bài tập lớn :hệ quản trị cơ sở dữ liệu đề tài : quản lý công văn

28 2.5K 17
bài tập lớn :hệ quản trị cơ sở dữ liệu đề tài : quản lý công văn

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

bài tập lớn :hệ quản trị cơ sở dữ liệu đề tài :quản lý công văn Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc Quản Lý Công Văn đều được làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng như tài chính. Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông tin mà máy tính được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà máy, trường học.... giúp cho công việc được tốt hơn. việc sử dụng máy tính vào công tác Quản Lý Công Văn là một yêu cầu cấp thiết nhằm xoá bỏ những phương pháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về nhiều mặt.Qua quá trình tìm hiểu khảo sát thực tế, chúng em đã xây dựng đề tài “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” với mong muốn giúp cho việc quản lý được dễ dàng, thuận tiện và tránh sai sót. Đề tài “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” nhằm thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý công văn bằng máy tính. Chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo khoa Công nghệ thông tin, đặc biệt là cô giáo Nguyễn Phương Nga đã nhiệt tình giúp đỡ trong suốt quá trình qua. Và chúng em cũng chân thành cảm ơn các bạn bè đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi thực hiện tốt đề tài này. Tuy nhiên do điều kiện và thời gian có hạn chế nên chúng em không thể tránh khỏi sai sót, mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô giáo và các bạn cho đề tài được hoàn thiện hơn.

Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn Danh sách nhóm : Phạm Long Biên Nguyễn Xuân Bình Hà Quân Đoàn Vũ Minh Đức Đỗ Khắc Tính Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 1 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại ngày nay, Công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc sống. Nó trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề như xây dựng, giao thông, quân sự, y học và đặc biệt trong công tác quản nói chung và Quản Công Văn nói riêng. Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc Quản Công Văn đều được làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng như tài chính. Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông tin mà máy tính được sử dụng rộng rãi trong các quan, nhà máy, trường học giúp cho công việc được tốt hơn. việc sử dụng máy tính vào công tác Quản Công Văn là một yêu cầu cấp thiết nhằm xoá bỏ những phương pháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về nhiều mặt. Qua quá trình tìm hiểu khảo sát thực tế, chúng em đã xây dựng đề tài “QUẢN CÔNG VĂN” với mong muốn giúp cho việc quản được dễ dàng, thuận tiện và tránh sai sót. Đề tài “QUẢN CÔNG VĂN” nhằm thiết kế và cài đặt hệ thống quản công văn bằng máy tính. Chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy giáo khoa Công nghệ thông tin, đặc biệt là giáo Nguyễn Phương Nga đã nhiệt tình giúp đỡ trong suốt quá trình qua. Và chúng em cũng chân thành cảm ơn các bạn bè đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi thực hiện tốt đề tài này. Tuy nhiên do điều kiện và thời gian hạn chế nên chúng em không thể tránh khỏi sai sót, mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy giáo và các bạn cho đề tài được hoàn thiện hơn. Hà nội, tháng 10 năm 2009. Nhóm sinh viên thực hiện Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 2 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn YÊU CẦU BÀI TẬP I - “Quản Công Văn” Yêu cầu của đề tài quản công văn là phân tích và thiết kế hệ thống quản công văn ở một đơn vị hành chính: Phân tích : Qua việc khảo sát thực tế quản công văn quan…, cho thấy: Công văn được chia làm hai loại : Công văn đến và công văn đi. Công văn đến, người văn thư phải chia về các bộ lãnh đạo hoặc bộ phận chức năng để giải quyết. Công văn đi do lãnh đạo hoặc bộ phận chức năng soạn thảo, qua văn thư lấy số và gửi đi. Để giải quyết một số yêu cầu sau: 1) Đánh sốcông văn tự động. 2) Theo dõi thời gian trả lời các công văn đến. 3) Danh sách công văn của từng bộ phận chức năng đang lưu giữ. 4) Theo dõi thời gian trả lời công văn đi, nếu công văn này yêu cầu trả lời. 5) Một số yêu cầu thống kê công văn: - Trong khoảng thời gian tuỳ ý. - Theo bộ phận chức năng. - Theo loại việc mà công văn liên quan: Bồi dưỡng cán bộ, khen thưởng, kỷ luật, lương II - Thiết Kế: 1) CSDL phản ánh thông tin đáp ứng nhu cầu quản trên. 2) Các Modul chương trình thực hiện các chức năng cần thiết: Ta nhập CSDL, cập nhật CSDL. Kết xuất thông tin để đáp ứng nhu cầu quản trên. Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 3 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn Phần I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG I - SỰ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CŨ: 1) Tổ chức của hệ thống cũ: Trong việc quản công văn được phân ra hai loại : Công văn đến, công văn đi và công văn nội bộ. - Cập nhật thông tin, phân loại, tìm kiếm tra cứu thống kê bằng thủ công. - Lưu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách. - Quản Công văn đến: Văn thư nhận Công văn và bóc xem công văn (nếu Công văn gửi theo đính danh thì không được bóc),Văn thư nhập các thông tin của Công văn đến (Mã Công văn đến, Ngày nhận, Mã loại, Tên Công văn đến, Nội dung công văn đến, Mã cơi quan gửi,Tên cơi quan gửi, Địa chỉ cơi quan gửi, Điện thoại cơi quan gửi, Ngày hẹn trả lời) để lưu, sau đó chia về cho cán bộ lãnh đạo hoặc các bộ chức năng trong quan để giải quyết. - Quản công văn đi: Chuyên viên sạo thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển văn thư lấy số theo thể loại và lấy thông tin của Công văn đi ( Mã công văn đi, Ngày gửi, Người ký, Mã loại, Tên công văn đi, Mã Cơi quan gửi, Yêu cầu trả lời, ngày hẹn trả lời) đồng thời chuyển bộ phận phát hành chuyển đi và theo dõi trả lời nếu có. - Quản công văn nội bộ: Chuyên viên viết bản thảo, gửi lạnh đạo duyệt ký, chuyển văn thư lấy số theo thể loại (Mã công văn nội bộ, , Ngày gửi, Người ký, Mã loại, Tên công văn đi, Mã quan gửi, Yêu cầu trả lời, ngày hẹn trả lời, Báo cáo, Quyết định, ) chuyển tới các bộ phận trong quan và theo dõi trả lời nếu có. Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 4 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn 2) Nhận xét cách tổ chức của hệ thống cũ: Ưu điểm: - Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với thời kỳ chủ yếu dùng thủ công để quản lý. Nhược điểm: - Không phù hợp với thời kỳ hiện nay, thời kỳ công nghiệp hoá tự động hoá. Các thao tác cồng kềnh, chậm trễ, không chính xác dễ dẫn đến sai sót, mất mát hư hỏng. - Tìm kiếm, phân loại, thống kê công văn mất thời gian, khó khăn. - Lưu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách, bảo quản không tốt dễ dẫn đến hư hỏng làm mất thông tin. 3) Cách khắc phục hệ thống cũ: Dùng thiết bị tự động để cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm, thống kê thông tin công văn nhanh chóng,dễ dàng chính xác như máy vi tính, địa từ 4 ) Các luồng dữ liệu Công văn đến được văn thư nhận, ghi số công văn, phân loại công văn, lưu công văn và chuyển lãnh đạo hoặc các bộ phận chức năng giải quyết. Công văn đi được chuyên viên soản thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển cho văn thư, văn thư đánh số công văn, gửi bộ phận phát hành, gửi công văn đi, theo dõi trả lời nếu có. Công văn nội bộ được chuyên viên soạn thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển cho văn thư, văn thư đánh số công văn, phát đi và theo dõi trả lời nếu có. II - LỰA CHỌN HỆ QUẢN TRỊ CSDL VÀ PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH 1) Lựa chọn hệ quản trị sở dữ liệu Để xây dựng chương trình “Quản Công Văn” ta thể chọn các hệ quản trị khác nhau. Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 5 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn Trong bài tập này, chúng tôi chọn hệ quản trị CSDL SQL server vì hệ này nhiều ưu điểm : Cho phép xây dựng ngân hàng dữ liệu thích ứng với mô hình thông tin đa dạng và phong phú đáp ứng các nhu cầu đòi hỏi của thực tiện ứng dụng. những công cụ khai thác ngân hàng dữ liệu được xây dựng một cách linh hoạt hiệu quả và dễ sử dụng đối với những người không tin về tin. Nó là hệ quản trị CSDL đang được dùng phổ biến hiện nay. 2) Phương pháp tiến hành Trên sở phân tích sự hoạt động của hệ thống cũ, chúng tôi thấy rằng việc xây dựng một chương trình Quản Công Văn là hết sức cần thiết. Việc tin học hoá Quản Công Văn xuất phát từ những yếu tố sau : - Nhu cầu tin học hoá của văn thư thuộc văn phòng các cơi quan yêu cầu. - Trình độ về quản của các nhân viên văn phòng. - Quy mô của việc quản - Mực độ ổn định của hệ thống Quản Công Văn. Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 6 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn Phần II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1) Thông tin đầu vào cần thiết cho hệ thống: Công Văn đến: - Thông tin công văn đến ( Tên công văn, mã số, nội dung công văn, loại công văn ) - Thông tin về bộ phận nhận công văn đến ( do sự phân chia công văn) - Thời gian nhận công văn . - Địa chỉ nhận công văn. - Thông tin bộ phận gửi công văn ( đơn vị quan hệ công văn) - Các thông tin khác: Tên công văn nội dung vắn tắt công văn Công Văn đi: - Thông tin công văn đi ( Tên công văn, mã số, nội dung công văn, loại công văn ) - Thông tin bộ phận chức năng gửi công văn đi. - Thông tin đơn vị nhận công văn ( đơn vị quan hệ công văn). - Thời gian gửi công văn. - Thông tin người ký công văn. Công Văn nội bộ: - Thông tin về công văn nội bộ. - Thông tin nơi gửi, người ký. - Thông tin về nơi nhận công văn. 2) Các Thông tin ra của hệ thống: Công Văn đến: - Thống kê công văn đến theo thời gian. - Thống kê công văn đến theo bộ phận chức năng. - Thống kê công văn đến theo nơi gửi công văn. - Thống kê công văn đến theo nơi nhận công văn. - Thống kê công văn đến theo công việc mà công văn liên quan. - Thống kê công văn đến theo yêu cầu trả lời. Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 7 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn Công Văn đi: - Thống kê công văn đi theo thời gian - Thống kê công văn đi theo bộ phận chức năng. - Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn. - Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn. - Thống kê công văn đi theo công việc mà công văn liên quan. - Thống kê công văn đi yêu cầu trả lời. Công Văn nội bộ: - Thống kê công văn nội bộ theo thời gian - Thống kê công văn nội bộ theo nơi gửi công văn. - Thống kê công văn nội bộ theo nơi nhân công văn. - Thống kê công văn nội bộ theo công việc mà công văn liên quan. 3) Tác nhân ngoài: - Đơn vị phụ trách quản công văn. - Đơn vị quan hệ với đơn vị phụ trách quản công văn. - Người quản công văn. 4) Các nhiệm vụ của hệ thống: - Cập nhật thông tin công văn đến, công văn đi,công văn nội bộ. - Lưu trữ công văn. - Tìm kiếm công văn. - Thống kê công văn. 5) Xây dựng mô hình hệ thống: 4 kĩ thuật lập mô hình: - Biểu đồ phân cấp chức năng. - Biểu đồ luồng dữ liệu. - Mô hình thực thể quan hệ. - Biểu đồ cấu trúc dữ liệu. Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 8 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn 6) Biểu đồ phân cấp chức năng: Các chức năng mà hệ thống cần đáp ứng: - Cập nhật thông tin công văn. - Lưu trữ công văn. - Tìm kiếm công văn. - Thống kê công văn. Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 9 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 10 QUẢN CÔNG VĂN Nhập công văn Thống kê công văn Xem công văn Nhập công văn đến Nhập công văn đi Nhập công văn nội bộ Nhập TTHT Nhập đơn vị quan hệ Nhập đơn vị chủ Nhập loại công văn Nhập đơn vị nội bộ Xem công văn đến Xem công văn đi Xem công văn nội bộ Thống kê công văn đến Thống kê công văn đi Thống kê công văn nội bộ Thống kê theo thời gian Thống kê theo nơi gửi Thống kê theo nơi nhận Thống kê công văn chưa trả Thống kê theo loại công văn Thống kê theo thời gian Thống kê theo nơi gửi Thống kê theo nơi nhận Thống kê theo loại công văn [...]... loại công văn Tên loại công văncông văn đến Mã công văn đi Mã đơn vị chủ Mã đơn vị chủ Tên đơn vị chủ Đ/c đơn vị chủ ĐT đơn vị chủ Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 17 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn Thực thể sau khi chuẩn ho : * Công văn đến: Mã công văn đến, Mã đơn vị chủ, Mã công văn đi * Loại công văn: Mã loại công văn, Tên loại công văn. .. Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn Tài liệu / kiểu thực thể Chưa chuẩn hoá Mã công văn đi Ngày gửi Mã loại công văn Tên loại công văn N/d công văn đi Mã đơn vị chủ Tên đơn vị chủ Đ/c đơn vị chủ ĐT đơn vị chủ Mã công văn đến Yêu cầu trả lời Mã Đv quan hệ Tên Đv quan hệ Địa chỉ Đv quan hệ ĐT đơn vị quan hệ Công văn đi 1NF Mã công văn đi Ngày gửi Mã loại công văn Tên loại công văn N/d công văn. .. Mã ĐV quan hệ * Loại công văn: Mã loại công văn đi, Tên loai công văn Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 19 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn * Dòng công văn đi: Mã công văn đi, Ngày nhận, Mã loại công văn, Tên công văn đi, Nội dung công văn đi, Mã đơn vị chủ, Yêu cầu trả lời, Ngày hẹn trả lời, Mã công văn đi * Đơn vị ch : Mã đơn vị chủ, Tên đơn... phận nhận 3NF Mã công văn nội bộ Ngày gửi Người kí Mã loại công văn Tên C/v nội bộ N/d côngvăn nbộ Mã bộ phận gửi Mã loại công văn Tên loại công văncông văn nội bộ Mã bộ phận nhận Mã bộ phận nhận Đ/c bộ phận nhận ĐT bộ phận nhận Thực thể sau khi chuẩn ho : * Công văn nội b :công văn nội bộ, Mã bộ phận *Loại công văn: Mã loại công văn, Tên loại công văn *Dòng công văn đi: Mã công văn nội bộ, Ngày... Dòng C/v đi - Mã công văn đi - Ngày gửi - Mã loại công văn - Tên công văn đến - N/d công văn đi - Mã công văn đến - Mã đơn vị - Yêu cầu trả lời - Ngày hẹn trả lời 10 Thiết kế cơ sở dữ liệu: Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 21 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn a File CVDEN.DBF: Chức năng: Lưu trữ các thông tin về đơn vị nhận công văn TT 1 2 3 Fild... Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 16 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn 8 Mô hình quan hệ (Bảng thực thể ): a Công văn đến: Tài liệu/ kiểu thực thể Chưa chuẩn hoá Mã công văn đến Mã loại công văn Ngày nhận Tên loại công văn Tên công văn đến N/d công văn đến Mã Đv quan hệ Tên Đv quan hệ Địa chỉ Đv quan hệ ĐT đơn vị quan hệ Mã công văn đi Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời Mã đơn vị... Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 24 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn 11 Thiết kế giao diện a Nhập công văn Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 25 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn b Xem công văn Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 26 Bài tập lớn. .. Mã công văn đến Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời Mã công văn đến Mã Đv quan hệ Tên Đv quan hệ ĐT đơn vị quan hệ 2NF Mã công văn đi Ngày gửi Mã loại công văn Tên loại công văn Tên công văn đi N/d công văn đi Mã đơn vị chủ Tên đơn vị chủ Đ/c đơn vị chủ ĐT đơn vị chủ Yêu cầu trả lời 3NF Mã công văn đi Ngày gửi Mã loại công văn Tên công văn đi N/d công văn đi Mã Đv chủ Yêu cầu trả lời Mã công văn đi Mã công. .. Ngày gửi, Mã loại công văn, Tên công văn nội bộ, N/d công văn nội bộ, Người kí, Mã bộ phận Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính 20 Bài tập lớn môn SQL server: Quản Công Văn * Đơn vị ch : Mã bộ phận nhận, Tên bộ phận nhân , Đ/c bộ phận nhận, ĐT bộ phận nhận 9 Biểu đồ cấu trúc dữ liệu: Công văn đến -Mã công văn đến -Mã đơn vị quan hệ -Mã công văn đi Đ/vị quan... - Mã công văn đến - Ngày nhận - Mã loại công văn -Tên công văn đến - N/d công văn đến - Mã công văn đi - Mã bộ phận - Yêu cầu trả lời - Ngày hẹn trả lời C/v nội bộ -Mã C/v nội bộ -Mã bộ phận Loại công văn -Mã loại công văn -Tên loại công văn Dòng C/v nội bộ - Mã C/v nội bộ - Ngày gửi - Mã loại công văn - Tên C/v nội bộ - Người kí - Mã bộ phận Công văn đi -Mã công văn đi -Mã đơn vị chủ -Mã công văn đến . dung công văn đến, Mã ĐV quan hệ, Yêu cầu trả lời, Ngày hẹn trả lời, mã công văn đi. * Đơn vị quan hệ: Mã đơn vị quan hệ, Tên Đv quan hệ, ĐT đơn vị quan hệ, Địa chỉ ĐV quan hệ * Đơn vị chủ: Mã. công văn đi Mã Đv quan hệ Mã Đv quan hệ Tên Đv quan hệ địa chỉ Đv quan hệ ĐT đơn vị quan hệ Thực thể sau khi được chuẩn hoá: * Công văn đi: Mã công văn đi, Mã công văn đến, Mã ĐV quan hệ. * Loại. đến, Mã cơi quan gửi,Tên cơi quan gửi, Địa chỉ cơi quan gửi, Điện thoại cơi quan gửi, Ngày hẹn trả lời) để lưu, sau đó chia về cho cán bộ lãnh đạo hoặc các bộ chức năng trong cơ quan để giải

Ngày đăng: 01/05/2014, 15:41

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • YÊU CẦU BÀI TẬP

    • 1NF

    • 2NF

    • 3NF

    • Mã công văn đến

    • Mã công văn đến

      • Mã loại công văn

      • Mã ĐV quan hệ

      • Mã công văn đến

        • Mã loại công văn

        • Mã ĐV quan hệ

        • Mã công văn đến

          • Mã loại công văn

          • Mã loại công văn

          • Mã ĐV quan hệ

          • Mã công văn đến

          • Mã đơn vị chủ

            • Tài liệu / kiểu thực thể Công văn đi

            • 1NF

            • 2NF

            • 3NF

            • Mã công văn đi

            • Mã công văn đi

            • Mã công văn đi

              • Mã công văn đi

              • Mã Đv quan hệ

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan