MỤC LỤC MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I.Các khái niệm II.Vai trị hệ thống thơng tin doanh nghiệp III.Các thành phần hệ thống thông tin .10 CHƯƠNG II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ 18 II.Bước 1: Khảo sát sơ xác lập dự án (Khảo sát HT) 20 III.Bước 2: Phân tích hệ thống chức 26 IV.Bước 3: Thiết kế hệ thống 34 V.Bước 4: Cài đặt hệ thống thông tin .39 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I Các khái niệm Dữ liệu thông tin a Dữ liệu (Data) − Là giá trị phản ánh vật, tượng giới khách quan − Dữ liệu giá trị thơ, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể tập hợp giá trị mà liên hệ chúng − Dữ liệu biểu diễn nhiều dạng khác (âm thanh, văn bản, hình ảnh…) b Thơng tin (information): − Thông tin ý nghĩa rút từ liệu thơng qua q trình xử lý (phân tích, tổng hợp…), phù hợp với mục đích cụ thể người sử dụng − Thơng tin gồm nhiều giá trị liệ tổ chức cho mạng lại ý nghĩa cho đối tượng cụ thể, ngữ cảnh cụ thể − Thông tin giá trị có đặc điểm: + Chính xác, xác thực + Đúng lúc, thường xuyên + Đầy đủ, chi tiết + Thứ tự, có liên quan + Rõ ràng (dễ hiểu) + … c Phân biệt liệu thông tin Thông tin = Dữ liệu + Xử lý Xử lý thông tin ~ Xử lý liệu Hệ thống a Khái niệm: − Hệ thống tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn hoạt động hướng tới mục tiêu chung − Phần tử vật chất phi vật chất: Con người máy móc, thơng tin, liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý… b Hệ thống mở đặc trưng hệ thống mở − Hệ thống mở: có tương tác với mơi trường > < Hệ thống đóng: khơng tương tác với mơi trường (chỉ có lý thuyết) − Mục tiêu hệ thống lý tồn hệ thống Để đạt mục tiêu, hệ thống tương tác với môi trường bên ngồi (các thực thể tồn bên hệ thống) − Đặc trưng hệ thống mở: Hệ thống chấp thuận đầu vào, biến đổi theo phương thức định để tạo kết đầu Đầu vào Xử lý Đầu Phản hồi c Hệ thống cha hệ thống − Hệ thống tồn theo nhiều cấp độ khác Một hệ thống thành phần hệ thống khác (cha) gọi hệ thống − Các hệ thống có phương thức hoạt động mục tiêu khác vận động để đạt mục tiêu chung hệ thống cha Hệ thống thông tin (quản lý) a Khái niệm − Hệ thống thông tin xác định tập hợp thành phần tổ chức (người, thủ tục nguồn lực) để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền phát thông tin tổ chức + Hệ thống thơng tin thủ công dựa vào công cụ giấy, bút… + Hệ thống thông tin đại hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, hần mềm) công nghệ thông tin khác − Đặc điểm HTTT đại: + HTTT xây dựng tảng công nghệ đại (CNTT) + HTTT cấu thành nhiều hệ thống + HTTT có mục tiêu cung cấp thơng tin cho việc định kiểm soát + Là kết cấu hệ thống mềm dẻo có khả tiến hóa b Xử lý thơng tin doanh nghiệp Dữ liệu Đầu vào Xử lý Thông tin Đầu Phản hồi − Dữ liệu đầu vào gồm loại: + Tự nhiên: giữ nguyên dạng phát sinh (tiếng nói, cơng văn, hình ảnh…) + Có cấu trúc: cấu trúc hóa với khn dạng định (sổ sách,bảng biểu…) − Thông tin đầu ra: phân tích, tổng hợp… từ liệu vào tùy thuộc nhu cầu đối tượng cụ thể trường hợp cụ thể (báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo…) − Xử lý hệ thống thực liệu có cấu trúc − Hoạt động hệ thống thông tin: Thu thập → Xử lý → Phân phát Nguồn bên Nguồn bên ngồi Thu thập thơng tin Xử lý NSD ngồi DN Phân phát Lọc, cấu trúc hóa Áp dụng quy tắc ql định sẵn Diễn theo trình tự định sẵn NSD DN + Thu thập: Lọc, cấu trúc hóa liệu để khai thác phương tiện tin học + Xử lý: • Phân tích, tổng hợp, tính tốn nhóm tiêu, tạo thông tin kết (theo thể thức quy định thơng tin hỗ trợ định) • Cập nhật, xếp, lưu trữ liệu… + Phân phát thông tin cho đối tượng c Hệ thống thông tin doanh nghiệp − Hệ thống thông tin kết cấu hệ thống mềm dẻo có khả tiến hóa Một hệ thống thơng tin trở nên lỗi thời nhanh chóng khơng có khả thay đổi mềm dẻo mở rộng để phù hợp với biến đổi phát triển DN Hệ thống định Quyết định Thông tin vào từ mơi trường bên ngồi Hệ thống thơng tin Thông tin điều hành Nguyên vật liệu Tiền, sức lao động Báo cáo Thơng tin bên ngồi doanh nghiệp Thông tin ktra Hệ thống tác nghiệp Sản phẩm/ Tiền − Hệ thống thông tin thủ công: + Quy trình xử lý thơng tin thực hồn tồn theo phương pháp thủ công + Sử dụng công cụ: bàn tính, thước tính, máy tính tay để tính tốn, thống kê + Là giai đoạn xử lý thơng tin HTTT − Hệ thống thông tin đại DN: + Được xây dựng tảng CN đại + Được cấu thành nhiều hệ thống Khi hệ thống nối kết tương tác với chúng phục vụ cho việc liên lạc giũa lĩnh vực hoạt động khác DN − Hệ thống thông tin hướng đến mục tiêu cung cấp thông tin cho việc định kiểm soát Hệ thống chuyển giao cho thành viên tổ chức thông tin cần thiết để xác định, chọn lựa hành động phù hợp với mục tiêu DN hành động giúp kiểm sốt lĩnh vực mà thành viên chịu trách nhiệm II Vai trị hệ thống thơng tin doanh nghiệp Phân loại hệ thống thông tin a Theo mục đích phục vụ thơng tin đầu ∗ Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System) − HTTT giúp thi hành ghi nhận (lưu lại) giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động sx kinh doanh VD: Hệ thống làm đơn bán hàng, hệ thống đăng ký khách đến toán cho khách khách sạn, hệ thống đặt chỗ vé máy bay phòng bán vé, hệ thống chấm công… − Hoạt động liên quan tới xử lý giao dịch có mục tiêu, nhiệm vụ, quy trình tài nguyên sử dụng xác định trước cấu trúc rõ ràng − TPS giúp việc xử lý thơng tin giao dịch nhanh chóng đạt độ xác cao, số hoạt động tự động hóa hệ thống − Hệ thống gởi, rút tiền tự động ATM (Automated Teller Machine) hệ thống máy tính gồm nhiều thiết bị đầu cuối đặt nơi cần thiết, thuận tiện, có chức cho phép khách hàng thực dịch vụ rút gửi tiền theo tài khoản xác định ngân hàng mà không cần giao dịch trực tiếp văn phòng hoạt động ngân hàng ATM hệ thống TPS ∗ Hệ thống thông tin quản lý (MIS – management Information System) − HTTT quản lý trợ giúp hoạt động quản lý lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp báo cáo định cấp quản lý VD: HTTT phân tích lực bán hàng, nghiên cứu thị trường… − Hạt nhân hệ thống CSDL (luôn cập nhật kịp thời) chứa thơng tin phản ánh tình trạng, hoạt động thời doanh nghiệp − MIS thu thập liệu khối lượng lớn, từ hệ thống xử lý giao dịch nguồn liệu khác tổ chức − MIS khơng mềm dẻo có khả phân tích, hệ thống xử lý dựa quy trình đơn giản kỹ thuật tổng kết, so sánh − Thông tin đầu dạng tổng kết, tóm tắt − Người dùng hệ thống thông thường nhà quản lý cấp trung gian, quan tâm tới kết ngắn hạn ∗ Hệ hỗ trợ định (DSS – Decision Support System) − Hệ hố trợ định trợ giúp cho nhà quản lý đưa định đặc thù, nhanh thay đổi thường khơng có quy trình định trước VD: Các HTTT DSS thường xây dựng cho tổ chức cụ thể có khả cho hiệu cao − DSS tổng hợp liệu tiến hành phân tích, đánh giá mơ hình Cơ sở liệu phải tổ chức liên kết tốt − Bên cạnh CSDL cịn có sở mơ hình, phương pháp mà lựa chọn để vận dụng lên liệu cho kết theo yêu cầu đa dạng người dùng − Thông tin đầu dạng báo cáo, trợ giúp định − Người dùng hthống thông thường nhà quản lý cấp trung lãnh đạo cấp cao ∗ Hệ hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System) − Hệ thống trợ giúp cho nhà quản lý cấp cao việc đưa định cho vấn đề khơng có cấu trúc − ES tạo đồ thj phân tích trực quan, biểu diễn cho kết việc tổng hợp, chắt lọc, đúc kết liệu từ nhiều nguồn khác (bên từ hệ thống MIS DSS bên ngoài), giảm nhiều thời gian cơng sức nắm bắt thơng tin hữu ích cho lãnh đạo − Người dùng hệ thống thường lãnh đạo cấp cao ∗ Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS – Officer Assignment System, KWS) Hệ chuyên gia (ES – Expert System) − Hệ chuyên gia hệ trợ giúp địnhở mức sâu, đưa định có chất lượng cao phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung thiết bị cảm nhân thơng tin, học tích lũy kinh nghiệm chuyên gia → giúp DN phát triển kiến thức − Hệ tự động hóa văn phịng thiết kế nhằm hỗ trợ cơng việc phối hợp liên lạc văn phòng xử lý văn bản, chế điện tử, lịch điện tử, liên lạc thông qua thư điện tử, v.v… − Người dùng chuyên gia, nhân viên văn phòng b Theo chức nghiệp vụ ∗ Hệ thống thông tin sản xuất − Là hệ thống trợ giúp hoạt động chức sản xuất bao gồm việc lập kế hoạch điều khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ − Ví dụ: Hệ thống Điều khiển máy móc Mơ tả Cấp tổ chức Điều khiển hoạt động máy móc thiết bị Tác nghiệp Thiết kế máy Thiết kế sản phẩm sử dụng máy tính tính (CAD) Chun mơn văn phịng Hoạch định sản xuất Quyết định số lượng sản phẩm nên sản xuất Chiến thuật Định vị khu sản xuất Quyết định đặt khu vực sản xuất đâu Chiến lược ∗ Hệ thống thông tin marketing − Là hệ thống trợ giúp hoạt động chức marketing − Ví dụ: Hệ thống Xử lý đặt hàng Mô tả Nhập số liệu, xử lý theo dõi đặt hàng Cấp tổ chức Tác nghiệp Phân tích thị trường Phân tích KH thị trường sử dụng liệu Chuyên môn nhân khẩu, thị trường, thái độ NTD văn phịng xu hướng Phân tích giá Định giá cho sp dvụ Dự báo chiều hướng Chuẩn bị kế hoạch năm dự báo doanh số doanh số Chiến thuật Chiến lược ∗ Hệ thống thông tin tài chính, kế tốn − Là hệ thống trợ giúp hoạt động chức tài chính, kế toán (ghi lại chứng từ, lập báo cáo giao dịch DN…) − Ví dụ: Hệ thống Quản lý công nợ Mô tả Giám sát khoản công ty cho vay Cấp tổ chức Tác nghiệp Phân tích danh mục vốn Chun mơn Thiết kế danh mục vốn đầu tư công ty đầu tư văn phòng Ngân quỹ Chuẩn bị ngân sách ngắn hạn Chiến thuật Hoạch định lợi nhuận Hoạch định lợi nhuận dài hạn Chiến lược ∗ Hệ thống thông tin nhân lực − Là hệ thống trợ giúp hoạt động chức tổ chức nhân − Ví dụ: Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức Đào tạo phát triển Giám sát đào tạo, kỹ đánh giá Tác nghiệp thành tích Định hướng nghiệp Thiết kế đường nghiệp cho nhân Chuyên môn viên văn phịng Phân tích chế độ đãi ngộ Điều khiển phạm vi phân bổ khoản Chiến thuật lương, thưởng phúc lợi Hoạch định nhân Hoạch định nhu cầu nhân lực lâu dài Chiến lược DN c Theo quy mơ tích hợp Là hệ thống xuyên suốt nhiều phận chức năng, cấp bậc tổ chức đơn vị kinh doanh − Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning): Là hệ thống tích hợp phối hợp hầu hết quy trình tác nghiệp chủ yếu DN − Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management): Là hệ thống tích hợp chuỗi quản lý liên kết phận sản xuất, KH nhà cung cấp − Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý liên kết toàn diện quan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh phận chức khác − Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức ngồi DN Vai trị, tác động xu hướng phát triển hệ thống thơng tin DN a Vai trị, nhiệm vụ hệ thống thơng tin doanh nghiệp ∗ Vai trị: − HTTT nằm trung tâm hệ thống tổ chức phần tử kích hoạt định (mệnh lệnh, thị, thông báo, chế độ tác nghiệp,…) − HTTT đóng vai trị trung gian DN mơi trường, hệ thống định hệ thống tác nghiệp ∗ Nhiệm vụ: − Đối ngoại: thu thập thơng tin từ mơi trường ngồi, đưa thơng tin mơi trường ngồi VD: THơng tin giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa − Đối nội; làm cầu nối liên lạc phận tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ định VD: thông tin phản ánh tình trạng nội quan tổ chức, thơng tin tình trạng hoạt động kinh doanh tổ chức b Tác động hệ thống thông tin doanh nghiệp Hỗ trợ chiến lược lợi cạnh tranh Hỗ trợ việc định kinh doanh Hỗ trợ quy trình nghiệp vụ hoạt động kinh doanh Tăng ưu cạnh tranh: − Giúp trình điều hành DN trở nên hiệu thơng qua DN có khả cắt giảm chi phí, tăng chất lượng, hồn thiện q trình phân phối sản phẩm/ dvụ − Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với KH nhà cung cấp − Khuyến khích hoạt động sáng tạo, tạo hội kinh doanh thị trường cho doanh nghiệp c Xu hướng phát triển hệ thống thông tin doanh nghiệp − HTTT trở thành công cụ thiếu hoạt động DN − HTTT phát triển với phạm vi đa quốc gia nhờ có mạng Internet − HTTT giúp DN bước tự động hóa q trình sản xuất quản lý d Khung tri thức hệ thống thông tin Thách thức quản trị Ứng dụng Công nghệ thông tin KD Hệ thống thơng tin Quy trình KN phát triển III Các thành phần hệ thống thông tin Mơ hình tổng qt − HTTT bao gồm thành phần chính: phần cứng, phần mềm, nguồn nhân lực, 10 + Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh: tương ứng với mức SĐPCCN, phân rã hệ thống thành chức nằm sơ đồ Làm việc với loại ký pháp: tác nhân bên ngoài, chức năng, luồng liệu kho liệu → Tác nhân bên bảo toàn từ sơ đồ mức ngữ cảnh + Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh: tương ứng với mức (từ mức trở nên) SĐPCCN, phân rã chức có chức thành sơ đồ riêng Làm việc với loại ký pháp: chức năng, luồng DL, kho DL, tác nhân bên ngoài, t/n bên ∗ Một số lưu ý xây dựng BLD: − Trong biểu đồ khơng có hai tác nhân ngồi trao đổi trực tiếp với − Ko có trao đổi trực tiếp hai kho liệu mà không thông qua chức xử lý − Tác nhân ngồi khơng trao đổi với kho liệu mà phải thơng qua chức xử lý − Vì lí trình bày nên tác nhân ngồi, tác nhân kho liệu sử dụng nhiều lần vẽ vẽ lại nhiều nơi biểu đồ dễ đọc, dễ hiểu − Đối với kho liệu phải có luồng vào luồng Nếu kho có luồng vào mà khơng có luồng kho “vơ tích sự”, kho có luồng mà khơng có luồng vào kho “rỗng” − Nói chung kho có tên nên luồng liệu vào kho khơng cần tên, việc cập nhật, trích từ kho phần thông tin kho, người ta dùng tên cho luồng liệu − Biểu đồ luồng liệu đầy đủ cho hệ thống thông thường phức tạp, xếp gọn trang nên phải dùng tới kỹ thuật phân rã theo thứ bậc để chẻ biểu đồ theo số mức − Có thể chia biểu đồ luồng liệu thành mức: Tổng quát, Cấp 1, Cấp 2, Trong mức tổng quát (mức ngữ cảnh) phân rã thành mức cấp (mức đỉnh), mức cấp phân rã thành mức cấp (dưới đỉnh) Phân tích hệ thống xử lý a Xây dựng biểu đồ phân cấp chức BPC − Đầu vào: Các chức khảo sát công đoạn khảo sát xác lập dự án − Phương pháp: + Phân nhóm chức có liên quan, đánh số thứ tự theo nhóm + Xác định: Mức 1: Nút gốc chức tổng quát hệ thống Mức 2: Phân rã chức thấp chức nhóm 30 Các mức phân rã (Decomposition) tiếp tục mức cuối chức nhỏ không phân chia − Đầu ra: Biểu đồ BPC b Xây dựng biểu đồ luồng liệu BLD Xây dựng BLD vật lý (hệ thống cũ): Khai triển làm mềm tiến trình biểu đồ Xây dựng BLD logic (hệ thống cũ): Chuyển từ BLD vật lý sang BLD logic Xây dựng BLD logic (HT mới): Chuyển từ BLD logic HT cũ sang BLD logic HT ∗ BLD vật lý: Biểu đồ luồng liệu vật lý HTTT biểu diễn đồ họa hệ thống; thể thực thể bên bên hệ thống luồng liệu vào khỏi thực thể Một BLD vật lý cho biết cho biết xử lý hệ thống thực xong đâu, cách ∗ BLD logic: Biểu đồ luồng liệu logic HTTT biểu diễn đồ họa hệ thống, thể xử lý hệ thống, kho liệu, luồng liệu vào khỏi chức xử lý kho liệu − Sử dụng BLD logic để mô tả hệ thống thông tin cách tự nhiên logic theo cách thức ta quan tâm tới chức mà hệ thống phải thực hiện, không để ý tới việc chức thực cách nào, đâu − Như BLD Vật lý miêu tả hạ tầng hệ thống cịn BLD Logic miêu tả hoạt động hệ thống − Cần sử dụng hai mơ tả để có tranh tồn cảnh HTTT b1 Xây dựng BLD vật lý (hệ thống cũ) Kỹ thuật phân mức: mức: ngũ cảnh, mức đỉnh mức đỉnh ∗ BLD mức ngữ/khung cảnh: mơ hình hệ thống tổng qt − Cả hệ thống chức − Các tác nhân luồng DL vào - từ tác nhân đến hệ thống xác định 31 ∗ BLD mức đỉnh: phân rã BLD mức ngữ cảnh với chức phân rã tương ứng mức BPC Nguyên tắc phân rã: − Các luồng DL bảo toàn − Các tác nhân ngồi bảo tồn − Có thể xuất kho DL − Bổ sung thêm luồng DL nội cần thiết ∗ BLD mức đỉnh: phân rã từ BLD mức đỉnh Các thành phần biểu đồ phát triển sau: − Chức năng: phân rã chức cấp thành chức cấp thấp − Luồng DL: vào/ra lặp lại (bảo toàn) mức (phân rã); thêm luồng nội − Kho DL: xuất theo nhu cầu nội − Tác nhân bên ngoài: xuất đầy đủ mức khung cảnh, mức khơng thể thêm ∗ Các bước tiến hành xây dựng BLD vật lý (hệ thống cũ): 1) Xác đinh tư liệu cách trình bày hệ thống 2) Xác định miền giới hạn hệ thống 3) Sử dụng trình bày thơng tin vào nguồn cung cấp thông tin thông tin nơi thu nhận thông tin 4) Vẽ biểu đồ mức ngữ cảnh kiểm tra tính hợp lý 5) Xác định kho DL 6) Vẽ biểu đồ mức đỉnh hệ thống 7) Phân rã làm mịn biểu đồ luồng DL mức đỉnh thành mức đỉnh 8) Xây dựng từ điền DL để phụ trợ biểu đồ luồng DL có 9) Đánh giá kiểm tra biểu đồ luồng DL cải tiến làm mịn thêm dựa vào đánh giá 10) Duyệt toàn để phát sai sót b2 Xây dựng BLD logic (HT cũ) − Xuất phát từ biểu đồ luồng DL mức vật lý, tiến hành loại bỏ yếu tố vật lý từ biểu đồ − Đây trình trừu tượng hoá thành phần biểu đồ, lược bỏ yếu tố vật lý để giữ lại tính chất tinh tuý mà không làm thay đổi chất hệ thống − Khi loại bỏ số chức năng, DL cần ý loại bỏ theo tiêu chí sau: 32 + Loại bỏ chức khơng thể tin học hóa + Phát loại bỏ chức gắn liền với biện pháp xử lý + Loại bỏ cấu trúc BLD gắn với biện pháp xử lý − Biện pháp loại bỏ: + Xóa bỏ chức cần loại bỏ + Thay chuyển đổi luồng DL cho thích ứng loại bỏ số chức DL + Ghép phối số chức gần gũi thành cụm cuối tổ chức lại biểu đồ cách đánh số lại chức + Trong trường hợp phát số chức chưa rõ vật chất hay logic, cách tốt phân rã chức thành chức chi tiết để việc loại bỏ thực Chuyển đổi BLD từ mức vật lý thành mức logic diễn đồi với BLD mức đỉnh mức đỉnh b3 Xây dựng BLD logic (HT mới) − Để hệ thống thừa hưởng cốt lõi tinh túy hệ thống cũ, không làm biến đổi chất hệ thống cũ, khắc phục nhược điểm thừa kế có ưu điểm, khác cài đặt → chuyển từ BLD logic HT cũ sang BLD logic HT − Xem lại: + Những nhược điểm HT cũ thiếu chức năng, hiệu suất thấp, lãng phí Những nhược điểm cần khắc phục + Các yêu cầu, mục tiêu HT mới: yêu cầu ưu tiên cần bổ sung vào chức biểu đồ − Việc biến đổi thực cách khoanh lại số vùng vùng thay đổi Đối với vùng thay đổi xếp lại cho: + Luồng DL vào/ra: giao diện vùng lại phải bảo toàn + Xác định chức tổng quát vùng thay đổi để biến đổi vẵn giữ ngun chức nó; khơng làm cho chức bị biến dạng + Xóa phần BLD cần thay đổi bên lập lại chức nhỏ chi tiết, chức biến đổi trung gian (kiểm tra, thêm, ) trung tâm biến đổi + Bổ sung nhu cầu kho DL, lập luồng DL 33 IV Bước 3: Thiết kế hệ thống − Khái niệm: Là công đoạn cuối q trình khảo sát, phân tích, thiết kế Tại thời điểm có mơ tả logic hệ thống với tập biểu đồ lược đồ thu cơng đoạn phân tích − Nhiệm vụ: + Chuyển biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý + Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Xây dựng biểu đồ phân cấp chức (BPC) Xây dựng biểu đồ luồng liệu (BLD) − Công việc thực hiện: + Thiết kế tổng thể: Phân định ranh giới phần thực máy tính thủ công Phân định hệ thống máy tính + Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu đầu vào + Thiết kế kiểm soát: Các vấn đề bảo mật Vấn đề bảo vệ + Thiết kế tập tin liệu: Đảm bảo liệu truy nhập không đủ, không trùng lặp lý thuyết mà phải thỏa mãn yêu cầu tiện-nhanh + Thiết kế chương trình (nếu có): Xác định cấu trúc chương trình tổng quát, phân định module CT, mối liên quan modul, đặc tả module, gộp module thành chương trình, thiết kết mẫu thử Thiết kế tổng thể a Phân định hệ thống máy tính hệ thống thủ cơng − Cơng việc thực là: + Phân chia trình logic biểu đồ thành trình vật lý Một số thực máy tính số người sử dụng đảm nhận + Kho liệu lưu máy tính (tệp, sở liệu) kho liệu quản lý tay (dưới dạng hồ sơ, sổ sách) + Quyết định phương thức xử lý theo lô vận dụng đâu phương thức xử lý trực tuyến vận dụng nơi − BLD mức + ranh rới mát tính thủ cơng 34 − Đối với chức xử lý: + Dồn hẳn bên chức thực máy tính + Nếu trường hợp chức không hẳn bên ta tiếp tục phân rã nhỏ cho sau phân rã tiếp phân biệt rõ ràng MT thủ công − Đối với kho liệu: Lần lượt xem xét kho liệu có mặt BLD + Kho liệu chuyển sang phần máy tính kiểu thực thể tiếp tục có mặt mơ hình liệu, để sau trở thành tệp hay sở liệu + Kho liệu chuyển sang phần thủ công là: Các tệp thủ công (sổ sách, bảng biểu …) Các hồ sơ từ văn phòng b Phân định hệ thống máy tính − Hệ thống gom nhóm chức hệ thống xung quanh nhiệm vụ hay mục đích − Sự phân chia hệ thống thành hệ thống nhằm giảm thiểu phức tạp, cồng kệnh, nhằm tạo thuận lợi cho trình thiết kế khai thác, bảo dưỡng sau − Hệ thống thực chất riêng lẻ chương trình − Ngun tắc phân định khơng thiết vào chức túy mà dựa theo: thực thể, giao dịch, thơng tin biến đổi, theo tính thiết thực (sự thuận tiện hoạt động tổ chức kinh tế) Thiết kế giao diện a Thủ tục người dùng/chức thủ cơng ∗ Gồm: − Mã hóa thơng tin thu thập − Kiểm tra tài liệu xuất − Kiểm tra sửa chữa thông tin − Phân phối tài liệu xuất − Nhập thông tin ∗ Yêu cầu: − Đáp ứng đòi hỏi hệ thống − Dễ dùng, dễ hiểu − Thơng tin xác − Gõ phím nhất, ngắn gọn đủ ý b Thiết kế tài liệu xuất ∗ Tài liệu xuất: 35 − Các bảng biểu thống kê, tổng hợp − Các chứng từ giao dịch (đơn hàng, hóa đơn v v) ∗ Xác định: − Phương tiện: giấy, hình, đĩa, − Phương thức: hay trì hỗn − Dạng tài liệu xuất: có cấu trúc hay khơng có cấu trúc − Cách trình bày: đầu _ thân _ cuối ∗ Yêu cầu: đủ, xác, dễ hiểu, dễ đọc c Thiết kế hình đơn chọn (giao diện đối thoại người dùng máy tính) − Dựa yêu cầu người dùng việc hiển thị chi tiết DL, dạng hội thoại thường gồm: + Câu lệnh, câu nhắc + Đơn chọn (menu) + Điền mẫu + Sử dụng biểu tượng (icon) để tăng tính trực quan − Yêu cầu thiết kế: + Vào/ra gần + Thông tin thường tối thiểu + Sáng sủa (dẽ nhìn, dễ đọc) + Lệnh phải rành mạch (muốn gì? làm gì?) d Thiết kế việc thu thập thơng tin − Chọn phương thức thu thập thơng tin: online, trì hỗn, từ xa − Xác định khn mẫu thu thập thơng tin: khung (để điền), câu hỏi (câu hỏi đóngmở) − Yêu cầu mẫu: + Thuận tiện cho người điều tra + Thuận tiện mã hóa + Thuận tiện người gõ phím + ND đơn giản, rõ ràng, xác 36 Thiết kế kiểm soát ∗ Hệ thống cần có kiểm sốt để đảm bảo: − Độ xác: + Giao tác tiến hành có xác? + Dữ liệu sở liệu có đắn − Độ an tồn: khơng xảy mát dù cố ý hay vơ tình, chểnh mảng hay rủi ro − Độ riêng tư: quyền đảm bảo ∗ Kiểm tra thông tin thu thập thông tin xuất nhằm phát lỗi sửa lỗi − Kiểm tra tay máy − Kiểm tra đầy đủ không đầy đủ (tập trung vào thông tin chính) − Kiểm tra trực tiếp (trên thân liệu nhập, khuôn dạng ? Khoảng cho phép?) gián tiếp (so sánh với liệu có trước) − Kiểm tra theo mẻ, tự kích hoạt kiểm tra có thay đổi (loại bỏ, bổ sung, cập nhật) liệu ∗ Thiết kế kiểm soát với cố làm gián đoạn chương trình − Sự cố: hỏng hóc phần cứng, giá mang tệp có cố, hỏng hay lỗi hệ điều hành, lập trình sai, nhầm thao tác v v − Biện pháp + Khóa phần CSDL tránh gây xâm hại tới CSDL + Các tệp lưu: nhật ký (log) lưu toàn CSDL + Các thủ tục phục hồi: đưa CSDL trạng thái trước xảy cố ∗ Thiết kế kiểm soát cố ý xâm hại người a Xác định điểm hở − Điểm hở điểm mà thơng tin hệ thống có khả bị thâm nhập − Xác định điều đe dọa từ chỗ hở: hành động cố ý ăn cắp phá hoại nguy mát tài sản ảnh hưởng tới công việc kinh doanh − Đánh giá mức đe dọa: mức độ cao, vừa, thấp − Xác định tình trạng đe dọa: ktra lại xem đe dọa xuất b Thiết kế kiểm soát cần thiết − Để ngăn cản làm giảm thiểu thiệt hại − Các mức bảo mật: Doanthanhhang K45c2 37 + Bảo mật vật lý: khóa, bảo động, + Nhận dạng nhân + Mật + Mã hóa + Phân biệt riêng tư (Privacy): Phân biệt quyền truy nhập khác người dùng cho phép uỷ quyền Thiết kế tập tin liệu − Dựa vào: + Mơ hình, cấu trúc DL + Biểu đồ luồng DL (đặc biệt kho DL) + Hệ quản trị sở DL − Phải thiết kế cho DL đầy đủ, không trùng lặp, truy cập thuận tiện, nhanh Thiết kế chương trình − Thiết kế ND chương trình mà khơng phải viết chương trình cụ thể Thiết kế: + Chức BLD + Chức đối thoại + Chức xử lý lỗi + Chức xử lý vào/ra + Chức tra cứu sở DL + Chức module điều hành − Xác định cấu trúc tổng quát − Xác định Module chương trình − Xác định mối liên quan module (thơng qua lời gọi TT trao đổi) − Đặc tả Module chương trình − Gộp Module thành chương trình Thiết kế mẫu thử − Các loại chương trình thường có hệ thống quản lý: + Chương trình đơn chọn (menu program) + Chương trình nhập DL (data entry program) + Chương trình biên tập kiểm tra DL vào (edit program) + Chương trình cập nhật DL (update program) + Chương trình hiển thị, tra cứu (display or inquiry program) + Chương trình tính tốn (compute program) + Chương trình in (print program) V Bước 4: Cài đặt hệ thống thông tin − KN: Thay hệ thống thông tin cũ hệ thống thông tin Đối với hệ thống thông tin kinh tế quản lý: thay hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ hệ thống xử lý thông tin kinh tế − Cơng việc thực hiện: bước trình bày phần Mơ hình quy trình cài đặt Cài đặt HTTT thay HT cũ HT Được tiến hành theo bước sau: 1) Lập kế hoạch cài đặt 2) Biến đổi liệu 3) Huấn luyện 4) Các phương pháp cài đặt 5) Biên soạn tài liệu hệ thống Lập kế hoạch cài đặt − Đảm bảo không gây biến động lớn toàn hệ thống quản lý cần phải có kế hoạch chuyển giao (thay thế) thận trọng tỉ mỉ − Chuyển đổi HTTT cũ sang HTTT mới, phải chuyển đổi tất thành phần HTTT + Chuyển đổi phần cứng (đơn giản) + Chuyển đổi nhân (khó khăn, tương đối phức tạp kéo dài sức ỳ tâm lý ngại thay đổi.) − Phải lập kế hoạch chuyển đổi tỷ mỷ, phải bao quát tất lĩnh vực HTTT − Thực chuyển đổi: 1) Phần cứng 2) Phần mềm 3) Cơ sở liệu 4) Công nghệ quản lý 5) Hệ thống biểu mẫu hệ thống quản lý 6) Các phương pháp truyền đạt thông tin hệ thống Doanthanhhang K45c2 39 7) Các phương thức lưu trữ thông tin 8) Tác phong lãnh đạo nhân viên quản lý Biến đổi liệu Dữ liệu hai hệ thống cũ thường khơng tương thích với phương thức lưu trữ quy cách truy cập Do dễ dẫn đến sai sót biến đổi liệu Quá trình biến đổi DL: 1) Xác định chất lượng DL (độ xác, tính đầy đủ thứ tự) 2) Làm ổn định DL tổ chức thay đỏi cho phù hợp 3) Tổ chức đào tạo đội ngũ thực công việc biến đổi DL 4) Lập lịch thời gian trình biến đổi DL 5) Bắt đầu trình biến đổi DL đạo thống 6) Tiến hành việc kiển tra DL đưa vào tài liệu gốc 7) Biến đổi tệp DL (nếu có) HT cũ trước, sau đến tệp chuyển từ phương thức tổ chức thủ công sang 8) Thực bước kiểm chứng lần cuối để đảm bảo tệp DL biến đổi phù hợp với yêu cầu HT quản lý Kế hoạch huấn luyện ∗ Lý và mục tiêu huấn luyện − Giảm thời gian học lớp quy vấn đề liên quan − Cung cấp kỹ xảo nghề nghiệp − Giảm tối thiểu giám sát cần có − Tăng tính động nhân − Đảm bảo hoạt động an toàn hệ thống vắng cán chủ chốt − Giảm dư thừa − Giảm chi phí − Tăng mức độ thích nghi với hệ thống người hoạt động hệ thống cách hiệu ∗ Các lĩnh vực huấn luyện − Kiến thức máy tính − Chọn nhà cung cấp máy tính, cài đặt lập kế hoạch − Giới thiệu chi tiết hệ thống.Những khía cạnh quản lý có tác động đến hệ thống − Huấn luyện người cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hệ thống Phân định trách nhiệm người HT thao tác hệ thống biểu mẫu thủ tục tra cứu tài liệu, − Huấn luyện kỹ xảo chuyên môn ∗ Kế hoạch huấn luyện − Nhận biết nhu cầu: + Xác định nhu cầu công việc + Mức độ hồn thiện cần đạt tới + Trình độ thời học viên − Xác định mục tiêu − Chuẩn bị chuyên đề huấn luyện + Chương trình huấn luyện + Bố trí giảng viên + Lên thời khóa biểu huấn luyện − Kiểm tra đành giá kết huấn luyện Các phương pháp đưa hệ thống vào sử dụng.(4pp) a Phương pháp chuyển đổi trực tiếp ∗ Sử dụng phương pháp cần tính đến: − Mức độ gắn bó thành viên với hệ thống − Mức độ mạo hiểm hệ thống xử lý cao − Phải kiểm tra chặt chẽ phần cứng phần mềm HT − Chỉ nên áp dụng với HTTT không lớn với độ phức tạp vừa phải ∗ Vậy nên áp dụng trường hợp thật cần thiết cần phải: − Kiểm tra hệ thống cách thật chặt chẽ − Trù tính khả khơi phục lại DL − Chuẩn bị thật kỹ cho giai đoạn cài đặt hệ thống − Chuẩn bị phương án xử lý thủ cơng phịng trường hợp xấu − Huấn luyện chu đáo tất người tham gia vào HT − Có khả hỗ trợ đầy đủ phương tiện b Phương pháp hoạt đông song song − Xác định chu kỳ hoạt động song song − Xác định thủ tục so sánh Doanthanhhang K45c2 41 − Kiểm tra để tin so sánh − Sắp xếp nhân − Thời gian hoạt động song song để ngắn − Cả HT chạy phần cứng định cách thận trọng c Phương pháp chuyển đổi bước thí điểm Đây phương pháp trung gian phương pháp Áp dụng phương pháp cần thực hiện: − Lựa chọn phạn làm thí điểm để áp dụng hệ thông xử lý thông tin theo Phuong pháp trực tiếp hay song song − Kiểm tra xem hệ thống áp dụng vào phận có hay không − Tiến hành sửa đổi − Nhận xét so sánh d Phương pháp chuyển đổi phận − Chọn vào phận có chức quan trọng có ảnh hưởng đến hệ thống để tiến hành tin học hóa − Sau đưa phận thiết kế vào ứng dụng ngay, phận khác hoạt động cũ Vừa làm vừa rút kinh nghiệm cho phận lại Biên soạn tài liệu hệ thống Có tài liệu hướng dẫn đầy đủ, dễ hiểu, làm tăng đáng kể chất lượng phần mềm làm tăng khả cạnh tranh thương trường Kỹ thuật phân tích kiểm sốt HTTT − Xác định điểm hở HTTT − Xác định kiểu đe dọa từ chỗ hở HTTT − Xác định tình trạng đe dọa HTTT − Thiết kế kiểm soat cần thiết Quản lý Hệ thống thông tin a Quản lý chiến lược − Đảm bảo cho hệ thống phát triển theo mục tiêu lâu dài bền vững toàn guồng máy quản lý − Thực chức dự đoán xu phát triển chiến lược lĩnh vực quản lý, có chuẩn bị kịp thời đưa giải pháp để phát triển hoàn thiện HTTT, cho HT luôn tảng guồng máy quản lý b Quản lý hoạt động Quản lý lĩnh vực khác liên quan đến tình hình xử lý thông tin hệ thống, đánh giá vấn đề nảy sinh lĩnh vực đề biện pháp khắc phục c Quản lý tiềm Thực chức quản lý tất tiềm HTTT: phần cứng, phần mềm, liệu nhân lực Trong quản lý tiềm nhân lực có vai trị quan trọng d Quản lý công nghệ Quản lý việc chuyển giao công nghệ xử lý thông tin, quản lý quy trình cơng nghệ sử dụng, xây dựng kế hoạch phat triển quy trình cơng nghệ Doanthanhhang K45c2 43 ... Cài đặt hệ thống thông tin − KN: Thay hệ thống thông tin cũ hệ thống thông tin Đối với hệ thống thông tin kinh tế quản lý: thay hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ hệ thống xử lý thông tin kinh... thích hợp + Tin học hóa phần tin học hóa tồn từ hệ thống thông tin thủ công + Phát triển hệ thống tin học hóa phần thành hệ thống tin học hóa tồn + Cải tiến hệ thống tin học hóa phần, từ mức độ tin. .. lý d Khung tri thức hệ thống thông tin Thách thức quản trị Ứng dụng Công nghệ thông tin KD Hệ thống thông tin Quy trình KN phát triển III Các thành phần hệ thống thơng tin Mơ hình tổng quát − HTTT