- 1 - PHN 6  LÝ BNG TÍNH EXCEL Giáo viên biên son: • ng Vit Nguyên • Phm Hng Thái - 2 - GII THIU Excel là chng trình x lý bng tính nm trong b Microsoft Office ca hãng phn mm Microsoft. Cng nh các chng trình bng tính Lotus, Quattro Pro, … bng tính ca Excel cng bao gm nhiu ô c to bi các dòng và ct, vic nhp d liu và lp công thc tính toán trên Excel cng có nhng m tng t, tuy nhiên Excel có nhiu tính ng u vit và có giao din rt thân thin vi ngi s dng. Hin nay có nhiu phiên bn ca Excel nh Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel 2000. Chng trình này hng dn s dng Excel 2000, nu bn cha tng s dng các phiên bn trc ca Excel thì vic hc chng trình này cng không có gì tr ngi. Khi hc Excel bn nên xem phn lý thuyt và minh ho, sau ó khi ng Excel va hc va thc tp. v c m ca Excel 2000 Excel 2000 là mt phn trong b Office 2000 ca Microsoft chy trên môi trng t Windows 95 tr nên do ó Excel 2000 có nhiu m ging vi Word 2000 trong cách nh dng và trang trí, khi s dng Excel 2000 cn chú ý mt sm sau: Hu ht các nguyên tc và các thao tác thc hin trong Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 u có th thc hin trong Excel 2000. Các tp to bi Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 u tng thích trong Excel 2000, nhng các tp to bi Excel 97 s không tng thích vi các phiên bn trc, tuy nhiên nu cn Excel 97 có th ghi tp di dng tng thích vi các phiên bn trc. * B Offce 2000 bao gm Word 2000 (son tho vn bn), Excel 2000 (X lí bng tính), Access 2000 (qun tr c s d liu), Power Point 2000 (thuyt trình) và Outlook 2000 (th tín in t), FrontPage (lp trình Web). - 3 - BÀI THC HÀNH S 1 (3 tit) o bng tính n gin 1 NI DUNG THC HÀNH v Làm quen vi Excel o Cách khi ng, tt chng trình Microsoft Excel 2000. o Thao tác màn hình ca Microsoft Excel: Thanh thc n, thanh công c, thanh nh dng, thanh trng thái. v Thao tác vi bng tính trong mt Workbook o Các khái nim c bn Workbook, Worksheet và các thành phn mt bng tính. o Chn mt bng tính, i tên bng tính. o Chèn, xóa, di chuyn hoc sao chép bng tính v Thao tác vi File d liu o M file có sn, to mt file mi, óng file hin thi. o Ghi file hin thi vào a, ghi vào a vi tên khác. v Nhp d liu o Nmc các kiu d liu trong Excel: kiu s, ký t, kiu ngày tháng, kiu công thc o Cách di chuyn con tr trong bng tính. o Cách nhp, sa và xóa d liu trên bng tính. v Thao tác vi hàng, ct, ô trong bng tính o Các cách chn, chèn, hy: Hàng, ct và ô o Thay i  rng hàng và ct v Sao chép và di chuyn d liu o Cách sao chép và di chuyn d liu. o Sao chép nh dng, chèn ghi chú - 4 - 2 TÓM TT LÝ THUYT 2.1 Mt s thao tác c bn vi file d liu • Khi ng Excel : Start /Programs /Microft Excel. • Thoát khi Excel: File / Exit hoc Alt + F4. • M file mi: File /New • Ghi file vào a: File /Save • Ghi file hin thi vào a vi tên khác: File / Save As. • Gi file c: File /Open. 2.2 Màn hình Excel - Làm n/hin th các thanh công c - Di chuyn v trí hin th ca các thanh công c Thanh tiêu (Title bar) Thanh Menu (Menu bar) Thanh công c (Tools bar) Thanh công thc (Formula) Các ô (Cells) Các bng tính (Sheet1,2 N) Thanh trng thái (Status bar) Các ct (Columns) Các dòng (Rows) ng tính (Workbock) - 5 - 2.3 Bng tính Trên mi bng tính có nhiu ct (Column) và dòng (Row), vùng giao nhau gia ct và dòng gi là ô (Cell). Ct: Có tt c 256 ct c t tên theo th t A, B, C,… n IV. Dòng: Có 65536 dòng, t tên theo th t 1, 2, … 65536. Ô: Mi ô u có a ch riêng, a ch này c xác nh bng tên ca ct và tên ca dòng to ra ô ó (tên ct luôn ng trc tên dòng). Ví d: ô C8. Vùng: Là tp hp nhiu ô ng lin nhau, a ch ca vùng c xác nh bng a ch ca ô  góc trên trái và ô  góc di phi ca vùng, và ngn cách bng du hai chm (:). Ví d: vùng C3:E13. 2.4 Các thao tác vi mt bng tính Bng tính: Trong mi tp Excel s có nhiu bng tính vi tên mc nh là: Sheet1, Sheet2, Sheet3,…Ta có th thao tác vi các bng tính nh sau • Kích hot bng tính − Click chut vào tên sheet trên danh sách các sheet. − Dùng các nút chuyn , , , − Click nút phi ti vùng các nút chuyn và Click vào tên sheet cn thit. • Các thao tác vi sheet : Click nút phi chut vào tên sheet và chn các lnh sau: − Rename: i tên bng tính − Insert: chèn thêm bng tính − Delete: xóa bng tính − Move or copy: di chuyn hoc sao chép bng tính. 2.5 Các kiu d liu Trong mt ô ch có th cha mt kiu d liu, kiu d liu c phân chia nh sau: - 6 - 2.5.1 Kiu s: Ký t gõ vào là s,  ch mc nh d liu dng s s hin th phía bên phi ca ô, nu là s âm có th nhp du (-) phía tc hoc  trong ngoc n. 2.5.2 Kiu chui: Ký t gõ vào là ch, mc nh s hin th phía bên trái ca ô. Khi d liu là kiu s, mun Excel hiu là dng chui phi nhp du nháy n (') vào trc. 2.5.3 D liu kiu ngày tháng: Nhp ngày tháng bình thng vi du phân cách là gch ngang (-) hay gch ng (/). Phn tháng Excel có th hin th s hoc ch bng ting Anh, quy nh cách hin th trong hp thoi Format Cell. 2.5.4 Kiu công thc: D liu kiu công thc s là nhng phép toán hay các hàm, mun nhp d liu dng công thc phi nhp du bng trc (=) . 2.6 Nhp, sa, xóa d liu • Nhp hng : Chn ô trng → Gõ d liu ↵ • Nhp công thc : Chn ô trng → Gõ du bng (=) → Gõ biu thc ↵ • Sa toàn b d liu : Chn ô cn sa → Gõ d liu mi ↵ • Sa mt phn d liu : Chn ô cn sa → Nhn F2 hoc Click chut lên dòng nhp d liu → Chuyn con tr text ti v trí cn sa, xóa bt hoc chèn thêm d liu ↵ • Xóa d liu : Chn ô cn xóa d liu → Nhn phim Delete. • ánh s th t - 7 - ánh s th t cho các danh mc trên bng tính, có th nhp s vào tng ô theo th t 1, 2, 3, … bình thng. Tuy nhiên Excel cho phép thc hin công vic này mt cách nhanh chóng hn, thc cht ây là phng pháp sao chép ly k có th thc hin theo các bc sau: B1: Nhp hai s nào ó vào hai ô k tip nhau trên cùng mt ct hoc mt dòng. B2: Chn c hai ô. B3: a tr chut n góc có du cng ca khi chn (góc di phi). Click & drap theo ct hoc dòng  sao chép. S các ô c sao chép n s có giá tr theo th t tng hoc gim dn theo mt công sai nht nh bng hiu s ca hai ô u tiên. Ví d: Nu s trong hai ô u là 1 và 2 (Công sai =1) thì s các ô k tip là 3, 4, 5… Nu s trong hai ô u là 1 và 3 (Công sai =2) thì s các ô k tip là 5, 7, 9… 2.7 Các thao tác vi hàng, ct, ô • Chn hàng, ct ô − Click chut vào tiêu  hàng nu chn c hàng, vào tiêu  ct nu chn c ct, vào ô nu chn ô. − Chn các hàng, ct, ô lin nhau: chn phn tu khi. Gi Shift và Click chut vào phn ti din  cui khi. − Chn các hàng, ct, ô ri rc: chn mt phn t. Gi Ctrl và Click chn các phn t còn li. • Chèn thêm hàng, ct, ô : Chn s hàng, ct, ô cn chèn. Click nút phi chut, chn Insert hoc dùng Insert => Rows (hoc Columns hoc Cells). • Hy hàng, ct, ô : Chn s hàng, ct, ô cn hy. Click nút phi chut, chn - 8 - Delete hoc dùng Edit => Delete. • Thay i  rng ct − Chn các ct cn u chnh  rng − t tr chut  mép phi vùng tiêu  và rê chut hoc dùng thc n Format / Column / Width. • Thay i  cao hàng − Chn các hàng cn u chnh  cao − t tr chut  mép di vùng tiêu  và rê chut hoc dùng thc n Format / Row / Hight. 2.8 Sao chép và di chuyn, xóa d liu 2.8.1 Sao chép d liu Có th thc hin các cách sau: Cách 1: Dùng c trong mi trng hp B1: Chn khi mun sao chép. B2: Click biu tng copy hoc s dng trình n Edit\Copy (Ctrl+C), cng có th right click và chn Copy. B3: Chuyn ô chn n v trí ích, click biu tng Paste hoc s dng trình n Edit\Paste (Ctrl+V) hay right click và chn Paste. Cách 2: Ch dùng khi vùng ích k bên vùng ngun và vùng ngun ch nm trên mt ct hoc mt dòng. Sau khi chn vùng thc hin: - Edit\ Fill\ Down : Chép xung di. - Edit\ Fill\ Right : Chép sang phi. - Edit\ Fill\ Up : Chép lên trên - Edit\ Fill\ Left : Chép sang trái. - 9 - Cách 3: Ging nh cách 2 nhng dùng chut. Sau khi ã chn khi a tr chut n góc di phi, tr chut s chuyn thành du cng (+), click & drap v phía mun sao chép. 2.8.2 Di chuyn và xóa d liu B1: Chn khi mun chuyn d liu B2: Chn Cut có th thc hin các cách sau: - Right Click và chn Cut. - Chn Edit\ Cut (Ctrl+X). - Click biu tng Cut. B3: Di chuyn ti ích sau ó chn Paste có th thc hin các cách sau: - Right click ti ô ích và chn Paste. - Edit\ Paste (Ctrl+V). - Click biu ng Paste (trên thanh công c) 2.8.3 Xóa d liu: Ô không b xóa. Chn khi d liu mun xóa và thc hin mt trong nhng cách sau: - Right click và chn Clear contents. - Chn Edit\ Clear\ Contents. - Nhn phím Delete. Sau khi xóa, nu mun ly li d liu có th s dng tính nng Undo bng mt trong 3 cách sau: Chn Edit\ Undo, nhn Ctrl+Z, hoc click biu tng Undo trên thanh công c. - 10 - 2.9 Sao chép nh dng, chèn ghi chú 2.9.1 Sao chép nh dng: Ch sao chép nh dng ca ô, không sao chép ni dung ô. Nu mun các ô khác có nh dng ging nh mt ô nào ó ta có th thc hin nh sau: B1: Chn ô có nh dng mun sao chép B2: Click biu tng Format\ Painter B3: Click vào ô hoc click & drap lên khi mun sao chép. 2.9.2 Chèn ghi chú (Comment): Mi ô u có th chèn ghi chú, khi a con tr chut n góc bên phi ca ô, ghi chú s hin th.  chèn chi chú cn thc hin: Right click ti ô mun chèn ghi chú và chn Insert Comment (hoc s dng trình n Insert\ Comment). Chn Format\ Comment nh dng kiu ch (font) sau ó nhp ghi chú bình thng. 2.9.3 Chnh sa và xóa ghi chú: - Chnh sa : Right click ti ô mun chnh sa và chn Edit Comment - Xóa : Right click ti ô mun xóa và chn Delete Comment. 3 T CHC THC HÀNH Giáo viên nhc li lý thuyt, hng dn sinh viên làm theo các thao tác. Chn 1 trong 2 bài thc hành trong mc Bài thc hành trên lp  sinh viên t làm di s ng dn ca giáo viên. 4 BÀI THC HÀNH TRÊN LP Bài 1. Thc hin các công vic sau: • Khi ng EXCEL, thc hin các thao tác phóng to thu nh ca s WORKBOOK, nh dng màn hình (n/hin th thanh công c, các ch hin th), di chuyn thanh công c, s dng các thanh trt ngang trt dc [...]... vi c sao chép t t c d li u trong m t b ng tính sang b ng tính khác và vi c sao chép chính b ng tính ó thành hai b n 3 Hãy phân bi t s khác nhau gi vi c xoá m t file, xoá m t b ng tính và xoá d li u 4 Hãy phân bi t s khác nhau gi a vi c - 26 - t tên file và t tên cho b ng tính BÀI TH C HÀNH S o b ng tính v i các ki u d 1 2 (3 ti t) li u và công th c trong EXCEL N I DUNG TH C HÀNH v nh d ng d li u o... ng i) BÀI T P V NHÀ Bài 1 Tr l i các câu h i sau 1 Hãy trình bày các cách kh i ng và thoát kh i Excel 2 Phân bi t s khác nhau gi a m t Workbook và m t Worksheet 3 S hàng và s c t trong các phiên b n khác nhau c a Excel (Excel 5.0, Excel 7.0, Excel 97) có gi ng nhau hay không? 4 Các a ch vùng A1:C4, C7:C12, B6:E6 ch nh ng ô nào trong b ng? 5 Phân bi t s khác nhau gi a các lo i a ch Cell, vùng Bài 2 Tr... sheet m i có tên Kieu du lieu • Ghi CSDL ã t o lên a v i tên Lam quen voi Excel. xls và óng c a s WorkBook • M t p Lam quen voi Excel. xls • Thoát kh i EXCEL ng d n 1 Kh i ng Excel: Start\ Programs\ Microsoft Excel sau ó th c hi n các thao tác: cho hi n th n thanh công c , di chuy n, phóng to, thu nh c a s 2 Nh p d li u vào b ng tính: Click ho t ô c n nh p d li u, sau ó nh p vào n i dung Các kí t gõ... (Worksheet), khi t o ra công th c có th s d ng d li u trong các b ng tính khác nhau Mu n nh p a ch c a m t ô m t b ng tính khác vào công th c, c n nh p tên c a b ng tính ó và ký t (!) tr c a ch ô Ví d : =D4+Sheet2!D4 (ô D4 c a b ng tính hi n hành c ng v i ô D4 Sheet2) 2.11.2 Liên k t d li u gi a các t p Excel: M các t p mu n liên k t trên cùng m t c a s Excel, mu n nh p a ch ô m t t p khác vào công th c, nh p... trên th c n File Cho bi t s gi ng và khác nhau gi hai l nh Save và Save As Bài 5 M c a s Excel, quan sát và h c thu c tên các ph n t trong b ng tính Excel Th c hi n các thao tác phóng to thu nh c a s WORKBOOK, s d ng các thanh tr t ngang tr t d c duy t các Cell trong Sheet - 22 - Bài 6 Nh p các d li u vào b ng tính theo m u sau Khi nh p, chú ý s d ng các k thu t nh p nhanh Sau khi nh p d li u xong,... xóa ch Book1, gõ tên file m i là Lam quen voi Excel Tên file trong môi tr ng Windows cho phép t i a 255 kí t Chú ý: Không nên nh p tên b ng ch Ti ng Vi t có d u - 14 - B5: Nh n phím Enter ho c Click nút Save Excel t ng gán ph n m r ng XLS vào tên file Do ó tên file là Lam quen voi Excel. xls Tên file v a y t s xu t hi n trên thanh tiêu lúc này c a b ng tính Ghi chú: Trong tr ng h p tên file v a gõ... th c trong Excel o Các phép toán s , chu i, so sánh o Cách l p công th c o Khái ni m a ch t ng i, a ch tuy t i o Sao chép công th c, sao chép có tính toán v Liên k t d li u gi a các b ng tính v Tìm ki m và thay th v S p x p d li u o Các cách s p x p t ng ho c gi m: trên m t c t, trên nhi u c t, theo n i dung c a hàng o S p x p theo tháng, ngày ho c theo th t do ng 2 2.1 i dùng t o TÓM T T LÝ THUY T... n 2.7 S d ng công th c trong Excel Công th c có th ví là tr c t c a b ng tính M t công th c ôi khi ch là m t kí hi u toán h c dùng mô t m i liên h gi a các con s , ví d nh 5+4+10 = 19; ho c có th là m t công th c ph c t p nh d q = 1/2(d x+d y) + 1/2(d x- d y) cosq +xysin2q Trong Excel, công th c bao gi c ng ph i b t u b i d u b ng "=" D ng t ng quát c a công th c trong Excel nh sau: = trong... >=: L n h n ho c b ng,