Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Bích Thủy.DOC

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Bích Thủy

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

Mở đầu 2

Phần 1: Tổng quát về công ty TNHH Bích Thủy 3

I Quá trình hình thành, phát triển của công ty TNHH Bích Thủy 3

II Sản phẩm, dịch vụ và quy trình công nghệ 3

II Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, cơ cấu nhân sự trong công ty 5

III Các hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp 8

1 Hoạt động tuyển dụng 8

2 Hoạt động đào tạo, bố trí nhân sự 9

3 Công tác tiền lương 12

4 Các hoạt động đánh giá thực hiện công việc 12

4 Công tác khen thưởng, kỉ luật trong công ty 13

5 Vấn đề tổ chức và định mức lao động 14

6 Vấn đề đãi ngộ, chính sách bảo hiểm của công ty 14

IV Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian gần đây 15

1 Kết quả hoạt động của hệ thống kinh doanh mỹ phẩm cao cấp 15

2 Kết quả hoạt động của hệ thống Spa và các dịch vụ liên quan 15

Phần 2: Các định hướng đổi mới của công ty trong thời gian tới 16

I Các định hướng phát triển kinh doanh trong thời gian tới 16

II Những dự định mới về hoạt động nhân sự của công ty 16

Kết luận 17

1

Mở đầu

Hiện tại em đang thực tập tại công ty TNHH Bích Thủy, có trụ sở tại 48A Mai Hắc Đế, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực, chủ yếu liên quan đến nghành công nghiệp không khói là chăm sóc sắc đẹp Em đặc biệt đi sâu về mảng kinh doanh mỹ phẩm của công ty, với trụ sở chính tại Hà Nội Sau một thời gian đến tại công ty thực tập, nhận được sự giúp đỡ, chỉ đẫn của các anh chị tại cơ sở, em có được những thông tin, những đánh giá tổng quát về công ty và hoạt động nhân sự tại công ty Những thông tin này chưa phải là đầy đủ, sâu sát, nhưng hi vọng sẽ đua lại được cái nhìn tổng quan rõ ràng về công ty Em xin cảm ơn cô Vũ Thị Mai đã hướng đẫn em trong việc tìm kiếm thông tin và cách thức trình bày để có được báo này!

2

Phần 1: Tổng quát về công ty TNHH Bích Thủy

I Quá trình hình thành, phát triển của công ty TNHH Bích Thủy.

Công ty TNHH Bích Thủy được thành lập vào tháng 7 năm 1996 với sự ra đời của Salon Tạo mẫu tóc và Thẩm mỹ Quốc tế đầu tiên tại Hà Nội có tên gọi QT Salon, nay đổi tên thành Anam QT Spa Với vai trò đi tiên phong trong lĩnh vục này, công ty đã trải qua nhiều khó khăn, vất vả, và hiện nay đã thành công, được xem là công ty hàng đầu trong ngành thẩm mỹ và mỹ phẩm tại Việt Nam.

Từ một địa chỉ duy nhất ở 13 Mai Hắc Đế, hiên tại QT salon đã trở thành một chuỗi hệ thống Spa tại các thành phố lớn, các khách sạn, khu nghỉ dưỡng 5 sao Tòa nhà 11 tầng Anam QT Spa tại số 26-28 Đông Du, Quận 1, thành phố Hồ chí Minh mang phong cách Á Đông kiểu Nhật Bản biến nó trở thành Spa sang trọng và lớn nhất Việt Nam lúc đó Năm 2006, Spa hiện đại nhất Hà Nội mở của trở lại sau thời gian tu sủa toàn diện tại số 51Lý Thái Tổ, đánh đấu sự trưởng thành vượt bậc của công ty TNHH Bích Thủy.

Với sự nỗ lực của mình, công ty đã thành công trong lĩnh vực phân phối mỹ phẩm, phát triển hệ thống Spa cũng như phối hợp thành lập các salon và Spa, đào tạo và quản lý nhân sự cho các chủ ù tư bên thứ ba Công ty cũng thành công trong việc trở thành nhà phân phối độc quyền tại thị trường Việt Nam cho hãng mỹ phẩm lớn nhât nước Mỹ.

II Sản phẩm, dịch vụ và quy trình công nghệ.

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm: - Mỹ phẩm cao cấp có xuất xứ từ Mĩ, Pháp, Anh…

- Các dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, nổi bật với các Spa chuyên nghiệp

3

Đối với lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm cao cấp, đây là mảng kinh doanh quan trọng, đem lại lợi nhuận lớn cho công ty Các sản phẩm mĩ phẩm đều được nhập khẩu nguyên kiện tự các nước Mĩ, Pháp, Anh… với các nhãn hiệu nổi tiếng như Clinique, Estee Lauder, Aramis, Rolland, Abré, Fudge…

Trong mặt hàng mỹ phẩm bao gồm các dòng sản phẩm là sản phẩm chăm sóc tóc, sản phẩm dưỡng da, sản phẩm trang điểm, làm đẹp, nước hoa, sản phẩm dùng chuyên biệt cho dịch vụ Spa.

Trong lĩnh vực chăm sóc sắc đẹp, với 2 trung tâm Spa chính là QT Spa tại Hà Nội và Anam Spa tại Thành phố Hồ Chí Minh, gọi chung là Anam QT Spa, công ty cung cấp tất cả các dịch vụ thường có của một Spa, bao gồm:

Với các dịch vụ này, và một không gian Spa chuyên nghiệp, Anam QT Spa là thương hiêu Spa uy tín hàng đầu tại Việt Nam.

Về quy trình kinh doanh của công ty Đối với lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm, công ty có bộ phận chuyên trách về xuất nhập khẩu, bộ phận này sẽ liên hệ với các tập đoàn mỹ phẩm uy tín nước ngoài, trở thành nhà phân phối độc quyền của hãng tại Việt Nam, nhập hàng về nước, sau đó bán với cả 2 hình thức là bán buôn và bán lẻ Đối với bán buôn, công ty phân phối sản phẩm cho các shop mỹ phẩm, các salon chăm sóc sắc đẹp với giá bán buôn, theo những hợp đồng lô lớn, mang tính ổn định cao Khách hàng của hình

Phó giám đốc nhân sự

thức bán buôn chủ yếu do bộ phần kinh doanh đảm nhiệm, và thường khách hàng sẽ gắn bó với công ty thông qua sự chăm sóc của các nhân viên bộ phânh kinh doanh Đối với hình thức bán lẻ, công ty có các showroom trưng bày và bán sản phẩm trực tiếp đến tay người tiêu dùng với sự hoạt động của các nhân viên bán hàng Tất nhiên, các showroom này cũng tham gia vào hoạt động bán buôn trên cơ sở nhu cầu của khách hàng và sự tham gia của các nhân viên bộ phận kinh doanh.

Đối với dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, mà cụ thể tại các Spa, quy trình hoạt động bao gồm các bước sau: Liên tục cập nhật các công nghệ Spa tiên tiến trên thế giới thông qua sự liên kết huấn luyện của chuyên viên nước ngoài, đào tạo đội ngũ nhân viên Spa có trình độ cao và đưa về các trung tâm Spa Khách hàng đến trung tâm Spa của công ty, tùy theo nhu cầu của khách hàng kết hợp với sự tư vấn của chuyên viên Spa, sẽ được chăm sóc với những quy trình phù hợp và tiên tiến, đảm bảo sự hài lòng cao nhất của khách hàng Khách hàng có thể đặt chỗ trước, lựa chọn loại hình dịch vụ chắm sóc, lựa chọn loại thuốc, mĩ phẩm trên cơ sở có sự tư vấn của nhân viên chăm sóc, tiếp nhận dịch vụ và trả tiền cho những dịch vụ đó.

Bên cạnh đó, công ty còn phối hợp thành lập các trung tâm Spa, các salon làm đẹp, đào tạo nhân sự trong làm đẹp thẩm mĩ…

Với quy trình hoạt động như trên, kể cả ở lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm lẫn chăm sóc sắc đẹp, công ty đã nhận được đánh giá tốt từ phía khách hàng và những doanh nghiệp trong nghề Các trung tâm Spa của công ty là những thương hiệu hàng đầu về Spa của Việt Nam.

II Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, cơ cấu nhân sự trong công ty.

Với lĩnh vực kinh doanh của mình, hiện tại, công ty có cơ cấu các phòng, các bộ phận theo sơ đồ mạng lưới sau đây.

Phó giám đốc nhân sự

Với sơ đồ tổ chức như trên, thì chức năng cụ thể của các bộ phận như sau:

1 Bộ phận Kế toán chịu trách nhiêm về lĩnh vực kế toán tài chính chung của công ty, chuyên trách cả hai lĩnh vực là Kế toán kho và thu hồi nợ cho công ty.

2 Phòng tổng hợp đảm nhiệm các vấn đề bao gồm lễ tân của công ty, quản lý và thực hiện công tác xuất nhập khẩu, thực hiện việc giao hàng của công ty.

3 Giám đốc kinh doanh quản lý trực tiếp quá trình kinh doanh của công ty, chuyên trách 2 phòng kinh doanh 1 và 2, các phòng kinh doanh chủ yếu thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng bán buôn, giới thiệu và trực tiếp thực hiện việc kí kết hợp đồng bán hàng

4 Phó giám đốc nhân sự của toàn công ty thực thế làm nhiệm vụ quản lý 2 trung tâm Spa, quản lý chủ yếu về mảng nhân viên cuản các trung tâm Spa, bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân viên tại các Spa và là người chịu trách nhiệm chính vè kết quả hoạt động của các trung tâm Spa này Phó giám đốc nhân sự cũng chịu trách nhiệm chính trong hoạt động liên kết mở các salon, Spa và các khóa đào tạo nhân sự trong là đẹp thẩm mỹ.

Trên thực tế, người nắm giữ vai trò điều hành hầu hết hoạt động của cả công ty sau Tổng giám đốc là Phó giám đốc tài chính Các bộ phận trong công ty có sự tách biệt về hoạt động tương đối rõ ràng nhưng thiếu những mối liên hệ mặt thiết để phối hợp hoạt đông, đậc biệt giữa hai mảng kinh doanh mỹ phẩm và chăm sóc sắc đẹp.

Về cơ cấu lao động trong công ty Toàn công ty hiện có trên 200 nhân viên làm việc thường xuyên Cơ cấu theo các phòng ban với tụ sở Hà Nội như sau:

7

- Phòng kế toán gồm 1 kế toán trưởng, 6kế toán viên gồm 1 kế toán kho, 1 kế toán tiền lương, 1 kế toán tổng hợp và 3 kế toán phụ việc.

- Phòng tổng hợp bao gồm 4 nhân viên thuộc bộ phận xuất nhập khẩu, 7 nhân viên thuộc bộ phận giao hàng và hiện tại có 12 nhân viên thuộc bộ phận lễ tân.

- Phòng kinh doanh 1 có 15 nhân viên, gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 13 nhân viên kinh doanh Phòng kinh doanh 2 có 1 trưởng phòng và 7 nhân viên kinh doanh.

Đối với các trung tâm Spa, hiện tại số nhân viên làm việc thường xuyên là hơn 150 người, làm việc theo ca.

Cơ cấu giới tính của lao động trong công ty không phải là điểm đáng chú ý Đối với bộ phần nhân viên tại các Spa, lễ tân, bán hàng tại các showroom thì hầu hết là nữ, còn nhân viên kinh doanh lại chủ yếu là nam.

Về trình độ học vấn, tất cả nhân viên phòng kế toán, bộ phận xuất nhập khẩu, nhân viên kinh doanh đều có trình độ cử nhân kinh tế Các nhân viên lễ tân, bán hàng tại các showroom, và các nhân viên Spa chủ yếu là đã tốt nghiệp phổ thông trung học.

III Các hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

1 Hoạt động tuyển dụng.

Công ty TNHH Bích Thủy có một quy trình tuyển dụng khá chuyên nghiệp, với hầu hết các hoạt động cần có của quá trình tuyển dụng Hàng năm, dựa vào bản kế hoạch hoạt động kinh doanh, dựa vào lượng lao động hiện tại, các phòng nghiên cứu, đánh giá nhu cầu nhân sự của mình, sau đó trình lên ban giám đốc nhu cầu nhân sự trong năm kế hoạch Ban giám đốc thông qua kế hoạch hoạt động của toàn công ty sẽ đưa ra quyết định về việc tuyển dụng thêm nhân sự hay thuyên chuyển nhân viên Khi có quyết định tuyển dụng thêm nhân sự, các phòng, bộ phận sẽ lập kế hoạc cho hoạt động

8

tuyển dụng cho mình Trước tiên sẽ đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện báo chí, các trang wed tuyển dụng, và cả sự thông báo nội bộ nhằm tìm kiếm các sự giới thiệu từ những nhân viên trong công ty, với các thông tin về vị trí cần tuyển, yêu cầu chung của ứng viên, thể lệ và quy định dự tuyển Sau đó, công ty nhận các hồ sơ dự tuyển, trải qua quá trình lọc hồ sơ, loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu, thông báo cho các ứng viên đáp ứng được vòng hồ sơ về thời gian, địa điểm tổ chức vòng phỏng vấn Đối với các vị trí từ trưởng phòng trở lên, công ty thường mở 2 vòng thi là trắc nghiệm kĩ năng và vòng phỏng vấn Đối với các vị trí thấp hơn thì thường chỉ trải qua một vòng phỏng vấn Các ứng viên đạt yêu cầu và được lựa chọn sẽ được thông báo bằng văn bản Thời gian thử việc đối với nhân viên mới có sự khác nhau giữa các bộ phận, tối thiểu là một tháng Khi được nhận chính thức thì nhân viên được kí hợp đồng chính thức, thời gian tính từ khi nhân viên đó đi làm.

Đối với trường hợp tuyển dụng đột xuất do các vấn đề phát sinh như có nhân viên có lý do đặc biệt không thể thiếp tục công việc, hay nhu cầu cho việc mở rộng hoạt động do một cơ hội kinh doanh không dự báo trước thì công ty vẫn thực hiện các bước tuyển dụng nêu trên, nhưng thời gian nhanh hơn, giản lược quá trình xin phép ban giám đốc bằng các quá trình giấy tờ hành chính.

Riêng đối với các Spa, việc tuyển dụng diễn ra mang biệt lập hơn so với các bộ phận khác của công ty Yêu cầu về trình độ văn học vấn, các phỏng vấn liên quan đến kỹ năng kinh doanh hay kỹ năng văn phòng không được chú trọng bằng nhiệt huyết, sự gắn bó với nghề và công ty.

2 Hoạt động đào tạo, bố trí nhân sự.

Hoạt động đào tạo được xem là một vấn đề then chốt trong các hoạt động nhân sự của công ty TNHH Bích Thủy Công tác đào tạo được diễn ra

9

thường xuyên, bao gồm cả đào tạo mới và đào tạo lại, với nhiều hình thức truyền thụ.

Đối với các nhân viên mới được tuyển về cho các phòng kinh doanh, phòng tổng hợp, phòng kế toán, hoạt đọng đào tạo được diễn ra ngay trong quá trình làm việc trong thời gian thử việc của các nhân viên Các nhân viên mới sẽ được giao những việc từ đơn giản tới phức tạp, được tiếp xúc với hầu hết các nghiệp vụ phải là ơ vị trí của mình Trong quá trình làm việc, các nhân viên mới nhần được sự hướng dẫn chặt chẽ của trưởng phòng, trưởng bộ phận hoặc một nhân viên có kinh nghiệm tốt được chỉ định Nhân viên mới sẽ được giới thiệu một cách chi tiết về công ty, từ quá trình hình thành, lĩnh vực hoạt động, tới những các nhở nhất như trang phục, các giao tiếp trong công ty Tất nhiên, vấn đề đào tạo được quan tâm nhất vẫn là nghiệp vụ của vị trí mà nhân viên mới được tuyển vào Người phụ trách việc đào tạo cho nhân viên mới sẽ chỉ đẫn mọi nhiệm vụ, chức trách của vị trí, những yêu cầu cơ bản về việc thực hiện công việc, chỉ dẫn các thao tác, kĩ năng, kĩ xảo để hoàn thành nhanh và có chất lượng tốt công việc của mình Cuối kì thử việc, người phụ trách hướng dẫn sẽ có báo cáo đánh giá cụ thể về khả năng làm việc của nhân viên mới, và căn cứ vào báo cáo này mà trưởng phòng hoặc ban giám đốc ra quyết định nhận hay không nhận nhân viên đó thành nhân viên chính thức của công ty Nếu nhân viên được nhận chính thức vào làm, thị trong khoảng 1 đến 2 tháng đầu, nhân viên đó sẽ được học những vấn đề cốt yếu, mang tính then chốt để làm tốt công việc được giao.

Các nhân viên còn được nhận các đợt huấn luyện của các chuyên gia nước ngoài thông qua sự phối hợp đào tạo giữa công ty và các tập đoàn mỹ phẩm, nhầm duy trì hình ảnh của sẩn phẩm tại thị trường Việt Nam

Đối với các nhân viên Spa, sau khi được nhận vào làm tại các Spa, nhân viên mới phải trải qua một quá trình đào tạo từ 4 đến 6 tháng, tùy thuộc vào vị trí và kinh nghiệm của nhân viên đó, dưới sự chỉ dẫn của chuyên gia người

10

Pháp, ông Jean Claude Catherine Quá trình này diễn ra liên tục trong quá trình thử việc, cho đến khi nhân viên mới có được đánh giá là có đủ khả năng thực hiện các thao tác Spa chuyên nghiệp của công ty Việc đào tạo nhân viên Spa trải qua hai quá giai đoạn Giai đoạn thứ nhất, nhân viên được đào tạo về lý thuyết Spa, với các bài thực hành mẫu Giai đoan thứ hai, nhân viên được thực hành trên thực tế, với việc phục vụ khách hàng có sự giám sát, hỗ trợ của nhân viên chuyên nghiệp và chuyên gia người Pháp Nếu hết cả hai giai đoạn mà nhân viên mới vẫn không thể thực hiện các bước công việc đáp ứng yêu cầu đề ra thì nhân viên đó không được nhận.

Về vấn đề đào tạo lại, đào tạo phát triển Trong quá trình hoạt động, công ty có phát sinh những nhiêm vụ, những vấn đề kinh doanh mới, do đó công ty thường xuyên có những đợt tập huấn, những cộc họp mang tính chất chia sẻ, truyền thụ kinh nghiệm làm việc Ví dụ, khi phát sinh các vấn đề mới trong hoạt động xuất nhập khẩu do những thay đổi trong quy định, luật pháp của nhà nước, do sự thay đổi nguồn cung cấp hàng hóa, ban giám đốc sẽ tổ chức những buổi họp để cập nhật, đồng thời chỉ ra nhưng nhiêm vụ, những kĩ năng mới phải có để thích nghi với những thay đổi đó Đối với các Spa, việc đào tạo lại và đào tạo phát triển diễn ra thường xuyên hơn Đó là do sự cập nhật các công nghệ, kĩ năng Spa mới Bên cạnh đó, sự nâng cao tay nghề cho các nhân viên Spa là yêu cầu bắt buộc đối với sự phát triển của lĩnh vực hoạt động này.

Một vấn đề nữa đó là hoạt động đào tạo bên ngoài của công ty về lĩnh vực chăm sóc sắc đẹp Với tư cách là một đơn vị tiên phong trong lĩnh vực Spa, Anam QT Spa là một thương hiệu Spa hàng đầu của Việt Nam, công ty thường xuyên phối hợp trong việc thành lập trong các saloon, Spa, và đào tạo nhân sự trong làm đẹp thẩm mĩ Công ty phối hợp tổ chức các buổi hội thảo, các lớp giảng dạy về lĩnh vực làm đẹp thẩm mỹ, nghiệp vụ Spa chuyên nghiệp

11