Tiểu luận QUY TRÌNH SẢN XUẤ T – KINH DOANH – PHÂN PHỐI SẢN PHẨM CHI ẾU SÁNG CỦA TẬP ĐOÀN KHẢI TOÀN (KTG) 1.1 Giới thiệu chung Qua 15 năm hình thành, hồn thiện phát triển, ngày KTG Tập đoàn hàng đầu thiết bị điện chiếu sáng, thông qua việc sở hữ u, sản xuất, kinh doanh nhãn hiệu thiết bị điện chiếu sáng tiếng, t hị trư ờng u chuộng tín nhiệm: AC, COMET SILEX Bên cạnh đó, với khả năng, kinh nghiệm, tiềm lực kinh doanh phân phối ngành, KTG cịn tập đồn tiếng giới chọn lựa bổ nhiệm làm nhà p hân phối thị trường Việt Nam : Hager, Genuin, Sec… Năm 2005: Thành lập Cơng ty cổ phần Khải Tồn Đồng Nai Đầu tư xây dựng nhà m áy sản xuất thiết bị đ iện thiết bị chiếu sáng với diện tích 5.5 hecta t ại lơ 33 khu Công nghiệp T am Phư ớc, Huyện Long Thành, Tỉnh Đồng Nai Năm 2007: Tháng 03/2007 tổ c DN V Na Uy đánh giá v cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn quản lý chất lư ợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 cho sản phẩm thiết bị điện công tắc ổ cắm, thiết bị chiếu sáng, ống luồn dây điện, thang máng cáp, phụ kiện tủ điện Thông tin liên lạc Tên đầy đủ: CƠNG TY CP KHẢI TỒN Tên viết tắt: KHAI TOAN JSC Tên giao dịch (Anh + Việt): KTG Số GCN ĐKKD: 4703000205 Địa trụ sở chính: Lơ số 33, Khu Công nghiệp Tam Phư ớc, Xã Tam Phước, Huyện Long Thành, Tỉnh Đồng Nai Số điện thoại: 061-3511179 Số fax: 061-3512005 Lầu 6, Tịa nhà Sơng Đà, 14 Kỳ Đồng, Phường 9, Văn phòng HCM: Quận 3, T P Hồ Chí Minh Số điện thoại: 08-62905578 Số fax: 08-62676868 Địa email: info@kt g.com.vn Websit e: www.ktg.com.vn Cùng với lực lượng 500 Công Nhân Viên , tập hợp đội ngũ Lãnh Đạo, Quản Lý, Chuyên Gia trẻ có tâm huyết, giỏi chun mơn kinh nghiệm từ Tập đoàn lớn nư ớc Hiện nay, KTG xây dự ng đư ợc: - Hệ thống quản lý đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000:2001 tổ chức DNV Na Uy cấp chứng nhận - Hệ thống phân phối vững m ạnh, sâu rộng toàn quốc: + 03 Chi nhánh trực thuộc công ty + Trên 100 Nhà phân phối + Trên 200 Đại lý Thông qua chủ đầu tư, công ty tư vấn thiết kế, công ty xây dựng, nhà thầu,… sản phẩm KTG có mặt hầu hết dự án cơng trình trung bình lớn khắp tỉnh, thành Việt Nam Xuất sản ph ẩm sang quốc gia khu vực: Thái Lan tiếp tục xâm n hập vào thị trường khác Với tiềm lực phát triển định hướng đầu tư phù hợp, KTG ngày khẳng định uy tín thị trư ờng T ập đoàn hàng đầu thiết bị điện & chiếu sáng đối tác đáng t in cậy tổ chức nư ớc Vốn điều lệ hệ t hống KTG: 153,000,000,000 VND - Văn phịng nhà máy: Lơ 33, KCN Tam Phước, Xã Tam Phước, TP Biên Hòa, Đồng Nai - Văn phịng TP.HCM: Cơng ty CP Thiết bị điện chiếu sáng Hồng Phúc, Lầu 6, T ịa nhà Sơng Đà, 14B Kỳ Đồng, P.9, Q.3, TP.HCM - Văn phịng Hà Nội: Cơng ty CP Thiết bị điện chiếu sáng Hồng Phúc, Lô 2-8B, KCN Hoàng Mai, 435A Tam Trinh, P Hoàng Văn Thụ, Q Hồng Mai, Hà Nội - Văn phịng t ại Đà Nẵng: Công ty CP Bảo Phước, 116 Núi Thành, Q Hải Châu, TP Đà Nẵng Hình ảnh sản phẩm chiếu sáng KTG: gồm m đèn tiêu chuẩn, đèn tán xạ tán quang 1.2 Giới thiệu quy trình sản xuất – kinh doanh – phân phối thiết bị chiếu sáng KTG 1.2.1 Đầu vào 1.2.1.1 Nguyên vật liệu (NVL) thu mua nước Các mặt hàng nhà cung cấp N VL phụ kiện nước 1.2.1.2 NVL nhập từ Trung Q uốc, Hồng K ông Các mặt hàng nhà cung cấp nước 1.2.2 Q uá trình sản xuất Tiến hàng sản xuất nhà máy Gồm: - Có hai khu vự c sản xuất: khu vực sản xuất khí & khu vực xưởng nhự a (sản xuất loại ống phụ kiện) - Khu vự c để N VL riêng - Khu vự c để thành phẩm riêng, theo nhóm sản phẩm Đóng gói, đóng thùng thành phẩm (do cơng nhân nhà m áy tự thự c hiện) Hàng hóa đư ợc xếp theo khu sản phẩm riêng biệt (th uận tiện cho việc xuất hàng) Quy trình sản xuất chung 1.2.2.1 Lưu đồ 1.2.2.1 Diễn giải Bước 10 11 12 13 14 Thực Nhà máy Phòng 3TCKT, Mua hàn g Mô tả Nhà máy lập BOM để sản x uất thành phẩm Bi ểu mẫu Phòng TCKT hay Phòng Mua hàn g nhập BOM vào hệ thống (tùy theo quy trình chi tiết) Phòng M ua hàn g chạy MRP lần để tính nh u c ầu Phịng Mua vật tư vào liệu: SO, PO, Pro v hàng Inventory chươn g trình tính nhu cầu vật tư Chương trình liệt kê Production Order đề nghị sản Báo cáo Phòng Mua xuất đơn hàn g đề hàng Phòng Mua hàn g gửi m ail cho Nhà m áy danh sách xuất L ệnh sản xuất đề n ghị Nhà máy điều chỉnh (nế u có) gửi lại cho Phịn g Nhà máy Mua hàn g Nếu có điều chỉnh kế hoạch sản x uất Phòng mua hàn g Phòng Mua làm việc với Phòng kinh doanh để điều ch ỉnh SO, nế u hàng khơng thực bước Phịng Mua Phòng m ua hàn g ch ạy MRP lần để tính lại nh u c ầu hàng theo điều chỉnh Nh máy Phịng Mua Chương trình liệt kê PO đề n ghị Production hàng Order đề ngh ị sản x uất Phòng Mua hàn g ch uyển Production Order dự kiến Phòng Mua thành thức, sau ch uyển xon g Alert cho hàng Nhà máy để vào P roduction Order vào điều chỉnh vật tư Nhà máy vào từn g Pro duction Or der để điều chỉnh vật tư thay thế: thay vật tư, sửa lại SL v ật tư… Nhà máy Sau chỉnh sửa xon g tất Pro thơng báo cho Phịng Mua hàn g Phịng Mua Sau nh ận thơng báo Nhà máy, Phòn g hàng Mua hàn g tiến h ành chạy lại M RP lần cuối Khi chương trình cịn đề x uất danh sách đơn Phòng Mua hàng đặt mua vật tư hàng Phòng Mua hàn g gửi m ail danh sách PO để Nh m áy có theo dõi tiến độ nhập v ật tư dự kiến Nhân viên điều độ c nhà máy vào hệ thống phát lệnh Nhà máy sản x uất đơn hàn g Căn vào tiến độ sản xuất thực tế nhà m áy, nhân Nhà máy viên điều độ nhà m áy làm phi ếu xuất kho vật tư cho sản x uất, in v ch uyển x uốn g kho 15 Phòng kho vận Kho xuất thực tế ký nhận 16 Nhà máy Nhà máy tiến hành sản xuất thành phẩm 17 Phòng kho vận 18 Phòng kho vận 19 Phòng kho vận Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sau sản x uất xong kho tiến hành nhập kho thành phẩm từ Production Order ( lưu ý: phải chọn nhập kho từ số Pro duction Or der n ào) Nếu sản xuất xong mà dư v ật tư nhảy qua thự c bước tiếp theo, nế u khơn g kết thúc quy trình sản x uất Kho tiến hành nhập vật tư dư kho Phiếu nhập kho 1.2.3 Đầu 1.2.3.1 Phân phối nội địa Cả khu vự c: Miền Bắc, Tru ng Nam (qua hệ thống nhà p hân phối phòng dự án) Doanh số: 275 tỷ/năm, cấu: Doanh thu (tỷ đồng) Khu vực Tỷ trọng /doanh thu Cơ cấu d oanh thu theo khu vực Miền Bắc - Lẻ: 80 Dự án: 20 29% 8% 37% Miền Trung - Lẻ: 35 12% 12% Miền Nam - Lẻ: 80 Dự án: 60 29% 22% Cơ cấu d oanh thu th eo kênh ph ân phối 51% Lẻ: 195 (70%) Dự án: 80 (30%) Trong đó, thị trường tiêu thụ nội địa KTG miền Nam, đến miền Bắc miền Tru ng (chỉ có Đà Nẵng) Tro ng đó, chủ y ếu kênh phân phối lẻ (70% doanh thu) Riêng m iền nam tỷ trọng doanh thu kênh dự án cao (20% doanh thu) 10 Bước 1: Xem xét nh u cầu mua N VL  Kế hoạch mua NVL hàng năm, hàng quý, hàng tháng  Lượng NVL tồn kho hợp đồng m ua N VL ký trước có đủ đáp ứ ng nhu cầu sản xuất hay không?  Kế hoạch sản xuất năm  Đơn đặt hàng sản phẩm khách hàng Bước 2: Lập kế hoạch mua hàng Lên số lư ợng hàng cần mua dự a trên:  Lượng tồn kho tối thiểu, nhu cầu sản xuất thán g trước  Nhu cầu N VL tháng này, quí Bước 3: Lựa chọn nhà cun g cấp 1/ Đánh giá sơ nhà cung cấp có sở liệu hệ thống tìm nhà cung cấp bên ngồi trư ờng hợp cần thiết 2/ Dựa vào danh sách nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn, phận Cung ứng lựa chọn nhà cung cấp tiềm (tối thiểu tối đa 5) gởi thư mời báo giá 3/ Sau nhận báo giá, nhân viên Phòng mua hàng cần chọn nhà cung cấp có điều kiện có lợi  Danh t iếng nhà cung cấp  Chất lư ợng sản phẩm  Giá  Điều kiện toán  Khả cung ứng nhà cung cấp 4/ Trư ởng phòng mua hàng đ àm phán/xác định lại giá lần cuối với nhà cung cấp lựa chọn, tính tốn lại giá dựa mức giá thị trường chi phí đầu vào nguyên phụ liệu làm sản phẩm cần mua Chốt giá 16 Bước 4: Ký kết hợp đồng  Tiến hành đàm phán điều khoản hợp đồng mua bán: giá cả, chất lượng, qui cách sản phẩm , số lượng, hình thức t ốn, phương t hức vận chuy ển…  Soạn thảo hợp đồng hoăc tiếp nhận hợp đồng đư ợc soạn thảo từ nhà cung cấp nước  Kiểm tra lại điều khoản hợp đồng trước đặt bút ký kết  Ký kết hợp đồng  Theo dõi việc thự c hợp đồng Bước 5: Lựa chọn phương thức vận tải  Các linh kiện nhập chủ yếu tăng phô, chân giữ tact e, chân bóng đèn có lị xo, chân giữ neon nhựa loại hàng nhẹ cồng kềnh lựa chọn phương thứ c vận t ải đư ờng biển tối ưu nhập linh kiện  100% đơn hàng tăng phô nhập nguyên container với giá FOB, với số lư ợng tháng khoảng 10 cont ainer 20ft, loại linh kiện khác lẻ khoảng 80% nhập FOB, 20% lại theo điều kiện C&F  Đơn giá linh kiện theo hợp đồng nhà cung cấp chào bán theo giá FOB C&F có mứ c chênh lệch tương đối khoảng $350 container full $36-40 khối hàng (CBM)  Sau khảo sát, chọn Kuehne + Nagel đ ơn vị cung cấp dịch vụ cước vận tải quốc t ế nội địa từ cảng dỡ DC  Khi ký hợp đồng vận chuy ển với K+N chung yêu cầu cam kết vận chuyển, giá cả, thời gian giao hàng thời gian tốn với cơng nợ th kể từ ngày hàng (ETA)  Cảng xuất hàng FCL Shekou cảng lớn Guangz hou, Tru ng Quốc Cảng xuất hàng hàng LCL Shekou Shenzhen Có kh nhiều hãng tàu cơng ty đóng consol khai thác tuyến hàn g từ Shekou Shenzhen Cát Lái với transit time ngắn - ngày t ần suất chuyến hàng tuần 17  Cảng dỡ hàng cảng Cát Lái + Biểu Giá cư ớc vận chuyển đư ờng biển POL POD LCL 20’DC Shekou HCM $ 2/CBM $ 80/box Shenzhen HCM $ 2/CBM $ 50/box Shunde HCM $ 5/CBM $ 130/box Các hàng tàu có khai thác tuyến hàng Shekou/Shenzhen HCM TS Lines, China Shipping, Kline, Ev ergreen line… Các công ty đóng consol hàng nhập từ Shekou/Shenzhen HCM Everich, Thamico, Global link, Award, Interlink…  Phòng mua hàng theo dõi đơn hàng & k iểm tra lịch tàu chi tiết sau tiến hành book chỗ cho đơn hàng tới thời điểm giao hàng nhà cung cấp theo thỏa thuận hợp đồng  K+N thơng báo cho agent bên T rung Quốc & yêu cầu liên hệ với shipper tình hình hàng hóa đồng thời release booking để shipper tiến hàng đóng & ship hàng  Shipper load hàng lên t àu đồng thời đại lý cảng xuất K+N thông báo hàng on board, lúc thự c toán tiền hàng cho seller (căn vào điều khoản toán ký kết hợp đồng trước đó) Bước 6, Tiến hành thủ tục nhập hàng đưa hàng DC  Được thông báo chi tiết lịch tàu đi, lịch tàu về, nhân viên khai hải quan công ty chủ động khâu ng từ để tổ chức khai báo hải quan hàng nhập  Trước đến ngày tàu cập cảng, nhận đư ợc thông báo hàng đến K+N, nhân viên khai hải quan tiến hành truyền m ạng hải quan điện tử cho lô hàng  Hàng sau t hông t in từ K+N hàng vào kho CFS, nhân viên khai hải quan tiến hành mở t khai cảng, lấy lệnh K+N tiến hành lấy hàng 18 khỏi kho, giao cho K+N vận chuyển DC Đồng Nai (các linh kiện mà nhập đư ợc ân hạn thuế 30 ngày chúng tơi khơng phải đóng thuế để lấy hàng) + Biểu cước vận tải nội địa từ cảng Cát Lái D C Đồng Nai sau: (Đơn vị tiền tệ VND) Xe t ấn Xe t ấn Xe t ấn Xe Container 20ft 440.000 550.000 750.000 880.000 1.800.000 2.2.2 Phân phối thị trường nội địa 2.2.2.1 Thông tin DC SDC a Vị trí số lượng DC SDC Căn theo quy mô, doanh thu t ỉnh thành t hì có địa điểm chiếm doanh thu lớn (doanh thu tr ên % hàng năm công ty) địa bàn lân cận thị trường tiêu thụ tương đối (doanh thu tr ên 1%) nên dự trù phương án đặt DC SDC là: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng , Đồng Nai, Hồ Chí Minh Cần Thơ Chúng tơi lựa chọn địa điểm đặt DC SDC sau: Miền Bắc: DC Hải Phịng : có địa cảng biển nên thuận tiện cho việc tập kết Nguyên Vật Liệu nhập từ nước Trung Quốc, Hàn Quốc cảng đưa hàng xuất sang nư ớc nhận thành phẩm từ nhà máy Vì nên đặt DC Hải Phịng SDC Hà Nội: có vị trí trung t âm kết nối tỉnh thành khu vực miền Bắc, thuận lợi cho sử d ụng vận chuyển đường chiếm doanh số cao nên Công ty định đặt SDC Hà Nội Miền Trung : DC Đà Nẵng vị trí thuận lợi cho phân phối t ỉnh phụ cận Quảng Bình, Quảng Tr ị, T a Thiên Huế, KonTum, Gia Lai, Quảng N gãi, Quảng N am, Bình Định Miền Nam: 19 DC Đồng Nai: DC (khu vự c nhà m áy) công ty nơi t ập kết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nhập nư ớc ngồi nước sử dụng q trình sản xuất n chứa thành phẩm để phân phối cho tỉnh miền Nam xuất DC TP.HCM: phân phối tỉnh thành pham vi 150km xuất SDC Cần Th ơ: phụ trách phân phối hàng hóa tỉnh miền Tây b Điạ bàn phân phối hàng hóa: Khu v ực 4DC 2SDC Stt Địa bàn phân phối tron g nước Đà Nẵng Quản g Nam Đồng Nai Vũn g Tàu DC 41,25 42% H C hí Minh Bến T re SDC 12% Lâm Đồn g Bình Dương 33 Quản g Ngãi Khánh Hòa MDC 37% Hà T ĩnh Quản g Bình MIỀN NAM H Nội H ải Phịng Hà Nam Ninh Bình MIỀN TRUNG 101,75 Phú T họ Vĩnh Phúc MIỀN BẮC Tỷ trọng /Doanh thu Thái Nguyên Doanh thu (tỷ) C ần T h SDC DC DC Khu vực miền Bắc: DC Hà Nội phân phối hàng hóa + SDC Hải Phòng: chuyển hàng cho đại lý thuộc Hải Phòng, Hà Nam, Ninh Bình + Chuy ển hàng cho đại lí t huộc Hà Nội, Thái Nguy ên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc 20 Khu vực mi ền Trung: DC Đà N ẵng phân phối hàng cho đại lí thuộc Hà Tỉnh, Quảng Bình, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi Khu vực miền Nam: DC Đồng Nai phân phối hàng hóa + SDC Cần Thơ: chuyển hàng cho đại lí thuộc Cần Th ơ, Đồng Th áp, Vĩnh Long, Bến Tre + SDC HCM: chuyển hàng cho đại lí thuộc TP.HCM, Long An xuất + Chuyển hàng cho đại lí thuộc Đồng Nai, Bà R ịa – Vũng Tàu, Tây Ninh, Bình Dương c Q uy mơ DC SDC : Giả thiết: - Số sản phẩm trung bình cho ngày 1.500 sản phẩm - m chứa đư ợc khối hàng - Một khối hàng chứa sản phẩm => M ột m2 a đư ợc 12 sản phẩm Ngày Thời gian dự trữ hàng Số SP d ự trữ DC Di ện tí ch DC(m2 ) cần thi ết Di ện tích DC (m2) cần thu ê 0.5 3,750 313 469 0.5 750 63 94 300 25 38 - DC Đà Nẵn g 1,350 113 169 - DC Hải Phòng 3,150 263 394 0.5 450 38 56 Tên DC, S DC Main DC Đồng Nai - DC HCM + SDC Cần Thơ + SDC Hà Nội 21 Do đó, Di ện tí ch thu ê (m2 ) Tên DC, S DC Main DC Đồng Nai Phí th uê m2 /tháng Vị trí Chi phí thuê/ thán g 500 nhà máy Đồng Nai 100 Tại Quận 80.000 8.000.000 + SDC Cần Thơ 40 TP.Cần Thơ 70.000 2.800.000 Đà Nẵng 200 Gần cầ u Thuận Phước 35.000 7.000.000 400 KCN Cầu Gáo, Đan Phượng 60.000 24.000.000 70 P.Hùng Vươn g, Hải Phòn g 65.000 4.550.000 - DC HCM - - DC Hà Nộ i + SDC Hải Phòng Mơ hình phân phối hàng hóa SDC Hà Nội Nhà bán bn, DC Hải Phịng Nhà máy Main DC Đồng Nai Nhà phân phối, DC Đà Nẵng Nhà bán lẻ DC HCM Xuất SDC Cần Thơ 2.2.2.2 Vận chuyển phân phối hàng hóa nội địa Nhu cầu vận chuyển hàng hố năm: Dựa số liệu phân tích sau:  Doanh số năm công ty 275.000.000.000 đồng  Giá trung bình sản phẩm 500.000 đồng/SP 22  Tổng sản phẩm cần vận chuyển cho trung tâm phân phối từ main DC Đồng Nai 550.000 sp/năm Nơi vận chuyển Khối l ượng (sp ) DC HCM 137.500 DC Đà Nẵng 192.500 Khối l ượng(sp) 82.500 DC Hà Nội Nơi vận chuyển đến SDC Cần Th 55.000 SDC Hải Phòng 82.500 Phân tích giải pháp vận chuyển: Thời gian Nơi Nơi đến Phương án Khoảng vận chu yển (ngày) cách (km) PA1: Chở xe cont ainer 1698 941 PA2: Bằn g đườn g sắt 907 PA3: Bằn g đườn g biển Cát Lái - Đà Nẵn g DC Đà Nẵn g PA2: Bằn g đườn g sắt PA1: Chở xe cont ainer Main DC Đồn g Nai 1680 PA3: Bằn g đườn g biển Cát Lái - Hải Phòng DC Hà Nội Cướ c phí đồng/tấn 720,000 621,116 350,000 480,000 441,522 275.000 DC Hồ Chí Minh Xe tải lớn & vừa 0.125 30 DC Hà Nội SDC Hải Phòng Xe tải vừa & nhỏ 0.125 103 DC HCM SDC Cần Thơ Xe tải vừa & nhỏ 0.167 175 120,000 180,000 220,000 23 Hàng hóa từ nhà máy chuyển DC, SDC khu vực: DC phía Nam : gồm DC nhà máy Đồng Nai, DC HCM SDC Cần Th - Đối với DC HCM: tuyến đường từ Đ ồng Nai-HCM gần, khoảng 2540km, theo ến xa lộ Hà Nội Nên hàng hóa vận chuyển đến DC HCM ngày xe tải công ty - Đối với SDC Cần Thơ: tương tư HCM, tuyến Đồng Nai Cần Thơ thuận tiện, thời gian m ất khoảng tiếng, nên hàng giao ngày từ DC Đồng N SDC Cần Thơ b ằng xe Container công ty vận tải phụ trách DC miền Trung & miền Bắc: có DC Đà Nẵng, Hải Phòng SDC Hà Nội - Đối với Hải Phòng Đà Nẵng: Hải Phòng Đà Nẵng có cảng biển nên việc vận chuy ển đư ờng biển nội địa cân nhắc Xét thời gian vận chuyển đường nhanh hơn, khoảng ngày vận chuyển đường biển m ất khoảng 3-4 ngày tính từ ngày tàu rời bến Tuy nhiên, với chi phí đường biển rẻ nhiều khối lượng hàng vận chuyển lớn Do đó, hàng từ DC Đồng Nai đư ợc chở đến DC Hà Nội DC Đà Nẵng t àu biển Việc vận chuyển thuê công ty vận chuyển đảm nhiệm - Đối với SDC Hà Nội: Hàng hóa chở từ DC H ải Phòng lên SDC Hà Nội đội xe tải cơng ty Từ DC, SDC đến đại lí: Bán hàng hóa hình thức giao hàng kho, vận chuyển đến đại lí phương tiện vận tải đại lí Đối với dự án, tùy theo vị trí dự án số lượng mà cân đối hàng từ DC SDC giao tận nơi th ngịai cơng ty vận chuyển 2.2.3 Phân phối thị trường nước ngoài: xuất sang Thái Lan 2.2.3.1 Quy trình nhập hàng sang Thái Lan Bước 1: Tìm kiếm khách hàng tiềm 24 Việc tìm kiếm khách hàng nước Tập đoàn Khải Toàn chủ yếu thông qua kênh truyền thông hội chợ, triển lãm, Thư ơng vụ Việt Nam t ại Th lan, qua bên thứ ba hay m ối quan hệ quen biết T uy nhiên vào thời điểm nay, phương thứ c tìm kiếm khách hàng tốn kém, khơng cịn thuận lợi phù hợp với tình hình cạnh tranh ln gay gắt Bên cạnh đó, tác động khủng hoảng t ài khiến doanh nghiệp thu hẹp quy mơ, tiết kiệm chi phí tìm tới kênh tiếp cận khách hàng phù hợp nên Tập đoàn Khải Toàn triển khai áp dụng thư ơng mại điện tử tham gia sàn giao dịch B2B Alibaba.com để mở rộng kênh tìm kiếm khách hàng Một số thơng tin mà đội ngũ sales cần quan tâm chọn lựa đối t ác gồm: - Thông tin lịch sử công ty, mứ c độ ảnh hưởng, uy tín, tình hình tài - Số lượng cần mu a, y cầu chất lượng, chủng loại sản phẩm, thời gian bảo hành, hoàn trả - Mức giá đáp ứng được, điều kiện vận chuyển, phư ơng thức t hanh toán Bước 2: Đàm phán ký kết hợp đồng Sau chọn đư ợc đối tác có nhu cầu mua hàng thực nhận thư hỏi hàng khách hàng, nhân viên sales liên hệ với khách hàng để gửi thư chào hàng, báo giá v đề nghị hợp tác cụ thể thơng qua hình thứ c email Đồng thời gửi kèm cho khách hàng Catalog, biểu giá, thông tin thời hạn giao hàng, phương thức toán, điều kiện giảm giá Nếu đối tác có nhu cầu hợp t ác, nhân viên sales s ẽ tiếp tục trao đổi thông tin đàm phán với đối tác qua mail mạng chat trự c tuyến Khi đối tác chấp nhận giá điều kiện Tập đoàn Khải toàn đưa ra, đối tác lập đơn đặt hàng gửi đi, thông tin bao gồm: tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, bao bì, th ời hạn giao hàng, phương thức t oán, điều kiện vận chuy ển… Căn vào đơn đặt hàng đối tác, hai bên thống lần điều kiện giao dịch tạo lập hợp đồng để tiến hành ký kết, Tập đoàn Khải Toàn lập hợp đồng làm tiếng anh có giá trị gử i đối tác ký trư ớc Sau Khải toàn nhận đư ợc hợp đồng tiến hành ký tiếp gử i lại qua đường chứng từ giao hàng để đối tác lưu trữ, làm tham chiếu thự c hợp đồng 25 Bước 3: Phương thức toán Thông thư ờng, đối t ác m thủ tục toán quốc tế t heo thoả thuận ký hợp đồng hình thức L/C, D/P, ngân hàng báo có sau đ ối t ác mở toán quốc tế từ 3-7 ngày Bộ phận chuyên trách kiểm tra chứng từ có giá xem nội dung có thoả thu ận thông báo với đối tác để chỉnh sửa điều kiện thoanh tốn khơng Tuy nhiên đối tác Khải toàn chủ yếu sử dụng phư ơng thức t hanh toán T/T, khách hàng giao tiền ký hợp đồng chuyển khoản hàng đến cảng Bước 4: Tiến hành sản xuất Chuyển đơn hàng xuống nhà m áy bắt đầu vào sản xuất xác nhận toán quốc tế, phận sản xuất ý đến chất lượng sản phẩm thời gian giao hàng, thư ờng xuyên thông báo tiến độ sản xuất cho đối t ác Sau công việc sản xuất hồn tất, đối tác định cơng ty kiểm hàng tự kiểm hàng Hàng sản xuất xong chuyển DC Đồng nai để đóng gói theo yêu cầu khách hàng.Tất phải đư ợc hoàn t ất trước thời hạn hợp đồng thời hạn toán quốc tế Bước 5: Xuất hàng sang Thái Lan Điều kiện toán: - CNF cảng Bangkok cảng định khác, Khải toàn chịu trách nhiệm thuê tàu, làm thủ tục hải quan chuyên chở hàng t ới cảng đến, chịu chi phí bốc dỡ hàng cảng bốc Do khoảng cách địa lý gần rủi ro chuyên chở xảy hàng hóa khơng dễ hư hỏng đư ờng vận chuyển nên đối tác thư ờng chọn phương thứ c CNF thay CIF, ngồi giá CNF thấp so với giá CIF Trường hợp đối tác giao dịch lần đầu, đối tác thư ờng chọn mua th eo giá CIF tự mua bảo hiểm cho hàng hóa bán theo giá CNF Phương tiện vận chuyển hàng tới cảng bốc: - Chọn hình thức v ận chuyển container 20’ (phụ kiện) 40H (ống đèn) đối tác thuê cho hàng nguyên cont, số lượng lớn loại hàng nhẹ cồng kềnh chiếm diện tích Phương tiện vận chuyển tới cảng đến: 26 - Chọn phương tiện vận tải tàu thủy, trường hợp trễ tiến độ sản xuất cân nhắc hình thức vận chuyển đường hàng không Thủ tục hải quan xuất hàng cảng nhân viên công ty tự làm Quy trình chi tiết gồm bước sau: a) Liên lạc với freight forwarder/logistics provider để kiểm tra giá cả, lịch tàu từ cảng hãn g tàu định, cảng đến đối tác thông báo thư ờng cảng Bangkok b) Sau chọn fr eight forwarder/logistics provider với giá lịch tàu phù hợp, th ỏa thuận điều kiện to án với freight forwarder/logistics provider: credit 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn Tiêu chuẩn chọn forwarder/logistics provider dựa trên: giá cả, lịch tàu, uy tín, cơng nợ.( Phụ lục) c) Tiến hành book tàu có giá cạnh tranh uy tín d) Sau nhận booking confirmation freight forwarder/logistics provider, thuê xe chở cont để lấy cont rỗng nhà máy đóng hàng chở cont hạ bãi theo dẫn tr ên booking Hàng hoá đóng vào container cung cấp theo số lượng ký kết với khách hàng Hợp đồng đư ợc vận chuyển cảng Trư ớc hàng t ới cảng xuất khẩu, hàng hố phải có đầy đủ Bộ chứng từ : chứng nhận xuất xứ hàng hố, packing list e) Nhân viên cơng ty làm thủ tục khai hải quan, xuất lô hàng Thái Hồ sơ hải quan gồm có:  Tờ khai hải quan;  Hoá đơn thương m ại;  Hợp đồng m ua bán hàng hoá;  Giấy phép quan nhà nước có thẩm quyền với hàng hoá xuất khẩu;  Các chứng từ khác theo quy định pháp luật f) Liên lạc với đối t ác Thái Lan: thông báo lịch tàu, gửi Draft B/L, kiểm tra tình hình tốn khách hàng Bộ phận phụ trách đem toàn hồ sơ chứng từ lô hàng xuất đến N gân hàn g mở ký tài khoản để xin toán quốc tế 27 Đối với trư ờng hợp toán T /T khách hàng chuyển tiền hàng lên tầu cập cảng đến g) Như thỏa thuận hợp đồng, khách hàng toán đủ, chuyển yêu cầu Telex release B/L h) Chuyển hồ sơ tốn sang phịng Kế tốn để tốn tiền cho freight forwarder/logistics provider 2.2.3.2 Giải pháp nâng cao hiệu tiết kiệm chi phí cho hoạt động xuất - Khi đàm phán hợp đồng với đối tác Thái Lan, cần ý số lượng thời gian giao hàng phù hợp để nhà máy kịp có thời gian sản xuất, tránh trường hợp sản xuất không kịp phải hàng Air t ốn chi phí vận chuyển lớn - Tùy theo số lượng đơn hàng, nên chọn loại container 40’ 40H thay 20’ vì: thứ nhất, container 40’ đóng đư ợc lượng hàng gấp đơi cont ainer 20’ chi phí 1x40’ thấp chi phí 2x20’ Thứ hai, đỡ phí Overweight Surcharge áp cho cont 20’ trường hợp đóng hàng lớn quy định hãng tàu Quy trình lựa chọn logistics provider cho lô hàng xuất Thái Gửi yêu cầu chào giá đến số forwarder Ở chọn forwarders là: Damco, VVMV, Sotrans, Schenkers, Oriental Logistics Yêu cầu chào giá gồm cước tàu phí trucking Origins Thủ tục hải quan công ty tự làm Đánh giá forwarder: Forwa rder O cean Freight (USD) Local C harge (USD) Trucking Dam co 30/20’, 50/40’ + EBS 120/20’, 160/40’ 145/20’, 170/40’ VVMV 20/20’, 35/40’ + EBS 120/20’, 160/40’ 125/20’, 140/40’ Sotrans 25/20’, 35/40’ + EBS 20/20’, 160/40’ 120/20’, 140/40’ Schenker 35/20’, 45/40’ + EBS 120/20’, 160/40’ 150/20’, 160/40’ Oriental Lo gistics 25’20’, 40’/40 + EBS 130/20’, 170/40’ 150/20’, 160/40’ 28 Qua chào giá trên, ta chọn đư ợc nhà cung cấp có giá tốt VVM V Sotrans Vì thời gian vận chuyển từ SGN – BKK ngắn từ 3-5 ngày, giai đoạn ta đàm phán công nợ lịch tàu Cả VVM V Sotrans đồng ý cấp cho Khải Toàn credit 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đ ơn VVM V Sotrans n hững đơn vị uy tín thị trường Ta ký hợp đồng với hai cơng ty Thơng thư ờng Khải Tồn xuất 8-10 cont ainer tháng, chia làm 2-3 đợt, đợt xuất khoảng 2-4 container Khi nhận lịch tàu cập nhật từ VVMV Sotr ans, tùy theo nhu cầu xuất hàng Khải Tồn vào ngày chọn book qua VVM V hay Sotrans cho đợt hàng 2.2.4 Bảo trì, bảo hành Hàng xuất Hàng xuất sang Th hàng nhựa nên không thực sửa chữa mà đổi lại sản phẩm hư hỏng bổ sung vào đơn hàng đợt xuất Khi hàng đến nhà nhập kiểm tra có hư hỏng lập biên có kiểm tra phòng kỹ thuật, bên ký xác nhận, công ty đổi bù hàng cho lần xuất hàng sau theo m ột tỉ lệ định thỏa thuận khoảng + /- 5% Hàng bán nước Thời gian: Sản phẩm tăng phơ, bóng đèn hạn sử dụng th Với sản phẩm máng đèn bảo hành 12 tháng Nếu thời gian sử dụng mà hàng chư a bán công ty thu gom hàng hết hạn vận chuyển nhà máy tận dụng chiều phương tiện giao hàng Điều kiện: Sản phẩm thời hạn bảo hành, tem cịn nguy ên vẹn, khơng bị rách vỡ Trường hợp không bảo hành: sản phẩm hết hạn bảo hành, só sêri tiết bị khơng xác định sai so với phiếu bảo hành Sản phẩm bị khách hàng tự ý tháo dỡ, sửa chữ a Thiết bị, sản phẩm bị hỏng tác động lực học làm cho bị biến dạng, rơi vỡ, bị xước Thiết bị sản ph ậm bị hỏng ẩm ớt, hoen rỉ, chảy nư ốc bị côn trùng xâm n hập vào làm hỏng Bị hỏng thiên ti, hỏ họan, cháy nổ thiết bị, sản phẩm bị hỏng khách hàng sử dụng sai quy định đ iện áp đư ợc ghi sản phẩm cố ý làm hỏng 29 Riêng bóng đèn đặc thù sản phẩm tiêu hao, tuổi thọ ngắn, ngịai chất lượng bóng thùy thuộc vào chấn lư u, biến thế, nhiệt độ, điều kiện thời gian sử d ụng… nên không bảo hành Nếu bị hư lỗi nhà sản xuất đổi lại bổ sung vào đợt giao hàng t iếp theo Nơi bảo hành: Nhà phân phối chịu trách nhiệm bảo hành s ản phẩm đến t ay người tiêu dùng tò an quốc Mọi hàng hóa hư hỏng t hu gom nhà p hân phối để bảo hành Đội vận tải công ty kết hợp lấy hàng hư hỏng giao hàng m ới Hàng bảo hành đư ợc giải vòng ngày Nếu không sửa chữ a thay cho khách Hàng hư, đổi t heo lộ trình: Đại lý đổi cho khách hàng, nhà phân phối đổi cho đại lý , nhà máy đổi cho nhà phân phối 30 ... Châu, TP Đà Nẵng Hình ảnh sản phẩm chiếu sáng KTG: gồm m đèn tiêu chuẩn, đèn tán xạ tán quang 1.2 Giới thiệu quy trình sản xuất – kinh doanh – phân phối thiết bị chiếu sáng KTG 1.2.1 Đầu vào 1.2.1.1... q trình sản xuất n chứa thành phẩm để phân phối cho tỉnh miền Nam xuất DC TP.HCM: phân phối tỉnh thành pham vi 150km xuất SDC Cần Th ơ: phụ trách phân phối hàng hóa tỉnh miền Tây b Điạ bàn phân. .. hàng nhà cung cấp nước ngồi 1.2.2 Q trình sản xuất Tiến hàng sản xuất nhà máy Gồm: - Có hai khu vự c sản xuất: khu vực sản xuất khí & khu vực xưởng nhự a (sản xuất loại ống phụ kiện) - Khu vự c