CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HỘ TỊCH CẤP XÃ 1. Người giữ chức danh công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã làm công tác chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân ân cấp xã), có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý nhà nước về công tác tư pháp trong phạm vi địa phương. Tiêu chuẩn, chế độ, chính sách của công chức tư pháp - Hộ tịch cấp xã được thực hiện theo Nghị định số 114/2003/NĐ-CP ngay 10/10/2003 của Chính phủ quy định về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn, Nghị định 121/2003/NĐ-CP ngày 21/10/2003 của Chính phủ về chế độ, chính sách đối với cán bộ công chức ở xã, phường, thị trấn và quyết định số 04/2004/QĐ-BNV ngày 16/1/2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành quy định tiêu chuẩn cụ thể đối với cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn. 2. Công chức Tư pháp - Hộ tịch thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a. Trình Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành các văn bản về công tác tư pháp địa phương; tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, pháp lệnh theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp huyện và sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; b. Giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tự kiểm tra các Quyết định, Chỉ thị do Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành; c. Xây dựng kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật trên địa bàn trình Ủy ban nhân dân cấp xã và tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt; d. Giúp Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng quy ước, hương ước thôn, làng, bản, cụm dân cư phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; đ. Hướng dẫn hoạt động của các tổ chức hoà giải; bồi dưỡng; cung cấp tài liệu nghiệp vụ cho tổ viên Tổ hoà giải ở địa phương theo hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên; trình chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định miễn nhiệm tổ viên Tổ hoà giải; e. Thực hiện việc trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng chính sách theo qui định của pháp luật; f. Trực tiếp quản lý khai thác, sử dụng Tủ sách pháp luật ở xã, phường, thị trấn; tổ chức việc phối hợp khai thác, sử dụng trao đổi giữa Tủ sách pháp luật ở xã, phường, thị trấn với các tổ chức, đơn vị khác; g. Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc đôn đốc thi hành án theo hướng dẫn của cơ quan thi hành án cấp huyện và thực hiện công tác hành chính, tài chính trong việc đôn đốc thi hành án; h. Thực hiện đăng ký và quả lý hộ tịch ở địa phương; thực hiện một số việc về quốc tịch thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật; i. Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực chữ ký của công dân Việt nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước; chứng thực di chúc; văn bản từ chối nhận di sản và các việc khác theo qui định của pháp luật; 1 j. Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực công tác được giao với Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng Tư pháp; k. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp xã giao. 3. Để phối hợp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của công chức Tư pháp - Hộ tịch của Thông tư này, Ủy ban nhân dân cấp xã thành lập Ban Tư pháp gồm có Trưởng ban do Chủ tịch hoặc một Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đảm nhiệm, công chức Tư pháp - Hộ tịch và các thành viên kiêm nhiệm khác do Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định. 2 CHƯƠNG II CÔNG TÁC HỘ TỊCH I. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ HỘ TỊCH VÀ ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH: 1. Việc công khai hóa các thủ tục đăng ký hộ tịch (khoản 4, Điều 4, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Cơ quan đăng ký hộ tịch phải niêm yết công khai, chính xác các quy định về giấy tờ mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình hoặc nộp khi đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết và lệ phí đăng ký hộ tịch. 2. Giá trị pháp lý của các giấy tờ hộ tịch (khoản 1 và 2, Điều 5, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): - Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó. - Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. 3. Xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú (Điều 8 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú được xác định như sau: - Đối với công dân Việt Nam ở trong nước, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký hộ khẩu thường trú; nếu không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu. - Đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký tạm trú. 4. Các giấy tờ cá nhân xuất trình khi đăng ký hộ tịch (Điều 9 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Khi đăng ký hộ tịch, nếu cán bộ tư pháp hộ tịch không biết rõ về nhân thân hoặc nơi cư trú của đương sự, thì yêu cầu xuất trình các giấy tờ sau đây để kiểm tra: - Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đi đăng ký hộ tịch để xác định về cá nhân người đó; - Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể hoặc Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn (đối với công dân Việt Nam ở trong nước); Thẻ thường trú, Thẻ tạm trú hoặc Chứng nhận tạm trú (đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam) để làm căn cứ xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. 5. Việc ủy quyền (Điều 10 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch (trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký việc nuôi con nuôi, đăng ký giám hộ, đăng ký việc nhận cha, mẹ, con) hoặc yêu cầu cấp các giấy tờ về hộ tịch mà không có điều kiện trực tiếp đến cơ quan đăng ký hộ tịch, thì có thể uỷ quyền cho người khác làm thay. Việc uỷ quyền phải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ. 3 Nếu người được uỷ quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người uỷ quyền, thì không cần phải có văn bản uỷ quyền. 6. Thời hạn giải quyết các việc hộ tịch (Điều 1, phần I, Thông tư số 01/2008/TT-BTP): Thời hạn giải quyết các việc hộ tịch quy định tại: Khoản 2 Điều 18, Khoản 2 Điều 27, Khoản 2 Điều 30, Khoản 3 Điều 31, Khoản 2 Điều 34, Khoản 2 Điều 38, Khoản 2 Điều 45, Khoản 2 Điều 48, Khoản 2 Điều 59 và Khoản 1 Điều 67 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP được tính theo ngày làm việc. 7. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch (Điều 2, phần I, Thông tư số 01/2008/TT-BTP): a) Đối với những việc đăng ký hộ tịch không giải quyết ngay trong ngày, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ ngày gửi trả kết quả cho đương sự. b) Khi thụ lý hồ sơ đăng ký hộ tịch, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần lưu ý: - Trường hợp không đúng thẩm quyền, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đương sự liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết; - Trường hợp hồ sơ đăng ký hộ tịch còn thiếu hoặc không hợp lệ, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải viết giấy hướng dẫn đương sự. Nội dung hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng từng loại giấy tờ cần bổ sung, cán bộ tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ tên và giao cho đương sự. Thời hạn giải quyết được tính từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ. c) Trường hợp xét thấy không đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký. Việc từ chối phải thông báo bằng văn bản cho đương sự. Văn bản từ chối phải nêu rõ lý do từ chối, có chữ ký của người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch và đóng dấu của cơ quan đăng ký hộ tịch. 8. Việc ghi tên địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch (Điều 3, phần I, Thông tư số 01/2008/TT-BTP): Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính, thì phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch được thực hiện như sau: a) Khi đăng ký sự kiện hộ tịch (đăng ký đúng hạn, đăng ký quá hạn, đăng ký lại), phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính mới. b) Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, phần ghi về địa danh hành chính trong nội dung của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh; phần ghi về địa danh hành chính tại góc trái, phía trên của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính mới. c) Khi cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, phần ghi về địa danh hành chính trong giấy tờ hộ tịch (kể cả góc trái, phía trên và nội dung của giấy tờ hộ tịch) phải được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong sổ hộ tịch. 9. Thu hồi và hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch (Điều 4, phần I, Thông tư số 01/2008/TT-BTP): a) Đối với những giấy tờ hộ tịch được cấp trước ngày 01 tháng 4 năm 2006 (ngày Nghị định số 158/2005/NĐ-CP có hiệu lực thi hành), nay phát hiện trái với quy định của pháp luật về hộ tịch tại thời điểm đăng ký, thì việc thu hồi và hủy bỏ cũng được thực hiện theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP; trừ việc đăng ký kết hôn vi phạm điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia 4 đình (việc hủy đăng ký kết hôn trong trường hợp này thuộc thẩm quyền của Tòa án nhân dân). b) Cơ quan ra quyết định thu hồi, hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký hộ tịch để ghi chú trong sổ hộ tịch, đồng thời thông báo cho đương sự biết. II. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND CẤP HUYỆN TRONG ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH. I. Quản lý nhà nước về hộ tịch (Điều 78 Nghị định số 158/2005/ND-CP): 1. UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a) Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức, thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với UBND cấp xã; b) Thực hiện giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi; c) Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho cán bộ Tư pháp hộ tịch; d) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch; đ) Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; e) Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; g) Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; h) Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch, báo cáo ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; i) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền; k) Quyết định việc thu hồi, hủy bỏ những giấy tờ hộ tịch do UBND cấp xã cấp trái với quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (trừ việc đăng ký kết hôn vi phạm về điều kiện kết hôn theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình). 2. Phòng Tư pháp giúp UBND cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều 78 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (riêng việc giải quyết tố cáo tại điểm i khoản 1 Điều 78 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP chỉ thực hiện khi được giao). Đối với việc giải quyết khiếu nại quy định tại điểm i khoản 1 Điều 78 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP do UBND cấp huyện thực hiện. 3. Chủ tịch UBND cấp huyện chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức trong đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương mình, thì Chủ tịch UBND cấp huyện phải chịu trách nhiệm. II. Đăng ký hộ tịch : UBND cấp huyện trực tiếp giải quyết các việc hộ tịch sau đây: - Thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên; - Xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi; - Bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch (trong trường hợp sổ hộ tịch không còn lưu được tại UBND cấp xã mà chỉ lưu được tại UBND cấp huyện); 5 - Cấp lại bản chính giấy khai sinh; - Cấp bản sao giấy tờ hồ tịch từ sổ gốc. 1. Thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch. 1.1. Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch (Điều 36 Nghị định số 158/2005/N Đ-CP): Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 158/2005/N Đ-CP bao gồm: a. Thay đổi họ, tên, chữ đệm đã được đăng ký đúng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, nhưng cá nhân có yêu cầu thay đổi khi có lý do chính đáng theo quy định của Bộ luật Dân sự. b. Cải chính những nội dung đã được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, nhưng có sai sót trong khi đăng ký. c. Xác định lại dân tộc của người con theo dân tộc của người cha hoặc dân tộc của người mẹ theo quy định của Bộ luật Dân sự. d. Xác định lại giới tính của một người trong trường hợp giới tính của người đó bị khuyết tật bẩm sinh hoặc chưa định hình chính xác mà cần có sự can thiệp của y học nhằm xác định rõ về giới tính. đ. Bổ sung những nội dung chưa được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. e. Điều chỉnh những nội dung trong sổ đăng ký hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. 1.2 Thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch: a. Thẩm quyền thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch; điều chỉnh hộ tịch của UBND cấp huyện (khoản 2, Điều 37 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm e, Điều 5, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): - UBND cấp huyện, mà trong địa hạt của huyện đó đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây, có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi. (khoản 2 Điều 37 Nghị định số 158/2005/N Đ-CP). - Trong trường hợp công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được thực hiện theo quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này. Việc thay đổi, cải chính hộ tịch (cho người từ đủ 14 tuổi trở lên), xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi, được thực hiện tại UBND cấp huyện, nơi đương sự cư trú. Sau khi đã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, UBND cấp huyện hoặc UBND 6 cấp xã phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao thông báo tiếp cho Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước mà đương sự đã đăng ký hộ tịch thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao cũng thực hiện việc ghi chú các thay đổi này. (điểm e Điều 5, phần II, Thông tư số 01/2008/TT-BTP). b. Thủ tục đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch (khoản 1, Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm c, điểm d, điểm g, điểm k, Điều 5, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): - Người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định), xuất trình bản chính Giấy khai sinh của người cần thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch và các giấy tờ liên quan để làm căn cứ cho việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch. Đối với trường hợp xác định lại giới tính, thì văn bản kết luận của tổ chức y tế đã tiến hành can thiệp để xác định lại giới tính là căn cứ cho việc xác định lại giới tính. Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch cho người chưa thành niên hoặc người mất năng lực hành vi dân sự được thực hiện theo yêu cầu của cha, mẹ hoặc người giám hộ. Đối với việc thay đổi họ, tên cho người từ đủ 9 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên, thì phải có sự đồng ý của người đó. (khoản 1 Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Đối với trường hợp cải chính ngày, tháng, năm sinh; thì ngày, tháng, năm sinh ghi trong Giấy khai sinh hiện tại của người có yêu cầu cải chính là căn cứ tính tuổi để xác định thẩm quyền giải quyết yêu cầu cải chính. (điểm c, Điều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). - Trong trường hợp đương sự xuất trình Giấy khai sinh được cấp từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn để làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, thì phải làm thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh mới (nếu Sổ đăng ký khai sinh trước đây còn lưu trữ) hoặc làm thủ tục đăng ký lại việc sinh (nếu Sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ). Bản chính Giấy khai sinh mới được dùng để làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch. Giấy khai sinh cũ phải được thu hồi và lưu trữ. (điểm d, Điều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). - Việc cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh, đặc biệt là cải chính ngày, tháng, năm sinh, chỉ được giải quyết đối với những trường hợp có đủ cơ sở để xác định rằng khi đăng ký khai sinh có sự sai sót do ghi chép của cán bộ Tư pháp hộ tịch hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn. Trường hợp yêu cầu cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh do đương sự cố tình sửa chữa sai sự thật đã đăng ký trước đây để hợp thức hóa hồ sơ, giấy tờ cá nhân hiện tại, thì không giải quyết. (điểm g, Điều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). 7 - Mọi ghi chú về thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch đều phải được đóng dấu của cơ quan thực hiện việc ghi chú vào phần nội dung ghi chú trong sổ hộ tịch và mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch. Đối với việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện, thì do Trưởng Phòng hoặc Phó trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc ghi chú và đóng dấu của Phòng Tư pháp. (điểm k, Điều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP). c. Trình tự giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính: (khoản 2, Điều 38, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, thì cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch và Quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Chủ tịch UBND cấp huyện ký và cấp cho đương sự một bản chính Quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Bản sao Quyết định được cấp theo yêu cầu của đương sự. Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày. Nội dung và căn cứ thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính phải được ghi chú vào cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh. d. Trình tự giải quyết việc bổ sung hộ tịch: (khoản 3 Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm h, điểm i, Điều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP): - Việc bổ sung hộ tịch được giải quyết ngay sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ. Nội dung bổ sung được ghi trực tiếp vào những cột, mục tương ứng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. Cán bộ Tư pháp c ủa Phòng Tư pháp đóng dấu vào phần ghi bổ sung. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh phải ghi rõ nội dung bổ sung; căn cứ ghi bổ sung; họ, tên, chữ ký của người ghi bổ sung; ngày, tháng, năm bổ sung. Cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp đóng dấu vào phần đã ghi bổ sung. Trong trường hợp nội dung Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh trước đây không có cột mục cần ghi bổ sung, thì nội dung bổ sung được ghi vào mặt sau của bản chính Giấy khai sinh và cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh. (khoản 3, Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Trong trường hợp Giấy khai sinh của một người chỉ ghi năm sinh, không ghi ngày, tháng sinh, mà có yêu cầu bổ sung, thì ngày, tháng sinh được ghi theo Giấy chứng sinh; nếu không có Giấy chứng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định như sau: Đối với người chưa có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi về ngày, tháng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định theo văn bản cam đoan của cha, mẹ đẻ hoặc người giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi); hoặc theo lời khai của người yêu cầu bổ sung, có xác nhận của người làm chứng (đối với người từ đủ 6 tuổi trở lên). Đối với những người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên mà trong 8 các hồ sơ, giấy tờ đã ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó. Trường hợp ngày, tháng sinh ghi trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất, thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn trên đây, thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01. (điểm h, Điều 5, phần II, Thông tư số 01/2008/TT-BTP). - Trong trường hợp sổ đăng ký hộ tịch còn lưu được ở cả UBND cấp xã và UBND cấp huyện, thì đương sự có quyền lựa chọn thực hiện yêu cầu bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch tại UBND cấp xã, hoặc UBND cấp huyện. Việc thông báo và ghi vào sổ hộ tịch sau khi thực hiện việc bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 40 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. (điểm i, Điều 5, phần II, Thông tư số 01/2008/TT-BTP). đ. Cấp bản Giấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh sau khi giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch (khoản 4 Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). Sau khi việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch đã được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, thì bản sao Giấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh sẽ ghi theo nội dung đã thay đổi, cải chính hoặc bổ sung. e. Trình tự giải quyết việc điều chỉnh hộ tịch: Điều chỉnh nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác (không phải sổ đăng ký khai sinh và bản chính giấy khai sinh). (Điều 39 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). - Khi cá nhân có yêu cầu điều chỉnh nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, mà các sổ hộ tịch đó không còn lưu tại UBND cấp xã, thì UBND cấp huyện, nơi đang lưu sổ hộ tịch căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh để điều chỉnh những nội dung đó cho phù hợp với nội dung tương ứng trong bản chính Giấy khai sinh. Nếu việc điều chỉnh nội dung của sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác không liên quan đến nội dung khai sinh, thì UBND cấp huyện căn cứ vào những giấy tờ có liên quan do đương sự xuất trình để điều chỉnh. - Việc điều chỉnh hộ tịch được giải quyết ngay sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ. Cột ghi chú của sổ đăng ký hộ tịch và mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch phải ghi rõ nội dung điều chỉnh; căn cứ điều chỉnh; Trưởng Phòng hoặc Phó trưởng Phòng Tư pháp thực hiện ghi chú đóng dấu của Phòng Tư pháp. Sau khi việc điều chỉnh hộ tịch đã được ghi vào sổ hộ tịch, thì bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch sẽ ghi theo nội dung đã điều chỉnh. - Điều chỉnh nội dung trong phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con (khoản 5, Điều 38 Nghị định 158/2005/NĐ-CP): Trong trường hợp nội dung bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ đã thay đổi do việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, mà sổ đăng ký khai sinh cho người con không còn lưu tại UBND cấp xã, thì UBND cấp huyện nơi lưu sổ đăng ký khai sinh cho người con, căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh của cha, 9 mẹ thực hiện việc điều chỉnh nội dung đó trong phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con cho phù hợp. g. Thông báo và ghi vào sổ hộ tịch các việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch: (Điều 40 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và đoạn 3, điểm e, Điều 5, Phần II Thông tư số 01/2008/TT-BTP) - Trong trường hợp UBND cấp xã thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch mà sổ hộ tịch đã chuyển lưu một quyển tại UBND cấp huyện, thì UBND cấp xã có trách nhiệm gửi thông báo cho UBND cấp huyện về những nội dung thay đổi để ghi tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại UBND cấp huyện. - Trong trường hợp UBND cấp huyện thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì UBND cấp huyện có trách nhiệm gửi thông báo cho UBND cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch về những nội dung thay đổi để ghi tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại UBND cấp xã (Điều 40 Nghị định 158/2005/NĐ-CP). - Sau khi đã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao thông báo tiếp cho Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước mà đương sự đã đăng ký hộ tịch thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao cũng thực hiện việc ghi chú các thay đổi này (đoạn 3, điểm e, Điều 5, phần II Thông tư số 01/2008/TT- BTP). 2. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh: 2.1. Điều kiện để cấp lại bản chính Giấy khai sinh (khoản 1 Điều 62 Nghị định 158/2005/NĐ-CP): Trong trường hợp bản chính Giấy khai sinh bị mất, hư hỏng hoặc phải ghi chú quá nhiều nội dung do được thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch mà Sổ đăng ký khai sinh còn lưu trữ được, thì được cấp lại bản chính Giấy khai sinh. 2.2 Thẩm quyền cấp lại bản chính Giấy khai sinh của UBND cấp huyện (khoản 2, Điều 62 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): UBND cấp huyện, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh. 2.3. Thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh (khoản 1, Điều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Người yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và bản chính Giấy khai sinh cũ (nếu có). Trong trường hợp cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp không biết rõ về người yêu cầu cấp lại bản chính giấy khai sinh, thì yêu cầu họ xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu để kiểm tra. 2.4. Trình tự cấp lại bản chính Giấy khai sinh (khoản 2, khoản 4 Điều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và điểm b, điểm c Điều 2 Phần IV Thông tư số 01/2008/TT-BTP): - Sau khi nhận Tờ khai, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp căn cứ vào nội dung đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh đang lưu trữ để ghi vào nội dung bản chính 10 [...]... luật về hộ tịch; c) Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; d) Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; đ) Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; e) Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch báo cáo UBND cấp huyện theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; g) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền 2 Cán bộ Tư pháp hộ tịch có... bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch (Điều 61 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): - Nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch phải ghi theo đúng nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch - Trong trường hợp sổ hộ tịch đã ghi chú việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch, thì bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch được ghi... hộ tịch đóng dấu vào phần đã điều chỉnh c Sau khi việc điều chỉnh hộ tịch đã được ghi vào sổ hộ tịch, thì bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch sẽ ghi theo nội dung đã điều chỉnh 7.6 Giải quyết cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam: Việc giải quyết yêu cầu cải chính hộ tịch; bổ sung, điều chỉnh hộ tịch. .. 3 Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa phương Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương mình, thì Chủ tịch UBND cấp xã phải chịu trách nhiệm II Cán bộ Tư pháp hộ tịch (Điều 81 Nghị định số 158/2005/NĐ - CP): 1 Cán bộ Tư pháp hộ tịch là công chức... Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch: 3.1 Thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch của UBND cấp huyện (khoản 2, khoản 3 Điều 60 Nghị định 158/2005/NĐ-CP): UBND cấp huyện, nơi lưu trữ sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch có thể ủy quyền cho người khác hoặc gửi đề nghị đến cơ quan hộ tịch qua đường bưu... 7, Chương II Nghị định số 158/2005/N Đ-CP) 7 Đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch: 7.1 Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch (khoản 1, 2, 5, 6 Điều 36 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP... hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong đăng ký và quản lý hộ tịch Đối với những xã, phường, thị trấn có đông dân cư, số lượng công việc hộ tịch nhiều, thì phải có cán bộ chuyên trách làm công tác hộ tịch, không kiêm nhiệm các công tác tư pháp khác 2 Cán bộ Tư pháp hộ tịch phải có đủ các tiêu chuẩn của cán bộ công chức cấp xã theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và phải có thêm các tiêu chuẩn sau... đăng ký việc giám hộ, người cử giám hộ và người được cử làm giám hộ phải có mặt Cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký giám hộ và Quyết định công nhận việc giám hộ Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho người giám hộ và người cử giám hộ mỗi bên một bản chính Quyết định công nhận việc giám hộ Bản sao Quyết định công nhận việc giám hộ được cấp theo yêu cầu của người giám hộ và người cử giám hộ Trong trường... ký và quản lý hộ tịch (Điều 82 Nghị định số 158/2005/NĐ - CP): Trong đăng ký và quản lý hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch giúp UBND cấp xã thực hiện các nhiệm vụ sau đây: a Thụ lý hồ sơ, kiểm tra, xác minh và đề xuất với Chủ tịch UBND cấp xã xem xét, quyết định việc đăng ký hộ tịch theo quy định của Nghị định này; b Thường xuyên kiểm tra và vận động nhân dân đi đăng ký kịp thời các sự kiện hộ tịch Đối... theo nội dung đã được ghi chú III NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND CẤP XÃ VÀ CÁN BỘ TƯ PHÁP HỘ TỊCH TRONG ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH I Quản lý nhà nước về hộ tịch (Điều 79 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): 1 Trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hộ tịch, UBND cấp xã có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a) Thực hiện đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã theo quy định của Nghị định số 125/2005/NĐ-CP; . luật về hộ tịch; đ) Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; e) Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; g) Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; h). XÃ VÀ CÁN BỘ TƯ PHÁP HỘ TỊCH TRONG ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH. I. Quản lý nhà nước về hộ tịch (Điều 79 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP): 1. Trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hộ tịch, UBND cấp xã có. sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; d) Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; đ) Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; e) Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch