Đang tải... (xem toàn văn)
TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP
TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP LỜI MỞ ĐẦU Trên giới có nhiều doanh nghiệp lớn triển khai sử dụng trọn giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh hai lĩnh vực: sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ Qua thực tế kiểm nghiệm, ERP đánh giá cao việc giúp doanh nghiệp tăng khả cạnh tranh hiệu lĩnh vực có nhiều tiềm phát triển đầu tư Việc triển khai thành cơng ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài Theo đánh giá chuyên gia cơng ty SAP, lợi ích lớn ERP kế thừa mơ hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhà cung cấp nghiên cứu, tích lũy kinh nghiệm áp dụng thành công loạt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực viễn thông giới Đối với nhà quản lý doanh nghiệp, ERP công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn hoạt động sản xuất kinh doanh ERP giúp doanh nghiệp đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng khách hàng tiềm Bên cạnh đó, ERP cịn thể nhiều lợi ích khác với tính tích hợp như: phát triển khả mua bán đặt hàng đăng ký dịch vụ mặng; điều phối toàn giá cho dự án; theo dõi, quản lý sử dụng tài sản; xác định quyền hạn trách nhiệm người tham gia hệ thống… Theo nghiên cứu Meta Group 63 cơng ty chi phí trung bình cho dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn phần cứng 15 triệu USD Mặc dù dự án ERP phức tạp đắt tiền triển khai phù hợp đem lại lợi ích khơng nhỏ Cụ thể, triển khai đầy đủ, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1.6 triệu USD Ngồi ra, chương trình cịn cung cấp chức dành riêng cho lĩnh vực viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự động hóa quy trình quan trọng Giải pháp tích hợp nhiều loại tốn, xử lý việc nhắc địi nợ, trả chậm, tính tốn lợi nhuận, hỗn nợ, xử lý thu hồi, trả lại, … Chính lợi ích khơng thể phủ nhận việc triển khai ERP, mà nước ta có khơng doanh nghiệp áp dụng hệ thống vào hoạt động kinh doanh sản xuất Đó lý nhóm em chọn đề tài “TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP” để có nhìn cụ thể, rõ nét toàn hệ thống lợi ích hạn chế mà đem lại http://www.wattpad.com MỤC LỤC CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ERP Khái niệm ERP (Enterprise Resource planning) Tùy theo quan điểm người, có nhiều cách trình bày cách hiểu khác khái niệm ERP: Theo quan điểm Manager cơng ty từ nhấn mạnh PLANNING (HOẠCH ĐỊNH), ERP tượng trưng cho tiếp cận phần mềm để hỗ trợ cho định đôi với việc hoạch định điều khiển Business Đối với người học IT ERP từ để mô tả hệ thống phần mềm cho phép tích hợp chương trình ứng dụng lĩnh vực tài chính, sản xuất, hậu cần, tiêu thụ tiếp thị, nhân chức khác cơng ty Theo tạo chí CIO, ERP “một hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài (Finace) nguồn nhân lực (Human Resources) tích hợp tồn diện với sở liệu thống Hiểu cách đơn giản, ERP việc đóng ứng dụng CNTT kinh doanh vào gói Sau này, ERP mở rộng kết nối thêm hệ APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng) Hệ thống ERP mở rộng gọi tên khác: CEA (Comprehensive Enterprise Applications) (http://www.cio.com/) Vậy khái niệm ERP nên hiểu nào? Chúng ta tìm hiểu ý nghĩa ba ký tự E, R, P để có cách hiểu khái quát hệ thống này: E (ENTERPRISE): có nghĩa Doanh nghiệp R (RESOURCE): có nghĩa Nguồn lực Nguồn lực bao gồm: tài chính, nhân lực, cơng nghệ, … Trong CNTT, tài nguyên phần mềm, phần cứng hay liệu thuộc hệ thống mà truy cập sử dụng Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể là: - Phải làm cho phận đơn vị có khả khai thác nguồn lực - Phải hoạch định xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực phận có phối hợp nhịp nhàng Phải thiết lập quy trình khai thác đạt hiệu cao Phải ln cập nhật thơng tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp cách xác, kịp thời Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua thời kỳ “lột xác”, thay đổi văn hóa kinh doanh ngồi doanh nghiệp, địi hỏi hợp tác chặt chẽ doanh nghiệp nhà tư vấn Đây giai đoạn “chuẩn hóa liệu”, giai đoạn định thành bại việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP P (PLANNING): có nghĩa Hoạch định: Planning khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ Doanh nghiệp lên kế hoạch sao? http://www.sinnovasoft.com Như vậy, ERP “hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application), dùng để hoạch định nguồn lực điều hành tác nghiệp tổ chức, doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất chức tổ chức Tổ chức doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi phủ, v.v… Một phần mềm ERP, tích hợp chức chung tổ chức vào hệ thống Thay phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân - tiền lương, quản trị sản xuất, …song song, độc lập lẫn ERP gom tất vào chung gói phần mềm mà chức có liên thông với Câu hỏi: Phân biệt khái niệm: ERP, ERP II, 3S ERP? Quy trình hình thành phát triển Xuất từ năm 60 nay, hệ thống ERP không ngừng mở rộng chức vai trị quản lý doanh nghiệp Lý luận hệ thống hình thành từ nhu cầu xuất phát qua giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Giải toán hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu – MRP (Material Requiements Planning) Với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể tìm phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu thành phần cách tốt hơn, hệ thống đặt câu hỏi như: - Sản xuất gì? Để sản xuất cần gì? - Những cần phải có để sản xuất? Như vậy, MRP quản lý kế hoạch sản xuất & mua nguyên vật liệu Giai đoạn 2: Giải tốn chu trình đóng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Closed – loop MRP) Ở giai đoạn này, việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hệ thống loạt chức khác như: - Cung cấp công cụ nhằm độ ưu tiên khả cung ứng nguyên vật liệu Hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu việc thực kế hoạch Sau thực kế hoạch, hệ thống có khả nhận liệu, dự trù phản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau đó, cần thiết kế hoạch sửa đổi có điều kiện thay đổi theo hiệu lực độ ưu tiên Giai đoạn 3: Giải bào toán hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRP II) Hệ thống MRP II tiếp cận việc quản lý sản xuất mức cao bao gồm nhiều thành phần so với MRP Phương thức đề cập đến việc lên kế hoạch hoạt động sản xuất cho đơn vị sản phẩm, kế hoạch tài cho đồng, có khả giả lập để giải đáp câu hỏi “nếu - như” Nó xây dựng bao gồm nhiều quy trình có liên kết với nhau: lên kế hoạch kinh doanh, lên kế hoạch sản xuất (kế hoạch sản xuất bán hàng), xếp lịch cho kế hoạch sản xuất tổng thể, lên kế hoạch nguyên vật liệu, lên kế hoạch lực sản xuất, thực thi hoạt động hỗ trợ cho nguyên liệu Và lực sản xuất Đầu hệ thống báo cáo tài kế hoạch kinh doanh, báo cáo mua hàng, ngân sách vận chuyển, dự báo giá trị tồn kho Hệ thống mở rộng phát triển hệ thống MRP Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực Doanh nghiệp – Enterprise Resource Planning (ERP) Đây giai đoạn cuối trình phát triển ERP Về ERP giống quy trình kinh doanh phạm vi ngày rộng lớn hơn, quản lý hiệu doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phịng ban Hệ thống tài tích hợp chặt chẽ Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ công ty kinh doanh đa quốc gia Mục tiêu ERP: giảm chi phí đạt hiệu kinh doanh thơng qua tích hợp quy trình nghiệp vụ Với phát triển Internet, ERP tiếp tục phát triển Giai đoạn 4b: Inter – Enterprise Co-operation Mục tiêu: tăng hiệu thông qua hợp tác dựa dây chuyền cung ứng (SCM) Giai đoạn 4c: Collaborative Business Mục tiêu: giá trị tạo thông qua cộng tác cộng đồng kinh doanh http://www.wattpad.com Câu hỏi: Đầu vào, đầu giai đoạn phát triển hệ thống ERP? Đặc điểm hệ thống ERP Theo Marcelino Tito Torres tài liệu hội thảo “ Manufacturing Resource Planning” tổ chức năm 2003 hệ thống ERP có đặc điểm sau: a) ERP hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System) Tích hợp – có nghĩa cơng đoạn, người, phòng ban chức liên kết, cộng tác với trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống b) ERP hệ thống người làm chủ với hỗ trợ máy tính (People System Supported by the Computer) Những cán chức năng, nghiệp vụ chính, cịn phần mềm máy tính hỗ trợ Người sử dụng phải đào tạo cẩn thận, tính tích cực nhân viên yếu tố định c) ERP hệ thống hoạt động theo nguyên tắc (Formal System), có nghĩa hệ thống phải hoạt động theo quy tắc kế hoạch rõ ràng Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải lập theo năm, tháng, tuần; hệ thống không hoạt động khơng có kế hoạch; quy tắc, quy trình xử lý phải quy định trước d) ERP hệ thống mà trách nhiệm thành viên xác định rõ trước (Defined Responsibilities) e) ERP hệ thống liên kết phịng ban cơng ty (Communication among Departments) Các phịng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với khơng phải phịng ban làm việc cách độc lập Đặt điểm bật của ERP là hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình.???????????????? Câu hỏi: Đặc điểm bật hệ thống ERP? Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module), tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lập chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Chức hệ thống Một phần mềm ERP cần phải thể tất chu trình kinh doanh Việc tích hợp cách xuyên suốt từ bỏ giải pháp cô lập dẫn đến hệ thống trung tâm hóa trở lại mà qua tài nguyên quản lý toàn doanh nghiệp Các chức tiêu biểu phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm: - Lập kế hoạch, dự toán - Bán hàng quản lý khách hàng - Sản xuất - Kiểm soát chất lượng - Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định - Mua hàng kiểm sốt nhà cung ứng - Tài chính-kế tốn - Quản lý nhân - Nghiên cứu phát triển Bên cạnh tính dây chuyền phức tạp hệ thống ERP, doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP cịn hỗ trợ khách hàng thơng qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù doanh nghiệp Vai trị lợi ích hệ thống - Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy Cơng tác kế tốn xác Cải tiến quản lý hàng tồn kho - Tăng hiệu sản xuất Quản lý nhân hiệu Các quy trình kinh doanh xác định rõ ràng Tích hợp thơng tin đặt hàng khách hàng Phân tích: a Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa sở có đầy đủ thơng tin xác Nếu khơng có hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác tìm thấy nhiều số liệu khác (tài kế tốn có số doanh thu riêng, kinh doanh có số khác đơn vị khác có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu công ty) Với hệ thống ERP, có kiểu thật; khơng thắc mắc, khơng nghi ngờ tất phịng ban, nhân viên sử dụng chung hệ thống thời gian thực Hệ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thông tin với cách dễ dàng b Cơng tác kế tốn xác Phần mềm kế toán phân hệ kế toán hệ thống ERP giúp cơng ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải hạch toán thủ cơng Phân hệ kế tốn giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản Hơn nữa, phân hệ kế toán thiết kế tốt hỗ trợ quy trình kế toán biện pháp kiểm soát nội chất lượng c Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý kho hàng phần mềm ERP cho phép cơng ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu kinh doanh d Tăng hiệu sản xuất Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất phần mềm ERP giúp công ty sản xuất nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu quy trình sản xuất, làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm e Quản lý nhân hiệu Phân hệ quản lý nhân tính lương hỗ trợ tất nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân tính lương, giúp sử dụng nhân hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương Đặc biệt cơng ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, phận Hành nhân khơng có phương pháp chung đơn giản để theo dõi giấc nhân công hướng dẫn họ nghĩa vụ quyền lợi f Các quy trình kinh doanh xác định rõ ràng Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng quy trình kinh doanh để giúp phân cơng công việc rõ ràng giảm bớt rắc rối vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày cơng ty g Tích hợp thông tin đặt hàng khách hàng Với hệ thống ERP, đơn hàng khách hàng theo lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng giao hàng cho khách hàng phận Tài xuất hóa đơn Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty theo dõi đơn hàng cách dễ dàng, giúp phối hợp phận kinh doanh, kho giao hàng địa điểm khác thời điểm