Thông tin tài liệu
HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG QUN TR VN PHÒNG (Dùng cho sinh viên h đào to đi hc t xa) Lu hành ni b HÀ NI - 2008 HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG QUN TR VN PHÒNG Biên son : THS. PHM M HNH LI NÓI U Qun tr vn phòng là vic hach đnh, t chc, phi hp, tiêu chun hóa và kim sóat các hat đng x lý thông tin trong các c quan, doanh nghip. Ngày nay, vn phòng không còn ch là hình nh quen thuc vi nhng hành lang im ng, các cánh ca khép vi bng đ tên phòng ban k ch nghiêm trang, hay ting đánh máy ch lc cc. Ngày nay vn phòng đã mang mt b mt đa dng hn: trang thit b hin đi. không gian m , bài trí linh hat, thích ng vi nhiu nhu cu và phng thc làm vic phong phú. Thm chí có c các vn phòng làm vic t xa, vn phòng ti nhà và vn phòng o. Cho dù di dng thc nào, mt khi đã xác lp s có mt ca vn phòng thì các nhà qun tr vn có nhng mi quan tâm chung v cht lng, tính hiu qu t các h thng, qui trình và thói quen cng nh tp quán làm vic tt nhm phát huy ti đa các ch c nng và nhim v ca vn phòng. Hn th na, nhà qun tr s ngày càng nhn rõ rng vic t chc và qun lý tt hat đng vn phòng có nh hng ln đn hiu sut chung, thm chí c đn li nhun ca công ty. Hành chánh vn phòng hin din trong bt c các b phn phòng ban ch không ch riêng phòng hành chánh qun tr. Các c quan đu có nhiu phòng ban khác nhau, và m i b phn đó đu có công vic hành chánh vn phòng và vì th cn phi có công tác qun tr hành chánh vn phòng. Bt c cp qun tr nào, ngai tr công nhân trc tip sn xut, đu phi làm công vic hành chánh vn phòng. Tt c đu phi qun tr hành chánh vn phòng ca mình sao cho có hiu qu. B phn nào cng cn phi lên lch thi biu công tác, thi biu d án; c n phi qun tr thông tin, qun tr h s, cn phi hach đnh t chc các cuc hi tho, hi ngh và các chuyn đi công tác; đu phi vit báo cáo các chng trình và th t liên lc; đu phi tip khách và gi đin thai; đu phi sp xp ch làm vic sao cho va thm m, va qun tr qua các h thng và th tc, và va có hiu qu. Tt c các hat đng hành chánh vn phòng nêu trên đu phi đc thc hin mt cách khoa hc theo tiêu chun hin đi di nhãn quan qun tr. S thành công ca các bn ti các doanh nghip hay không, phn ln là nh vào vic qun tr hành chánh vn phòng! Cun sách này s giúp cho các bn sinh viên nm đc nhng điu c bn nht v qun tr hành chánh vn phòng. Trong quá trình biên san không sao tránh khi nhng khim khuyt, rt mong nhn đc s đóng góp chân tình ca quí đng nghip và các bn sinh viên đ cun sách này ngày càng hòan thin hn! Tác gi Phm M Hnh 3 CHNG 1 MT S VN CHUNG V QUN TR VN PHÒNG Bt c mt c quan nào dù ln hay nh cng đu có mt b phn tip khách, qun lý và gii quyt vn bn đi-đn, lu tr h s tài liu, t chc sp xp hi hp là cánh tay đc lc ca cp qun lý, đó chính là vn phòng (hay phòng hành chánh qun tr). các hat đng vn phòng trong c quan đc thng nht và có hiu qu, c n phi có nhng ngi chuyên nghip v hành chánh vn phòng, đó là chánh vn phòng hay trng phòng và th ký hay nói cách khác đó là các nhà qun tr hành chánh vn phòng. giúp mi ngi cùng làm vic vi nhau mt cách có hiu qu, hòan thành các mc tiêu, thì cn phi xây dng và duy trì mt c cu qui đnh nhng vai trò, chc nng, nhim v và chc v công tác. ó chính là vic t chc b máy hành chánh vn phòng. có ý ngha, mt vai trò hoc ch c nng nhim v phi đc gn vi mc tiêu rõ ràng, vi s nhn thc đy đ v bn phn, hoc hành đng có liên quan vi nhau. Quyn hn phi đc giao mt cách rõ ràng kèm theo các công c, các ngun tài nguyên và thông tin cn thit đ hòan thành nhim v đó. các vai trò h tr nhau mt cách có hiu qu, chúng phi đc sp xp theo mt trt t nht đnh, hng v mc tiêu. ó là nhng ni dung đc trình bày trong chng 1 này. 1.1 KHÁI NIM, CHC NNG VÀ NHIM V VN PHÒNG 1.1.1 Khái nim vn phòng Vn phòng là b máy làm vic tng hp và trc tip ca mt c quan chc nng phc v cho vic điu hành ca lãnh đo. Các c quan thm quyn chung hoc ln thì thành lp vn phòng, nhng c quan nh thì có phòng hành chánh. Vn phòng còn đc hiu là tr s làm vic ca c quan, đn v, là đa đim giao tip đi ni, đi ngai ca c quan, đn v đó. Ngòai ra, vn phòng còn có th là phòng làm vic ca th trng có tm c cao. Ví d vn phòng Chính ph, vn phòng Tnh y, vn phòng Tng công ty Vn phòng đc hiu là mt lai hat đng trong các c quan, doanh nghip. Vn phòng thiên v vic thu nhn, bo qun, lu tr các lai công vn giy t trong c quan. Nói đn vn phòng ngi ta thng ngh đn m t b phn ch làm nhng công vic liên quan đn công tác vn th. Nh vy: Vn phòng là b máy điu hành tng hp ca c quan, doanh nghip; là ni thu thp, x lý thông tin h tr cho hat đng qun lý; là ni chm lo mi lnh vc dch v hu cn đm bo các điu kin vt cht cho hat đng ca mi c quan, t chc. 1.1.2 Chc nng vn phòng Vn phòng hoc phòng hành chánh có các chc nng sau: -Chc nng giúp vic điu hành. -Chc nng tham mu tng hp. -Chc nng hu cn, qun tr. 1.1.3 Nhim v vn phòng Vn phòng có nhng nhim v ch yu sau đây: -Xây dng chng trình và t chc thc hin chng trình. 4 -Thu thp, x lý, qun lý và s dng thông tin. -Thc hin nhim v t vn vn bn cho th trng. -Xây dng, cng c t chc b máy vn phòng. -T chc giao tip, đi ni, đi ngai. -Duy trì hat đng thng xuyên, liên tc ca vn phòng. -Bo đm nhu cu hu cn, kinh phí chi tiêu, qun lý vt t tài sn ca doanh nghip. Vn phòng làm vi c theo ch đ th trng. Th trng vn phòng (chánh, phó vn phòng) phi đ cao trách nhim qun lý trong vn phòng và chu trách nhim pháp lý trc th trng c quan. 1.2 QUN TR VN PHÒNG 1.2.1 Khái nim qun tr và qun tr hành chánh vn phòng 1.2.1.1 Khái nim qun tr Qun tr là s phi hp tt c các tài nguyên thông qua tin trình hach đnh, t chc, lãnh đo và kim tra nhm đt đc các mc tiêu đã đ ra. 1.2.1.2 Khái nim qun tr hành chánh vn phòng Qun tr hành chánh vn phòng là vic hach đnh, t chc, phi hp, tiêu chun hóa và kim sóat các hat đng x lý thông tin. 1.2.2 Chc nng ca qun tr hành chánh vn phòng -Hach đnh công vic hành chánh -T chc công vic hành chánh vn phòng -Lãnh đo công vic hành chánh vn phòng -Kim sóat công vic hành chánh -Dch v hành chánh vn phòng. [tài liu 2] 1.3 T CHC B MÁY HÀNH CHÁNH VN PHÒNG 1.3.1 Hình thc, c cu t chc vn phòng Bt c khi nào và bt c đâu có mt nhóm ngi làm vic chung đu phi có mt t chc đc hach đnh rõ ràng. Mi quan h gia h phi đc xác đnh và thng nht. Ngi nào làm cái gì? Ai báo cáo ai? Ai là ngi ra quyt đnh? ó là nhng vn đ ct li ca t chc. 1.3.1.1 Hình thc t chc vn phòng Vn đ ch yu trong mt t chc hành chánh là các hat đng hành chánh nên tp trung hay phân tán? Các hat đng đó đc đt di s kim sóat trc tip ca nhà qun tr hay không? Vì các hat đng hành chánh có nh hng xuyên sut t chc, t vn phòng giám đc đn các đn v, ban ngành, đn nhân viên hành chánh có mc lng thp nht, cho nên hành chánh vn phòng không nên phân tán. Phân tán ngha là công vic hành chánh vn phòng ca mi b ph n phòng ban đu do b phn đó qun lý mt cách đc lp và vì th thiu hn s phi hp. Hu qu là công vic hành chánh vn phòng s trùng lp, hao tn vn phòng phm và sc lc, và nht là thiu s phi hp. Vì vy cn phi tp trung công vic hành chánh vn phòng sao cho thng nht. Có hai hình thc tp trung: tp trung theo đa bàn và tp trung theo chc nng. a)- Hành chánh vn phòng tp trung theo đa bàn (Physical centralization) 5 Hành chánh vn phòng tp trung vào mt đa bàn ngha là: mi hat đng h s vn th đu phi tp trung vào mt đa đim duy nht đó là phòng hành chánh, di quyn qun tr ca nhà qun tr hành chánh. Hình 1.1: Hành chánh vn phòng tp trung theo đa bàn. u đim: Ü D b trí và sp xp nhân s. Ü D kim tra. Ü Tp trung trang thit b. Ü n gin th tc Nhc đim: Ü Khó chuyên môn hóa Ü Công vic thiu chính xác do thiu quan tâm đn tm quan trng ca tng lai công vic. Ü Trì tr do chuyn giao công vic Vì vy ch nên áp dng lai hình này đi v i các doanh nghip nh hoc cá th. b)- Hành chánh vn phòng tp trung theo chc nng (functional centralization) Hành chánh vn phòng tp trung theo chc nng ngha là các hat đng hành chánh vn đt ti đa đim ca các b phn chuyên môn ca nó nhng phi đc đt di quyn phi hp, tiêu chun hóa và giám sát ca nhà qun tr hành chánh. NHÀ QUN TR HÀNH CHÁNH MI CÔNG VIC HÀNH CHÁNH CHO CÁC B PHN A, B, C 6 Hình 1.2: Hành chánh vn phòng tp trung theo chc nng. u đim: Thu hút đc nhiu chuyên viên vào công tác qun lý. Các chuyên viên này s tham mu (c vn) cho nhà qun tr hành chánh vn phòng cho tng b phn chuyên môn. Nhc đim: D vi phm ch đ mt th trng ngha là ln quyn các cp qun tr chuyên môn. Loi hình này áp dng cho hu ht các doanh nghip. 1.3.1.2 C cu t chc vn phòng C cu t chc ca b phn hành chánh vn phòng tùy thuc vào tng qui mô ca công ty và tùy thuc vào chin lc kinh doanh ca công ty. Nó cng tùy thuc vào tng lai sn phm và dch v ca c quan t chc. i vi doanh nghip cá th và qui mô rt nh thì không có b phn hành chánh vn phòng chuyên bit mà ch có mt nhân viên hành chánh vn phòng hoc th ký đm nhn mi công vic hành chánh vn phòng ca doanh nghip đó. Ngi này đm nhn tt c các công vic hành chánh tng quát ln chuyên ngành nh làm k tóan, s lng, tip tân, đánh máy, trc đin thai Khi doanh nghip này phát trin thành qui mô nh hoc trung bình nh thì bt đu có các trng phòng, trong đó có trng phòng hành chánh qun tr (Senior Administration Manager) kiêm luôn công vic qun tr tài nguyên nhân s. NHÀ QUN TR HÀNH CHÁNH B PHN A CÔNG VIC HÀNH CHÁNH B PHN B CÔNG VIC HÀNH CHÁNH B PHN C CÔNG VIC HÀNH CHÁNH 7 Hình 1.3: Phòng hành chánh qun tr ca mt doanh nghip nh. Khi doanh nghip có qui mô ln va, thì tùy chin lc, mc đích kinh doanh, và c cu mt hàng dch v hoc th trng mà c cu t chc ca b phn hành chánh vn phòng thay đi. Khi phát trin vi qui mô ln hoc rt ln, nhiu công ty có hn mt v phó tng giám đc ph trách các dch v hành chánh vn phòng. Hình 1.4: S đ t chc b phn hành chánh ca doanh nghip có qui mô ln. Nói tóm li, mi công ty có c cu t chc riêng. Không có c cu t chc nào là ti ho c. T chc tt là t chc nng đng và uyn chuyn (dynamic and flexible) phù hp vi môi trng, khung cnh và chin lc ca công ty đó. TRNG PHÒNG HÀNH CHÁNH QUN TR TRNG N V TÀI NGUYÊN NHÂN S TRNG N V DCH V HÀNH CHÁNH VN TRNG N V K THUT VÀ BO TRÌ CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÁNH QUN TR TNG GIÁM C PHÓ TNG GIÁM C MARKETING PHÓ TNG GIÁM C TÀI CHÍNH PHÓ TNG GIÁM C DCH V HÀNH CHÁNH VP TR LÝ TNG GIÁM C CHUYÊN VIÊN MARKETING GIÁM C NGHIÊN CU TIP TH GIÁM C KINH DOANH TR NG KHU VC A TR NG KHU VC B TNG KIM TÓAN TRNG PHÒNG K TÓAN GIÁM C NHÂN S GIÁM C DCH V HÀNH CHÁNH VN PHÒNG TRNG PHÒNG GIAO - NHN TRNG PHÒNG HÀNH CHÁNH TNG HP 8 1.3.2 B trí vn phòng B trí vn phòng là t chc, sp xp phòng c, bàn gh, dng c sao cho phù hp đ có mt tin nghi ti đa cho nhân viên và cho khách; Sp xp sao cho vic di chuyn tài liu càng ngn càng d kim sóat. nghiên cu s xp đt trong công vic, ta theo các giai đan sau: - Trc ht, cn phác ha lc đ ca khang trng. Sau đó v bn đ ca phòng c theo t l chi u cao, chiu ngang, chiu dài ca mi phòng và nhn đnh mi phòng bng cách đo chu vi hành lang ca các bc tng, cu thang ó là nhng đim chính phi chú ý khi v bn đ. - o các khang cách đ xp đt các bàn gh sao cho thun tin. Vi bn đ, ta có th thay đi v trí ca các vt mt cách d dàng trc khi bt tay thc hin khuân vác sp xp; đng thi nó cho ta mt hình nh din tin công vic. Khoa hc chng minh đc rng vic sp xp phòng c, bàn gh mt cách khoa hc và thm m s làm cho tinh thn nhân viên phn chn, th dãn bt cn thng và nht là nng sut lao đng cao. Vic sp xp phòng c cho tng b phn chuyên môn không khoa hc, s gây ra hu qu mt rt nhiu công sc và thi gian di chuyn lung công vic (flow of work) s r t phí phm. Ngòai ra, vic b trí các phòng làm vic riêng (private offices) cho nhân viên s gây ra lãng phí. Khi sp xp các phòng làm vic, nhà qun tr hành chánh cn phi theo mt s nguyên tc sau đây: 1.3.2.1 Chú ý đn mi tng quan gia các b phn phòng ban Nhà qun tr phi quan tâm sp xp các phòng ban di cái nhìn tng th ca các h thng. Các b phn này quan h mt thit vi nhau. Sau đây là mt s nguyên tc: 1. Các b phn phòng ban đc b trí gn các b phn chính ca công ty. Các b phn chính là b phn điu hành, kinh doanh, mua sm, k tóan, tài chính, dch v hành chánh, và phòng nhân s. 2. Sp xp sao cho mt khi t chc phát trin, chúng ta d dàng thay đ i v trí phòng ban. 3. Sp xp các phòng ban có quan h mt thit vi nhau gn hay sát nhau. Mc dù tt c các b phn đu có quan h vi nhau, nhng có mt vài b phn quan h nhiu hn. Thí d nh phòng hi hp nên gn phòng ca các cp qun tr thng hay s dng nó. 4. B trí các b phn hay tip xúc vi khách hàng hay vi các c quan bên ngòai gn li ra vào, thang máy hoc khu v c tip tân. 5. Cách ly xa ch làm vic nhng b phn hay gây ting n hoc gây d dáy bn thiu. 6. Tách các b phn cn bo mt xa khi ch công cng hoc nhiu ngi hay lui ti. 1.3.2.2 B trí phòng ban hoc bàn làm vic theo lung công vic (flow of work) C gng sp xp các phòng ban hoc bàn làm vic theo lung công vic nhm ti thiu hóa vic di chuyn khi chuyn giao tài liu hoc trao đi công vic. Khang cách quá xa s làm mt rt nhiu thi gian. Ngòai ra nó còn gíup ta gim bt kh nng làm tht lc giy t, gây trì tr và gián đan công vic. 9 Hình 1.5: Mô hình sp xp bàn gh, phòng ban không khoa hc, không theo lung công vic. [...]... tác v n phòng Ho t ng c a v n phòng r t a d ng, phong phú và ph c t p T ch c khoa h c công tác v n phòng có ý ngh a thi t th c t o i u ki n cho doanh nghi p hoàn thành t t m c tiêu t n t i và phát tri n Hi n i hoá công tác v n phòng là m t òi h i b c xúc c a các nhà qu n tr Hi n i hoá công tác v n phòng theo h ng: - “V n phòng i n t ” - “V n phòng không gi y” - “V n phòng t ng hoá” - “V n phòng c... I ÔN T P 1 .Trình bày khái ni m v n phòng? 2 .Trình bày ch c n ng, nhi m v c a v n phòng? 3.Khái ni m qu n tr và qu n tr hành chánh v n phòng? nh 4.Hành chánh v n phòng t p trung theo c i m c a m i hình th c trên? a bàn, theo ch c n ng là gì? Hãy trình bày u 5.V s c c u t ch c c a doanh nghi p n i anh/ch u-nh c i m v c c u t ch c ó? ang làm vi c và trình bày nh ng 6.Các trang thi t b v n phòng bao g... at ng trong v n phòng Nó d dàng trong vi c xê d ch khi ph i thay i v trí lúc c n thi t và ti t ki m i n, v t d ng 1.3.2.5 B trí phòng c a c p lãnh o Khi s p x p b trí phòng c a c p lãnh o cao c p, theo tiêu chu n qu c t , v n phòng c a v này g m có các phòng c sang tr ng Thông th ng v n phòng này g m có m t phòng ti p khách (receiving office) v i m t cô ti p tân hay th ký ti p tân; m t phòng h p (conference... office) v i m t cô ti p tân hay th ký ti p tân; m t phòng h p (conference room); các phòng làm vi c khác; phòng v sinh; m t phòng riêng c a th ký giám c (executive secretary) c trang hòang p; và m t phòng l n Th ng thì cô ti p tân d i quy n c a v chánh v n phòng 1.3.2.6 B trí phòng h p chung Phòng h p chung là m t b ph n v n phòng c a c p qu n tr cao c p Tuy nhiên, nó c ng c s d ng cho các c p qu n tr khác,... viên hành chánh v n phòng thì làm các công vi c hành chánh v n phòng, h làm vi c v i s tr giúp c a các d ng c hành chánh v n phòng B t c c p qu n tr nào c ng ít nhi u làm các công vi c hành chánh v n phòng Và vì là c p qu n tr , h ph i qu n tr v n phòng làm vi c c a mình, ngh a là ph i qu n tr hành chánh v n phòng Là nhà qu n tr , h ph i ph i h p t t c các tài nguyên thông qua ti n trình h ach nh, t... bàn gh , phòng ban theo th t c và lu ng công vi c 1.3.2.3 H n ch s d ng phòng riêng (h th ng v n phòng “ óng”) Khuynh h ng ngày nay ít s d ng phòng riêng cho các b ph n hành chánh mà th ng dành các khu v c tr ng trãi r ng rãi cho nhân viên hành chánh làm vi c D nhiên, l ai hình kinh doanh nh h ng n s l ng phòng riêng D u sao, các công ty c ng c n m t s phòng riêng Nói m t cách t ng quát, các phòng riêng... v n phòng (v n phòng ph m) V n phòng ph m bao g m: c p ba dây, h p ng h s , bìa trình ký, l ch, k p gi y, d ng c d p ghim, c l , các l ai phong bì, gi y, bút, m c in ph i y , có s n t i n i làm vi c t o nên uy tín trong công vi c V n phòng ph m không nên mua l ai x u, r ti n vì chúng có th làm h h ng các trang thi t b , m t th i gian, gây b c mình và làm m t v th m m c a v n b n M t s l ai v n phòng. .. khuynh h - Phòng riêng chi m t hai v c tr ng trãi 10 ng ít s d ng phòng riêng? nm i l n di n tích dành cho m t nhân viên làm vi c t i khu - Phòng riêng làm cho công ty t ng chi phí nhi u h n - Phòng riêng ít uy n chuy n trong vi c thay - Nh tr ti n i n, ánh sáng, thông gió i công vi c, thay i v trí c i m l n nh t khi s d ng phòng riêng là khó ki m tra và làm trì tr lu ng công vi c H th ng v n phòng “... c và trình bày nh ng 6.Các trang thi t b v n phòng bao g m nh ng th nào? 7 .Trình bày xu h ng hi n i hóa công tác v n phòng hi n nay? 8.Vi c b trí, s p x p các phòng làm vi c nh th nào h t hi u qu công vi c cao? 9.B n là chánh v n phòng c a m t T ng công ty, hãy thi t k m t v n phòng theo xu ng hi n i 15 CH NG 2 QU N TR V N PHÒNG Th i gian, m t khi ã m t i thì không bao gi l y l i c T c ng Vi t nam... âu, ã gi i quy t ch a n m c s công v n 6/ Trình công v n: Sau khi vào s công v n n, tùy theo ch v n th c a c quan, v n th ph i x p theo t ng l ai trình th tr ng c quan ho c chánh v n phòng, tr ng phòng hành chánh xem và cho ý ki n phân ph i 7/ Chuy n giao công v n n: V n th ghi vào s chuy n công v n nh ng công v n sau khi trình lãnh o có ý ki n gi i quy t n a ch phòng ban liên quan Công v n nh n c ngày
Ngày đăng: 21/04/2014, 20:13
Xem thêm: Giáo trình quản trị văn phòng, Giáo trình quản trị văn phòng