Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu ISO 9001:2000: Xem xét ký kết hợp đồng
THỦ TỤC XEM XÉT HP ĐỒNG và HƯỚNG TỚI KHÁCH HÀNG Mã số : QT-KD01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 2/6 Bản số : 1/ MỤC ĐÍCH: - Thủ tục này nhằm hướng dẫn, phân đònh trách nhiệm cho quá trình xem xét Hợp đồng và hướng tới khách hàng. - Xác đònh khả năng cung cấp, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. - Thể hiện sự cam kết giữa người cung cấp và người nhận hàng về: Mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, giao nhận hàng và phương thức thanh toán. - Làm cơ sở cho việc ban hành lệnh sản xuất xuống Xí nghiệp cho phù hợp. 2/ PHẠM VI ÁP DỤNG: Thủ tục này áp dụng cho các Hợp đồng, đơn đặt hàng của khách hàng và các thư chào hàng của CTY. 3/ TÀI LIỆU THAM CHIẾU: BRC : 5 điều khoản 3.4 4/ TRÁCH NHIỆM: Giám Đốc CTY, Phó Giám Đốc Kinh Doanh, Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh và Ban Giám Đốc Xí Nghiệp chòu trách nhiệm chính trong việc thực hiện và duy trì thủ tục này. 5/ NỘI DUNG: 5.1/ Nhận đơn đặt hàng, xem xét yêu cầu của khách hàng và chào hàng: - Hoặc có thư hỏi hàng của khách hàng hoặc CTY tự chào hàng, căn cứ vào khả năng sản xuất, mùa vụ, hàng tồn kho và dự đoán mà chào hàng với số lượng, cơ cấu, thời gian giao hàng cho thích hợp. Riêng điều khoản thanh toán thì tùy trường hợp (Uy tín khách hàng, tương quan giữa bên mua và bên bán …) mà đặt ra cho thích hợp như L/C at sight (không hủy ngang), TT hay hình thức khác, điều khoản trọng tài chỉ nêu ra đối với khách hàng lạ, ít giao dòch. Việc chào hàng có thể dưới các hình thức như: E-mail, thư, Fax, điện thoại từ bất kỳ lúc nào và vò trí nào (Kể cả ngoài giờ làm việc, lúc đi đường, ở nhà, …) và được thực hiện bởi một thành viên của Ban Giám Đốc, khi cần thiết Trưởng Phòng Kinh Doanh cũng thực hiện được. - Trong quá trình đàm phán hai bên cố gắng rút ngắn khoảng cách khác biệt, đôi khi có sự nhân nhượng từng lúc để nhằm mục đích đạt đến sự thống nhất giữa hai bên. THỦ TỤC XEM XÉT HP ĐỒNG và HƯỚNG TỚI KHÁCH HÀNG Mã số : QT-KD01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 3/6 Bản số : - Khi nhận được yêu cầu của khách hàng có thể là hàng truyền thống (như các dạng PD, PUD, HOSO, HLSO, …) hoặc các mặt hàng đặc thù (như PTO, EZ PEEL, NOBASHI, TEMPURA, SUSHI, EBI FRIED, …) thì trưởng Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh có trách nhiệm tiến hành xem xét khả năng sản xuất của CTY, nguồn nguyên liệu trong con nước hiện tại và sắp tới, lượng hàng tồn kho hiện tại và căn cứ vào kế hoạch sản xuất các mặt hàng của CTY để xác nhận lên đơn hàng của khách hàng về khả năng chào hàng. - Sau khi đàm phán nếu hai bên không đi đến một thỏa thuận chung nào thì kết thúc cuộc giao dòch này. Ngược lại nếu có thỏa thuận chung thì hai bên sẽ xác nhận chính bằng một Hợp đồng (Mã số M2QT-KD01 nếu Hợp đồng do CTY phát hành), Hợp đồng này sẽ do một thành viên trong Ban Giám Đốc ký, Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh lưu trữ và theo dõi thực hiện. - Trừ trường hợp khách hàng không ký nhận vào Hợp đồng thì Phòng Kinh Doanh sẽ lưu lại những văn bản chính của quá trình đàm phán trên đó có thể hiện sự đồng ý của khách hàng về những điều khoản mà hai bên đã thống nhất. 5.2/ Thỏa thuận, soạn thảo và ký hợp đồng: - Nếu là Hợp đồng do CTY phát hành thì theo mẫu M2QT-KD01, trong đó nêu được các điều khoản chủ yếu như: Tên hàng, qui cách, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, Hợp đồng sẽ do Phòng Kinh Doanh soạn, chuyển cho thành viên của ban Giám Đốc ký (Thông thường là người đàm phán), sau đó chuyển cho khách hàng bằng Fax, e-mai hoặc bằng thư. - Nếu là Hợp đồng do khách hàng soạn thảo và phát hành thì Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh trình cho Giám Đốc xem, nếu đúng với những điều đã đàm phán thì ký và chuyển lại cho khách hàng, nếu có điều khoản nào chưa đúng thì thông báo lại phía khách hàng điều chỉnh. THỦ TỤC XEM XÉT HP ĐỒNG và HƯỚNG TỚI KHÁCH HÀNG Mã số : QT-KD01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 4/6 Bản số : 5.3/ Lưu đồ: TIẾN TRÌNH MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ 1. Nhận đơn hàng, xem xét yêu cầu của khách hàng và chào hàng. 2. Đàm phán. 3. Lập hợp đồng. 4. Chuyển hợp đồng cho khách hàng xem xét và ký kết. 5. Ký hợp đồng do khách hàng lập, và chuyển trả lại cho khách hàng sau khi ký. 6. Ban hành lệnh sản xuất và/hoặc bảng giá mua. 7. Theo dỏi tiến độ sản 1&2. Ban Giám Đốc CTY hoặc Trưởng Phòng KD Nhập Khẩu. 3. Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu soạn và trình Ban Giám Đốc ký. 4. Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu. 5. Ban Giám Đốc và Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu. 6. Ban Giám Đốc, Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu, Giám Đốc Xí Nghiệp. 7. Phòng Kinh Doanh M2QT-KD01 M2QT-KD01 M1QT-KD01 M3QT-KD01 M4QT-KD01 Bắt đầu Chào hàng Đàm phán Kết thúc Hợp đồng - Bảng giá mua - Lệnh sản xuất Theo dõi tiến độ Chỉnh sửa hợp đồng Giao hàng và thanh lý Hợp đồng K.thúc THỦ TỤC XEM XÉT HP ĐỒNG và HƯỚNG TỚI KHÁCH HÀNG Mã số : QT-KD01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 5/6 Bản số : xuất. Xuất Nhập Khẩu. 5.4/ Sửa đổi hợp đồng: Việc thay đổi hợp đồng có thể do phía khách hàng hay bên phía CTY vì một lý do nào đó. Khi một Hợp đồng có sự thay đổi từ phía CTY hoặc từ phía khách hàng thì Trưởng Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh sẽ báo cho Ban Giám Đốc Xí nghiệp biết (bằng văn bản, điện thoại hoặc trực tiếp bằng miệng trong thời gian sớm nhất) để thực hiện theo sửa đổi và ghi vào bảng theo dõi Hợp đồng (nếu là báo bằng miệmg). * Thay đổi Hợp đồng từ phía CTY: - Trong quá trình thực hiện Hợp đồng nếu vì một lý do nào đó mà bên phía CTY thấy không thể đáp ứng được Hợp đồng (Do không đủ nguồn nguyên vật liệu, vật tư, nguồn lực, … để có thể cung cấp cho khách hàng đúng thời hạn, đúng đòa điểm, … như đã giao hẹn) thì Ban Giám Đốc hoặc Phòng Kế hoạch Kinh Doanh sẽ trực tiếp liên hệ thỏa thuận lại một số điều kiện, tiêu chuẩn với khách hàng bằng điện thoại, e-mail, Fax, … một cách sớm nhất để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. - Sau khi đã thỏa thuận thì Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh sẽ lập Hợp đồng mới hoặc phụ kiện và trình lên Ban Giám Đốc xem xét, ký duyệt và gửi lại cho khách hàng ký kết, hoặc lưu giữ các văn bản có ghi ý kiến chấp nhận của khách hàng. Nếu giữa hai bên không đi đến thỏa thuận thay đổi vì một lý do nào đó thì bên phía CTY sẽ phải thương lượng giải quyết theo ý kiến khách hàng. - Tất cả các điều kiện sửa đổi, bổ sung của bên CTY đều phải được lưu lại và đính kèm với Hợp đồng và được coi như là một phần của Hợp đồng. * Thay đổi Hợp đồng từ phía khách hàng: - Trong quá trình thực hiện Hợp đồng nếu nhận được thông tin về sự thay đổi của khách hàng (Có thể bằng e-mail, Fax hoặc điện thoại) thì Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh sẽ ghi nhận lại và trình lên Giám Đốc CTY xem xét và cho ý kiến xử lý. - Việc xử lý có thể là hủy bỏ Hợp đồng hay thỏa thuận nhân nhượng chấp nhận theo ý kiến khách hàng về một số điều kiện nào đó. Nếu hai bên thỏa thuận về sự thay đổi hay bổ sung về một số điều khoản mới thì Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh sẽ tiến hành lập lại Hợp đồng hoặc phụ kiện trình lên Ban Giám Đốc ký và gởi lại cho khách hàng bằng Fax, THỦ TỤC XEM XÉT HP ĐỒNG và HƯỚNG TỚI KHÁCH HÀNG Mã số : QT-KD01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 6/6 Bản số : e-mail hay thông qua đường bưu điện, hoặc lưu trữ văn bản có liên quan kèm theo Hợp đồng, hoặc ghi chú lên Hợp đồng (Nếu là điện thoại). - Tất cả các điều kiện sửa đổi, bổ sung của khách hàng đều phải được lưu lại và đính kèm với Hợp đồng và được coi như là một phần của Hợp đồng. 5.5/ Phát hành lệnh sản xuất: - Đối với những mặt hàng truyền thống (Nguyên liệu có thường xuyên, có khách hàng thường xuyên theo những qui cách quen thuộc) hoặc những mặt hàng đặc thù đã có Hợp đồng thì phát hành “Bảng giá mua” theo mẫu M3QT-KD01. - Đối với những mặt hàng đặc thù đảm bảo sản xuất không thừa quá mức kiểm soát thì phát hành “Lệnh sản xuất” theo mẫu M1QT-KD01, trong đó qui đònh số lượng cụ thể và hạn giao hàng. - “Bảng giá mua” và “lệnh sản xuất” sẽ do Giám Đốc ký, trong trường hợp Giám Đốc đi vắng thì trưởng Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh ký góc và chuyển cho Phó Giám Đốc ký. Sau khi ký xong sẽ được chuyển xuống Xí Nghiệp để thực hiện và Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh lưu lại một bản để theo dõi tiến độ thực hiện và tính toán tồn kho. - Việc theo dõi tiến độ thực hiện Hợp đồng được thực hiện thông qua biểu mẫu “Theo dõi Hợp đồng và thanh lý Hợp đồng” mẫu M4QT-KD01 6. HƯỚNG TỚI KHÁCH HÀNG: - Dựa vào số lượng hợp đồng mà công ty đã bán cho từng khách hàng trong năm và các khiếu nại phản hồi từ khách hàng. - Thiết lập danh sách cụ thể từng khách hàng tương ứng sản lượng từng năm để so sánh với năm trước đó. - Trên cơ sở phản hồi có kế hoạch khắc phục hoặc cải tiến để sản xuất ra sản phẩm phù hợp thõa mãn yêu của khách hàng. 7/ BIỂU MẪU ÁP DỤNG: STT TÊN BIỂU MẪU KÝ HIỆU LƯU TRỮ 01 Lệnh sản xuất M1QT-KD01 Một năm sau khi ban hành 02 Mẫu biểu hợp đồng M2QT-KD01 Sáu tháng sau khi ký Hợp đồng 03 Bảng giá mua M3QT-KD01 Một năm sau khi ban hành 04 Mẫu theo dõi Hợp đồng và thanh M4QT-KD01 Một năm sau khi kết thúc Hợp THỦ TỤC XEM XÉT HP ĐỒNG và HƯỚNG TỚI KHÁCH HÀNG Mã số : QT-KD01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 7/6 Bản số : lý Hợp đồng đồng . Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu, Giám Đốc Xí Nghiệp. 7. Phòng Kinh Doanh M 2QT- KD0 1 M 2QT- KD0 1 M 1QT- KD0 1 M 3QT- KD0 1 M 4QT- KD0 1 Bắt đầu Chào hàng Đàm phán Kết thúc Hợp đồng - Bảng giá mua - Lệnh. TÊN BIỂU MẪU KÝ HIỆU LƯU TRỮ 01 Lệnh sản xuất M 1QT- KD0 1 Một năm sau khi ban hành 02 Mẫu biểu hợp đồng M 2QT- KD0 1 Sáu tháng sau khi ký Hợp đồng 03 Bảng giá mua M 3QT- KD0 1 Một năm sau khi ban hành 04. đồng và thanh M 4QT- KD0 1 Một năm sau khi kết thúc Hợp THỦ TỤC XEM XÉT HP ĐỒNG và HƯỚNG TỚI KHÁCH HÀNG Mã số : QT- KD0 1 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/ 01/08 Trang