Luận văn Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỀ TÌNH HÌNH NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG SỐ LỜI NÓI ĐẦU Xăng dầu ngành hàng, mặt hàng thiết yếu đời sống kinh tế xã hội quốc gia Xăng dầu đóng vai trị quan trọng với nhiều ngành khác giao thông vận tải, công nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp… Hiện đất nước ta q trình cơng nghiệp hố, hội nhập kinh tế với giới Nên nhu cầu ngày trở nên thiết Theo ước tính năm Việt Nam, tiêu thụ hết khoảng tỷ lít xăng dầu Điều đặt cho ngành xăng dầu, thời thách thức Đòi hỏi người quản lý kĩ thuật xăng dầu, phải không ngừng nâng cao trình độ quản lý, kiến thức kĩ thuật xăng dầu Là học sinh vừa trang bị, kiến thức lý thuyết mặt hàng xăng dầu Nên cần thực tế, để củng cố kiến thức học tích luỹ thêm kiến thức thực tế Chính em đến cửa hàng xăng dầu số Đại Từ –Thái Nguyên, để thực tập nghiệp vụ nhận hàng Trước đến thực tập em được, hướng dẫn giáo viên môn Đến cửa hàng, bảo tận tình cán cửa hàng Đã giúp em có kiến thức đầy đủ mặt hàng xăng dầu (lý thuyết thực hành) Cụ thể kiến thức nhập hàng, em thu nhận thể qua báo cáo này.Tuy nhiên trình thu nhận trình bày trắc chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, chí sai lầm ĐỀ CƯƠNG SƠ BỘ PHẦN THỨ NHẤT : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CỬA HÀNG XĂNG DẦU SỐ I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CỬA HÀNG II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CỬA HÀNG Khái niêm cửa hàng Chức cửa hàng Nhiệm vụ cửa hàng Cơ cấu tổ chức máy cửa hàng III CƠ SỞ VẬT CHẤT, TRANG THIẾT BỊ CỦA CỬA HÀNG IV ĐẶC ĐIỂM MẶT HÀNG, NGUỒN HÀNG VÀ KHÁCH HÀNG CỦA CỬA HÀNG Đặc điểm mặt hàng kinh doanh Đặc điểm nguồn hàng kinh doanh Đặc điểm khách hàng cửa hàng V CÔNG TÁC AN TỒN LAO ĐỘNG-PHỊNG CHÁY CHỮA CHÁY-VỆ SINH MƠI TRƯỜNG Cơng tác an tồn lao động Cơng tác phịng cháy chữa cháy Cơng tác vệ sinh mơi trường VI CƠNG TÁC TUN TRUYỀN QUẢNG CÁO PHẦN THỨ HAI : NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG XĂNG DẦU SỐ ĐẠI TỪ THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI I KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG II YÊU CẦU CỦA NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG III NGUYÊN TẮC NHẬN HÀNG IV QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ, MỘT LẦN NHẬN XĂNG DẦU VẬN CHUYỂN BẰNG Ô TÔ STÉC Chuẩn bị nhận hàng Trực tiếp nhận hàng Nhận đủ hàng,cho xả hàng vào bể chứa,sau xả hết hàng kiểm tra lại phương tiện Kết thúc nhận hàng Ví dụ minh hoạ IV QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ MỘT LẦN NHẬN DẦU MỠ NHỜN Chuẩn bị nhận hàng Trực tiếp nhận hàng Kết thúc nhận hàng V THỰC HIỆN MỘT SỐ QUY ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN NHẬN HÀNG Thẻ kho Các phép đo chủ yếu Các loại sổ sách theo dõi nhận hàng Trang thiết bị phục vụ cho nhận hàng,công tác phòng cháy chữa cháy PHẦN THỨ BA : Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỀ TÌNH HÌNH NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG SỐ Tình hình nghiệp vụ nhận xăng dầu, cửa hàng xăng dầu số thời gian qua Ưu điểm Nhược điểm Biện pháp khắc phục Ý kiến đế xuất PHẦN THỨ NHẤT : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CỬA HÀNG I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CỬA HÀNG XĂNG DẦU SỐ Từ đất nước ta tiến hánh đổi kinh tế, từ quan liêu bao cấp sang kinh tề thị trường, có quản lí nhà nước Đất nước ta đã, có biến đổi sâu sắc Đặc biệt vào đầu năm 90 Cùng với phát triển đất nước, hàng loạt nhu cầu nảy sinh.Trong nhu cầu xăng dầu, vơ thiết Để thực sách Đảng nhà nước, xố đói giảm nghèo, phát triển kinh tế vùng sâu vùng xa ,vùng cách mạng Nắm bắt yêu cầu trên, công ty xăng dầu Bắc Thái định thành lập, cửa hàng xăng dấu số Thuộc địa phận xã Hùng Sơn huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên (Bắc Thái) Nằm quốc lộ 13A nối liền tỉnh Tuyên Quang - Hà Giang Yên Bái với tỉnh Thái Nguyên Cho đến cửa hàng vào hoạt động, 10 năm.Trong năm đầu hoạt động, với trang thiết bị thiếu thốn lạc khậu.Cho đến cửa hàng có, sở vật chất khang trang đại.Bên cạnh phải kể đến trưởng thành, đội ngũ cán công nhân viên cửa hàng Họ khắc phục, khó khăn trước mắt Để với cửa lên, đáp ứng nhu cầu xăng dầu, với mục đích phát triển sản xuất, đồng bào dân tộc huyện Đại Từ Trong tương lai, sở vật chất cửa hàng không ngừng đổi II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CỬA HÀNG SỐ Khái niệm cửa hàng Cửa hàng đơn vị phận đơn vị kinh tế, sở ngành thương mại trực tiếp bán hàng phục vụ khách hàng Chức cửa hàng (bán hàng) * Chức nghiệp vụ Cửa hàng trực tiếp thực hiện, nghiệp vụ kinh doanh thương mại mua, bán,vận chuyển bảo quản Tổ chức nghiên cứu nhu cầu khách hàng Xây dựng mặt hàng kinh doanh,phương án kinh doanh Để cung cấp lượng hàng hoá hợp lí,đúng u cầu Nhằm có biện pháp kinh doanh có hiêu Tổ chức hoạt động xúc tiến bán hàng,tuyên truyền quảng cáo mặt hàng kinh doanh Bán hàng phục vụ khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ Tăng cường lượng bán hàng ra, thực văn minh thương mại Nghĩa vụ thoả mãn nhu cầu khách hàng,nâng cao hiệu kinh doanh Tổ chức hoạt động, dịch vụ bổ sung phục vụ khách hàng Bên cạnh cửa hàng ln tìm phương thức, phương pháp bán hàng phù hợp Lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp khách hàng, để từ có sửa chữa kịp thời Nhằm nâng cao hiệu kinh doanh khẳng định vị cửa hàng thị trường 2.1 Chức quản lý Cửa hàng trưởng với nhân viên cửa hàng xăng dầu số trực tiếp quản lí ,các mặt ,các khâu, yếu tố quy định, kế hoạch để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn theo pháp luật Phục vụ tốt nhu cầu khách hàng Quản lý kế hoạch ,cửa hàng phải xây dựng tiêu nhận, dự trữ bán hàng theo định hướng cấp tổ chức thực tiêu biện pháp kinh tế Quản lí sở vật chất kĩ thuật Cơ sở kĩ thuật cửa hàng là: hệ thống trang thiết bị, kho tàng, phương tiện dụng cụ phục vụ mục đích kinh doanh cửa hàng Quản lí sở vật chất cửa hàng nghĩa sử dụng có hiệu quả, bảo quản tốt Nhưng có hư hỏng mát, phái sử lý kịp thời Đồng thời tăng cường đại hoá sở vật chất Quản lý hàng hoá Quản lý số lượng, chất lượng hàng nhập, hàng xuất, tồn chứa nhằm nâng cao hiệu kinh doanh Quản lý lượng hao hụt hàng hoá Quản lý lao động Cửa hàng xác định đắn số lượng, cấu lao động Đồng thời phân công bố trí hợp lí.Thực lao động có định mức biện pháp tăng suất lao động, bôi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, khen thưởng thi đua theo chế độ Quản lý hành Cửa hàng phải mở sổ sách theo quy định Ghi chép nghiệp vụ, kinh tế phát sinh.Thực chế độ luân chuyển chứng từ, chế độ báo cáo thống kê, chế độ quản lý hoá đơn chứng từ theo quy định Các khoản chi phí phát sinh, cửa hàng phải duyệt chi Phải chi tiêu tiết kiệm có hiệu quả.Quản lý hàng theo quy định, thu tiền sau ca bán hàng, không dùng tiền bán hàng vào việc khác 2.2 Chức phục vụ Để đảm bảo khâu bán hàng có hiệu kinh doanh có hiệu tốt cần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.Vì chức phục vụ cửa hàng thể : Phục vụ khách hàng, nghiệp vụ kinh doanh ,thường xuyên kiểm tra sửa chữa Phục vụ người lao động cửa hàng điều kiện sinh hoạt, môi trường làm việc Nhiệm vụ cửa hàng Thoả mãn nhu cầu khách hàng Cửa hàng hình thành để bán hàng, phụcvụ khách hàng Có thực nhiệm vụ mục tiêu doanh nghiệp thương mại thực Thoả mãn nhu cầu toàn diện khách hàng nhu cầu hàng hoá ,số lượng, chất lượng, màu sắc, kiểu dáng, giá Thoả mãn nhu cầu dịch vụ bổ sung Cửa hàng xăng dầu số thực nhiệm vụ Thái độ phục vụ khách hàng niềm nở chu đáo, trả lời câu hỏi khách với thái độ lịch văn minh Bên cạnh cán cơng nhân viên thường xun bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Dịch vụ bổ sung cửa hàng trang bị đầy đủ, hàng hố trưng bày tủ kính với nhiều mẫu mã khác nhau, gây ý kích thích người tiêu dùng Chi phí cửa hàng khoản chi phí phát sinh phục vụ trình sản xuất kinh doanh, thời gian định tính tiền bao gồm : + Chi phí nhận hàng + Chi phí bảo quản dự trữ + Chi phí hao hụt + Chi phí phục vụ khách hàng, bán hàng + Chi phí tiếp thị + Chi phi hành Những chi phí ảnh hưởng đến trình kinh doanh cửa hàng, với mức độ khác Cửa hàng xăng dầu số 4, ln tìm giải pháp phấn đấu giảm chi phí Những khoản phát sinh khơng cần thiết, ổn định lượng hàng bán phương pháp : + Cửa hàng có định mức chi phí khâu.Trong q trình kinh doanh cửa hàng, thường xun theo dõi tình hình chi phí khâu Chấp hành nghiêm chỉnh luật tài thống kê Từ tìm ngun nhân biện pháp để hạn chế hao hụt + Củng cố tăng cường đại hố sở vật chất kỹ thuật, nâng cao trình độ người lao động Đi đôi với việc sử dụng có hiệu sở vật chất có cửa hàng Cửa hàng trang bị phương tiện dụng cụ đáp ứng yêu cầu đổi mới, nâng cao nâng suất lao động Đồng thời xếp phù hợp số lao động cửa hàng, nhằm tạo ngày làm việc cơng nhân có hiệu Thực văn minh thương mại Góp phần ổn định thị trường xăng dầu, hướng dẫn cho khách việc sử dụng xăng dầu Xã hội ngày phát triển yêu người tiều dùng ngày cao Vì việc thực văn minh thương mại thiếu cửa hàng Xăng dầu mặt hàng liên quan đến, nhiều lĩnh vực kinh tế khác Do việc ổn định thị trường xăng dầu, quan trọng kinh tế quốc dân Một ví dụ điển hình thị trường xăng dầu thángđầu năm.Đã xảy tượng khan xăng dầu giả tạo.Do việc việc dò gỉ thông tin việc lên giá xăng dầu.Làm cho số cửa hàng đóng cửa chờ tăng giá Nhưng cửa hàng xăng dầu số ý thức việc thực văn minh thương mại ,nên phục vụ khách hàng cách bình thường ,khơng có tượng chèn ép khách hàng Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật ,chính sách chế độ bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, quy định an toàn lao động, phịng cháy chữa cháy vệ sinh mơi trường Do chất đặc điểm riêng xăng dầu mặt hàng nguy hiểm cháy nổ, dễ bay hơi, độc hại Cho nên toàn ngành xăng dằu cửa hàng xăng dầu số ln ln đề cao cơng tác phịng cháy chữa cháy Bằng trang thiết bị đầy đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy,nâng cao ý thức cảnh giác cán công nhân viên cửa hàng Cơ cấu tổ chức máy cửa hàng Cửa hàng xăng dầu số thuộc công ty xăng dầu Bắc thái gồm có người có cửa hàng trưởng ,1nhân viên bán hàng kiêm kế tốn Tức cịn người bán hàng trực tiếp Mỗi ca bán hàng có thời gian từ 6h sáng hôm trước đến 6h sáng hôm sau Gồm nhân viên ca,có nhân viên làm ca trưởng Cửa hàng bắt đầu mở cửa từ 5h sáng đến 22h đêm (có trực đêm) Tổ chức lao động cửa hàng Cửa hàng trưởng Ca bán hàng Kế toán Cửa hàng trưởng xăng dầu số người có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm,năng lực lãnh đạo Cửa hàng trưởng trực tiếp lãnh đạo phân công lao động ,nhập hàng Cửa hàng trưởng qua lớp bồi dưỡng cửa hàng trưởng chuẩn Trình độ người lao cửa hàng xăng dầu số + trình đọ đại học + trình độ cao đẳng + trình độ trung cấp + trình độ sơ cấp Tất đào tao thêo chuyên ngành III CƠ SỞ VẬT CHẤT TRANG THIẾT BỊ CỦA CỬA HÀNG Cửa hàng xăng dầu số xây dựng diện tích 300m2 chia làm khu vực cụ thể : Khu vực 1: Khu vực nhà bơm gồm cột bơm đơn ,mái che kiên cố hoá, đại + cột bơm xằng Mogas 92 + cột bơm xăng Mogas 90 + cột bơm dầu Diesel oil Các cột bơm hãng TATSUNO Nhật Bản sản xuất Tại đặt biển cấm lửa ,bảng giá niêm yết số loại bình chuẩn như: + Bình chuẩn lít + Bình chuấn lít + Bình chuẩn lít Ngồi cịn ca, phễu, can đựng dầu nhờn để phục vụ khách mua lẻ có pha thêm dầu nhờn Khu vực : Khu vực bể chứa gồm bể chứa xăng dầu đầu lồi loại 25m3 + bể chứa xăng Mogas 92 + bể chứa xăng Mogas 90 + bể chứa dầu Diesel oil Khu vực 3: khu vực quầy bán hàng ,nơi bày bán sản phẩm dầu động cơ,bếp gas,kế bên nhà kho chứa phi dầu BP,một số thiết bị phụ trợ cửa hàng Khu vực : Khu vực sinh hoạt củacán côn nhân viên cửa hàng Gồm phòng làm việc cửa hàng trưởng (văn phịng) nhà bếp ,phịng nghỉ Ngồi cịn hệ thống tường bao, phương tiện chiếu sáng ,quảng cáo 10 Đúng mẫu, biên quy định Ghi chép đầy đủ theo quy định, rõ dàng, khơng tẩy xố Có giá trị pháp lí Riêng hố đơn phải có giá trị tốn 1.3 Nếu hàng nhận khơng đủ giấy tờ khơng hợp lệ người nhận có quyền từ chối nhận hàng Tất hàng hoá nhận phải kiểm tra, xác định xác số lượng, chất lượng hàng 2.1 Kiểm tra chất lượng Chất lượng hàng hố tổng hợp tính chất đặc trưng kỹ thuật tạo nên giá trị sử dụng hàng hố làm cho hàng hóa có thuộc tính định, có khả thoả mãn nhu cầu sử dụng điều kiện định Chất lượng xăng dầu tiêu kỹ thuật tạo nên giá trị sử dụng xăng dầu làm cho xăng dầu có khả thoả mãn nhu cầu sử dụng định * Phương pháp xác định chất lượng + Phương pháp cảm quan : dựa vào cảm quan kinh nghiệm để nhận biết chất lượng lô hàng + Sử dụng dụng cụ chun mơn : Dùng loại máy móc, dụng cụ chuyên môn đo tỷ trọng, lấy mẫu đơn hoá nghiệm 2.2 kiểm tra số lượng Số lượng hàng hoá tiêu phản ánh trọng lượng , số lượng lô hàng nhận + Phản ánh trọng lượng gas, mỡ + Phản ánh thể tích xăng dầu + Phản ánh số lượng bình gar, bếp gas, phụ kiện Phương pháp xác định số lượng : Cân đo đong đếm trực tiếp hàng nhận tuỳ theo loại hàng, nguồn nhập thoả thuận hai bên Nhận đủ trả đủ bơm khơ vét Nhận đủ trả đủ theo hố đơn, riêng hàng dầu nhận đủ ttả đủ theo hoá đơn trừ hao hụt định mức vận chuyển 16 Bơm khô vét hàng stec, hàng phương tiện tồn chứa phụ, hàng thừa stec, hàng phương tiện Thực đầy đủ quy trình quy định Thựchiện đầy đủ nguyên tắc quy định, quy trình giao nhận xăng dầu Thực đầy đủ biện pháp phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường Ghi chép sổ sách luân chuyển chứng từ IV QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ MỘT LẦN NHẬN XĂNG DẦU CHUYỂN BẰNG Ô TÔ STEC Chuẩn bị nhận hàng Căn chuẩn bị : Căn vào kế hoạch xin hàng kho, cửa hàng kế hoạch đIều hàng công ty Căn vào thông báo cán tạo nguồn Căn vào thông báo chủ hàng, chủ phương tiện Nội dung chuẩn bị : Kiểm tra bể để chuẩn bị nhận hàng, kiểm tra độ kín bể, đường ống cơng nghệ, hoạt động van Kiểm tra phẩm chất xăng dầu bể, đo bể, xác định thể tích xăng dầu trước nhận Chuẩn bị phương tiện dung cụ, sổ sách, lao động cần thiết để nhận hàng xô, thước đo, tỷ trọng kế, nhiệt kế thước thử đo nước, thẻ kho, thẻ bể, dụng cụ vét Xác định lượng hàng tồn bể, số đo nhận ( kí hiệu V1) ghi số đo vào thẻ bể Khi đo ta đo chiều cao chung, chiều cao nước, tra barem Vchung , Vnước Vchung – Vnước = Vxăng dầu Chuẩn bị dụng vụ phòng cháy chữa cháy, đảm bảo nhận nhanh, gọn, an toàn, giảm hao hụt Trực tiếp nhận hàng 2.1 Khi hàng hướng dẫn lái xe đỗ nơi quy định, yêu cầu tắt máy phương tiện nối tiếp địa 2.2 Kiểm tra giấy tờ người giao hàng giấy tờ lô hàng 17 Xem loại giấy tờ có mâu thuẫn với khơng, có mẫu, liên hợp lệ không Số liên ghi giấy tờ phải rõ ràng, hợp lý Sau kiểm tra thấy có thiếu xót người nhận có quyền từ chối nhận hàng đồng thời báo cho cán phụ trách để sử lý 2.3 Kiểm tra phương tiện Kiểm tra bề ngồi phương tiện : Vị trí van, số kẹp chì, vị trí kẹp chì cỡ lốp, độ cong nhíp Kiểm tra kết cấu phương tiện : Xem lỗ thơng có thơng khơng, có túi khí không Đo chiều cao stec, cửa nhận so với tầm mức Đo lượng dầu két phương tiện, ghi số đo vào mặt sau hoá đơn Đối chiếu kết kiểm tra với giấy tờ phương tiện không khớp với phải báo cáo lãnh đạo để sử lý 2.4 Kiểm tra hàng Kiểm tra hàng phương tiện : Để xăng dầu phương tiện ổn định kiểm tra thời gian xăng từ phút trở lên, nhiệt độ DO, FO, thời gian tối thiểu lớn 10 phút, dầu nhờn, marut thời gian 20 phút * Kiểm tra chất lượng hàng Dùng phương pháp cảm quan : Tháo van thử nước, xả lít xăng dầu vào xô, dùng mắt thường quan sát màu sắc, độ lẫn nước, độ cặn ( Mogas 90 màu đỏ ) Đo tỷ trọng : Nếu dùng tỷ trọng kế hệ mét ( Astm ) kết đo gọi tỷ trọng thực tế, dùng bảng 53 quy chuyển sang tỷ 150C Đối chiếu d15 đo với d15 hoá đơn, sai số  ± 0.0015 chất lượng đảm bảo Nếu dùng d20/4 sau đo phải đổi d++ cách : dtt = d20/4 * 0.99973 Sau chuyển đổi d15 lấy kết chuyển đổi đối chiếu với d15 hố đơn, sai số cho phép 0.0015 18 Sau kiểm tra thấy có nghi ngờ người nhận hàng báo cáo tình hình với cán phụ trách mời cán kỹ thuật đến với người nhận lấy mẫu đưa hoá nghiệm Nếu hàng đảm bảo chất lượng nhập bình thường Nếu hàng khơng đảm bảo chất lượng người nhận có quyền từ chối nhận hàng, lý mà người nhận phải nhận hàng số hàng phải để riêng Kiểm tra số lượng hàng + Đo to xăng dầu stec ( to n ) + xác định thể tích xăng dầu nhận Vn = Vtthđ + Vtthđ ( ton - tonđ ) * a Vn : Thể tích xăng dầu nhận Vtthđ : Thể tích xăng dầu hố đơn ton : Nhiệt độ xăng dầu nhận a : Hệ số dãn nở xăng dầu ax = 0.0013 adầu hoả = 0.001 aDO =0.0009 + Xác định hao hụt định mức vận chuyển Hđmvc = Vtthđ * S/100 * Khhvc Hđmvc : Hao hụt định mức vận chuyển S : Quãng đường vận chuyển thực tế Khhvc : Tỷ lệ hao hụt vận chuyển cho 100km + Xác định lượng hàng lái xe phải giao Vlxpy = Vn – Hđmvc Vlxpy : Lượng xăng dầu lái xe phải giao + Xác định lượng hàng thực tế có phương tiện : Có phương pháp Phương pháp : Rót vào xả cho tầm mức đóng đầu giao Vttpt = Vtthđ + Vrả ( rót vào ) Vttpt : Thể tích xăng dầu thực tế phương tiện 19 * Phương pháp : Dùng thước chữ T đo chênh lệch khoảng cách từ mức đến mức chứa xăng dầu phương tiện sau tra barem cổ tec rõ Vchênh lệch Vttpt = Vtthđ + Vchênh lệch Đối chiếu Vttpt với Vlxpg để xác định thừa thiếu => Vttpt – Vlxpg Nếu thiếu bắt lái xe phải bù, lái xe khơng bù lập biên thiếu hàng sử lí theo quy định Nếu thừa hàng lập biên thừa hàng thực khố vét Nhận đủ hàng cho xả hàng vào bể chứa, sau xả hết hàng kiểm tra lại phương tiện Trong qua trình xả hàng hai bên giao nhận ln có mặt vị trí Để xăng dầu ổn định sau đo lại bể để xác định thể tích lượng hàng bình VTNTB = VSN - VTN VTNTB : Thể tích trung bình Nếu sai lệch phạm vi cho phép nhận hàng bình thường Nếu sai lệch nhiều phải kiểm tra lại phương tiện, bể chứa, đo tính đường ống cơng nghệ đồng thời bao cho cán phụ trách để có biện pháp sử lí Kết thúc nhận hàng Người nhận hàng kí vào hoa đơn, giữ lại háo đơn kẹp háo đơn nghiệm, ( kết thí nghiệm ) biên thừa thiếu (nếu có) thành chứng từ giao nhận hàng Ký lệnh vận chuyển lái xe Ghi thẻ kho, ghi sổ theo dõi nhập Thu gọn chứng từ sổ sách, dụng cụ vệ sinh cơng nghiệp nơi cơng nhân nhận hàng Ví dụ minh hoạ Quy trình lần nhận xăng dầu vận chuyển ôtô stec cửa hàng xăng dầu số 5.1 Chuẩn bị nhận hàng 20 Căn chuẩn bị Căn vào kế hoạch xin hàng cửa hàng xăng dầu số kế hoạch điều hàng công ty xăng dầu B12 ( chi nhánh xăng dầu Hải Dương )ngày 7/8/2003 + Cửa hàng xin nhận xe ôtô stec chở đầy Diesel + Công ty điều xe lái xe Đào công Tâm ( ông Tâm ) điều khiển với quãng đường vận chuyển 145km * Nội dung chuẩn bị Cửa hàng xác định bể để nhập, bể trạng thái hoạt động tốt đường ống cơng nghệ cịn ngun vẹn khơng bị rò rỉ, van hoạt động tốt Cửa hàng chuẩn bị đầy đủ phương tiện dụng cụ chuyên dùng: Chai lấy mẫu, thước đo chuyên dùng, nhiệt kế điện tử, thước chữ T sổ sách cần thiết để sẵn sàng nhập hàng * Trực tiếp nhận hàng: Khi xe hàng đến cửa hàng trưởng trực tiếp nhận hàng, hướng dẫn lái xe đỗ vị trí quy định, tắt máy phương tiện nối tiếp địa, mang biển ngừng bán hàng trước cửa hàng để nhập xong bán 5.2 Kiểm tra giấy tờ Trong thời gian chờ xăng ổn định, cửa hàng cửa hàng trưởng kiểm tra giấy tờ củat lái xe gồm có : Hố đơn GTGT, lệch vận chuyển, thẻ kho, giấy chứng nhận kiểm định dung tích phương tiện Các giấy tờ sau kiểm tra với lệnh vận chuyển, kết luận đảm bảo quy định giấy tờ kèm theo, niêm phong kẹp trì cịn nguyên vẹn 5.3 Kiểm tra hàng Hàng để phương tiện sau 10 – 15 phút bắt đầu kiểm tra Kiểm tra chất lượng hàng : Kiểm tra phương pháp cảm quan, thấy màu sắc độ cặn khơng có nghi ngờ, tiến hành đo nhiệt độ báo 32.50C , nhiệt độ hoá đơn 320C dùng chai lấy mẫu để lấy mẫu - Kiểm tra số lượng hàng - Xác định thể tích xăng dầu nhận theo hoá đơn nhiệt độ : + Khi nhận 32.50C 21 + Hoá đơn 320C Thể tích xăng dầu nhận theo háo đơn : Vn = Vtthđ + Vtthđ ( t0n – t0HĐ ) * a Vn = 7220 + 7220 ( 32.5 – 32 ) * 0.0013 Vn = 7220 + 7220/2 * 0.0013 Vn = 7224.693 ( lit ) Xác định hao hụt định mức vận chuyển với quãng đường 145km : Hđmvc = Vtthđ * S/100 * Khhvc Hđmcv = 7220 * 145/100 * 0.1% Hđmvc = 10 469 ( lit ) Vậy nói quãng đường vận chuyển 145km hao hụt định mức xe 10.469 lit Xác dịnh thể tích lái xe phải giao cho cửa hàng : Vlxpg = Vn – Hđmvc Vlxpg = 7224.693 – 10.469 Vlxpg = 7214.224 ( lit ) Vậy lái xe phải giao cho cửa hàng : 7214.224 ( lit ) Xác lượng hàng có phươpng tiện Hàng phương tiện hàng ghi hoá đơn cách mức : + 0.00 cm Nhưng nhận hàng, hàng lại mức cm theo giấy chứng nhận kiểm định 1cm cổ tec 4.5 lit lượng hàng thực tế có phương tiện : Vttpt = Vtthđ + VTăng Vttpt = 7220 + ( 1- ) * 4.5 Vttpt = 7224.5 ( lit ) So sánh Vttpt với Vlxpg ta rõ xác định lương thừa thiếu : Vttpt – Vlxpg = 7224.5 – 7214.224 = 10.276 ( lit ) Hàng thừa lập biên nhập hàng thừa III XẢ HÀNG VÀO BỂ CHỨA Cửa hàng trưởng lái xe trực tiếp giao nhận hàng 22 Một đầu ống dẫn xăng nối với đầu ống xả ôtô stec, đầu nối với họng nhập Bắt đầu xả hàng cho chảy từ từ sau kiểm tra đường ống van hoạt động tốt mở hết van cho xăng chở bình thường Sau xả hết hàng phương tiện xuống tiến hành vét cách: Dùng ống hút hàng phương tiện cho xô, cho xe tiến lùi để hàng phương tiện chảy xuống xô treo van xả ô tô stec đo lại bể thấy thiếu IV KẾT THÚC NHẬN HÀNG Cửa hàng trưởng ký vào hoá đơn giữ lại hoá đơn, đơn kẹp đơn hoá nghiệm thành chứng từ giao nhận Cửa hàng trưởng ký vào lệnh vận chuyển trả lái xe cho xe Sau thu dọn dụng cụ nhận hàng, xếp sổ sách, vệ sinh công nghiệp nơI nhận hàng tiếp tục bán hàng bình thường V QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ MỘT LẦN NHẬN DẦU MỠ NHỜN Chuẩn bị nhận hàng Căn vào kế hoạch xin hàng cửa hàng dự chữ hàng, đảm bảo đủ diện tích loại kho phù hợp ( có kho ) + Chuẩn bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ, sổ sách cần thiết phục vụ cho việc nhận hàng + Chuẩn bị dụng cụ phương tiện để bốc dỡ : Cân bàn, lốp ơtơ, cầu trượt, xe đóng tay + Chuẩn bị thẻ kho nhiều lao động để đưa hàng vào kho Trực tiếp nhận hàng 2.1 Khi xe hàng đến cửa hàng trưởng trực tiếp giao nhận hàng hướg dẫn lái xe đỗ vị trí quy định, tắt máy phương tiện, thả nối tiếp địa 2.2 Kiểm tra giấy tờ chủ phương tiện Dầu mỡ nhờn nhập cửa hàng công ty mua điều cho cửa hàng xin hàng , mặt khác dầu mỡ nhờn đóng thành phi, hộp thùng niêm phong nhận vào số liệu nên giấy tờ gồm : 23 + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Lệnh vận chuyển Các giấy tờ kiểm tra đầy đủ, hợp lệ, khơng sai xót, khơng mâu thuẫn có tính pháp lí 2.3 kiểm tra phương tiện Quan sát kiểm tra bên ngồi phương tiện thấy khơng có nghi ngờ đối chiếu kiểm tra với giấy tờ kèm, kết luận đảm bảo điều kiện quy định giấy tờ 2.4 Kiểm tra hàng Cửa hàng trưởng quan sát thấy hàng để phương tiện xếp theo quy định Hàng đóng hộp , thùng, lại có niêm phong nên cửa hàng quan sát bên ngồi, tính hàng bao kiện, nắp hợp đối chiếu với hoá đơn chủng loại, chất lượng Xác định số lượng hàng : hàng đóng hộp loại nên cửa hàng sử dụng phương pháp kiểm đếm, mặt khác dầu đóng hộp thùng, phi, nên khơng xác định thể tích lơ hàng mà xác định số lượng mặt số lượng hàng Việc kiểm tra số lượng cửa hàng trưởng kiểm tra với có mặt người giao Cửa hàng áp dụng phương pháp kiểm đếm toàn lô hàng nhận, số lượng hàng kiện cưn vào để xác định lơ hàng Khi nhận hàng cửa hàng đặtyêu cầu thao tác nhanh gọn, xác, quy định, quy trình nghiêm túc, không để mát nhầm lẫn Kết thúc nhận hàng Người nhận hàng ký vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho giữ lại hoá đơn Ký lệnh vận chuyển trả lái xe Ghi số hàng nhập vào the kho để cửa hàng trưởng ( thủ kho ) nắm lượng hàng tồn từ có kế hoạch xin hàng hợp lí Thu dọn dụng cụ sổ sách, vệ sinh công nghiệp nơi nhận hàng VI THỰC HIỆN MỘT SỐ QUY ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN NHẬN HÀNG Thẻ kho 24 Là loại giấy tờ sổ rời dùng để theo dõi số lượng hàng hoá nhập xuất, tồn kho để lập báo cáo kho Thẻ kho mở theo quy cách hàng hoá nghĩa loại hàng hoá mở thẻ, kế toán ghi phần trrên thẻ sau giao cho chủ kho quản lí ghi chép hàng ngày * Cách ghi chép số liệu vào thẻ kho + Ghi theo đơn vị thể tích đơn vị khối lượng quy định dòng thẻ ghi số ngày lập thẻ tồn từ trước chuyển sang + Các dòng ghi thứ tự nhập, xuất phát sinh, dịng ghi số liệu hố đơn khơng cộng dồn hoá đơn để ghi vào thẻ + Cuối tháng thủ kho đối chiếu số liệu ghi thẻ với thống kê kế toán, sau đối chiếu xong kế toán ký xác nhận Các phép đo chủ yếu 2.1 Đo nhiệt độ * Dụng cụ đo : Là nhiệt kế điện tử ( Hg ) đảm bảo sai số cho phép cộng trừ 0.2 - 0.5% gắn cố định vào giá đỡ gỗ cứng có cói bao xung quanh * Phương pháp đo : Nhiệt kế buộc vào dây có giá đỡ thả xng bể chứa qua vị trí lỗ đo hàng đIúm đo quy định + Đối với bể trụ đứng, bể nằm ngang có đường kính >= cm tiến hành đo nhiệt độ điểm trên, giữa, Kết nhiệt độ lấy giá trị trung bình lần đo điểm + + t 0bể dầu = —————————— + Đối với ôtô stec, wagong tec, bể trục nằm ngang có đường kính nhỏ cm cần đo nhệt độ điểm mức chứa xăng dầu + Đối với hầm tàu, xà lam, đo hai điểm dưới, kết đo lấy bình quân lần đo * Quy định thời gian đo: + Đối với xăng dầu nhiệt kế ngâm xăng dầu phút + Đối với dầu FO ngâm dầu 10 phút 25 + Đối với nhiệt kế điện tử đọc kết hình giá trị ổn định kết đọc xác đến nửa vạch thang chia nhỏ : Nhiệt kế trọng tải 0.10C nhiệt kế thường 0.250C 2.2 Đo chiều cao mức chứa xăng dầu * Thiết bị dụng cụ đo : Thước đo : dùng thước đo chuyên dụng có dọi theo tiêu chuẩn đảm bảo sai số cho phép 0.1% Ngồi cịn sử dụng thước đo siêu âm, thước đo điện tử Các loại thước thử : thước thử nước, thước cắt xăng dầu * Phương pháp đo: Mở nắp lỗ đo bể ( đứng trước chiều gió ) thả rọi vào bể theo vị trí đo hồn tồn thẳng đứng Đo chiều sâu bể chiều cao chứa mức xăng dầu sau lau thước, khoảng cân đo, bôi lớp mỏng thuốc thử nước, thước cắt xăng dầu, thả thước từ từ xuống bể chứa cách đáy khoảng 25cm dừng lại giây lát cho mặt xăng dầu ổn định tiếp tục thả thước nhẹ nhàng chạm đáy đợi lúc cho loại thuốc thử có tác dụng, sau kéo nhanh thước lên đọc kết Đo lần cho bể chứa Thời gian thuốc thử tác dụng: + Xăng 5s + DO 10s Từ kết đo xác định thể tích bể : Trabarem bể Hchung ———————> Vchung Trabarem bể Hnước ———————> Vnước Vnước = Vchung – Vnước 2.3 Đo tỷ trọng * Dụng cụ đo : 26 Dùng tỷ trọng kế hệ mét theo tiêu chuẩn, dùng tỷ trọng kế cũ biên phải ghi rõ phải chuyển đổi theo quy định * Trình tự đo : Dùng chai lấy mẫu xăng dầu theo quy định bể chứa phương tiện vận chuyển mẫu xăng dầu đỏ vào ống đo, thả tỷ trọng kế vào ống đo từ từ chờ ổn định đọc kết Nếu đo tỷ trọng kế hệ mét d++ cịn đo d20/4 phải chuyển đổi theo quy định Từ dtt tra bảng 53 d15 đối chiếu với d15 hoá đơn để xác định chất lượng hàng * Các loại mẫu thử : Mẫu thử lượng xăng dầu rút từ lô hàng từ bể chứa phương tiện nhằm mục đích xác định chất lượng lơ hàng theo tiêu chuẩn phương thức thích hợp Các loại sổ sách theo dõi nhập hàng - Thẻ kho - Thẻ bể - Số theo dõi nhập hàng - Bảng quy đổi tỷ trọng ( 53, 54, 56 ) Trang thiết bị phục vụ cho người nhận hàng cơng tác phịng cháy chữa cháy - Nhiệt kế - Tỷ trọng kế - Xô - Cân - Bộ bình đong - Thước đo - Đường ống dẫn cơng nghệ - Bình chữa cháy - Các phương tiện phục vụ khác tuỳ theo loại mặt hàng tuỳ theo phương tiện vận chuyển 27 * Phòng cháy chữa cháy Nhận thức rõ tầm quan trọng, ý nghĩa cơng tác phịng cháy chữa cháy Khơng nhập xăng dầu trời có sấm chớp mưa dày Chuẩn bị đầy đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy, phương tiện trạng thái hoạt động tốt, để nơi quy định Phương tiện vận chuyển xăng dầu nhập kho phải có dụng cụ phịng cháy chữa cháy, ơtơ stec phải nối tiếp địa Người nhận hàng nhắc nhở lái xe chấp hành quy định pccc, tắt máy … Không tạo nguồn nhiệt nơi nhận xung quanh nơi nhận hàng Không hút thuốc tắt máy phương tiện, kiểm tra hệ thống an toàn điện Khi kiểm tra hàng đặt thước đo vị trí quy định, đặt miệng ống mặt thống xăng dầu bể hết xăng phải đặt ống xả sát đáy bể Trong nhập hàng không để người vào, nhập ban đầu mở van xả từ từ kiểm tra đường ống an toàn mở hết van, kho nhập xăng dầu bốc lên mạnh phải ngừng nhập để xăng dầu tan hết tiếp tục nhập lại Khi nhập không mở hồn tồn nắp bể chứa Khơng để xăng dầu tràn vãi, có phải dùng cát, vải lau khơ, xảy cố phải cắt điện Ngừng bơm rót, gọi điện báo cháy khẩn cấp 114 ( cần ) Dùng phương tiện chữa cháy có cửa hàng để dập cháy, thược theo phương án giao 28 PHẦN THỨ BA : ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT Tình hình nhận xăng dầu cửa hàng thời gian qua Để đáp ứng nhu cầu ngày cao số lượng chất lượng mặt hàng xăng dầu xã hội cửa hàng định phương án cụ thể để đáp ứng nhu cầu thể tháng đầu năm 2003 cửa hàng thực tốt nhiệm vụ, hoàn thành vượt mức kế hoạch công ty giao, không để xảy tượng, mâu thuẫn nhân viên bán hàng với khách hàng thường xảy cửa hàng thiếu hụt, thái độ phục vụ, nhập hàng hợp lí khơng đẻ tượng hết hàng bán khơng có biểu tiêu cực thơng báo hết hàng, không tăng giá để bán gây khan giả tạo, xảy tháng đầu năm Cửa hàng có điều lãnh đạo tài tình cửa hàng trưởng lỗ lực cảu nhân viên cửa hàng Vì đời sống họ ngày nâng cao Ưu điểm Cửa hàng xăng dầu số thuộc công ty xăng dầu Bắc Thái nằm khu vực có nhiều cơng trình xây dựng bước vào giai đoạn thi cơng, địa hình đồi núi nhiều nên khối lượng tạo mặt lớn, đòi hỏi phương tiện kỹ thuật cần nhiều xăng dầu Do cửa hàng có điều kiện xúc tiến việc bán hàng khối lượng lớn Cửa hàng có đội ngũ cán cơng nhân viên u nghề , có trình độ, có sức khoẻ, có kinh nghiệm cịn độ tuổi trẻ, độ tuổi trung bình nhân viên 28 Khuyết điểm Cửa hàng xa Trung tâm Huyện nằm dốc cao, cán công nhân viên , thời gian phục vụ khách hàng ngắn 16/24h hay điện Biện pháp khắc phục Cửa hàng nên trang bị máy phát điện Đề phòng điện phục vụ khách hàng - Bổ xung thêm nhân viên có trình độ, sức khoẻ, yêu nghề, nhằm có lớp kế cận cửa hàng ( học sinh sinh viên trường chuyên nghành đào tạo quy ) 29 - Cửa hàng nên tăng cường phương pháp tuyên truyền quảng cáo cửa hàng Ý kiến đề xuất Trong thời gian thực tập cửa hàng xăng dầu số Đại Từ Với thời gian dài xong giúp em có kiến thức thực tế định nghiệp vụ kinh doanh cụ thể nghiệp vụ nhận hàng để từ kết hợp với kiến thức lý thuyết học trường Để sau trường có trình độ kỹ nghề nghiệp thực Cụ thể làm tốt cơng việc giao đưa đơn vị sản xuất kinh doanh phát triển lên, với mong muốn em hy vọng góp ý nho nhỏ sau có cho phát triển cửa hàng xăng dầu số : Cửa hàng nên đẩy mạnh công tác quảng cáo khuyến mại đế kích thích nhu cầu khách Tích cực tìm đến khách hàng có nhu cầu thực ( Cơng trình xây dựng …) phục vụ đến tận chân cơng trình Cửa hàng nên thực đầy đủ quy định, quy trình bảo dưỡng trạng thiết bị ( xúc rửa bể, đường ống, máy bơm …) Và yếu tố người trọng thường chăm no đời sống cán công nhân viên bên cạnh thường xuyên củng cố nâng cao tay nghề, ý thức phòng cháy chữa cháy 30 ... dõi nhận hàng Trang thiết bị phục vụ cho nhận hàng, cơng tác phịng cháy chữa cháy PHẦN THỨ BA : Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VỀ TÌNH HÌNH NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG SỐ Tình hình nghiệp vụ nhận xăng dầu, ... NGHIỆP VỤ NHẬN XĂNG DẦU Ở CỬA HÀNG XĂNG DẦU SỐ ĐẠI TỪ THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI I KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG II YÊU CẦU CỦA NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG III NGUYÊN TẮC NHẬN... quảng cáo cửa hàng Ý kiến đề xuất Trong thời gian thực tập cửa hàng xăng dầu số Đại Từ Với thời gian dài xong giúp em có kiến thức thực tế định nghiệp vụ kinh doanh cụ thể nghiệp vụ nhận hàng để