ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP Nội dung chính Nội dung chính  Tại sao phải điều hành một cuộc họp? Tại sao phải điều hành một cuộc họp?  Các chức năng của một cuộc họp Các chức năng của một cuộc họp  Các kiểu họp Các kiểu họp  Chuẩn bò cho một cuộc họp Chuẩn bò cho một cuộc họp  Đònh nghóa mục tiêu Đònh nghóa mục tiêu  Con người Con người  Bài thuyết trình Bài thuyết trình  Chủ tọa Chủ tọa  Điều hành cuộc họp Điều hành cuộc họp  Thời gian trình bày Thời gian trình bày  Kết thúc cuộc họp Kết thúc cuộc họp Tại sao phải vận hành cuộc họp? Tại sao phải vận hành cuộc họp?  Các cuộc họp là lãng Các cuộc họp là lãng phí thời gian quý báu phí thời gian quý báu và tiền. và tiền.  Các cuộc họp là đầy Các cuộc họp là đầy dẫy các vấn đề, tranh dẫy các vấn đề, tranh cãi, mâu thuẩn và nếu cãi, mâu thuẩn và nếu có chỉ là một ít sự đồng có chỉ là một ít sự đồng thuận và giải pháp. thuận và giải pháp.  Các giải pháp cho các Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên thực được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận qua cuộc họp và thảo luận nhóm nhóm  Một cuộc họp vẫn tốt hơn là Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội điện thoại, máy fax, hội nghò bằng video, máy vi nghò bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một các cá nhân làm việc một mình mình Tại sao phải vận hành cuộc họp? Tại sao phải vận hành cuộc họp?  Nh ng cu c h p đóng vai trò r t quan tr ng, vì đó là nõi mà b u ữ ộ ọ ấ ọ ầ Nh ng cu c h p đóng vai trò r t quan tr ng, vì đó là nõi mà b u ữ ộ ọ ấ ọ ầ khơng khí và v n hố c a t ch c đ c duy trì, là m t trong ă ủ ổ ứ ựợ ộ khơng khí và v n hố c a t ch c đ c duy trì, là m t trong ă ủ ổ ứ ựợ ộ nh ng cách th c đ các t ch c nói v i đ i ng nhân viên c a mình ữ ứ ể ổ ứ ớ ộ ũ ủ nh ng cách th c đ các t ch c nói v i đ i ng nhân viên c a mình ữ ứ ể ổ ứ ớ ộ ũ ủ r ng: “B n là m t thành viên c a t p th ”ằ ạ ộ ủ ậ ể r ng: “B n là m t thành viên c a t p th ”ằ ạ ộ ủ ậ ể  N u b n t ch c nh ng cu c h p bu n t , y u kém mà l i kéo ế ạ ổ ứ ữ ộ ọ ồ ẻ ế ạ N u b n t ch c nh ng cu c h p bu n t , y u kém mà l i kéo ế ạ ổ ứ ữ ộ ọ ồ ẻ ế ạ dài lê thê, thì các nhân viên s b t đ u tin r ng mình đang làm vi c cho ẽ ắ ầ ằ ệ dài lê thê, thì các nhân viên s b t đ u tin r ng mình đang làm vi c cho ẽ ắ ầ ằ ệ m t cơng ty t nh t, kém c i và khơng bi t q tr ng th i gian ộ ẻ ạ ỏ ế ọ ờ m t cơng ty t nh t, kém c i và khơng bi t q tr ng th i gian ộ ẻ ạ ỏ ế ọ ờ Các chức năng của một cuộc họp Các chức năng của một cuộc họp Sự hình thành nhóm C h i a s e õ k i e á n t h ư ù c , k i n h n g h i e ä m , s ư ï đ a ù n h g i a ù , v a ø c a ù c t r u y e à n t h o á n g d a â n g i a n C o â n g v i e ä c t a ä p t h e å v a ø s ư ï đ o ù n g g o ù p c a ù n h a â n Ra các quyết đònh quyết đoán và cam kết T r a n h đ a á u Đ ư ù c t í n h c u û a l a õ n h đ a ï o v a ø n h o ù m / c o â n g v i e ä c n h o ù m Các kiểu họp Các kiểu họp  Hội nghò Hội nghò  Hội đồng Hội đồng  y ban y ban  Thường xuyên Thường xuyên  Điều đình, thỏa thuận Điều đình, thỏa thuận  Động viên Động viên  Ra quyết đònh Ra quyết đònh  Hàng ngày Hàng ngày  Hàng tuần hoặc hàng tháng Hàng tuần hoặc hàng tháng  Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt Chuẩn bò cho một cuộc họp Chuẩn bò cho một cuộc họp  “ “ Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc họp ” họp ”  “ “ Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để xác đònh có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất xác đònh có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất bại ” bại ” Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp  Xác đ nh rõ nh ng m c tiêu và k t qu mong đ i. B n c n bi t ị ữ ụ ế ả ợ ạ ầ ế Xác đ nh rõ nh ng m c tiêu và k t qu mong đ i. B n c n bi t ị ữ ụ ế ả ợ ạ ầ ế chính xác mình đang c g ng đ t đ c đi u gì thông qua cu c ố ắ ạ ượ ề ộ chính xác mình đang c g ng đ t đ c đi u gì thông qua cu c ố ắ ạ ượ ề ộ h p. ọ h p. ọ  Xác đ nh xem li u nh ng ho t đ ng khác có th s phù h p hõn ị ệ ữ ạ ộ ể ẽ ợ Xác đ nh xem li u nh ng ho t đ ng khác có th s phù h p hõn ị ệ ữ ạ ộ ể ẽ ợ không, hay nh t thi t ph i t ch c các cu c h p bàn. ã có không ấ ế ả ổ ứ ộ ọ Đ không, hay nh t thi t ph i t ch c các cu c h p bàn. ã có không ấ ế ả ổ ứ ộ ọ Đ ít cu c h p vô b đ c tri u t p, trong khi ch m t vài cu c đi n ộ ọ ổ ượ ệ ậ ỉ ộ ộ ệ ít cu c h p vô b đ c tri u t p, trong khi ch m t vài cu c đi n ộ ọ ổ ượ ệ ậ ỉ ộ ộ ệ tho i, trao đ i email, hay g p g tr c ti p s hi u qu hõn r t ạ ổ ặ ỡ ự ế ẽ ệ ả ấ tho i, trao đ i email, hay g p g tr c ti p s hi u qu hõn r t ạ ổ ặ ỡ ự ế ẽ ệ ả ấ nhi u. ề nhi u. ề Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp  Xác đ nh các ch đ tr ng tâm và hình th c th o lu n t t nh t c a ị ủ ề ọ ứ ả ậ ố ấ ủ Xác đ nh các ch đ tr ng tâm và hình th c th o lu n t t nh t c a ị ủ ề ọ ứ ả ậ ố ấ ủ m i cá nhân. B n c n hi u rõ mình mu n đ t đ c đi u gì thông ỗ ạ ầ ể ố ạ ượ ề m i cá nhân. B n c n hi u rõ mình mu n đ t đ c đi u gì thông ỗ ạ ầ ể ố ạ ượ ề qua nh ng th o lu n này. ữ ả ậ qua nh ng th o lu n này. ữ ả ậ  c l ng th i gian cho cu c h p. Nh ng ng i tham gia Ướ ượ ờ ộ ọ ữ ườ c l ng th i gian cho cu c h p. Nh ng ng i tham gia Ướ ượ ờ ộ ọ ữ ườ c n bi t th i l ng cu c h p đ lên k ho ch công vi c cho phù ầ ế ờ ượ ộ ọ ể ế ạ ệ c n bi t th i l ng cu c h p đ lên k ho ch công vi c cho phù ầ ế ờ ượ ộ ọ ể ế ạ ệ h p. ợ h p. ợ Lịch trình cuộc họp một cách chi Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể: tiết và cụ thể:  Tuyên b th i đi m b t đ u và th i đi m k t thúc. Th i gian là vàng ố ờ ể ắ ầ ờ ể ế ờ Tuyên b th i đi m b t đ u và th i đi m k t thúc. Th i gian là vàng ố ờ ể ắ ầ ờ ể ế ờ b c … hãy lên k ho ch m t cách sáng su t! ạ ế ạ ộ ố b c … hãy lên k ho ch m t cách sáng su t! ạ ế ạ ộ ố  Xác đ nh đ a đi m t ch c cu c h p. ị ị ể ổ ứ ộ ọ Xác đ nh đ a đi m t ch c cu c h p. ị ị ể ổ ứ ộ ọ  Lên danh sách nh ng ng i tham d và khách m i. ữ ườ ự ờ Lên danh sách nh ng ng i tham d và khách m i. ữ ườ ự ờ [...]... những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người  Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp  Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển  Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định  Sõ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thơng qua  . ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP Nội dung chính Nội dung chính  Tại sao phải điều hành một cuộc họp? Tại