn không nên quá lạm dụng văn phong trang trọng cũng như không trang trọng mà nên sử dụng chúng một cách linh hoạt Các bạn hãy lưu ý nên gửi thư trả lời hoặc thông báo đã nhận được thư ngay trong... afterward to the matinée 232 West Thirty-First Street Regretting (Tiếc vì không tham dự được) Miss Blake regrets that a previous engagement prevents her from accepting Mrs Evans's very kind invitation for luncheon on Tuesday, March the fourth at one o'clock to meet Miss Flint and to go afterward to the matinée 832 West Thirty-First Street For the reception (Mời dự tiệc chiêu đãi) Thông thường những bữa tiệc... Thursday Afternoon, April Fifth to Meet the Board of Governors of the Door-ofHope Society from Four-Thirty to Seven o'Clock Accepting (Nhận lời) Mrs John Evans accepts with pleasure Mrs Wellington's kind invitation to meet The Board of Governors of the Door-of-Hope Society On Thursday afternoon, April fifth Regretting (Tiếc vì không tham dự được) Mrs John Evans regrets that a previous engagement prevents... Governors of the Door-of-Hope Society On Thursday afternoon, April fifth Các bạn lưu ý, trong trường hợp: Mr Hoang Anh and Mrs Thao Vi Request the Pleasure of Your Company to Meet General and Mrs Robert E Lee on Thursday Afternoon, February Fourth from Four until Seven o'Clock Five Hundred Park Avenue Nếu bạn chấp nhận lời mời thì chỉ cần tham dự bữa tiệc, không cần viết thư thông báo Nếu không thể tham dự... thì các bạn hãy gửi thư hoặc email thông báo cho người gửi Bài 3 - Informal invitations (Thư mời không trang trọng) Phần thư mời không trang trọng được khuyên là chỉ nên viết tay và sử dụng ngôi thứ nhất Bởi nếu thư mời được in ra thường chỉ dùng cho những sự kiện lớn, công phu và trang trọng FOR A WEDDING (THƯ MỜI CƯỚI) For a wedding (Thư mời cưới) Do thư mời không trang trọng là thư mời được gửi... yours, Tran Le Anh Sau đây bài giảng sẽ giới thi u cho các bạn một số mẫu thư trả lời (bao gồm cả nhận lời và từ chối) Các bạn hãy quan sát những ví dụ sau: Accepting (Nhận lời) June 7, 2009 Dear Le Anh, We shall be delighted to attend your wedding on Wednesday, June the twelfth, at three o'clock We wish you and Mr Bui Anh every happiness Sincerely yours, Nguyen Tat Thanh Regretting (Tiếc vì không tham... máy như ví dụ dưới đây Tuy nhiên, trong trường hợp các bạn viết tay phần thư mời thì bố cục sẽ không khác gì một bức thư thông thường Nếu sử dụng phần giấy đã in sẵn địa chỉ các bạn không cần phải ghi địa chỉ ở cuối như những bức thư thông thường Sau đây các bạn hãy quan sát phần ví dụ dưới đây: (A) Mr Hoang Anh and Mrs Thao Vi Request the Pleasure of Mr and Mrs Trent's Company at Dinner On Thursday,... pleasure Mr Hoang Anh and Mrs Thao Vi's very kind invitation for dinner at Sherry's on Friday, March the thirtieth at quarter past seven o'clock 640 West SeventySecond Street Regretting (Tiếc vì không tham dự được) Mrs Richard Pearson and Miss Pearson regret exceedingly that they are unable to accept Mr Hoang Anh and Mrs Thao Vi's very kind invitation for dinner at Sherry's on Friday, March the thirtieth owing . dear Mrs. Huong." Phần câu chào sẽ được đặt ở dưới phần địa chỉ bên trong và cách lề trái cùng khoảng cách như phần địa chỉ. Ví dụ: VuongHungVan, HaNoi construction corporation (HANCORP),. ghi là: To: Truong Dong, Esq., của một bức thư thương mại sẽ là: To: Mr. Truong Dong, Đôi khi, trong thư thương mại địa chỉ của người viết sẽ được in sẵn ở góc bên trái của phong bì thư. Tuy. chúng ta sẽ không sử dụng đến địa chỉ bên trong. Tuy nhiên trong tất cả các thư thương mại, công việc phần địa chỉ bên trong thực sự cần thi t. Trong phần này, tên và địa chỉ của người nhận